档案整理工作方案篇1
关键词:住房保障资格审核档案整理方法
目前住房保障工作已成为社会各方广泛关注的热点问题,这项工作保障了中低收入阶层基本住房需求,极大地改善了其住房条件,是一项深得人心的惠民工作。理论上讲政策性住房包括保障性住房和政策性商品住房两类。其中,保障性住房指政府在对低收入家庭实行分类保障过程中所提供的限定供应对象、建设标准、销售价格或租金标准,具有社会保障性质的住房,包括廉租住房、经济适用住房和政策性租赁住房;“两限房”则是一种政策性的商品住房(限制房屋面积、限制房价),主要针对有一定购买力的中等收入人群。市委、市政府将在全市逐步建立廉租住房、经济适用住房、限价商品住房为主,政策性租赁房为辅的分层次住房保障体系。本文主要探讨住房保障工作中资格审核过程所形成档案的特点以及整理方法。
一、住房保障资格审核过程中形成的档案材料
住房保障工作起步时间不长,在实际工作中所形成的材料主要是住房保障工作中的资格申请核定材料,主要包括:居民购买经济适用住房申请核定表(或家庭购买限价商品住房申请核定表或廉租房申请核定表);申请人及家庭人员身份证明、户口本;已婚家庭成员婚姻状况证明(包括结婚证明或离婚证明);居住地住房情况证明(包括申请家庭现地址、户口所在地地址、户口迁入本地原地址及有他处住房的所有这些地址的房屋租赁合同、房屋所有权证或房屋产权单位的证明以及申请家庭成员、共居人现居住地居委会或村委会出具的居住证明);学生在校证明;申请家庭成员收入证明(包括工作单位出具的收入证明或街道居委会出具的收入证明或离退休的需提供离退休证及领取退休金存折复印件或享受失业保险待遇的失业人员提供由管理部门出具的领取失业保险金期限、标准证明);原有住房已拆迁的,需提供《拆迁补偿协议书》;其他需要提供的证明材料(如残疾证、军官证等需特殊证明的材料);需要优先轮候配售家庭在提供上述材料的同时要提供拆迁证明或重残证明或大病证明或危房证明或优抚证明或干证明等等。
二、住房保障资格审核过程中形成档案的特点
每一个申请购买经济适用住房、“两限房”或是申请廉租住房的家庭或个人都必须按要求提供上述材料,以致所形成的档案材料具有以下特点:
1.内容单一。不论申请什么性质的住房,都须提供相应的材料,这些材料所涉及的范围、内容大体与上述所列审核材料雷同,没有本质上的区别,只是材料数量上有多有少。因此,住房保障资格审核过程中形成的档案材料内容比较单一。
2.数量大。由于保障性住房工作涉及广大中低收入家庭,仅通州区低收入住房困难家庭就有1.2万余户(中等收入家庭不计算在内),申请保证性住房的家庭还是比较多的。从启动保障性住房工作至今,我区就有近4千户家庭或个人申请了“三房(经济适用房、廉租房、两限房)”。因此在住房保障资格审核过程中所形成的档案材料虽说比较单一,但其档案数量还是比较大的。
3.形成时间的不定性。对申请购买经济适用住房、“两限房”或是申请廉租住房的家庭或个人实行三级审核、两级公示制度。三级审核:即由街道办事处或乡镇政府对申请家庭提供的相关资料进行初审;区建委住房保障管理部门对申请家庭进行复审;市建委住房保障管理部门对申请家庭情况进行复核、备案。两级公示:即初审后由街道办事处或乡镇政府在申请人户籍登记地、工作单位及居住地进行第一次公示;复审后由区建委住房保障管理部门在区政府网站和规定的范围内对申请家庭人口、收入、住房等情况进行第二次公示。虽说审核程序、审核工作的时限是有具体规定的,但每一批次上报备案的户数是不确定的。有时一批会达到上百户,有时一批只有几十户,也有可能年底上报,第二年年初完成备案的。总之,住房保障资格审核是一项具有连续性的工作,不能以自然年度确定住房保障资格审核材料形成的时间,所以住房保障资格审核材料形成的时间具有不定性。
三、住房保障资格审核过程中形成档案材料的整理方法
由于审核档案材料内容单一,数量大,以备案时间作为审核工作的结束,因此在现实工作中,住房保障部门通常采用的整理方法有两种:
(一)“年度——问题——保管期限”
首先,要按备案完成时间划分立卷归档年度。由于住房保障资格审核文件材料要经过“三级审核、两级公示”后,才算完成此项工作。一方面审核时间较长;另一方面每一批次形成的文件材料数量不等(实际工作中每一批次形成的文件材料还是比较多的)。因此,笔者认为不宜采用档案常规方法确定立卷归档时间,即等到下一年度的上半年再进行立卷归档。如按照此常规方法确定立卷归档时间,势必会造成大量资格审核文件材料的积压,不利于文件的管理和利用、易丢失,而且整理工作量也会很大。根据工作实际情况,整理工作应随着资格审核材料备案的结束及时进行,以避免材料过多造成存放混乱。
其次,由于档案内容同属于住房保障资格审核材料,而且申请保障性住房或政策性住房的主体是以家庭为主(也有少数超过30岁的大龄青年),每一份申报材料相对独立、稳定,变化不大,只是在数量上小有变化,笔者认为住房保障资格申请核定档案应采取“一户一卷”的形式立卷归档。采用“一户一卷”的形式整理,既便于拟写题名(由于档案材料内容单一,只需将房屋坐落、申请人姓名、申请房源类型录入即可),又便于录入检索,简便、实用。
第三,根据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的精神,笔者认为住房保障审核材料属于“本机关业务文件材料中行政管理、执法活动中形成的文件材料”范畴中的“20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料,保管期限30年”。因为住房保障资格审核材料只是对申请人申请购买“三房”资格的一种认定,其目的主要是审核申请人的条件是否符合国家住房保障相关政策,如条件符合则表示已具备申请购买“三房”资格,但并不表示已取得所购房屋的产权,只有取得房屋产权产籍管理部门颁发的产权证,才确认获得已购房屋的所有权(有关房屋产权等文件材料应由房屋产权产籍管理部门立卷归档,期限为永久)。因此,将住房保障资格审核材料的期限定为30年是比较恰当的。
第四,案卷的排列。住房保障工作中资格审核档案应在一个目录号下按照备案时间的先后顺序大流水排列。后续工作产生的档案材料按形成的时间排在资格审核档案的后面。
这种整理方法的优势在于:整理方法简便,容易掌握,便于拟写案卷题名。能最大限度的节约库房空间。不足之处在于:后续摇号、配售工作中产生的档案材料较少(主要是摇号结果、安置意向书等),形成的时间较晚,按年度——问题——期限立卷后和前面的资格审核档案,不会在一卷或一盒内,不通过微机检索,很难查找、利用。
(二)“一人一档、一档一盒”
首先,根据住房保障工作中每个申请人从资格申请到选房结束,整个过程所产生材料的多少决定装档案盒的厚度。笔者认为现实工作中使用3公分的档案盒较为合适。
其次,每盒中的档案材料按照形成时间的先后(一般的顺序是资格审核形成的材料在前、配售形成的材料在后,同一类的材料用不锈钢钉装订后加盖件号章)装入盒中。可在档案盒的脊背上用统一的格式标上申请人的房屋坐落和姓名,便于查找、利用。
这种整理方法的优势在于:在住房保障工作中每个申请家庭或个人的材料不论何时形成的将全部放在一个档案盒内便于查找、利用。不足之处在于:占用库房空间较大。
四、实际工作中存在的一些问题及解决方法
档案整理工作方案篇2
关键词：档案管理基础工作；档案管理；作用；建议
伴随着信息化时代的不断普及，我国现阶段的档案管理工作也需要朝着信息化，数字化不断迈进，档案基础管理工作作为现代化档案管理工作中的一个重要组成部分，在档案管理中做好档案管理的基础工作有助于提升档案管理的整体水平，从而推进我国现代化管理的进程。
1档案管理基础工作在档案管理工作中的重要作用
1.1使档案管理工作变得标准规范
n案的标准，规范是现代化档案管理的一个基本的要求，档案管理基础工作通过将档案进行分类整理从而可以实现档案规范化的这一要求，方便对档案信息的查阅，同时做好档案管理基础工作还可以使档案的管理实现分部门分事项的针对性的管理，提高档案管理的精准性。然而现阶段一些单位并没有充分认识到档案管理基础工作的重要性，在档案管理工作中不愿意投入很多的人力和财力，从而导致很多企业的档案管理基础工作出现问题，出现整体不规范分类不准确等各种情况。例如由于单位对档案管理工作的不重视的原因，导致在档案的基础工作中造成档案的丢失损害，或者在档案的分类中出现错误，档案管理基础工作没有做好会影响档案的完整性，也不利于档案的规整，非常不利于现代化的档案管理。
