档案管理的现状及对策篇1
【关键词】高校；档案管理；现状；问题；分析；对策
现如今，对于我国的高校档案管理工作而言还非常落后，其中还存在诸多缺陷，怎样才可以有效地建立一套完善的档案管理工作，从根本上满足学校教学以及科研等方面的实际需求，成为了高校档案管理者共同思考的一个问题。本文主要根据实际情况，从高校档案管理工作的现状进行了探讨，并根据凸显出来的特点提出了改进思路，从而确保高校档案管理工作能够为教学、科研以及管理等各方面带来更加有利的帮助。
一、目前我国高校档案管理工作现状
（一）高校档案管理制度有待提升
就从目前情况来看，我国很多高校档案管理并没有建立一套完善的管理体制，对高校档案管理的标准也大不一样，在整体的档案管理上缺乏统一，对于那些重要的文件或档案资料只是杂乱的堆放在一起，并没有做出整理和归类，当需要查找或利用这些档案时，给查找工作带来极大不便，严重缺乏完整性以及系统性。对于提交的档案也有手写的，这种档案资料在装订过程别麻烦，装订好的档案资料严重影响美观。
（二）高校档案管理工作有待进一步提高
就目前而言，我国的高校档案管理工作并没有得到重视，主要表现在以下几点方面：首先，高校档案管理严重缺少归档、整理以及收集的专职档案员。有很大一部分工作基本上都是由办公室的兼职人员来完成的，学校也并没有在这方面安排专人去负责。正如之前所说，高校档案管理是一项过程繁杂的工作，不可能一天两天就将其做好的，如果没有专门的管理人员，则会让重要的档案资料散落在不同的经办人手上，使整体的档案形成材料不完整、系统不完善的情况出现。其次，大部分高校内部并没有设立档案室，很多重要档案并不能得到统一管理。现在很多重要的档案普遍都是放在纸盒或者文件盒里，严重缺乏基本的保护措施。如果文件放置时间太长，则会出现纸张破损、受潮等情况，严重影响到了档案的利用。
（三）高校档案无法有效利用
对于高校中的档案馆而言，它是整个学校的窗口部门，是学术研究的核心，在高校档案管理工作中，会产生一系列宝贵的档案材料，这些材料早已成为了领导决策或学术研究的重要原始数据。充分利用收集来的档案，可以对今后的发展起到很大程度上的帮助。
二、提升高校档案管理工作的有效方法
（一）不断提升档案管理水平，对组织领导进行加强
1、首先要使领导从思想上引起档案管理工作的重视
若要想在高校内部搞好高校档案管理工作，那么首先就要让领导对高校档案管理工作足够认识。赢得学校内部领导对档案管理工作的支持。只有当领导或管理人员充分认识到了这份工作的重要性之后，才可以树立一个正确的存档意识，在思想上对档案管理进行重视，从而确保档案工作的顺利进行。
2、不断改善硬件设备和软件设备
除了要让领导以及管理者们引起足够重视之外，还应当不断完善硬件和软件设备。硬件方面主要是增添打印机以及计算机等现代化办公设备。而软件上则是指的要安排专门的档案管理人员。对于高校档案管理工作来讲，需要具备较强的责任心和耐心，因此需要将有实践经验且业务能力较强的档案管理者安排在管理岗位上，充分将他们的主观能动性发挥出来。现如今，随着计算机技术的应用，可以将重要的档案数据录入到计算机系统里，在学校内部建立一套大型的电子档案库，从根本上提升档案储存、控制、处理以及查阅信息的能力，使高校档案管理工作逐渐现代化、科技化。
（二）对其中的管理制度得到改善
要想从根本上搞好高校档案管理工作，那么首先则应当建立一套完善的管理制度。在此基础上，应当以我国颁布的《合同法》为参考，并根据学校的实际情况，制定相应的管理措施和方法。大致上讲可以分成以下几个步骤进行：
首先，在学校内部建立一套完善、科学合理的运作机制以及管理组织，将其中的科学管理形成档案文件，同时还应当在收集、整理以及归纳等方面制定出有关的规章条例，逐渐让高校档案管理走向正规化、制度化。
其次，不断落实和建立高校档案管理工作的责任，确保高校档案管理工作的收集、整理以及归档可以落入实处，并且还要落实好相应的责任人，确定好个人职责。
最后，在学校内部建立各种规章制度，在进行高校档案管理过程中要做到按照规章流程办事，保证高校档案管理能够做到有条不紊，确保档案万无一失。
（三）不断对档案进行开发和利用
当高校做好档案管理工作之后，应该对档案进行合理的开发和利用，具体可以从以下几方面入手：
1、不断对档案的信息化建设进行强化。现如今早已进入网络化信息时代，用户普遍具有方便、快捷以及准确等特点，根据用户这些特点对档案管理数据进行更加深层次的开发。
2、在对高校档案管理日常工作中，应当配合领导进行决策管理，确保馆内工作能够提交档案材料，使其能为其他工作提供良好服务。
3、不断提升档案管理工作的利用率，做好宣传工作。在不久的将来，档案资源共享将成为社会主流发展趋势，传统的档案管理模式早已跟不上时代节奏，我们应当深刻认识到这一点，从社会各界上宣传档案管理工作的重要性。
（四）对高校档案管理实行分级管理，从而确保能够科学分类
由于高校自身具备服务性、学术性以及专业性等特点，所以在收集档案过程中，应当拓宽收集范围，确保做好档案的收集、整理以及存储工作。根据各档案部门的要求，结合实际情况，并找出部门以及内容形式上的相同点和不同点进行分类。
参考文献：
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[2]赵黎霞.新时期我国高校档案管理的现状及对策研究[J].信息系统工程，2012，152153
[3]刘书琴.高校档案管理工作现状分析及对策研究[J].黑龙江科技信息，2011，141145
档案管理的现状及对策篇2
【关键词】单位；档案管理；现状；对策
伴随着事业单位的不断改革和发展，事业单位的管理水平得到了一定的提升，但是在档案管理方面，因为对其重视不足而导致了档案管理工作与其他部门规范化及科学化发展不相协调，进而影响到了事业单位整体运行的协调和高效。所以为了改变这一尴尬的局面，推动事业单位不断的改革和发展，有必要对档案管理工作进行规范化，故，对事业单位档案管理工作的现状进行分析具有一定的必要性。
一、现阶段事业单位档案管理现状分析
事业单位的档案管理工作一直以来并没有得到高度的重视，人们对于档案的认识也仅仅局限于信息的记录或者作为一种文字证明等相对狭隘的视野之中。也正是因为这种现状的存在导致了档案管理的现状存在着很多的问题。主要表现在重视不足、资金投入不够、缺乏必要的专业性人才及档案管理制度有待于改善等几个方面。
1、档案管理认识不足、意识薄弱
在日常的档案管理工作中，经常出现的就是档案管理的意识薄弱，出现这样的问题，原因很多，其中包括有的人把该项工作看作一种可有可无的工作对待，是一种辅、服务性的工作，对事业单位的管理意义不是很重要；同时由于工作人员或者每个人对于自身的档案有时候都不是非常的重视，在这样的环境下，档案管理工作不被重视就可想而知了。当然其原因还有很多，如该项工作没有纳入到日常的考核中、部门设置不合理等。
2、软硬件设施薄弱
做好档案管理工作需要很高的要求，其对单位的基础设施、技术水平及资金投入情况都要求很高，很多事业单位其实并没有做到这一点。要么是一些单位缺少必备的设施；要么是一些单位对档案信息化管理的深度和力度没有做到位，这导致了事业单位在档案管理工作中因缺乏必要的软硬件设施而导致档案管理工作停滞不前，没有表现出良好的效果，也没有发挥档案管理工作对事业单位日常管理工作的作用。
3、事业单位档案管理制度有待于完善
无规矩不成方圆，任何一项工作的开展都需要遵照一定的秩序和制度才行。由于档案管理方面的法律、法规存在很多的漏洞，导致了很多的事业单位自身也没有关于档案管理方面明确的制度设置，导致了工作上存在了一定的空白，严重影响到了事业单位档案管理工作的顺利开展。
二、完善事业单位档案管理工作的几点建议
1.提高对档案管理的重视
