档案室建设实施方案篇1
关键词实验室档案;规范化管理;问题;措施
中图分类号g271文献标识码a文章编号1007-5739(2010)22-0026-02
高校实验室是培养学生实践能力、奠定科研基础和提高学生实践综合素质的重要场所,而实验室档案管理则是实验室建设的重要组成部分。建立和完善实验室档案,是正确全面地反映实验室建设、管理和实验教学改革发展历史的重要手段,是管理过程进一步实现规范化、科学化的具体要求,也是判断实现管理目标的主要依据[1-2]。因此,搞好实验室档案管理对学校建设、管理、教学、科研起到重要的作用。该文就实验室档案规范化管理的重要性和范畴进行系统阐述,并对存在的问题及改善措施提出具体方法。
1实验室档案规范化管理的意义
1.1实验室实施管理、决策的依据
完善的实验室档案准确地反映了实验室管理、实验室建设、实验仪器设备、实验教学等有关实验室工作的全过程,因此,可以为实验室管理提供客观、科学的决策依据。
1.2提高实验室管理水平的重要手段
随着高等教育改革的不断深化,实验室愈加发挥着重要的作用,随着学生规模的扩大,高校实验室的规模、数量、水平和层次也必须快速发展。实验室档案是反映实验室工作、建设、管理等方面的真实记录,对于实验室科学管理水平的提高和传承起着重要作用[3]。
1.3实验教学改革的主要依据
对实验项目、实验方法、手段、实验考试办法等进行分析研究,对学生的反馈意见进行整理和分析都有助于进一步改善教学质量。实验教学过程中的实验教学档案,都有助于不断改进实验教学方法和手段,推进实验教学改革,从而不断提高实验教学质量。
1.4科研工作的基本保证
科研是高校的一项重要工作,科研离不开实验,实验为科研提供财、物、场所的保障。
1.5实验室仪器设备合理配置及科学管理的重要参考
实验室档案可以提供实验设备的功能、技术指标、用途、价格、质量、使用说明及仪器使用记录,可真实反映仪器的性能状况、使用效率、商家售后服务、实验科研对仪器的综合评价等,可为专业技术人员进行仪器设备选择、使用、维护、保养、开发及仪器的合理整合等提供参考资料。
1.6实验室及教学评估材料的有效积累
实验室档案的真实记录是对该实验室的客观、正确、全面地反映,所提供的可靠文字、图表和数据等,保证实验室评估的可靠性、客观性和准确性,有助于实验资料的长期保存。
1.7提高教师业务水平的重要途径
实验室档案建立的过程,也是实验教师不断学习和提高的过程。实验教师通过对实验室档案进行比较、鉴别、研讨等方式,吸取经验和教训,促进了业务水平的提高。同时也为其他教师从事实验提供学习的机会。
1.8考核实验室人员工作业绩的重要凭证
实验室档案记录着实验人员的基本材料,包括工作人员基本信息(职称、学历、简历、资格、科研论著、表彰获奖等)以及个人工作日志,岗位职责及分工细则,专、兼职实验教师及实验员的在职、流动、职务职称变动、业务考核、进修培训、奖惩情况,实验室主任任命文件等,这是实验室工作人员的德、勤、能、绩客观评价的主要依据。
2实验室档案管理的范畴
2.1实验室建设与发展类
包括实验室的建立、整合、转型、搬迁的记录和文件,实验室平面分布、空间布置和实验室建设规划,以及实验室管理体制和所承担的学科、专业、课程实验教学情况等文件。
2.2实验室管理类
一是实验室建设和管理方面的档案。如实验室建立、管理体制等方面的文件,实验室的建设规划、年度计划、年度工作总结,实验室使用情况登记,实验室各种管理规章制度。二是实验室环境管理档案,如实验室平面图,水、电线路图,实验室使用面积,学生人均使用面积,实验室防火、防盗、防爆等安全检查措施和检查记录,三废处理措施和记录等。