1.2档案管理基础工作可以保障档案检索的准确性
档案管理的基础工作不仅要求档案基础工作人员做好档案的规范性，还要确保档案检索的准确性。在档案管理基础工作中，档案管理人员需要在档案的输入和归纳过程中保证档案内容的准确性，提供关键词或者相关的内容概括，对于档案中内容不完整的内容要进行重新编写，方便用关键词或者内容概括进行检索查找，使人们更快的查找到所需档案的资料。伴随着信息技术的不断普及，档案检索技术也在不断的进步，档案管理基础工作可以利用现代化的检索技术提升档案管理的水平。
1.3档案管理基础工作保障档案管理的利用率
档案管理基础工作要求档案规范并且方便检索查找，这就会有效提高档案的利用率，如果档案基础工作没有做好，就会限制档案更好的发挥其作用。档案也有轻重缓解，有的档案企业会经常用到，使用率非常高，而有的档案相对使用率就会低，因此在档案管理基础工作进行归纳整理分类过程中，可以有选择的先去归纳整理那些相对比较重要的，使用率高的档案内容，然后再对使用率较低的内容进行分类整理保存，同时注意不能因为档案的使用率较低就不整理，要确保档案内容的完整。
2档案管理基础工作现状
2.1档案管理人员的整体素质不够高
现阶段我国很多单位的档案管理人员年龄比较偏大，相对年轻人他们的对新知识的接收能力会比较弱，因此就会很难接受新的现代化的档案管理知识，无法适应档案现代化管理对员工素质的要求，限制了档案管理水平，另一方面随着档案管理现代化的不断普及，对档案管理人员的素质提出了新的要求，而现阶段档案管理的工作人员普遍缺乏现代化的档案管理知识，档案管理的知识结构比较传统落后，对计算机知识的掌握也比较缺乏，传统的档案管理方法无法适应现代化的档案管理要求。
2.2档案管理不够规范
档案管理基础工作的一个重要的途径就是档案的档号，然后在实际的档案管理基础工作中，由于缺乏对档案管理的重视，很多员工缺乏专业的档案分类整理知识，导致很是多员工在进行档案管理基础工作时行为不规范，例如在档案管理基础工作中，可能会出现缺少目录号或者档号的命名不规范等一些列的问题，导致档案不能及时查找。另外，还有的情况是档案的标题命名非常不合理，导致档案内容和档案标题形成巨大反差，使单位很难精准的查找到所需档案信息，增加了检索的难度。另外，由于员工档案专业知识的缺乏也会导致员工在对档案进行整理分类时，出现分类不准的情况，使档案资源变得非常混乱，无法更好的为人们提供服务。
2.3档案管理的现代化技术普及度较低
现阶段我国的档案管理大部分还没有普及计算机管理，还是以人工度档案进行整理归档，而人的精准率很显然不能和现代化的计算机相比，这样就不可避免的会出现一些人为的失误。另外，现代化技术的普及率较低，导致在信息检索方面不利于档案的全面查找，在检索过程中由于内容的漏洞导致查找不到所需资源，使档案的利用率降低，档案检索效率低而且麻烦等一些列问题都限制了档案的现代化管理进程。
2.4档案保管不当造成缺失
现在很多的档案还没有完全实现实体向电子档案的转化，很多的实体档案由于单位对档案管理的不重视导致出现保存不当的现象，有些档案已经出现少页，缺角等情况，甚至有些档案已经完全丢失，无法找回。
3有效展开档案管理基础工作的几点建议
3.1提高档案管理工作人员的素质
档案管理工作人员的素质很大程度上影响着档案管理基础工作的好坏，首先注重档案管理工作人员的思想道德文化修养和职业道德的建设，使档案管理人员认真履行自己应该履行的责任，做好自己的工作。另外要加强档案管理人员专业知识的建设，一方面是档案管理方面的专业知识，通过提升工作人员档案专业知识确保档案工作人员能够对档案进行合理的整理分类，操作规范，保证员工可以高效率的完成需要做的工作，另外随着档案管理的现代化发展，要求档案管理工作人员掌握一定的计算机知识，因此需要加强对员工计算机知识的培训，通过一些现代化的技术的应用来辅助档案管理工作人员更好的展开档案管理基础工作。
3.2注意档案管理从起草公文开始，做好档案管理的前期工作
在档案管理工作中需要严格要求档案工作的每一个流程，从开始到结束，档案工作是从公文开始进行的，因此就需要在起草公文的时候就进行严格的要求，首先注重收集整理手稿，然后再到文件的接收，做到从文件的手稿到后期接收的文件，每一个流程都有明确的记录。对于非常重要的文件，要填写明确的承办单，保证文件的每一个传阅过程都有详细的记录，随时可以查阅到文件的去向，方便文件的及时收回，单位领导需要清楚地知道文件的信息报告和处理结果。档案管理工作应该对文件处理的每一个具体的流程都进行管理，每一份文件的记录都应该得到妥善保管，做好档案管理的前期工作，从而确保档案的完整性。
3.3推进档案管理基础工作向现代化迈进
要想更好的展开档案管理基础工作，就需要充分应用现代化的科技技术来提高档案管理基础工作的效率，尤其是在进行档案管理的检索时，运用现代化的检索技术可以有效的提高工作效率，通过关键词，目录等进行检索方便快捷。另外，推进档案管理基础工作现代化建设，可以很多程度上避免一些人为的出现的错误，提高了档案信息的准确率。通过现代化技术对档案信息整理划分，统一划分，逐步使档案管理信息化。当然在档案管理信息化的同时一定要注意保证电子档案的安全性，毕竟现在网络环境比较复杂，还有可能会受到病毒入侵，存着一些网络安全隐患，所以在对电子档案保存时一定要注意电子档案的安全性储存，提升对电子档案的维护水平。
3.4加强对档案管理基础工作的管理监督力度
档案管理基础工作的有效展开需要加强对档案管理的监督力度，明确每个员工的具体职责，由专人负责档案管理的监督工作，对档案管理工作人员的工作情况进行定时或者不定时的抽查，确保每个员工都认真的完成好自己的工作。另外，需要健全档案管理工作的操作流程，明确档案基础工作的具体操作步骤，严格要求员工按照具体的档案操作流程来进行档案管理工作，确保档案的规范性，避免出现一些列整理分类的差错。
3.5提升员工的档案意识和服务意识
首先对档案管理工作人员进行经常性的培训，是员工有能力做好档案的整理归类工作，确保档案的完整性和正确性，其次，就是要培养员工的服务意识，无论是档案工作还是档案工作的管理都需要提升员工的服务精神，现阶段伴随着信息化时代的不断普及，档案管理工作越来越趋向于可以网上办公，方便员工更好的为人民提供档案服务，优质的服务保证档案管理工作的有效展开。
3.6将之前的案卷进行重新整理
现阶段，各单位随着档案的不断增加，对档案的整理提出了新的要求，因此对之前的一些整理并不规范的档案需要进行重新整理的工作，从而使档案能够更好的为人们提供服务，适应现代化的档案管理。在将之前的档案进行整理的时候应该注意，需要将那些相互之间有管理的档案整理在一块。同时对于那些没有卷内目录，没有页码，缺少案卷标题或者案卷标题不清楚的档案要将缺失的内容进行添加，从而确保档案的规范，档案的重新整理可以更加方面档案的保存，也能提高档案的检索效率。
4结语
综上所述，档案管理基础工作作为现代换档案管理中的一个重要的组成部分，有效的展开档案管理基础工作有助于确保档案的规范性，准确性，提高档案的使用率，使档案更好的为人民服务，提升档案管理水平的同时推进现代化管理的进程。
⒖嘉南
[1]于梦.浅谈档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].赤子（上中旬），2014，21：254.
[2]于彬彬，王樱蓓.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].人力资源管理，2015，03：189.
[3]许丽英.浅谈档案管理基础工作在现代化管理的作用[J].经营管理者，2015，11：264.
[4]徐刚领.档案管理基础工作在现代化档案管理中的作用[J].中国卫生标准管理，2015，25：16-17.