提高对档案管理工作的重视就是改变过去那种把档案管理当做可有可无或者辅、服务性工作的局面。档案管理工作水平的提高是事业单位管理水平提高的重要内容，只有提高对档案管理的重视，才能从认识或者思想观念上进行扭转。一方面应该加强事业单位领导对档案管理的支持和认同，这是做好档案管理工作的首要任务和前提；另一方面也需要通过培训、学习等方式改变档案人员的观念，提升他们的责任感，从而提高他们对本职工作的重视。
2.加大对档案管理工作的投入
档案管理工作硬软件设施的不足及专业人员的匮乏直接影响到了档案管理工作的开展，并制约着档案管理工作的质量和工作效率。对此应该加大对档案管理工作的投入，一方面要加大人力、物力、财力的支持，提供必要的办公地点、技术、人员，强化队伍的建设；另一方面要培养或者引进专业的档案管理人员，通过他们专业化的指导来不断的完善和提高管理工作的水平。专业的档案人员具备丰富的档案管理知识和经验，对于管理工作的认识、创新、实际工作的分类等具有较强的优势，便于事业单位档案管理工作的开展，为事业单位日常工作的管理提供的方便和打下了基础。
3、加快事业单位档案管理标准规范制定
标准规范以及规章制度是事业单位进行档案管理的基础，是事业单位进行档案管理的制度保障，所以事业单位应该加快对相关规范制度的制定。一方面应该建立专门的机构，增设专门的人员；另一方面应该健全档案管理制度的体系化建设，做好有章可循。
4.增强档案管理意识，加强档案现代化进程
增强每一位档案从业人员对档案管理工作的重要性认识，提高其综合素质和工作待遇，调动积极主动的工作热情，培养严谨认真的工作作风，从根本上确保档案材料准确完备、及时归档。
与此同时，加大档案管理硬件设施方面的投入，配备独立的档案库房并加装空调、除湿机、档案柜等必备设施配件。加强档案信息化发展，引进计算机管理软件，建立档案的信息存储和检索系统，充分发挥计算机技术在档案管理程序中的应用。
5.建章立制，规范档案管理流程
建立健全简明实用的档案管理制度，体现档案管理工作的合理性、科学性和严肃性。加强档案从业人员的职业道德操守和安全操作规范培训，杜绝档案管理过程中出现人为的低级错误。
提高档案管理工作标准化程度，适时提出标准化的档案管理操作规范和工作流程，尽量统一各单位档案存储的格式和处理软件。防止各单位档案质量参差不齐、档案的存放与调配效率低下的现象，从而提高档案管理信息化进程。
档案管理的现状及对策篇3
[关键词]公证档案；管理工作；现状；对策
公证工作已经应用到社会各个层面，公证档案管理也被越来越多的人们关注着，同时不断地推动着公证档管理工作的扩大。由于公证档案数量大量的增长，导致在公证档案管理过程中现许多问题，而这些问题带来的危害远远大于人们的想象，所以本研究对公证档案管理中专业人员的技能问题、档案保管问题以及安全隐患问题进行了详细的探讨，为今后的公证档案管理提出改进措施。
1、公证档案管理工作的意义
国家的档案的离不开公证档案，因为它真实的记录了公证机关的实际活动内容及具体情况。在公证行业中起到参考价值和积极意义的作用。以下就是公证档案管理工作带来的作用与影响。
1.1有效地衡量公证工作
公证档案通常都是记录着客观事实，以及文件的内容包含着重要的民生档案。因此严格要求公证员在公证管理中要按照相关的规定法律、法规以及程序准则执行工作。要想加强公证档案的管理工作，就必须有一定的准则去进行规范，而公证档案恰恰就充当了这个重要的角色，所以说公证档案的文件是一种衡量公证机关工作的标准方法，不容被忽视。
1.2公证档案的合理采用
现今信息技术的快速发展，可以将计算机等网络系统与公证档案管理进行密切结合，使公证档案管理具有信息化、数字化及智能化等特性，采用这种方法可以大大提高公证档案的资源整合与重组效率，也可以减少因记录档案复杂而带来的弊端，充分的完善公证档案的保存、查考等作用。通过这种合理的改进措施来满足社会对公证档案管理的技术高要求。
1.3公证档案管是公证行业的基础
万丈高楼的伫立，离不开它坚实的地基。同样的道理，想要保障公证行业的发展，就必须依靠公证档案这一层基础。为什么说公证档案是公证机关中的基础呢？首先公证档案的负责人不只是简简单单的专业公证档案管理人员，同时还包括公证员以及其他方面的档案材料保管员和信息记录的相关人员。所以从这一方面可知公证档案系统是各个部门的交汇点，不论是公证机关的高层工作，还是下层的人员工作，它都起到决定性作用。其次公证档案管理工作要求公证机关的全体人员都应了解和掌握公证档案的知识，这样才能保证整个团队的工作顺利进行。所以说，公证档案管理不仅与公证当事人的人身财产利益有联系，也与公证机关的权益存在着密切的关系，保护好公证档案管理也就在为推动公证行业的健康稳定发展做贡献。
2、分析公证档案管理工作存在的问题
由于经济的快速发展，公证档案管理工作也只是刚刚走进人们的生活。所以公证档案管理体系还不够完善，仍存在许多不足现状，在这些弊端的影响下降低了档案管理工作的效率，使整体发展水平得不到提高，更严重的是给公证机构带来了声誉上的威胁。
2.1公证档案管理的体制缺陷
现今我国政府没有对公证档案管理工作采取积极地条文规定和整体规划措施，导致各地方的对公证档案管理不规范化。出现管理制度混乱，没有建立合理的保障体系，导致公证档案材料不足，记录材料不能及时得到整理和保管，例如：有时保管不当还会出现公证档案被他人随意领取、被人抄录和复印外传等现象，同时在进行调档和查询资料时难以翻阅，在公证档案管理中出现了十分恶劣的状态。
2.2公证档案管理的设备相对落后
在信息科技发展迅猛的当下，电子科技已经被广泛应用，但是在公证档案管理这种要求高的工作中，常常会看见管理者还是用传统的手工方式进行档案的收集、整理、编目、检索以及查阅，而缺少电子科技的使用。在与高速运转的电子相比中，不难发现传统的管理模式已经被高效率的网络化淘汰掉。所以正确对待电子科技的应用是十分重要的。
2.3公证档案管理人才短缺
在对公证人员进行专业知识的培养时，常常会出现许多人对知识不能深入理解和透彻的分析，在工作时就会影响到对公证文书立卷、归档和保管等工作的执行不到位，同时也不能对公证档案管理中出现的新情况和新问题立刻做出判断。公证档案管理人才短缺影响着整个管理工作的正常运行，这也是公证档案管理问题的关键之一。
3、对公证档案管理工作提出的改进对策
3.1完善公证档案管理的制度体系
要想提高公证档案管理的工作效率，就要从根本上改进。相关部门应当制定和完善对公证档案管理的规定，其中包括对档案的整理、装订、移交、借阅、保管等工作机制的要求，将所有的记录资料采取集中统一管理的措施，充分做到从立档归档到信息统计，保管资料都能进行科学利用、安全处理、以及严守机密的成效。同时加大对公证档案管理中因工作人员疏忽大意而造成遗失、损毁等错误的惩罚力度。对待公证档案管理的管理人员的考核应采取不定期的抽查测试。通过不断地完善管理工作的体制，可以为今后的公证档案管理的发展打下强行针。
3.2提高公证档案管理人员的专业技能
面对着公证档案管理工作的高标准，对公证档案管理人员的自身专业技能也有着很高的要求，各公证机构应当建立合理的档案管理岗位，分配适合的档案管理人员。在进行公证档案管理的人员考核时，要认真分析人员的自身掌握的能力是否符合能承担公证档案管理工作，同时要逐渐实行“持证上岗”制度，对未来的档案管理人员进行培训后，参加统一考试，取得从业资格后，才可从事公证档案管理工作。
4、结语
在公证档案管理的工作中往往会出现难以预料的问题，正是在不断地失败和困难中，公证档案管理不断吸取经验，一步一步进行改进和完善。本研究对公证档案管理工作的现状进行了细致的探讨，也提出了提高公证档案管理的相应意见，希望能为今后公证档案管理提供有意义的价值，同时也希望公证档案管理的相关部门做好一切应对新问题的措施，保证公证档案管理工作的顺利进行。
参考文献：
[1]姚伟鸣，周苏平.对公证档案管理的理解[J].中国公证.2011（06）
档案管理的现状及对策篇4
【关键词】艾滋病；档案管理；人类免疫缺陷病毒；高效抗反转录病毒治疗
目前我国艾滋病的防治工作主要由各地的疾病控制中心（CDC）和各定点医院（传染病医院和综合性医院的传染病科）完成，艾滋病的抗病毒治疗工作基本上已由初期的CDC转移至定点医院，各定点医院常规设艾滋病抗病毒治疗门诊，有条件的同时开设艾滋病病区（专门收治合并机会性感染、出现并发症或合并症的艾滋病病人）。HiV感染者和aiDS病人及其家属是一个特殊的社会弱势群体，在当今社会条件下，他们在医疗、心理、家庭、经济与社会生活等方面都受到不同程度的歧视，对于医疗、心理和社会支持等方面的需求更是十分迫切，建立完整的艾滋病档案，可以准确掌握HiV感染者和aiDS病人获得心理支持、社会医疗救助、生活救助等方面的情况，及时为他们提供综合关怀服务，对提高HiV感染者和aiDS病人的生活质量、降低艾滋病相关性死亡、遏制艾滋病的传播和流行、保护广大人民群众的健康都具有十分重要的意义。艾滋病定点医院在艾滋病诊断、治疗和健康教育过程中产生的各类具有保存价值的病历资料、图片影像学资料、数字化资源以及实物材料等等都是艾滋病档案的来源，应用档案学管理的基本原理和方法，有利于充分收集有关艾滋病档案材料，用完整的艾滋病档案为医护人员及卫生行政部门在艾滋病防治领域作出正确决策而提供坚实的基础和科学依据。
一、艾滋病档案管理存在的问题
目前各定点医院的艾滋病档案管理工作主要由兼职医护人员负责，由于受到各种客观和主观条件的限制，艾滋病档案管理确实存在不少问题，具体表现在以下几个方面：
（一）兼职档案管理员没有接受过系统的档案管理知识的培训，缺乏档案管理专业知识。目前艾滋病定点医院的兼职艾滋病档案员的档案管理意识不强，很多有价值的材料没有及时收集整理，而且档案材料整理不规范，内容不完善，导致日后查询利用困难。如艾滋病的同伴教育活动中的课件、签到、现场提问和答疑、活动照片或录像、活动总结和费用支出清单等都是非常重要的档案材料，完善的同伴教育档案不仅对改善和提高HiV感染者和aiDS病人的依从性非常重要，而且可以为政府部门的相关政策的制定提供依据。如广西根据近年来艾滋病同伴教育档案材料提出了由政府购买服务，由合法的第三方民间组织对HiV感染者和aiDS病人提供艾滋病防治知识的同伴教育，不仅减轻了医护人员的工作压力，而且增加了HiV感染者和aiDS病人的认同感，取得了很好的社会效益。
（二）艾滋病档案管理的内容局限，档案材料分散，没有形成集中管理模式。目前艾滋病档案材料主要限于与艾滋病治疗相关的信息，没有包括病人的心理需求、生活救助需求、工作需求、甚至法律援助等方面的热荩造成了卫生、民政、社保等部门无法了解每个病人的实际困难，不能对每个HiV感染者和aiDS病人实行“精准扶持”。目前各定点医院艾滋病病人的门诊病历和住院病历分别由抗病毒治疗门诊和病案室保管，艾滋病的疫情档案在预防保健科保管，有关艾滋病免费抗病毒药物的材料由药学部保管，有关与艾滋病相关的专项经费使用材料保存在财务科；这种条块分割的管理模式不仅造成了HiV感染者及艾滋病病人整体健康状况动态信息资料的收集困难，而且经常出现有关的档案材料不全，在上级部门检查时常无法提供完整的艾滋病档案。
（三）保护艾滋病病人隐私的措施在定点医院仍有欠缺。上世纪九十年代国家《关于对艾滋病病毒感染者和艾滋病病人的管理意见》中明确指出“从事艾滋病病毒感染者和艾滋病病人诊断、治疗及管理工作的人员，不得向无关人员泄漏有关信息。任何单位和个人不得将艾滋病病毒感染者和艾滋病病人的姓名、住址等个人情况公布或传播，防止社会歧视”，艾滋病档案记录了HiV感染者和aiDS病人的身份信息（包括其社会信息）、诊断和治疗经过，这些都是HiV感染者和aiDS病人的个人隐私，敏感的艾滋病档案不仅对于病人的工作，而且对于其婚姻、家庭以及其他成员都会造成影响。定点医院如果因为艾滋病档案保管不当，造成病人的信息在没有患者授权的情况下泄露，将会严重侵犯艾滋病病人的权益，造成严重的医疗纠纷。如住院艾滋病病人的一览表和床头卡的诊断写在艾滋病合并机会性感染或肿瘤，造成病人的隐私暴露，招来病人亲戚朋友和单位同事的歧视。
（四）定点医院的艾滋病档案管理信息化建设严重滞后。目前在各定点医院的艾滋病门诊的艾滋病抗病毒治疗系统和医院的门诊系统、病历系统、检验系统和影像系统均不能对接，无法便捷地进行信息共享，档案管理员必须人工从医院的门诊系统、病历系统、检验系统和影像系统整理出相应的数据再录入艾滋病抗病毒治疗系统，不仅浪费了大量的人力和物力，而且经常出现错误的信息。
（五）艾滋病档案的价值没有被充分利用。目前艾滋病疫情和抗病毒治疗管理系统中的数据主要用于上级管理部门汇总，基层单位只是负责数据的录入和上报。由于缺乏管理系统中相应的利用功能板块，基层单位的医护人员基本上不能利用艾滋病数据库中的信息，造成了数据库的大量数据和少量有用信息之间的矛盾，应该说，目前艾滋病档案的价值远没有被充分利用。
二、提高艾滋病档案管理水平的应对策略
针对以上五个方面的问题，建议各定点医院在以下几个方面采取措施，提高艾滋病档案管理水平。
（一）建立艾滋病档案管理员定期培训制度，加强艾滋病档案管理人才的培养。从事艾滋病档案的管理工作，不但要具备丰富的医学知识，还应具备档案管理专业知识，加大对兼职艾滋病档案管理员的培训力度（档案管理法、保密法、艾滋病条例等），邀请资深档案管理专业人员，结合艾滋病的特点，采取教、学双向交流及个别辅导的方式，让在艾滋病临床一线的兼职档案管理员学会收集档案资料方法，熟悉建档步骤、掌握建档方法。在当今的信息化时代，有关艾滋病防治的信息化建设也得到了长足的进步，但是，目前各定点医院从事艾滋病档案管理的医护人员无论在数量上和质量上都无法满足艾滋病临床工作的需求。各定点医院既懂计算机、又懂医学以及卫生信息管理的复合型人才十分缺乏，艾滋病档案管理人员素质参差不齐，因此要不断加强艾滋病档案管理人才的培养，提高其专业水平，跟上时展的步伐。
（二）拓展艾滋病档案管理的内容，建立由医院档案室参与管理的艾滋病档案集中管理模式。艾滋病档案管理内容不仅要包括与艾滋病预防和治疗相关的信息，更应该包括病人的心理需求、生活救助需求、工作需求、甚至法律援助等方面的内容；各定点医院艾滋病病人的门诊病历和住院病历、艾滋病的疫情档案、艾滋病免费抗病毒药物管理档案以及与艾滋病相关的专项经费使用的档案材料应纳入医院档案室的管理范畴，各业务部门可以有一份备件文件供日常工作使用。拓展艾滋病档案管理的内容并集中管理，可以为临床医生对HiV感染者和aiDS病人的需求评估和治疗策略的制定提供科学指导，为相关卫生行政部门的艾滋病防治政策的开发和调整提供科学依据。比如根据不同需求，HiV感染者和aiDS病人可以分别纳入生活救助组、生产自救组、心理关怀组和儿童关怀组，定点医院、政府部门和社会组织可根据不同小组的特点，制定个性化的关怀策略和干预方法，以达到降低HiV的感染率和艾滋病病人的病死率，提高其生存质量的目标。
（三）加强信息安全，保护艾滋病病人的隐私。HiV感染者和aiDS病人易受社会歧视，甚至其家属也受到影响，故必须严格执行艾滋病相关法律法规，对HiV感染者和aiDS病人的信息要采取保密措施，保护他们的隐私，维护他们的尊严和合法权益，鼓励其树立生存的信心。定点医院要制定艾滋病档案材料安全管理制度；对所有接触艾滋病档案的人员要签属保密协议书；定期对兼职档案员和医护人员进行保密法、艾滋病防治条例和档案法等知识的培训；对所有接触艾滋病档案的人员根据其角色不同授予相应的权限，保证各级人员能安全地收集、存储、传输和利用艾滋病档案信息。
（四）加强艾滋病档案管理的信息化建设，建立艾滋病档案综合管理信息平台。随着信息时代的发展，利用现代信息技术手段，将定点医院的艾滋病抗病毒治疗系统、门诊系统、病历系统、检验系统、影像系统和疫情管理系统整合纳入艾滋病档案综合管理信息平台，使艾滋病档案管理信息准确而迅速地传输至局域网，实现政策信息、疫情信息与临床信息的―体化联动，建立标准统一的艾滋病档案，这些数据信息记录了HiV感染者和aiDS病人从HiV确诊到死亡的详细过程，不仅可以帮助医护人员总结临床经验，提高艾滋病的救治水平，而且还可以为卫生行政部门及时掌握本地区艾滋病的疫情，为艾滋病防治策略的调整提供可靠的数据。