档案整理工作方案篇3
关键词：档案整理工作感悟
档案管理工作内容就是按照“遵循规律，区分价值，便于保管和利用”的原则将处于零乱状态和需要进一步条理化的文件资料，进行分类、组合、排列、编号和编制目录，将它们组成有序体系的过程。档案的整理工作是搞好档案管理与服务的基础。没有科学的档案整理，就不能使各种材料系统化、条理化，也无法分门别类妥善保管、确切统计和准确迅速地提供利用。在工作中，笔者对做好档案整理工作逐渐有了一些感悟。
一、清楚了解本单位的工作情况是做好档案整理工作的前提
档案是一个单位工作的记忆。对一个单位的档案员来说，究竟哪些文件材料应该归档，应该做到心中有数。对本单位工作越熟悉，收集的文件材料越齐全，档案工作就做得越好；反之，初来乍到，对单位工作陌生，再加上缺乏档案专业知识，要做好档案工作就会困难多多。比如，教育教学工作是学校的经常性工作，教学档案应是学校档案的主体。如果学校的档案员对教育教学工作的过程不熟悉，对教育教学过程中会形成哪些文件材料心中无数，文件材料之间有哪些联系不清楚，那么，在进行教学档案的整理中就不会做到条理清晰。
二p制定合理的归档管理办法
一个切合本单位工作实际的，以职能部门为单位的，融分类方案、归档范围、保管期限为一体的归档文件管理办法，并加以落实，能够大大提高档案整理的质量。
过去的档案归档范围是按照档案的种类制定的，部分概况性的表述与实际工作中产生文件的对应关系存在一定的出入。又由于档案收集整理与日常工作不同步，整理工作经常是在归档移交前进行突击，耗费人力物力和时间，影响档案整理的质量。而科学的档案管理办法，将归档目录与部门预立卷目录一一对应，使在工作中形成的文件材料一经产生就规范的装入档案盒中，在集中移交时，只需在平时收集整理的基础上稍作调整即可。这个“拿来即用”的目录，既能保证应归档文件收集完整齐全，又能使档案随办随归，减少集中整理的负担，从而大大提高档案整理的质量。
三p在开展档案整理工作前，制定整理方案很有必要
整理方案是整理档案，尤其是整理积存档案时不可缺少的计划性文件，是档案整理以前不可缺少的准备工作。制定方案必须在了解档案的数量、内容、成分、所属年度等基本情况的基础上进行全面考虑和周密计划。其内容应该包括：整理工作的要求和方法、分类方案表、工作程序、劳动组织以及大体完成的时间等。
有一个科学合理、可操作性强的工作方案，才能更有效地利用人力、物力、财力，保证整理工作的顺利进行。如在整理各类专题工作评估档案，撤并机构零散文件资料，和非正常离职人员遗留应归档文件资料等之前，都应首先制定整理方案，然后按照方案逐项落实，整理工作就会比较顺利地完成。
四p注意解决档案整理工作中遇到的问题
在档案整理工作中，会碰到大大小小的问题，需要我们灵活处理。比如，在整理文件中，会碰到无标题或者标题十分简单的文件，这时候就要自拟一个标题。在拟标题时，应根据文件的主要内容，用简练的语言加以概括，同时加上文种的名称。再比如，一个会议或一项工作，如果材料很多，就应把重要的材料放在前面，同时注意材料的分类。如党代会、职代会、团代会、学代会等会议，开头可放会议的批复、请示、议程、日程、报告、决议等材料，还要注意，虽然文书档案保管期限表并没有把会议主持词明确列进归档范围，但笔者通过实践感觉到，主持词实际上清楚地反映了会议召开的过程，对于今后了解会议的情况起到重要作用，因此应该把主持词予以归档。再比如，对于规格不同的文件，需要我们进行折叠，折叠时要注意技巧，折成16开或a4纸规格，同时在装订线一侧注意留出至少2厘米的空白，以免把正文订进。
五p档案整理的过程也是不断学习、不断总结、不断提高的过程
档案的整理工作可分为系统整理和技术整理两部分。系统整理包括区分全宗、分类、立卷、卷内文件排列、填写卷内目录、案卷封面的编目、案卷的排列和编制案卷目录。档案的技术整理包括卷内文件编号、修复、填写案卷备考表、案卷目录的抄写和案卷的装订。系统整理更多的是运用业务知识，体现业务水平，更多地体现操作水平和技巧。
档案整理工作方案篇4
[关键词]档案作用收集整理措施
中图分类号：tH552文献标识码：a文章编号：1009-914X（2014）10-0319-01
档案的收集与整理工作是档案管理工作的重要环节，它为档案工作提供了实际的管理对象。档案收集与整理工作，就是按照党和国家的有关规定通过一定的途径和方法将各部门分散产生和形成的具有保存价值，且可供查考利用的各种文件材料集中到单位档案室统一管理的过程，这是单位档案部门获得和积累档案的一种重要的手段。档案收集工作是否科学，决定了档案收集数量多少和质量高低，因此，只有收集到丰富的档案资料，才能真正提高档案工作的质量，更好地为领导决策提供服务。
档案是在单位管理和实践中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等材料，其内容非常丰富。档案的收集与整理从一定程度上来讲是反映单位管理水平的一个重要标志，是单位各项工作的真实记录，档案的规范化管理是提高单位管理质量的重要保障，下面就如何做好档案的收集和整理工作浅谈几点看法。
一、提高认识，明确档案在工作中的作用
档案是具有保存价值的最原始、最准确的记录，同时具有很高的实用价值。随着社会的进步以及新形势发展的需求，档案基础工作有了进一步的发展，档案分类工作更加具体、精细，努力提高认识，在充分认识档案工作重要性的前提下，把全面加强档案资源建设作为档案工作的着力点，提高档案工作的服务水平和管理水准，因此，档案工作人员应认真履行职责，做好档案的收集、整理和归档工作，一方面保证各门类档案的齐全完整，更好地提供利用，另一方面也给国家积累档案打下一个良好的基础。
二、档案的收集与整理工作的意义
档案的收集与整理工作，对整个档案工作具有重要意义。它是档案基础工作中的关键环节。在档案工作所有环节中，收集工作是起点，提供利用是目的，而档案的整理则是承上启下的关键所在。上承收集工作，可以进一步了解和检查档案收集工作的质量，下继开发利用，为开发利用创造条件。因此，这是一个很重要的中间环节，其意义为：一是实现档案科学管理的基础，要有成效地进行管理，还必须善于实际地进行组织工作。档案的整理工作，就是对档案进行有序地组织，以利于查找利用，以利于档案的安全保管。二是应把档案整理工作放在利用工作的前头，档案整理得好，其分类和组卷的系统本身就具备一种检索功能，可以分担检索工具体系的一部分任务。
三、确保档案的收集与整理具有真实性
档案是历史及社会实践活动的真实记录，这是它的价值所在。它是客观形成的，是确凿的原始材料和历史证件。现代国外学者，特别是历史学家对于档案史料的重视和迫切要求，充分证明了档案史料的重要使用价值。档案记载了许许多多的历史事件和社会现象，内容十分丰富。档案又是新的社会实践最可靠的凭证和依据，档案是在生产实践和社会实践中产生的，它客观地、真实地记载着各阶段的活动，铭刻着历史上的千秋功过，保留着真切的历史标记，因此，档案发生的效用与日俱增。
四、档案收集与整理工作中存在的主要问题
一是库房问题。档案库房必须选择宽敞、通风良好的地方，避免档案收集后保存时，长期受潮发霉而纸张变质、字迹模糊现象；二是由于管理不科学，致使档案混乱，用时查找不到；三是有些人不了解档案在整个社会中的重大作用。
五、加强档案收集与整理工作的对策和措施
（一）做好档案的收集与整理
档案的收集是档案工作的起点和基础，这项工作做得好与坏会直接影响到档案的数量与质量，因此，要把档案这项基础工作做好，首先要做好档案的收集工作，才能更好地为经济社会发展服务。如何把档案收集齐全、完整、准确，充分发挥档案在经济发展工作中的作用，是目前档案管理部门面临的一个突出问题。目前，有些人没有认识到档案工作的重要性，认为档案没有效益，可有可无，导致档案工作人员工作热情不高，档案工作进展缓慢，这就要求我们对档案进行及时收集、整理、归档，为领导提供服务，发挥其重要作用。档案整理工作，从其中各个环节作业的性质上，又可概括为系统化和编目两大部分。档案的系统化包括区分全宗、分类、组卷、卷内文件的排列、案卷的排列。案卷的编目主要包括编制卷内文件目录，备考表，案卷封面的编目、案卷目录的编制。系统化是整理工作的开始，编目是整理工作的结束；系统化是编目的基础，编目是系统化的反映。在实际工作中，二者往往交错进行。
（二）加强管理，狠抓档案工作制度落实
要改变档案工作管理混乱的前提是制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作。同时，要建立相应的档案管理制度，强化规范管理，从档案收集、归档到整理都进行统一管理，制定一套严格的规章制度，防止档案分散流失。在此基础上要狠抓落实，要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，违法必究，使之逐步变成自觉的行动，以确保档案归档质量与管理。
（三）提高档案信息管理和服务水平
档案信息化建设是一个过程，在这一过程中，伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化，档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息利用。因此，在档案信息化建设中必须认识长远并立足当前，认真解决档案信息化建设中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。
（四）认真宣传贯彻《档案法》，建立奖励激励机制
只有加强宣传《档案法》，依法办事，引起各级领导的重视和全社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围。同时，要抓住机遇，发挥档案自身的宣传教育作用，做好档案的收集整理工作，通过建立奖励激励机制来考核档案工作人员的工作业绩、业务熟练程度、责任心的大小，从而调动广大档案工作者的工作积极性。
（五）注重文件材料的收集与整理
存档的文件、材料要随时收集并整理，以保证归档文件材料的完整性、针对性和时效性。文件资料的收集要齐全、完整、突出重点；整理要符合要求，按照归档范围进行分类整理，力求整齐美观。同时，要加强档案保管工作，确保档案机密安全。集到的原始资料和数据，要进行科学分类和归纳，使资料系统化，便于分析和叙述。
档案整理工作方案篇5
【关键词】干部人事档案；整理；创新
干部人事档案对于考察、了解和正确选拔任用干部具有重要意义，是干部考察、选拔、任用的重要依据。干部人事档案的整理工作是干部人事档案工作的重要环节，是根据特定的原则和方法，把收集而来的各种干部人事档案材料，以个体为单位，经过鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订等工作，使之成为系统化和条理化的可供组织参考使用的专门案卷，并不断对档案材料进行补充完善的工作，是贯穿于干部人事档案工作整个过程的一项动态化工作。因此，干部档案整理是一项繁杂但要求细致、认真的工作。
一、干部人事档案整理工作原则
干部档案管理部门在档案工作中应始终坚持以下几个工作原则：一是真实性原则。“真实性”原则应贯穿于干部人事档案工作的始终，是干部人事档案工作最基本的原则。为了保证档案材料的真实性、可靠性，管档人员必须细致分析档案中已有的以及要新归入干部档案的各类材料，做到逐份审核，细致鉴别，杜绝虚假、不实的材料归入档案，提高干部人事档案材料的质量和参考价值。二是规范性原则。由于干部人事档案对于干部的考察、任用具有重要作用，因此在干部人事档案整理中必须严格按照一定的工作原则开展工作，做到工作程序、档案内容以及工作要求的规范性，规范档案材料的鉴别、分类、加工制作、装订等一系列工作。三是完整性和精炼性相结合的原则。干部人事档案材料的收集工作必须坚持全面、完整的原则，细致准确地对干部人事档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订等，但是在保证干部人事档案材料完整性的基础上还必须做到精炼的要求，对于参考价值较小、不应归档的材料应严格按照相关工作流程予以剔除，保证干部档案的精炼、实用。
二、干部人事档案整理工作要求
一是干部人事档案整理必须做到“鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、加工规范、装订整齐”。通过整理工作力求使每卷干部档案均达到“完整、真实、条理、精练、实用”的要求。
二是干部人事档案的整理人员，必须切实理解党的干部工作方针、政策和干部人事档案工作的专业知识，并不断加强自身学习，提高自我的工作素养，熟悉干部人事档案整理的相关规定，熟练掌握档案整理的基本方法、技能，细致、认真、负责地做好档案整理工作。
三、干部人事档案整理注意事项
首先，干部人事档案涉及干部生活、学习、工作等各方面的详细信息，在整理工作中，只有做好保密工作，才能保证在档案整理工作中干部信息的安全。因此，参加整理档案的人员，必须细致学习《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》，并掌握干部人事档案工作的相关规定，切实履行好安全保密制度，确保干部档案信息的安全。
其次，除工作需要外，工作人员不得擅自涂改、抽取、撤换或者伪造干部档案材料，对于干部档案材料变动应按规定工作流程进行，并进行详细登记。
第三，不得私自处理或销毁档案材料。对整理中按规定应予以剔除的档案材料，必须予以登记，经主管领导审查批准后处理。
第四，在整理过程中，必须加强对档案材料的管理，防止档案材料的丢失和干部人事档案信息的泄露。
四、当前干部人事档案整理中存在的主要问题
（一）纸张尺寸问题。档案用纸规格标准不统一，虽然根据中组部、国家档案局《关于印发的通知》（组通字〔1991〕13号）以及《干部档案整理工作细则》等相关文件的规定，档案材料要统一使用16K办公用纸，但是现行的公文材料用纸尺寸基本为29.7×21Cm，国际标准a4纸型。纸张大小、规格的不同，导致了在干部档案整理工作中的诸多不便，不仅增加了档案整理人员的工作量，也严重影响干部档案的质量和利用。
按照《干部档案整理工作细则》的要求，在干部档案整理过程中，为方便干部档案的保存、使用，常常为了达到外观整齐、美观的要求而对超出16K办公用纸尺寸的档案材料进行裁剪或折叠等加工，而对尺寸较小的档案材料则要进行托裱、裱糊等技术加工，正是由于技术加工过程的繁琐增加了干部档案损坏、脱落甚至遗失的风险，难免对干部档案管理工作造成影响。
（二）打孔装订的问题。虽然《干部档案工作条例》等文件对于干部档案材料的打孔装订有严格的要求，但由于各个干部档案管理单位的档案管理人员以及同一单位不同时期档案管理人员业务素质、档案材料加工硬件设施以及其他实际情况的不同而导致了同一单位不同时期、不同单位干部档案整理的水平参差不齐，不仅为日后的干部档案材料归档、（下转第160页）（上接第158页）整理工作带来了诸多不便，影响了档案整理人员的工作效率和工作质量，而且也逐步导致了干部档案管理工作中问题的频出。
（三）装具问题。为了达到对干部档案的标准化要求，中共中央组织部建议干部人事档案应使用统一标准的装具。装具尺寸为28×20.5×35Cm，卷盒设有3个金属弹簧装订立柱。有丰富的干部档案材料整理、归档工作经验的人员不难发现：档案装具因为生产厂家、生产批次的不同，装具质量也不尽相同，在长期频繁使用过程中，不仅装具外表会损坏，而且其中的不锈钢档案夹以及金属弹簧立柱也会生锈，从而导致档案材料的破损、脱落、腐蚀，严重影响了干部档案的阅读和利用，而更换装具无疑是对档案材料的再次损坏。
（四）反复拆装的问题。在干部人事档案整理过程中，归档材料必须经过鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订等过程，直至装订完成的干部人事档案应做到外形整齐美观，但是对干部档案的保管、利用以及日后的零散材料的归档、档案材料的复制等工作造成了一定的不便，极易在以后的干部档案材料归档、复制等利用过程中损伤档案材料。而且随着时间的推移，干部档案的内容需要不断进行充实，每一份干部档案都将定期归入新增的档案材料，从干部档案的建立至干部的退休甚至过世，干部档案将面临无数次的反复拆装、装订，部分档案材料纸张强度会严重降低甚至被损坏，严重缩短了干部人事档案的使用寿命。
五、干部人事档案整理的几点建议
（一）提高档案整理人员的业务素质。档案整理人员的专业素质水平直接关系到干部人事档案整理的质量，对于干部人事档案整理工作的科学、有序进行具有重要的影响。因此，整档人员必须增强自我的学习意识，加强学习，努力提升自身的政治思想水平的同时，不断提高业务水平和工作技能水平，做到干部档案整理的规范化、标准化，保证干部人事档案整理工作的有序开展。
（二）规范用纸标准。首先，相关的干部档案主管部门应加大宣传力度，制定相关的用纸标准，尤其是对干部人事档案材料的形成部门，应对干部档案材料的用纸作出统一的要求，或者可以采取直接提供档案材料的标准用纸的方法，做到各干部档案材料形成部门所形成的档案材料具有统一的标准，以便于干部人事档案管理部门的材料归档、整理工作，同时对于干部档案的保存也具有一定的积极意义。
（三）简化干部人事档案的整理。由于各级干部档案管理部门实际情况和管档人员素质的差别，干部档案的规范问题任重而道远，为了使干部人事档案工作尽量做到统一化、规范化，就很有必要减少人为因素对干部档案的影响，因此对现行的干部档案整理工作进行一定的精简就具有了十分重要的意义。
（四）加快干部人事档案工作的信息化建设。干部人事档案管理部门应积极建立干部人事档案信息数据库，以减少干部人事纸质档案的人为因素影响，进而减少对干部人事档案的损坏，提升干部人事档案利用的质量和速度，同时应及时对干部人事档案数据库进行更新和备份，保证信息安全，进一步提高干部人事档案数字资料的利用率，扩大其利用范围，利用现代科学技术为干部人事档案工作服务，进一步改进工作方法、提高工作效率。
（五）加强各级、各系统干部人事档案管理部门之间的沟通和交流，建立长效沟通机制。及时分享先进的管理理念和管理办法，全面提升各级、各系统干部人事档案管理工作的水平。
【参考文献】
档案整理工作方案篇6
20**年以来，我司档案管理工作在公司总部的正确指导下，认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《******公司档案管理办法(试行)》，以实现档案管理的规范化、标准化和科学化为目标，狠抓档案管理质量，不断加强档案整理水平。从行政公文的收集、整理、归档到保管利用过程，切实做到档案的完整和安全。现将我司档案管理自查情况报告如下：
一、加强组织领导，档案管理体制更加健全。
近年来，公司领导高度重视档案管理工作，始终将档案管理工作纳入日常工作日程。以职能建设为基础，以规范管理为核心，进一步完善了档案管理工作机制，先后建立健全了由公司领导任组长，各部室负责人为成员的档案管理工作小组，实现了档案目标管理工作的统一领导、统一规划、统一管理，形成了公司领导挂帅、各部门分管、档案管理员具体负责的管理网络，使我司的档案管理工作迈上新台阶。