（五）充分利用艾滋病档案，更好地为艾滋病的防治服务。国家免费艾滋病抗病毒治疗数据库是我国艾滋病档案中最重要的内容之一，其内容包括已接受抗病毒治疗的HiV感染者和aiDS病人的基线情况、抗病毒治疗方案、随访情况（重点是CD4和病毒载量）及毒副反应，部分病人还有终止治疗的相关内容，对这些重要数据的分析和利用，临床医生可以详细了解患者抗病毒治疗后的疗效，卫生行政部门和上级主管部门也可以了解本地区抗病毒治疗工作的进展和水平。
由于艾滋病防治工作是一项极其复杂的社会系统工程，需要卫生行政部门、疾病控制中心、定点医院、医保部门、公安部门、民政部门和宣传部门等机构的联动和社会民间组织的广泛参与，特别在对HiV感染者和aiDS病人的关怀救助方面。根据本地区HiV感染者和aiDS病人的生活救助和医疗服务等档案信息的分析，地方政府可制订困难HiV感染者和aiDS病人“低保绿色通道”和“大病救助”的关怀政策，避免这部分病人因病致贫，提高他们的生活质量；对各个HiV感染者和aiDS病人个人档案资料的综合分析，可建立感染者互助小组或感染者协会，吸引“红丝带”等非政府组织的参与，广泛开展有关艾滋病的同伴教育活动，提高HiV感染者和aiDS病人的抗病毒治疗的依从性，减轻其社会心理压力、促进HiV感染者和aiDS病人与社会的和谐，进一步提升他们的生活质量。
在预防艾滋病二代传播方面，艾滋病档案也可以发挥其重要的作用。控制传染源、切断传播途径和保护易感染人群是阻断传染病流行的三大重要策略，尽管国内外专家在艾滋病疫苗研究投入了大量的精力，但是实现艾滋病疫苗预防艾滋病还是遥遥无期，因此，现阶段国内外预防艾滋病流行的成功经验除推广避孕药、美沙酮替代、清洁针具交换和母婴阻断等措施外，对HiV感染者和aiDS病人的有效管理是最重要的措施。通过对艾滋病档案资料的分类分析，根每一个病人的不同的需求，把常规的对HiV感染者和aiDS病人的简单随访转变为对他们集中培训，加强艾滋病知识的宣传，把常规的对HiV感染者和aiDS病人被动追踪转变为他们主动来访，把常规的对HiV感染者和aiDS病人提供粗浅的信息转变为他们的综合关怀，使每一个病人都认识到艾滋病对个人、家庭和社会的危害，引导他们恢复健康的生活方式，使每一个病人都能自觉做到“艾滋病到我为止”。
目前，艾滋病仍然威胁着我们每一个人和每一个家庭，影响着我国社会的发展和稳定。由于历史的原因，到目前为止，艾滋病病人仍然或多或少受到社会大众的歧视和排斥，消除对艾滋病病人的歧视是全社会共同的责任。HiV感染者和aiDS病人及其家人都是艾滋病的受害者，只有全社会携起手来，为他们营造一个友善、理解、健康的生活和工作环境，才有可能预防和消除艾滋病。管理好艾滋病档案，加强艾滋病病人隐私的保护，充分利用艾滋病档案对维护我国正常经济和社会秩序，遏制艾滋病的流行和蔓延，将起到积极作用。
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档案管理的现状及对策篇5
（一）档案管理观念匮乏
长期以来，在中等职业学校从领导到档案管理人员一直都没有重视档案管理。所有人的观念都是存放档案，而不是管理档案。把档案管理当作是一种不需要创新和归类整理的一种简单的保管工作。这样不仅仅会使档案管理效率低下，资料混乱、信息利用率低下。本身档案管理的目的就是为了更好的进行档案资料的查询，能够为以后的学校发展提供更好的条件，这样的简单保管不仅不能达到这个目的，反而浪费人力、物力，违背初衷。
（二）档案管理人员素质不高
由于第一条中所叙述的原因，即领导的不重视，这样就导致了领导委任档案管理人员时的随意性。很多中等职业学校的档案管理工作人员并非专业出身，而且也没有经过必要的培训。这样的工作人员根本不能有效的进行档案管理，无法胜任工作，对档案的分类整理、信息收集、保管利用等业务就更不能落到实处。科技含量高的数字化档案信息系统的开发就更加是难上加难了。
（三）档案管理手段非现代化
一般学校的档案管理手段还处于传统阶段，即手工操作的纸质档案为主的分散管理模式。这样的手段不仅效率低下，查询时候的速度低工作量大，而且在多个学校的档案资料共享过程中，不能够通过现代化技术进行数字化的改革。
（四）档案管理制度贯彻不彻底
根据我国《档案法》的要求，规范各类型的档案管理。但是由于学校领导的不重视，档案管理人员的素质不够高，对《档案法》中的要求不能贯彻到底，这就容易出现相关的档案资料不能上交，或者根本就没有上交的情况。职业学校单位也没有根据自身的实际情况制定出合适自己的《档案管理制度》，以便学校内部的档案管理工作落到实处，更有利于学校自身的发展。
（五）档案资料不完整，设施落后
中等职业学校时常因为经费的缺少，不能给予档案资料管理相应的基础设施。没有跟得上现在发展情况的档案管理设备和相应的空间就不能满足档案管理的要求。这样就会造成档案管理的缺失，资料的不完整和资料丢失的现象。
二、为解决上述问题应该采取的相应对策
为解决以上在中等职业学校档案管理中所存在问题，首先在领导层面就要加强对档案管理的认识，转变传统的思想观念，这样调整这个学校对于档案管理的看法，组织制定一个档案管理的工作小组，专门负责对档案管理人员配备与工作的指导。思想上观念的提高是基础，有了这样的基础，在其他方面的改革就会变得积极主动了。其次是选择专业的档案管理人员进行学校档案管理的工作。配备人员的素质提高了，工作的效率也会相应提高，业务熟练程度也同样会相应提升。同时学校还应该定期对档案管理人员进行档案管理方法和业务能力的培训，只有参加过培训且合格的人才能在档案管理岗位上进行工作。不合格的人员及时进行再培训或淘汰。以上都是对于人员上的建议，随着现代科技的不断进步，各类信息化程度的提高，网络的普及，档案管理也需要从传统的一面转化为现代化的管理。只有适应现代化的管理才能够有助于学校的发展与建设。将传统的管理系统进行革新必不可少的就是要加大有关档案管理的人力物力的投入，更新设备是不可或缺的。结合现代的信息技术，通过计算机进行档案的分类管理。除了纸质档案的保管与管理，还可以建立电子档案数据管理体系，有助于各个学校的资源共享与档案查询。
三、结语
档案管理的现状及对策篇6
[关键词]派遣员工；人事档案；问题；对策；规范
上世纪九十年代以来，随着市场经济的日益成熟以及用工制度改革的深度推进，劳务派遣的用工形式得到迅速发展，近几年相继出台了规范劳务派遣的法律法规，对劳务派遣的用工形式进行了规范，但劳务派遣员工人事档案的管理却未得到足够的重视。
一、劳务派遣员工人事档案管理存在的问题
劳务派遣是指由派遣机构（用人单位）与劳动者签订劳动合同，派遣到用工单位工作的一种用工方式。派遣员工的人事档案在派遣机构管理，而人员的管理则在具体用工单位，这种分离的管理方式以及派遣机构的趋利性造成派遣员工的人事档案管理存在许多问题。
（一）新生成的档案不能及时归档
人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现。派遣员工的具体管理在用工单位，人事档案管理在用人单位（派遣机构），派遣员工的思想品德、业务能力、工作状况、奖励处罚以及后续学历等方面生成的材料不能及时传递给用人单位，造成了新生成的档案不能及时归档。再者，用工单位与派遣员工之间没有人事关系，往往会忽略派遣员工的人事档案生成。
（二）档案管理的基础业务薄弱
部分派遣机构建立和健全了派遣员工人事档案管理制度，但大部分停留在纸面上，挂在了墙上，没有真正落实；不少派遣机构在档案归档、检查核对、转递、保卫保密、统计等管理环节缺少规范，较随意；组卷不规范、归类不清，什么材料该入档，什么材料不该入档，什么材料要及时销毁，缺少鉴别。