二、强化制度管理，档案管理工作更加规范。
为做好档案管理工作，我司在原有的基础上，加强了对档案保管、利用、保护、保密等规章制度的落实。在档案收集整理工作方面，我们从严要求，切实加强文件的收、发工作，严格登记、科学分类、组卷合理、编目规范，努力做好文件装订、排列、编号、编目、装盒等工作，保证归档文件材料的完整、准确、系统。在档案材料保密工作方面，我司定期做好法律法规、制度规定的宣传工作，加强档案管理人员的保密意识，增强对归档文件材料的保密力度，实行专人保管、专人查阅、集中归档，保证档案资料的安全和利用。在档案基础设施方面，我司根据资金的实际情况，配备了铁柜、空调、灾火器等办公设施，基本上满足了“防潮、防霉、防鼠、防虫、防火、防尘、防光、防高温”的八防要求，确保了档案的完整和安全。
通过一系列手段和措施，我司进一步提高了档案工作的管理水平，做到了“规章制度上墙、工作意识进脑、管理理念入心”，公司上下呈现出依法治档、规范管档、人人重档的良好局面。
三、明确工作目标，档案业务建设更加有序。
根据档案工作的有关规定，我司结合自身实际，制订了规范的档案分类方案、保管期限、归档范围等，对形成的文书、会计、业务等档案资料分门别类按规定进行整理、编目。各门类文件资料归档率为100%，完整率为100%。截至目前，共形成档案总数2914件，其中：文书档案2408件(永久1020件，长期346件，短期1042件)，会计档案382件(永久17件，长期365件)，业务档案124件。
通过自检自查，我司的档案管理工作虽然取得了一定的成绩，但与总部领导的要求还有一定差距，主要表现在：一是各部室的档案责任意识方面有待加强;二是在开发利用方面有待深入探讨，跟踪利用效果反馈不够;三是由于实际客观因素限制，档案方面的专题培训还有待加强;四是档案管理的基础设施有待进一步完善。
针对以上问题，我们制定了整改计划：
(1)档案管理工作要建立在平时认真、仔细、及时的基础上，在日常工作中，要随时进行整理、分类、归档，做到规范化管理;
(2)加大宣传力度，进一步组织学习档案管理基本知识，充分认识档案工作的重要性;
(3)加强监管工作，档案管理人员要定期对公司的文件资料进行保密检查，发现问题及时纠正，把隐患消灭在萌芽状态;
(4)进一步加强制度落实力度，做到有章可依、有章必依、违章必究;
(5)进一步抓好软硬件建设，确保档案安全。
在今后的工作中，我司将继续深入贯彻执行公司总部的文件精神，加强措施，加大力度，努力改进档案管理中存在的问题，完善档案管理制度，力争使档案管理工作更上一层楼。
档案自查报告范文【2】
市档案局：
根据市档案局关于对各单位档案工作进行年终考核的要求，我们对本镇机关档案进行了认真全面的自查整理。现将自查情况报告如下：
1、进一步健全了组织，加强了领导。镇党委、政府始终把档案工作当作一件大事来抓，在年初全镇人员调整的基础上，进一步充实完善了档案管理领导小组成员，由镇党委副书记马金安同志任组长，纪委书记郝芹同志、组织科科长张济发同志任副组长、党政办公室，调研室、财政所、土地办、经管站、民政科等部门的负责同志为成员，建立健全了完整的档案管理网络。镇党委、政府不断加强对档案工作的管理，形成了工作有要求、有布置、有检查的齐抓共管良好局面。
2、认真学习贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《山东省档案条例》，做到依法治档，特别是利用《档案法》颁发21周年之际，镇党委、政府组织领导班子成员、全体机关干部、各村负责同志认真学习，并通过宣传车、张贴标语等多种方式进行了广泛宣传，使《档案法》深入人心、家喻户晓。
3、高标准、严要求选配档案工作人员。档案工作是一项细致繁锁的工作，要求档案工作人员必须具有丰富的知识、健康的体魄、坚定的信念和不怕困难、埋头苦干的精神，在考察配备档案工作人员时，我们坚持德才兼备的标准，选拔那些忠于职守、遵纪守法、文化程度较高的同志担任这项工作。通过艰苦细致的工作，我镇的档案管理始终保持了较高的标准。
档案基础设施情况
档案室现有办公用房2间，配备了办公桌椅等基本的办公设施，基本上满足了办公需要。今年，我镇又对档案室重新进行了粉刷、装修、添置了铁橱，门窗，安装了窗帘，橱内设置了干燥剂和防腐剂，达到了档案室防火、防虫、防盗、防鼠、防潮、防强光、防霉变等七防的要求，保证了档案的安全存放;在工具方面，先后购置了手摇钻、电钻、湿度计，使档案室在管理、监测方面有了可靠的物质保障。
档案制度建设情况
在原有档案管理工作的基础上，我们进一步完善了档案管理工作的各项规章。按照《档案法》和《山东省档案条例》的规定，在市档案局的具体指导下，结合我镇实际情况，建立健全了八项档案管理制度，即：档案保管制度、各种文件材料归档制度、档案查阅利用制度，档案鉴定销毁制度、档案资料保密制度、档案工作人员守则。这八项制度和《档案法》一同悬挂上墙。在档案管理中发挥了较好的作用。
档案业务建设情况
根据《档案法》和《机关档案工作建设规范》的要求，结合我镇档案管理业务建设的情况，主要做了以下几项工作。
档案整理工作方案篇7
关键词：高校整合档案管理优化
我们国家的高校合并高潮起于上世纪90年代初期，是高校改革深入发展的一种表现。这种合并整合一定会对高校档案管理带来一定的问题。例如，原不同学校之间的管理差异、档案数量增加、整理难度加大等等。针对所出现的问题，新合并高校的档案管理工作一定要以现实情况为基础，在观念及体制和管理上做出处理，打开档案管理工作的新形势。
1.高校合并整合后档案管理工作所存在的问题
1.1立卷归档的问题
各所高校在合并整合之前已进行了归档的立卷，而且因为有相应的管理制度或管理人员的保管，基本不会出现太大的问题。而关键是在于合并整合期间，涉及到很多部门还没有立卷归档的文件材料，再加上人心的一些变动，部分正常工作无法根据规定进行办理，这样就会给档案资料收集带来不小的问题。一些具有责任心的工作人员会将未立卷的材料进行收集、整理、安全储放，但一些不具责任心的工作人员可能就不会对工作进行处理，给档案的完整性造成影响。导致这些问题出现的原因有：合并整合时期组织在管理上的不足；部分档案工作人员无责任心；由于合并整合所要涉及事务过多，对档案工作有所忽略。
1.2档案集中管理问题
根据相关规定，为了方便各项工作的开展及档案的积极提供，学校各个部门以及类别的档案要统一进行集中式管理。这样就要求合并整合后，高校要将档案集中管理。但是，实际情况却是合并高校的组成学校因为在地理位置上的不同，再加其他多种原因，几乎无法做到统一的集中管理，仍是采用分校区管理的方式。在这样的情况下，合并整合高校面临教学硬件配备、学生住宿保障、资金管理等很多问题，所以档案工作更会被延后。
1.3构建档案网络的问题
高校合并整合之后机构会进行重新的调整，人员的划分也有了变化，原来档案分管领导以及工作人员可能会随着合并后出现岗位变动。同时，在合并之前经过努力构建的档案网络也变得没有用处，新档案网络构建因并校后分校办学、管理分散等原因无法一时促成。造成这问题原因在于学校地址的分散再加上档案工作不受到重视所引起的。
1.4档案排序及重新整理的问题
合并高校多数是2个或以上规模相近的、类别接近的院校所合并而成。但因为学校间创建时间或从属关系的不同，每个学校的职能都具不同之处。各个学校之间的档案类别的设置、编制、排号等也不同，这样就导致了档案在排序和重新整理上存在一定的问题。此外，合并整合后，档案管理也存在着体制不统一和手段多样性的问题。例如，原各个校区的档案有的是执行集中式管理，而有的则是分散式管理；有的校区档案部门已配有管理软件，而有的还是手工管理等等。这些问题都给合并整合后高校档案管理工作开展带来很大的问题。
1.5档案工作人员素质参差不齐
因为在合并之前，每个学校的情况不一样，存在着档案工作人员业务水平、工作能力、思想情况上的区别，这样会给档案管理工作带来一定困难，同时制约并影响了其整合、创新。档案包括自然、人、社会，包括了过去、现在、将来，所以，档案管理人员只有档案专业的知识是远远不够的，同时还要掌握好例如文献学、历史学、编研学等学识。整合合并之后的高校非常缺少这类综合型的档案人才。
2.高校合并整合后档案管理工作的三步骤
2.1浅层整合
在高校进行合并早期主要在行政管理部门的指导下实现学校的机构、制度、财务、领导、规划的统一。此时期的特点在于参加到合并的高校仍是独立办学体，在干部职级、从属关系、人事关系等都保持不变。档案管理工作的浅层整合指的是参加合并的高校为独立实体，职能未有变化，所以仍是以自身为单位进行管理。
2.2深入整合
实质性合并阶段的特点指的是参加合并的高校其相对的独立性被瓦解，统一由高校主管部门进行领导，取消原来各个高校的法人地位。合并整合后，新学校对于全校的人财物执行统一管理，校长是学校的唯一法人代表。原各个学校职能从全面管理转变成单一科研、教学。档案管理工作的深入整合主要批指的是原合并前的各个高校不具有立卷成档的条件，由新合并学校取代，同时形成新的档案全宗。这一时期的改革力度是是非常大的且工作量重，还会影响到全校各部门以及所每一个人，这种变化是内部机构调整及人员方面的变化，学校基本职能未生根本性改变。
2.3核心整合
核心整合主要指的是面对新管理形势与学习的规模进行档案管理工作的管理观念、组织、制度、方式上的创新与调整。针对合并整合高校特点，档案整合时要注意对实质性合并阶段所产生的问题进行处理（包括全宗调整、检查错漏、重归等）。同时，还要注意组织档案的馆藏，以全宗作为基础单位进行分类、编目、上架。
3.加快并促进合并整合后高校工作的实质性融合对策
3.1明确新档案管理思想
（1）构建科学档案管理思想。档案管理思想是高校管理工作的精神表现，主要体现在档案活动的工作主体对管理工作规律的掌握，但这并不是完全不变的，是一个时代价值反映，不单起到指导档案工作，同时也表明了今后档案工作的发展方向。对合并融合后的高校来说，档案管理思想所要遵守的以事实说话，以促进发展为原则。在高校档案管理工作的发展过程当中，要以事实为基础，吸取合并之前各学校的优点，除去糟粕，重新明确自己管理思想与理念。
（2）以人为本促进管理融合。合并融合后的高校档案部门需要明确新的管理思想，档案人员要经过几个阶段的适应。这也是因为人思想的需求多样及复杂性。如果过于强硬的融合可能会造成工作人员的人心不拢聚。所以档案部门管理者要构建起以人为本思想，努力创造人与工作的适应性，充分调动员工的积极性，尽可能排除各类因素干扰，提升人员的合作意识。此外，档案工作人员还需要提升对高校合并认识，自觉接受新管理思想，在相互理解、接受、适应中找到认同感，达到思想和感情上的融合，用主角的态度来处理学校档案工作，也只有这样才可让合并整合后的高校档案工作更加健康的发展。
3.2加快档案业务工作融合促进实质性的融合
（1）加快档案管理方式融合。档案管理方式融合一般要通过比较分析、交流、重新再造三个阶段。比较分析指的是发掘各校档案管理方式的优势，通过分析融合可行性；交流融合是采用有效措施分离各校档案管理方式的不合理部门进行初步的融合；重新再造指的是最困难也是最高阶段，指的是不断进行改革、创新，与时代相适应。所以需要打造出一个不同思维模式、不同需求与工作方式的工作氛围。通过新管理理念、管理技术，让各校区档案管理方式形成统一整体。构建以学校档案部门为主及各处、系兼职档案员为辅助管理网络。规模小的可采用统一管理，规模大的可采用统一与分散管理结合的方式，在院或各系构建起档案二级机构。
（2）对档案业务标准进行整合。合并整合后，高校要根据国家档案的法规、法律以及教育部门所颁布的《普通高等学校档案管理办法》及《高等学校档案工作规范》来拟定新的方法与分类方案，这也是实现新档案管理业务标准的一个重要保证。要在充分论证基础上构建起科学的管理体系。首先需要对馆藏和全宗进行实质性的论证和调查，正确明确档案全宗的划分，统一各类档号设置、编研材料的选题和实体排架标准，充分考虑适应档案现代化管理的发展、要求。这些制度和规范是新高校档案管理体系科学、有序进行的保障，同时让新档案管理体系得到原有的制约与导向。
（3）促进档案信息资源整合。物力资源整合是一种简单行为整合，而档案信息资源整合是非常复杂的行为式整合，是合并高校档案管理工作实质性整合的关键。这要有利于合并高校档案管理目标以及任务的实现，让高校档案信息资源在合并之后达到新的扩张状态，方便档案信息资源整合所追求的效能。所以，一定要加快档案场所的建设，合并整合高校需要根据学校的规模来增加档案馆的用室，让其可与学校的规模相配合。这是做好档案信息资源整合的一个物质基础。同时，高校档案部门要抓住机会，加强信息资源的开发工作。还要做好合并后高校档案的编研荼，围绕学校中心工作，结合教学、科研等工作开发档案信息资源。
3.3优化档案人才团队的建设
不难看出，档案工作的主体是人，所以人对于档案工作而言起着决定性的作用。所以，构建起一支忠实事业、业务突出、结构合理的档案人才队伍是档案工作走出困难的重要根本。因为，一定要构建好档案馆的团队，保证一定数量的专职档案人员，同时在团队的年龄结合、专业水平及结合上进行合理、科学配比，充分发挥整体作用。同时，还要加大档案网络的构建，充分发挥各部门的实质性作用。
4.结语
综上，加强高校合并整合后档案管理工作的研究，实现工作实质性的整合，其信息资源可以更好服务学校是高校档案工作人员所要面临的重要问题。本文强调了以思想层面出发，以人为本加快档案业务工作融合，促进实质性的发展，在一定程度上取得了成绩，是可以借鉴的。
参考文献：
[1]刘健美.刍议当前高校档案管理人员的素质建设[J].管理.2010（16）
[2]常玉平.合并高校档案管理工作的思考[J].中小企业管理与科技.2010（18）
档案整理工作方案篇8
一、企业档案信息整合的内涵
企业档案记录的是企业在日常生产经营中的情况，所以其反映出的信息是真实可靠的，而且它所具备的价值是独一无二的，是不可被替代的。但是档案信息所具备的价值并不是轻易就可以看出的，它是需要经过层层的处理和加工之后才能会体现出来的。以往对档案的管理都是依据其大纲来进行分类，这样的方式虽然在类别上达成了一致，但是在档案信息的结构上却被进行了分解，自然也就使档案的利用率下降了。而企业档案信息的整合工作就是对以往档案管理方式的一种创新，企业档案管理的工作部门不再是单纯地依靠企业档案的类别来进行分类，而是首先对企业档案的信息需求进行充分地了解，然后在此基础上，选取特定方面内容的档案对其进行有序地整理组合，这样一来就能将选取的特定领域中基本信息集中地反映出来，从而为企业的生产经营提供最真实、最可靠的信息服务。
二、企业档案信息整合中存在的不足之处
由于以往档案管理模式的影响，现阶段企业档案信息的管理中仍然存在一些不足之处，而具体在整合工作中主要存在以下几点不足之处：
（一）缺乏档案信息整合与运用的意识
就当前企业档案管理部门中工作人员在档案信息整合与运用上还没有树立该有的意识，在他们看来，对企业档案进行管理仅仅是简单的收集和整理工作，抑或是只要将档案的内容记录到计算机中进可以了。他们并没有按照档案信息具体的内容去进行优化配置，也没有意识到实现档案信息共享的重要性，更加没有去将企业档案信息在更大的范围中实现共享，对档案存储的方式还是依照原本的旧手段，没有融入现代信息技术，这些表现都是由于缺乏档案信息整合与运用的意识。另外，也正是由于企业档案管理部门的工作人员没有利用信息技术去对企业档案进行整合和运用，因而他们在收集、整理资料的时候基本都是依靠图书馆或是互联网上的信息。
（二）缺乏档案信息整合与运用的法规与制度
企业档案信息的整合与运用，需要依靠完整的制度和法规，然而大多的企业在有关档案信息的整合与运用上的法规和制度都不够健全，进而就造成了企业档案信息整合工作的不到位。再加上企业档案管理人员没有意识到企业档案信息整合的重要性，自然在平时的工作里就没有做到制定完备的档案，在档案管理的过程中又缺乏相应的法规和制度，那么工作人员在档案的收集和整理等过程中也就没有受到相应的监督和约束，所以就导致企业档案整合的结果差强人意，不能够达标等等一系列问题的出现。这些就要求企业要建立健全档案信息整合与运用上的法规和制度，加强对档案管理部门工作流程的监督和约束，确保企业档案信息在收集和整理的过程中都能规范化、正规化。
（三）缺乏现代信息技术的建设
企业档案信息整合的过程也是对企业相关信息进行收集和整理的一个过程，因而信息的内容也是企业档案信息整合的内容，那么就目前大多的企业来看，在企业档案信息的整合过程中缺乏现代信息技术的融入，档案信息的数字化以及网络化没有能够得到实现，首先就是由于企业缺少相关的专业技术人才，企业档案信息管理工作基本都是由专职的工作人员来完成，而他们在现代信息技术方面并不精通，因而就是导致企业大档案信息管理没能够实现数字化的发展；其次就是由于在档案管理的过程中，一般只是对档案的记载形式以及档案的内容进行调整，将档案的内容输入到计算机中，并没有实现将企业档案信息在更大范围中共享，所以就导致企业档案的信息不能够实现网络化发展，那么它的网络服务功能就不能够被发挥出来，关于企业档案信息的查询和共享就更加实现不了。此外，由于企业的档案有纸质形式的，也有电子形式的，但两者之间没有统一的平台去供检索和利用，因而也就不能企业的工作人员对其多方面的需求。
三、企业档案信息整合与运用的具体措施
（一）提高工作人员对档案整合重要性的认识
树立正确的思想意识，有利于促进事物的前进和发展，所以企业档案管理部门的工作人员在进行企业档案信息整合的过程中应该首先树立正确的思想观念，要清晰地认识到企业档案信息整合的重要性，这样在具体的工作中才能将企业档案信息的整合落到实处，才能促进整合工作的发展，从而提高档案信息的利用价值。工作人员还应该改变以往旧的思想观念，要具备创新意识，在企业档案信息整合过程中不能照搬以往的工作模式，而应该积极地去挖掘企业档案信息的价值，为企业的发展提供更多真实可靠的信息。另一方面，企业档案管理部门的人员要在完成自己工作职责的同时，在企业中要大力宣传有关档案方面的知识，譬如可以通过网络或黑板报等方式，提高企业工作人员对档案重要性的认识，让他们清楚地知道企业档案信息发展的现状，从而能够积极地参与到企业档案信息的整合工作中，为推动企业档案信息的发展献出一己之力，最终在企业的档案整合过程中形成良性的发展体系。
（二）更新旧的机制，提高档案管理部门的职能
企业档案管理部们的工作人员在对企业档案信息进行整合的过程中要将对档案的管理、信息的收集等进行集中的统一管理，重点与企业的档案管理为中心，对于档案管理部门的职能也要进行提高，改变以往单一的工作模式，要对档案信息的整合进行综合的管理。而且整个部门的工作人员在具体的工作过程中要分工合作，按照不同的人员对负责信息的收集、整理以及加工等等不同的工作流程，这样既能够提高档案管理工作的效率，同时也能够提高档案管理的质量，为企业的发展提供种类齐全、质量上等的信息，促进企业的可持续性发展。
（三）全面安排，促进档案数字化、网络化的发展