（三）缺少专职的档案管理人员，素质低
时代的发展，对档案管理人员的要求也不断提高，不仅要具备较强的政治素质、良好的职业道德、强烈的责任感以及较强的专业知识，还应具备利用现代化设备管理档案的能力。但大部分派遣机构的档案管理人员整体素质偏低、专业性差、流动频繁，缺少相应业务的培训学习，知识更新慢。
（四）档案室设施落后，缺少现代化管理手段
派遣机构大多是私人企业，办公场所、设施均计入公司成本，由此，许多派遣机构在派遣员工档案管理方面投入资金少，设施陈旧，难以保证档案室的通风、采光、保湿、防虫等多方面的要求。很多派遣机构还停留在手工操作，没有实现档案的电子信息化管理，缺少计算机、扫描仪、复印件等现代化的设备。
二、劳务派遣员工人事档案管理的对策
人事档案的重要性，要求政府相关部门及派遣机构对派遣员工的人事档案管理重视起来，应从如下几个方面加强对派遣员工人事档案的管理：
（一）档案管理部门、人事组织部门加强对派遣机构档案管理的监督检查指导工作
档案管理部门、人事组织部门应行使行政职能、充分利用行政手段，加强宣传档案法律法规，宣传人事档案管理的重要性，提搞派遣机构的认识；指导派遣机构建立健全人事档案管理制度，运用档案管理现代化的技术；定期对派遣机构的档案管理工作进行检查督导，依据法律法规惩处达不到要求的派遣机构。
（二）派遣机构管理部门将档案管理作为派遣资质审批的条件
派遣资质是人力资源服务机构开展派遣业务的必要前提，人事劳动部门负责派遣资质的审批工作，把派遣员工的人事档案管理工作做为派遣资质的重要条件，将会增强派遣机构对派遣员工人事档案管理的重视程度。
（三）做好档案生成、归档工作
用人单位与用工单位分离的性质，造成派遣员工的档案生成及归档往往被忽视。派遣机构应积极沟通协调用工单位，向用工单位宣传人事档案的重要性，可利用经济手段让用工单位对派遣员工的人事档案生成重视起来。向派遣员工做好宣传，告知他们什么材料该入档，入档流程，怎样借阅档案等。派遣机构定期做好档案的收集工作，及时把新生成的档案归档。
（四）安排专职人员，定期培训
档案管理是一项专业性、实践性、操作性强的工作，因此做好档案工作的关键在人，派遣机构应安排具备档案管理专业知识，有一定从业经验的人员专门负责档案管理工作，并保证档案管理人员的稳定性。提升专职人员的职业道德修养，树立正确的事业观；提供培训学习的机会，不断提升、更新知识结构；加强现代化信息技术的学习，提升专职人员的综合能力。
（五）改善档案室设施，运用现代化的管理手段
有条件的派遣机构应按照标准建设档案室，达到“三分开”（档案库房、档案业务工作室和阅档室分开），防潮、防水、防火、防盗、防阳光照射、防紫外线照射、防高温、防尘、防污染和防有害生物（霉、虫、鼠）。配备计算机、大容量的存储设备、扫描仪、打印机等现代化信息设备，实现档案的电子存档、查阅、传递等。
三、结论
劳务派遣的特殊性，使得派遣员工的档案不被重视，出现了种种问题，虽然提出了上述对策，但更需要确确实实落实下去，明确政府相关部门的责任，加大对派遣机构的指导检查监督，着实提升派遣机构管理者的认识，提高派遣员工的意识。当然，这项工作也不是一蹴而就的，需要长期坚持下去，派遣员工的人事档案管理会逐步走向规范的道路。
参考文献：
[1]李春艳.浅谈事业单位档案管理的现状及对策.华章.2013（13）：69；
档案管理的现状及对策篇7
一、档案馆实施危机管理的必要性
1.从档案的实体形态的角度分析。“档案是人们在社会活动中直接形成的，其内容是对社会活动的内容、过程和结论的原始记录”。档案的本质属性也是原始记录性，即档案最能客观真实的还原历史，档案的这个属性决定了档案的价值。档案的价值就是档案对国家、社会组织及个人的有用性，因为档案具有价值所以人们才对其进行有效的管理以满足自身的需要。但是社会环境的不断变化使得档案容易受到来自档案部门内部和外部的各种不利因素的影响，档案的有效管理受到前所未有的挑战。加之档案具有很强的行政性，故在一定的范围内具有保密性，这也使档案面临来自各种敌对势力的威胁。档案版本的唯一性和内容的典型性使得遭到破坏后的档案很难恢复，因此在档案馆危机发生之初就对其进行有效的预防对维护档案的完整与安全具有很重要的意义。
2.从档案馆所处的社会环境分析。我国档案的数量大，分布比较广泛，利用率高，但是在档案的利用过程中疏于保护，濒危档案的数量不断增加，档案保护的难度和费用也越来越大。加之全国共有24万处地质灾害的隐患点，各种自然灾害不断频发，这使档案馆面临着各种自然灾害和突发事件。2008年5月我国四川发生大地震，对当地及周边地区的档案馆造成了严重的影响，据不完全统计，“四川省内阿坝、绵阳、德阳、成都、广元、雅安这6个重灾区的国家综合档案馆馆藏档案共4257379卷，有612848卷档案处于严重受损的危房中，全四川省有43915平方米的档案馆舍受到不同程度损坏”，这给维护档案的完整性与真实性的工作造成了极大地威胁。随后的青海玉树大地震、雅安大地震等等，这些灾害在一定程度上影响了档案馆发挥应有的社会功能，阻碍了档案事业的健康有序发展。因此，在各级档案馆中实施危机管理势在必行，通过自上而下的机制来有效的树立危机意识，确定危机防范体系以及危机应对和危机后的恢复机制，来确保档案实体及档案信息的安全。
3.从信息技术发展的角度分析。信息技术的发展提高了档案馆的工作效率，也变革了档案信息服务的方式，但是信息技术在给档案馆工作带来诸多便利的同时，也给档案信息的安全带来了威胁。信息技术的迅猛发展促使电子文件的大量产生，而这些电子文件也是档案信息资源的一部分，最终的归宿肯定是档案馆，面对这些易于修改，易于失真，还必须依靠一定的硬件设施才能读取的电子文件。档案馆现行的管理方法和措施都不适合电子文件的长效管理，档案馆必须制定一套有利于长久保存这些电子文件的管理体系，而危机管理的理念和管理方法比较适合电子文件的管理，特别是危机管理中的常态化管理和应急管理。
二、我国档案馆危机管理研究现状
1.相关文献分析。从研究群体上看，研究档案危机管理的群体分布比较广，主要集中在中国人民大学、上海外国语大学、郑州大学、四川大学、湘潭大学，这些研究群体中一部分来自大学的教授学者，一部分来自高校的档案馆，还有一部分是致力于档案实践研究的学者。由此可见，这一课题的研究群体分布比较广，不论是有关档案危机管理的理论还是有关档案危机管理的实践都有待于专家学者及档案实践者的进一步研究。从文献内容分析，国内档案界对档案危机管理的研究主要侧重于灾害危机的研究，忽略来自档案馆内部的危机管理，已有文献主要从自然灾害入手来片面研究档案馆危机管理中的一个方面，缺乏全局性的统筹研究。从系统的角度研究档案馆危机管理的流程及危机管理机制建立的文章少之又少。对于国外成果的借鉴仅仅是生搬硬套，没有进行实证及可行性的研究。
2.档案馆管理现状分析。笔者对黑龙江档案馆、哈尔滨市档案馆、光大银行黑龙江分行档案室及恒大地产的档案室进行了有关“档案馆危机管理意识及管理现状”的问卷调查。发出调查表100份，回收90份，有效份数为85份，通过总结分析这85份问卷调查，得到了以下结论：首先，档案馆危机管理意识相对来说较低，有一部分档案馆工作人员认为档案馆应该进行危机管理，但是如何实施是相关领导的管理范畴，与自己无关。其次，在接受问卷调查的单位中有90%的单位制定了档案馆应对自然灾害的制度，可见档案馆中主要的危机管理内容是如何应对自然灾害，而没有注意到档案馆内部的潜在危机。在接受问卷调查的人中有95%认为在档案馆中有必要实施危机管理。
三、强化档案馆危机管理的策略
1.明确档案馆危机管理的流程及管理方法。档案馆危机具有生命周期的特性，如下图所示：