随着社会的进步以及信息技术的发展，企业档案信息管理部门中单一的工作模式应该不能够促进企业的现代化发展了，因而相关的工作人员应该要更新工作模式，在企业信息的整合过程中融入现代信息技术，实现企业档案数字化以及网络化的发展。处在这样一个知识经济的时代，企业应该依靠网络技术去寻求自身发展所需要的社会公共网络资源，实现更大范围的信息资源共享，打破各自经营的限制性局面，这样才能够加强与社会外界各企业之间的交流与沟通，从而促进自身更好的发展。
档案整理工作方案篇9
关键词：干部人事档案；规范；改进
中图分类号：G27文献标志码：a文章编号：1002-2589（2014）05-0146-02
目前现行干部人事档案整理规范是根据中共中央组织部、国家档案局于1991年4月颁布的《干部档案工作条例》制定的，2012年中央组织部下发《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（以下简称《改版通知》）对《干部档案工作条例》中纸张、装具及整理要求等进行了修改。但对于干部人事档案的整理规范依然要求“为便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应进行技术加工”这些技术加工工作包括剪切、折叠、复制、修补，加边、包边，再次剪切、打孔装订保证两边整齐，最后还要编码、贴类角号、打印目录，种种工序下来才算完成一份档案的整理工作，这种整理规范已经推行了二十余年，在每次的干部档案审核工作中仍在不断强调要求，可是在当今网络信息十分发达，特别是机关办公自动化引发的档案材料及使用纸张多样化的社会发展趋势下，这种“过度整理而轻利用”的管理模式已经明显不适应形势发展，如再一味的强调按照既往标准整理档案材料非但不会延长档案材料的寿命相反还将导致干部档案材料的破坏及人力、财力的很大浪费。
一、目前干部人事档案整理工作中存在的问题
（一）纸张尺寸及格式问题
《干部人事档案整理规范》要求档案整理的标准尺寸为297*210mm即国际标准a4纸型，材料左边需留25mm装订边。所有要求左边及下边两边对齐，这就意味着所有不是该尺寸的档案材料一律通过复制、修复、裁剪、包边加边，粘贴等方式进行技术加工以达到整体美观、规范统一的效果。过去的办公用纸的尺寸大多是16开纸，但是现在的办公用纸都是a4型公文纸，为了提高工作效率很多单位直接在网上信息安排工作，相关表格也是在网上下载填写，这虽能保证纸张的统一但是格式调整随意性强，无法保证能够留出打孔装订边的位置，如进档仍需裁剪、加工才能达到整齐的要求，在裁剪过程中很可能就把相关字迹裁剪掉从而造成档案材料的破坏。
（二）打孔装订的问题
《干部人事档案整理规范》要求“所有档案材料纸张左边应留25mm装订边”为了达到此标准，档案工作者需对大量的表格、字迹在装订边内的档案材料进行包边、再次裁剪，最后再打孔装订，通过这些加工工作的确会使整本档案材料整齐美观，但是耗费了大量的人力、物力。
（三）装具问题
为了达到干部档案的整体统一，中共中央组织部建议使用统一的pp料、不锈钢档案夹的统一装具。装具尺寸调整为310*225*25mm，310*225*35mm，310*225*45mm三种，卷盒设有3个装订立柱。经过笔者考察了几所高校干部人事档案装具发现，这种档案装具因为厂家、质量的不同，经年累月，频繁使用过程中，不锈钢档案夹也会生锈，从而直接导致档案材料破碎、脱落，且不同省份不同地域的装具不一样，要更换装具无疑是对档案材料的再次损坏。
二、对干部人事档案整理工作规范的改进与探索
（一）对干部人事档案本质属性及整理原则分析
1.从干部档案工作的本质属性上看，干部人事档案是组织、人事部门历史地、全面地考察了解和正确选择使用干部的重要依据。由此可见干部人事档案工作的本质是从属和服务于组织、人事工作，是为组织人事部门育人、用人、发现人才提供依据，为各方面了解情况、总结经验、查证和研究问题提供信息。
2.从档案整理原则角度来看，档案整理工作是要在尊重和维护档案本质特性的前提下，尽量采用简便有效的方法去整理，并使所整理好的档案利用起来比较方便。当然档案还是一种不可再生资源，它的最大特点是原始性和唯一性，而档案保护的最终目标是最大限度的延长档案的寿命，说到底还是为了更久的利用，故档案整理原则首先应遵循档案保护的原则。
基于以上两点，笔者认为既然干部档案工作的本质就是在保护档案的前提下利用服务，现在干部人事档案整理规范，名为达到档案材料整体统一、美观，实为耗费大量的人力、财力去损坏档案材料，是得不偿失之举，笔者在考察了多所高校的干部档案整理工作后，如武汉大学档案馆、三峡大学档案馆，其干部档案工作种种创新之处给笔者很大启示，故提出了以下建议，以供探讨。
（二）参照文书档案整理规范，以件为单位对干部档案材料进行分类整理
2000年12月国家档案局正式颁布《归档文件整理规则》，这种以件为单位的档案整理方法不仅减少整理环节，减轻了归档文件整理工作量，更重要的方便查询利用，实践操作中较之以往也更加灵活、简化。干部人事档案整理亦可参照此种以件为单位整理方法。
干部档案的10大类可以分为10件，每一件即一类，每件内的材料再按人事档案排序规则排序。每件的装具也可使用薄型斜口无酸纸封套，这样即可在纸封套上标注类别，不用在档案材料上贴类角号。或者制作专用档案纸袋，在纸带上打印相关材料目录，每一类有哪些材料直接在目录上勾出，查询利用时，需要看哪一类材料直接取出该件材料，可减少翻阅其他材料的使用频率。每件内的档案材料序列号可用铅笔在右上角上标注即可。为了保证每类档案材料整体统一性，每件档案材料可用不锈钢小夹子夹住固定，从而省去打孔环节也减少对档案材料的损坏。对每一件档案材料的纸张问题不用追求两边整齐，只需总体统一，省去裁剪、粘贴、裱糊等种种工序，以提高工作效率、避免档案的损坏。将这10件档案材料按序排好放入特制的档案盒内，按干部档案整理要求在盒脊上打印编号、姓名、籍贯。因现在都是实行电子信息化管理，目录输入电脑软件保存即可，日常档案材料的添加也只需在电脑目录上添加，仅仅在档案转出时再把目录打印出来，以此节省大量资源。
三、对干部人事档案管理工作的思考
干部档案管理者应更新观念，树立“轻整理，重利用”管理理念，对外公开广泛宣传，对内严格、规范的管理机制，在利用过程中注重档案数字信息化的开发建设工作，一改干部人事档案工作滞后的局面，以适应时代的发展。
（一）转变干部档案管理者的档案意识，消除干部人事档案的神秘感
干部人事档案管理一直受计划管理、保密保险、利用危险等思想的束缚，受这种思想的影响长期以来干部人事档案工作在管理机制及管理方法上并没有与时俱进、开拓创新，导致干部人事档案管理工作滞后。干部人事档案整理工作不适应时代的发展即可说明其发展滞后问题。故要改变这种现状首先要揭开干部档案的神秘面纱，通过多种方式广泛宣传《干部档案材料收集归档规定》，让更多的人了解干部人事档案内容及管理规范，对外营造一个众人知晓并积极配合此项工作的大氛围，以此更好促进干部档案管理工作的发展。在干部档案材料整理过程中，多尝试改革、创新，以方便保管利用为最终目的，尽量保持档案材料的原貌，不去人为的破坏档案材料，制定科学、灵活的干部人事档案整理规范。
（二）建立严格、规范的管理制度，科学的管理、利用干部档案
干部人事档案的内部性及保密性要求干部人事档案管理者必须对内必须建立一套科学、规范的管理制度，并在收集、鉴定、利用过程中严格执行此制度。
一是把好档案材料“入口”关，在收集材料环节严格遵守规定，所收集的档案材料一律要求用纸规范、项目填写完整准确、有关手续齐全完备、字迹材料符合要求，复印件归档必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织（人事）部门公章。如若不符合以上要求，一律拒收，待补办完整后方能办理移交手续。
二是在审核鉴定环节，根据实际情况制定适合本单位的干部档案材料审核鉴定制度。鉴定内容包括：是否属于干部本人的材料、是否属于归档范围内的材料、材料内容是否齐全完整，手续是否完备，对不符合要求的材料一律退回补办。
三是为防止档案在提供利用过程中发生涂改、撕毁、拆换、复制等问题发生，在利用环节严格查、借阅制度，规范查、借阅手续。严格履行审批程序，加强提供利用后的检查。在提供利用过程中，要守护在档案查阅现场加强监督。查借阅结束后，要对摘抄、复印的内容以及用过的档案进行认真检查。要求利用者认真填写查借阅登记表，存档备查。
四是建立责任追究制度。对擅自涂改、伪造档案者除追究直接责任人的责任外，还应追究该单位主管领导的责任。对考察材料失真或没反映真实情况的应追究考察人的责任，确保干部工作中形成材料的真实性和严肃性。在归档材料移交过程中，应仔细盘点，认真登记办好转递手续，出现差错追究经办人的责任。
（三）注重档案数字信息化建设
为了方便查询利用干部人事档案管理工作可将侧重点放在干部档案数字信息化的开发建设、声像电子档案管理及编研上而非档案整理工作上。为了更全面的了解考察干部的综合素质及业绩、能力也可尝试把一定数量的声像电子档案归入干部人事档案中。
干部人事档案工作是一项专门业务，是一项集科学性、服务性、政治性于一体的工作，这就要求从业者有较高的业务能力、很强的组织纪律性及吃苦耐劳的精神，且从业者断不能囿于琐碎事务之中，不仅要低头做事，更要抬头望远；不仅要学习档案管理理论和一般方法，还要学习借鉴文书档案管理的理念、改革思路和具体方法，为干部档案管理工作开阔思路，积极营造大家共同学习、探讨、改进的大氛围，以促进干部档案管理工作规范不断趋于合理和完善，尽可能地延长其保存寿命，提高利用服务价值。
参考文献：
[1]石为群.新形势下如何做好高新档案管理工作[J].杭州科技，2004（2）.
档案整理工作方案篇10
档案管理基础工作在现代档案管理中的作用主要体现如下：
（一）有利于档案管理的规范化和现代化。狭义的档案业务包含搜集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研、利用共8个环节，在千头万绪的档案基础工作中，档案管理基础工作主要解决“收”“管”“用”3个问题，也即收得齐全、管得科学、用着方便这3个问题。良好的档案基础管理工作相当于打好了现代档案管理的基础，有利于档案管理的规范化和现代化。例如，对于档案管理要求较高的医药监管行业，相关的档案中就包含了丰富的药品质量监管情况，通过对案卷的价值鉴定、编制、立卷、排列，进行系统化的整合，并通过现代管理方法，建立良好的存放位置目录、索引、指南，能够更好地推进档案管理的规范化和现代化，为医药监管行业发展提供更好的信息服务。
（二）有利于反应档案文件的真实性和完整性。作为企事业单位各类活动的重要体现和记录，档案内容具有重要性、独特性、时效性和真实性等特征因素，档案管理就是为了更加准确地为用户提供有价值的档案。例如，对于新的科研成果，科技档案包含了与该成果相关的图纸、图表、文档、计算数据、证书、相关声像资料等，具备了良好的真实性和完整性，能够通过档案来再现科研成果的进度，提供真实的典型材料和第一手资料，为此后的二次技术开发和研究打下基础。
（三）有利于保证档案检索的唯一性和可扩展性。档案检索的唯一性主要是通过档案的分类和编号来实现的，按照档案实体分类的从属和层次关系，来进行档号的编制。对档案实行包括全宗号、案卷目录号、案卷号、类别号、项目号、件号、页号、张号等在内的编号，一方面能够使得编号对象具有唯一性，方便日后查找，另一方面保持适当的递增容量，确保档案的可扩展性，与档案的馆藏需求相适应。
（四）有利于保证档案检索的查全率和查准率。随着计算机技术的不断普及，计算机检索技术的发展给档案检索工具带来巨大的便利，起到良好的交流和管理作用。根据档案检索工具的编制解析图，可以按照体例、载体、功能等进行分类，提供各类目录、卡片、索引等，满足档案使用者的检索要求，保证档案检索的查全率和查准率。
二、我国目前档案管理基础工作薄弱环节分析
基于档案管理基础工作在现代档案管理中的作用，随着现代科技的飞速发展，对档案工作的需求也日益提升。与此同时，面临档案基础工作的繁杂、量大、类别众多等难点，我国档案管理基础工作还存在着一些共性的薄弱环节。分析我国档案管理工作的现状，加强档案管理基础工作，积极推进档案管理的现代化，是我国档案管理基础工作建设的重要任务。
（一）档案管理工作不规范。档案的档号是进行档案基础工作的重要途径，而在我国目前的档案管理工作中，由于管理员的重视程度不够、专业基础不扎实等原因，往往导致档案管理不规范，例如：缺少目录号、出现一卷多册等情况、档号的命名不规范，导致出现重名等现象，从而影响了档案的唯一性，以及相关档案的及时查找；档案标题不能准确全面地反映档案基本内容，不利于档案的定位和价值鉴定；还有一些档案没有卷内目录和索引，仅靠标题查找，给档案管理和检索带来极大难度；档案管理不够仔细，很多案卷出现缺页、少页、断面等情况，尤其是一些存放时间较长的文档，此类问题更加严重。
（二）档案管理流程不明确。良好的档案基础管理离不开明确的档案管理流程支持，以机关档案管理工作为例，其常见的档案程序流程如下：档案收集—档案整理—国家档案全宗—区分档案全宗—档号编制—人物全宗—分类法的选择—全宗内档案的分类—档案价值鉴定—档案的销毁—档案的保管与管理—检索工具的编制—档案的编研工作—档案的提供利用服务—档案的著录与标引。以上几个步骤在档案基础工作中缺一不可，是将零散的、需要条理化的档案通过分类、组合、编目、整理等方法，使之体系化的过程。然而，我国目前档案管理工作流程尚有待完善，往往存在仅重视某几个环节，档案管理工作不够深入的情况。
（三）档案管理现代化程度不高。文/廖虹档案管理基础工作在现代档案管理中的作用档案工作目前，我国企业档案还没有完全具备实现计算机管理的充分条件，传统的以人工整理和归档的现象普遍存在，档案管理的现代化程度还不高。计算机信息技术在档案管理，尤其是信息检索方面的应用还不够普及，尤其是一些小型的档案存放馆，普及度更低，这一定程度上影响了档案管理基础工作的效率，也不利于档案和资料的及时、准确、全面查找。
三、提升我国目前档案管理基础工作的措施
（一）加强档案管理工作。首先，从组织上加强档案管理工作建设，明确专门的档案工作分管领导，并定期进行监督和抽查；建立专业的档案工作机构，配备具备良好专业知识的档案人员。其次，健全和完善档案管理工作体系，结合现代档案管理的需求，制定严格的归档、保管、鉴定、借阅等工作流程，加强档案校核力度，实行归档审查和借阅等级审批制度，通过流程来把控档案管理工作的质量，明确档案工作职责，建立健全工作规章、管理制度和业务规范，并建立相关的奖惩和考核制度。
（二）提升档案基础工作的专业性。首先，针对可能存在的缺少目录号、一卷多册、档案标题不准确、案卷出现缺页、少页、断面等情况，进行案卷的全面普查，纠正由于历史久远、缺少维护等原因造成的错误，对所存档案的基本状况进行调研（种类、内容、保存价值、数量、整理和保管等），并结合具体情况，按照重要性由强到弱的顺序，逐一核对和普查，并制订相应的收集、整理、鉴定、立卷、归档、销毁等规范措施，剔除可能存在的无用文件，提升档案基础管理工作的专业性。其次，进一步完善档案工作的设施设备，确保档案基础管理工作的“三个用房”：档案库房、办公用房、阅览及陈列室，以及“三个用具”：档案装具、保护设备、技术设备。从设施上保证档案基础管理工作的顺利开展。此外，还应积极对档案管理人员进行培训，提升他们的档案管理技能，积极推行入馆（室）档案的标准化齐全，保证档案归档和进馆档案的完整，并积极维护全宗和全宗群的完善性。对档案工作实施监督、指导与控制，通过专业化知识的传授，帮助档案管理工作者做好收集、整理、保管、鉴定、统计、利用工作。