潜伏期的常态管理。档案馆危机管理的关键在于危机潜伏期的常态管理。面对越来越多的危机事件，不论是档案馆的管理者还是工作者，亦或是档案的利用者都应意识到危机预防和预警的重要性。首先，明确档案馆中的危机因子。随着信息技术在档案馆中的普遍应用，档案馆中可能诱发危机的因子也不断地增加。档案馆中的危机因子主要分为两大类：非人为危机因子、人为危机因子。
其次，对上表中的危机因子进行风险评估。对档案馆中的危机因子进行日常的评估和监测是档案馆实施危机管理的基础工作，通过对档案馆内及周边环境的监测，可以获得档案馆运行状况的一般信息，并将这些信息与从其他有关部门得到的信息进行综合分析，从而做出相应的预测，采取相应的措施进行防范。比如在库房安装温湿度监控系统，掌握档案馆内的温湿度变化信息，并将这些信息与从国家气象部门、海洋环境预报部门获得的信息进行综合分析，并作出预测，针对不同的预测结果做出不同的防范措施。
最后，制定重大危机事件的应急预案。制定重大危机事件的应急预案能使应急准备工作和应急管理丁作有据可依、有章可循；能大大地缩短应急响应的时间，降低危机事故的后果；能在一定的程度上增强档案工作人员的危机防范意识，应急预案的编制、预审、、宣传和演习等活动有利于社会各方了解可能面临的重大风险，从而提升他们对可能面临的风险的防范。各级档案部门，尤其是自然灾害易发地区，必须制定应对各种危机事件的应急预案。应急预案的主要内容有危机名称的确定及危机概要、危机可能造成的后果及应对危机的措施。
发生期的应急管理。在危机发生之时，档案管理部门及所属的各级党委、政府应该加强危机应急队伍的建设。如安排相关的人员到达危机现场进行协助，指派档案保护技术人员，熟悉危机发生地的电路、供水排水系统的人员等参加档案馆危机的应急抢救工作。应急管理的内容主要包括档案馆危机的确认与预警、档案馆危机应急预案的启动、档案馆危机管理模式的构建、应急保障措施等等。应急管理的核心是档案馆危机预警系统的构建，笔者在分析公共危机管理预警系统的基础上联系档案馆工作的实际情况，做出了如下的档案馆危机预警系统图：
恢复期的后续管理。从时间上看档案馆危机的恢复管理处于整个档案馆危机要结束之时，危机后的恢复管理工作的好坏直接决定着档案馆能够快速恢复其功能。后续管理主要包括以下内容：档案馆损失情况的统计、档案馆危机恢复方案的制定、档案馆危机处理情况的总结与评估等。
2.提升档案馆工作人员的危机意识和危机管理能力。首先，档案馆管理者危机意识及危机管理能力的培养。档案馆管理者应掌握应对一般危机事件的方法和技能，做到危机发生的第一时间就能有序调动馆内人员进行积极地应对，减少危机带来的损失。其次，档案馆内工作人员危机意识的培养。危机管理意识不仅仅是管理层的决策理念，更应该自上而下贯穿于整个档案馆工作人员的日常工作意识当中。可以通过讲座、讨论会、模拟训练、板报宣传等形式使档案馆工作人员了解相关的法律法规和危机预防处置技能，一旦危机发生可以快速的进入角色，辅助相关领导做好危机的应对工作。最后，档案用户危机意识培养。在档案用户必经之处设置自身安全防范知识的宣传栏、在醒目的地方标识消防通道的路线图及火警的具置。此外，现在档案馆中的服务方式不断地多样化，计算机成为档案馆提供服务的新载体，这种服务方式在给各方带来便利的同时，也增加了档案信息遭破坏的风险，故档案用户还应具备档案信息危机意识，档案馆的工作人员“要使用户注意到使用信息系统的风险’并使他们关注降低风险的政策和程序”。
3.将档案馆危机管理纳入档案馆制度建设中。首先，建立档案危机管理的异地异质备份制度。建立档案异地异质备份制度应坚持经济实用原则、地理远缘原则、多元化原则及长期坚持原则等。经济实用原则指的是各档案馆应根据本馆的经济实力、馆藏睛况选择适宜的备份技术、备份软件、备份地点等等，切不可贪多求大。地理远缘原则指的是选择的备份基地一定要与本馆具有_定的距离，避免同一危机事件对原馆和备份基地都产生影响，地理远缘原则能够很好地确保备份的目的。多元化原则指的是备份力式要多样化，尽最大可能保征档案实体和档案信息的安全。多载体的备份方式可以避免因载体老化而造成的档案信息丢失，比如对于比较珍贵的纸质档案可以采取下图的两种方式对档案进行备份。
档案管理的现状及对策篇8
关键词：文书档案；电子化管理；对策
中图分类号：G271文献标识码：a文章编号：
前言
随着现代信息技术的飞速发展，信息化建设的不断推进，办公自动化在各行政机关成普及之势。办公自动化，以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各信息，提高办公效率。办公自动化改变了传统的办公手段与方式，原来以纸质格式承载的各类文件及其他文字、数据资料逐步被以计算机为依托的电子格式所替代，从而产生了大量的电子文件。如何对自动化办公过程中形成的电子文件进行流转、归档、存储、进馆、利用等环节进行有效管理和有机结合，已成为档案部门迫切需要重点解决的问题。把档案工作带入了自动化与网络化的新阶段，加快档案信息电子化建设，实现档案工作各个环节的电子化，是大势所趋，也给文件与档案管理带来了巨大的变化。本文对文书档案电子化管理的现状和对策作一些研究。
一、文书档案电子工业化管理的现状
目前，在我国办公自动化虽然逐步已普及，但尚未完全社会化，而档案电子化管理在我国是随办公自动化之后的后起事物，并且在目前我国生产力水平不高，科学技术相对落后的条件下，完全实现电子化档案管理还存在着各种各样的问题和困难，主要表现在以下方面：
1.1办公自动化尚未普及。档案电子化管理的前提条件是办公自动化，而办公自动化虽然已声势浩大地推广，已有相当单位的在内部实行办公自动化，但毕竟还未完全普及。而在机关单位办公自动化则要求一体化，行政机关事业单位的业务往往与上下级密切联系，对上履行职责任务，汇报上级下达任务的完成情况，答复上级机关或管理部门的业务范围的问题；对下达任务和传达上级指示精神；同级兄弟部门之间的业务联系也相当密切。因此，这就需要实行全社会最起码本级市的各机关单位各部门都实行办公自动化，但目前还未能做到这一步，而且业务信息在很大程度上还需依赖纸质文件的相互传递，影响了工作效率的提高。
1.2电子化档案的利用率不高。虽然办公自动化系统推行多时，但很多单位并没有把提高电子文件管理当成一项紧迫的任务来抓，人们仍延续传统观念和管理模式，对文档的借阅和检索都由人工来完成，计算机在整个过程中的应用仅限于文字录入、编辑和打印，成了名副其实的“高档打字机”。人们只看到伸手可及的有限的纸质文件，而忽略了以电子格式传递的浩瀚的资料宝库，不仅消耗了人力物力，而且使得电子文档由于没有得到合理的开发利用而造成双重的浪费，也造成了档案电子化管理进程缓慢。
1.3电子文件具有对设备的依赖性。离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递、识别。也就是说特定的电子文件是依赖特定的设备和特定的软件存在的。
1.4档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，制约了档案信息电子化的进程。
1.5标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
二、关于做好文书档案电子化管理的对策
档案电子化管理必须是在办公自动化条件下，以公文管理实行全文电子信息处理为前提，而目前在传统的办公方式正向自动化过渡阶段，将如何应对日益增多的电子文件进行更科学、更准确及时地归档呢？我认为必须把握好几个环节：
2.1建立电子档案管理制度。建议由上而下建立起一套电子档案管理制度：归档制度、文件保密制度、档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障电子化档案建设安全、有序地开展。统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保历史档案资料的完整性。
2.2电子文件和纸质文件共存，实现文档一体化工作制度。鉴于目前纸质文件和电子文件正在过渡阶段，档案电子化管理在实际应用中存在难以克服的各种问题，所以在目前电子文件完全取代纸质文件并不现实。解决的方法只能是电子文件和纸质文件同步归档，实行两条腿走路。要在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”，即将电子文件和纸质文件以文本方式和映像方式共存工作的发展以及电子档案特点，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度，这样既可以解决归档文件的凭证、依据作用，又可以解决归档文件的提供利用和资源共享问题，达到互补的目的。
2.3严格执行电子文档的安全管理制度。档案作为一种特殊的文字资料，有的可以完全公开，有的则需要保密。保密文件需加密码，保密期过后才能解密。密码文件的管理，应该做到多把钥匙开一把锁，即操机人员的相互制约。特别是档案数字化之后，安全工作显得尤为重要。它既包括硬件的安全管理也包括软件安全管理。硬件方面，应严把信息存储载体质量关，提高电子文件载体的保存寿命。对于存储电子文档的设备和磁介质要妥善保管，确保电子档案不会因温度、湿度等一些人为灾害导致文件丢失。软件方面，就是要通过采用多级权限和密码管理，多层结构，加密通讯、防火墙等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。
2.4文书档案要从日常管理抓起。电子文件的日常管理一般来说分为两部分，一部分是电子文件形成过程中的管理，比照手工作业的方法，起草、修改、审核、签发、打印、封发各类公文，在这些过程中要按照行文的要求，选好文种、拟好标题、标明密级和时限、发送范围等到所谓的电子文件背景材料。如果能够在附件上记录下文稿的历次修改标记，领导签发的记录，那就更加完美了；第二部分是电子文件的归档处理。应该坚持以下原则：按时归档的原则。要求已经形成的正式的电子文件要及时向虚拟的电子档案室进行移交。可以以邮件、硬拷贝等形式、送交到由档案室已设置好的一个个文件夹，进行及时的分类管理。正式纸质文稿要在规定的时间内向档案室移交，以便对有关的电子文件进行核对，防止电子文件的错乱现象或被人为的删改。归档的电子文件核对鉴定原则，应由有关人员组成核对鉴定小组，定期对各部门已形成的电子文件进行真实性、完整性和时效性鉴定，同时划分出不同的保管期限。同时编制文件索引，供查询调阅使用。
2.5建设专职队伍，提高管理水平。随着当今世界信息爆炸式地增长，档案管理也由过去的劳动密集型转为现在的以现代化的办公设备为依托的知识密集型工作。这就要求管理者应具有很强的分析能力，对一些专业性强的档案要做到精确把握。此外，还根据利用者要求提供大量的数据档案信息。这些都要求具有高素质、高技能的现代化信息管理人员才能胜任
档案管理的现状及对策篇9
（一）档案管理职务在高职院校的地位低
很多年以来，高等职业院校对于档案管理职务是高等职业院校的一种基础性的管理职务已达成一致意见，然而，因为档案管理职务同时也是一种服务类型的职务，所以许多高等职业院校表示档案管理职能较难发生所谓的能直接凸显的办学功效，因此，导致了高等职业院校档案管理职务目前所处位置的状况：在高等职业院校许多的管理职务中，档案管理职务不能凸显教师才能，是陪衬高职院校其它职务的绿叶，是别类管理职务的储存库与奠基石。许多高等职业院校在理念上意识到了档案管理职务的显要性，然而在现实工作中没有产生对档案管理职务的注重，特别是某些高等职业院校以院校机构变革为托词，有意识地弱化档案管理机构的管理职务功能与地位，使档案管理机构没有发挥其价值。所以，在高等职业院校的所有检查评析中大家通常会察觉到如下状况：急需的资料数据缺失或匮乏，现存的或完善的资料数据大部分是临时抱佛脚编造出来的。
（二）档案管理任职人员专业素质低下
现今，许多高等职业院校档案管理职务人员的专业素养普遍都不高。高等职业院校档案管理人员大多都并非专业人士，并未受过档案管理专业的训练，也缺乏相关专业的高等学历：某些高等职业院校为了吸收或留下引荐的教授、博士后等高端人才，而将他们的亲属分配到档案管理机构任职；甚至某些高等职业院校为了拉拢关系而聘任临时工来进行档案管理工作。此类的任职人员队伍，导致高职院校档案管理员工对档案管理职务的地位与显要性注重不足甚至完全忽视。而且档案管理机构和其它管理的职务部门沟通很少，匮乏档案讯息的获取渠道，其职务人员匮乏电脑操作能力，档案管理职务的变革更新很难实施，这便使得高等职业院校的档案管理职务显得僵硬呆板，很大程度上阻碍了高等职业院校档案管理职务水平的提升。
（三）档案管理基础设备陈旧落后
现今，许多高等职业院校档案管理机构已初步配置了计算机等办公设施，然而计算机的应用领域仅仅局限在档案条目等文字的输入，档案应用的无纸化、数字化、网络电子化程度十分低。某些档案管理机构并未配置相应的设施，甚至连计算机都并非现代化的计算机，其中有的是其他系部或处室弃用的计算机，通过维修改装后设置的，难以配置现代化的管理软件系统。更加突出的，是直到今天某些高等职业院校档案的采集、记录、编排、分门别类等各项工作都靠人工手写，并非采取现代化的讯息技术。因为人工手写速率低、出错率高、工作量异常巨大，当面临检查评析时，此类高职院校的档案管理人员必需频繁地深夜赶工突击编辑，致使档案讯息出错率高涨、漏洞频现，非常大地削弱了档案管理卷宗的品质与可信度。
（四）高职院校档案应用率低
现今，许多高等职业院校档案管理的内容依然是以基础建设、党员职务、行政教学、财务类档案为主，其它科目的档案内容几乎没有。例如图片档案、语音档案、录像档案、实体物档案等十分缺乏，本院校的特色档案更是所剩无几，即使有一些也由于保存不当之类的因素而陈旧损伤。如此就使档案管理职务全方位为教学研究、用人机构和检查评析服务的职能作用弱化，档案应用面也变得十分狭窄。并且因为陈旧思想理念的影响和脱离时代的档案管理规章制度的限制，导致一些高等职业院校的档案管理职员匮乏服务意识、工作效益低下，致使档案主体的需求通常需办理许多纷繁复杂的手续才可以满足，如此就很大地减少了档案的利用效率。
二、高等职业院校档案管理职务的发展对策
（一）提高高职院校档案的认识水平
必需充足理解高等职业院校档案的内涵价值、地位以及功效意义。众人皆知，高等职业院校的档案内容是别类管理职务的重要讯息源头之一，是高等职业院校的财富库藏。其对于推进高等职业院校的教育教学创新变革、科学化管理院校、提升教育教学品质、拓展科学研究、提升工作效益、维护院校各项权益、展览院校各项特色以及发展流程具有至关重要的作用价值。
（二）提升高职院校规范化档案管理水准
高职院校规章体制是实现档案管理职能规范化的行事准则。高等职业院校必需严格依据相关的档案法规，综合本院校的客观状况，制订相应的可操作的规章制度与规范标准，并对此类规章制度和规范标准的落实与履行状况进行周期性检验、奖罚评析，依据法律法规实行治理档案、维护档案、使用档案。建设有成效且井然有序的管理机制。强化档案监管职务部门的责任意识，建设出一个知法守法的高素养的档案管理专业化人才单位，在职务工作中强调按章处事，坚决履行坚持原则不动摇的要求，履行职务水准不走样，执行程序不投机取巧，严格遵规守纪。如此方能保障高等职业院校档案管理职能规范化、高水平。
档案管理的现状及对策篇10
关键词：防震减灾档案管理应对策略
近几年中国各个区域对抗震防震工作高度重视，中国地震局下辖的各级单位在防震抗震减灾项目中逐渐制定了相应的科研项目档案，并将材料中的文字、数据和图表等相关内容融入正在建设的档案中，予以保存。因为防震减灾项目是国家建设的重点，因此整理和保护抗震减灾项目的档案工作是科研机构工作的重点，并将作为建设科学的重要组成部分，展现科研项目的进展和动态，为建设我国科研事业贡献力量。
一、防震减灾科研项目档案的概述
我国对防震减灾的研究面非常广，除了研究板块活动的构造、地震预警等，还对地震预测和防御以及海域地震等方面有一定的研究，目前，我国的防震减灾科研项目的种类主要有国家高技术研究发展计划（863）项目、国家重点基础研究发展计划（973）项目、自然科学基金、科技攻关、科技支撑计划等项目，主管部门的分工以及构成结构都是非常清晰明了的，中国地震局属各研究所是项目的主要承担单位，除此之外还有省地震局等项目承担单位。
近年来，由于地震发生的次数增多，为了防止和减少地震对我国带来的伤害，我国加大了对防震抗灾的投资力度，并且进一步地提高了研究种类、数量等方面，这一现象使我国的防震抗灾研究项目档案日益丰富，档案的全面性也得到了提高。但就目前的状况来看，我国对防震减灾的科研工作的档案管理还不能够充分的满足我国对科研管理工作的长远发展的需求，因此，我国对科研项目档案管理的水平提高还需要进行更深的探索与发现。
二、科研项目档案管理的现状分析
（一）防震抗灾科研档案的管理系统不规范
从20世纪80年代开始，我国有关部门对科研项目档案管理的规范性文件相继发出，这些文件的概括性和普适性都较强。因为科研种类在不断地增加，我国对于科研项目的各种方面都有了更高的要求，所以在这个阶段的普遍性规范文件已经不能够满足实际的档案工作的需求了。在档案归档的方面，仍然是我国科研项目文件材料收集的基础性的依据，但是科研项目研究的内容日渐丰富和国家对管理工作要求的提高导致了它对档案收集工作iDe指导作用显现出了局限性。在档案整理方面有曾有文案对整理工作提出了明确的要求。根据现阶段的情况看来，各类科研项目的档案都没有一个固定的编号，在验收的时候往往是使用的临时编号，验收结束后再根据《地震档案分类表》进行编入。但这种方式不仅容易使档案丢失，还加大了从业人员的工作量，降低了工作的效率问题。所以在部门验收前，就应当对各类项目进行一个固定的编码，验收后直接进行编入即可。除了这两个方面，在验收的过程中也从存在着问题，各类科研项目的主管部门并没有按照制度形式对档案验收进行一个规定，导致验收条件和验收程序都不明确。容易使验收过程中档案的验收混乱，和验收质量不过关。
（二）前端的控制和档案的过程管理都很薄弱
有文案提出，科研项目档案管理工作的基本原则之一是科研和建档工作在任务下达、进度检查、验收、报奖考核的“四同步”管理。但是根据实践显示，“四同步”的管理中对于前两个“同步”都非常难做到，然而大部分的档案工作主要是在“验收”这一阶段集中着。通过对此现象的观察，发现主要是存在着两方面的原因，一档案部门对于科研项目在报批、启动和执行的情况无法完全掌握，导致该部门无法对工作进行及时的指导、督促和整理收集；二在项目任务和年度或中期检查的统治下达时，项目主管部门没有对归档要求和进度检查的要求进行明确提出，导致课题组的人员对档案工作的重视度不足。
（三）对电子文件材料管理没有一个规范性，对于档案处于“重藏轻用”的管理状态
文件、文档和其他基础设施项目，主要是在与签署、密封等方面集中，这个是文档具有有效性的重要基础，由此我们可以看到原始的纸质文件档案应该在档案收藏中占据更重要的地位，在正常的情况下电子档案只是作为纸质档案的备份，防治纸质档案丢失或破损出现后，研究内容也随之丢失的状况出现。通过防震减灾科研项目本身的特点发现，在研究过程中会产生大量的试验数据、照片、测量资料、观测的出局、图纸等各种各类的材料，其中有部分材料是无法形成纸质的档案，电子档案的成了保存此类材料的首选，从而可以看出电子档案它在防震减灾科研项目档案保存的工作中具有不可代替的性质。但是据现状来看，使用电子收集档案还没有得到足够的重视，课题组的人员往往会大量的收集纸质文件，造成部分重要的材料或者核心的成果没有归档，从而导致科研项目档案的完整性缺失，利用价值的也会随之降低。
（四）从事档案工作的人员缺乏专业性的培训，并且流动性较大
科研项目档案管理工作队伍是有课题组和档案部门两部分的人员组成的，这两部分的成员对于档案管理工作队伍也是非常重要的。这两个部门的人员不仅要对档案工作流程的非常熟悉，还需要用有良好的档案工作的技能。在档案管理的实践中，一些科研单位中存在部分年龄偏大、工作经验不足且流动性较大的科研人员，从而导致课题负责人在选择完成档案工作的人员时，主要目标放在了正在读研的研究生身上，但这些研究生对档案工作的要求并不熟悉，而且鉴于研究生有非常大的流动性，更容易导致项目的文件材料流失，这也对档案部门的指导，监督工作大大增加了难度。还有，科研项目档案人员对于文件、文档和其他基础设施项目的档案人员相比之下，科研项目的档案人员能够参加学习和培训的机会非常少，从而导致他们的业务能力没有办法得到有效的提高。
三、科研项目档案管理的应对策略
（一）建立一个规范化的电子文件管理系统，并且做到档案能够达到的“藏以致用”程度
在电子文档的管理上，不仅要看科研项目中所产生的各种数据、图表等，还要根据科研项目自身的特点分类进行纸质和电子档的档案收集和储存，而且对于它的成果、内容等方面的收集范围、收集方式以及整理方式都必须要有一个准确的界定，以防收集的过程中出现漏收、重复收集的现象。同时还需要建设一个数据库，保证电子文档的完整齐全，这个数据库除了保证电子文档的完整性外还需要整合系统内部科研项目的档案信息资源，并且通过这个数据库平台各单位档案部所储存的档案都可以进行查阅，加大了档案的使用度，达到了档案“藏以致用”的目标。
（二）科研项目档案管理的体系建设要加强，还要加强档案管理的过程
作为地震系统档案工作的主要部门的中国地震局档案部，首先应当制定出一个统一的管理方式，针对各种项目不同的需求分别制定管理方式，主要有四个部分，一任务下达；二进度检查；三验收阶段；四报奖考核，从而以此做到使档案管理的过程更加良好。对于任务下达的阶段，主管部门应该将档案收集和归档的要求与任务同时下达和提出，对于承担项目的部门需要对项目下达的情况进行及时地了解，并且对与课题组的收集清单的要求，对兼职档案人员的员工进行档案工作的培训等工作，都需要按照规章制度所明确的收集范围和所的任务书的内容来执行。
（三）科研项目档案管理的体系建设的系统化管理
在相关部门对其下达检查通知的时候，不仅要对档案收集整理的检查要求进行明确地表示，承担项目部门还应当按照科研项目的一个进度，来检查相应的档案的收集整理进度，除此之外对于文件档案收集不齐全、不及时的时候要督促课题组的进度，让其进行补充完善。对于档案分类、编目等工作不规范时，要及时地给予指导并且要协助其进行整改。除了形式审查外，项目承担部门还需要协助课题负责人完成工作报告，对档案进行检查验收。验收通过后，还需要继续督促课题负责人对验收报告和验收意见的提交、成果奖励的申报等后续工作，从而将项目档案补充完善。项目承担部门对于有关部门的需求如实报告归档情况，并出具证明，有关部门也应当将其作为科技报将和科研人员提职考核的重要依据。
（四）对档案管理人员的专业培训加强
中国地震局应当建立统一领导、科技管理部协助档案管理体制，才加强对各单位的档案工作归口管理和业务指导。制度建设、人员培训等方面由档案部门负责，而科技管理部门主要对各类科研项目特点进行档案归档范围、管理流程等方面进行协助配合。
我国的防震减灾项目还处于一个发展积累的过程中，对于防震减灾科研项目档案的建设还存在着很多的问题，这些问题都将会在后期的发展中逐渐的改善和提高，想要我国的防震减灾工作达到一个新的高度，在其科研项目发展的过程中就必须不断地发现问题、提出问题，然后改善问题，而现阶段主要存在的问题有科研管理档案的体系、档案收集的方式方法、从事档案工作的人员等方面，只有将这些问题处理妥当之后，才能够使得我国防震减灾科研项目得到更好的发展，使防震减灾科研项目档案越来越完善，越来越丰富。使我国再次面对地震灾害时能够更有效地进行预防和后期的建设等。
参考文献：
[1]毛莅霞.防震减灾科研项目档案管理现状与对策[J].中国档案，2014，07：67-68.