2.2.1岗位职责。包括实验室主任、实验员、实验教师的岗位职责及学生实验守则、实验实习报告等。
2.2.2仪器设备管理制度。包括大型、精密仪器管理制度,实验材料、低值易耗品管理制度,仪器设备赔偿管理制度,仪器调剂报废制度,仪器设备采购领导机构,购置计划、论证报告、维修和使用记录,仪器设备总值、明细表、配套率、更新率等资料。
2.2.3药品管理制度。包括药品领用、发放记录,药品招标采购情况记录,有毒有害、强腐蚀性物品保管制度。
2.2.4实验室环境与安全。包括实验室建筑环境,室内水、电安装布线情况,防火、防盗措施,三废处理措施及安全、卫生检查记录等。
2.3实验教学档案
一是实验教学文件及资料,如实验教学大纲、实验教学计划、教学进度表、实验指导书、有关教学管理和教学要求的各种文件。二是学生实验考核办法、实验考试成绩。
2.4实验室仪器设备档案
仪器设备档案包括仪器设备购置的领导机构及工作人员分工,申购报告及市场调研报告;申购报告的各级审批文件;仪器设备购置招标记录,供货合同或协议书,招、投标的中标文件;安装调试及验收阶段形成的文件材料;学校审计、监察结论;设备购置材料、使用说明书及维修卡、使用维修登记册、赔偿记录等。
2.5实验室资金投入档案
其主要包括实验用房、配套设备设施的投资情况;实验室仪器设备购置及维修、改造投资情况;实验材料及低值易耗品等日常实验经费开支情况。
3实验室档案管理存在的问题
3.1主管领导重视不够
主管实验室的领导缺乏对实验室档案建设重要性的认识。因此,对建档工作支持不够。
3.2实验室工作人员建档意识较差
实验室工作人员建档意识淡薄,平时不注意资料的收集、整理和归类,往往记录不全或者零乱,建档不规范,导致有价值的资料流失而不能及时服务于实验教学。
3.3档案建设制度不健全
实验室管理制度的不健全,使实验室档案管理工作无章可循,同时年终目标考核没有对实验档案评价的内容。
3.4实验室档案管理人员素质偏低
实验室的技术人员未经过档案管理知识培训,不具备档案管理的专业知识,不懂档案的归类、整理及收集,即使积累了一些实验资料,在查找、调阅、管理等方面仍存在较大困难。
3.5档案管理手段落后
当今信息化的发展使档案的载体形式已经不局限于传统的纸质文档,还包括大量的电子文档,因此,必须利用计算机及其网络对档案进行网络化管理。建立实验室电子文件的归档制度及科学的管理系统,实施电子档案的网络检索,优化电子档案的利用服务。
3.6档案工作环境和设施缺乏
档案管理需要必要的硬件设施,这是做好档案管理工作的物质基础。高校实验室应设有专门的档案室,设立专门的防潮、防腐、防火、防盗设备。只有在档案管理用房、设备上配置完备,才能保证档案管理的安全、有序,真正做到高校实验室档案管理的正规化。
3.7实验室档案信息开放力度不够
缺乏科学系统的归类、归纳、研究和开发使用体系,采取封闭管理方式,查阅利用范围小,利用率过低。
4实验室档案规范化管理的措施
4.1提高认识,加强领导
主管领导要充分认识实验室档案建设的重要性,明确实验室档案在实验室各项管理工作中所发挥的重要作用,把实验室档案工作列入领导职责范围,加大领导对实验室档案工作的支持;将其列入高校档案工作和实验室工作计划;详细规定归档内容、归档时间、归档类型和统计、保管、使用制度等[4]。
4.2建立健全档案管理制度
实验室档案具有涉及面广、专业性强的特点。因此,必须制定相应的实验室档案管理制度,如《实验室档案管理制度》《仪器设备档案管理制度》《实验室档案管理人员职责》《实验设备采购制度》《实验物品领取制度》等。对实验室档案组织机构、职责权利、利用及法律责任作出明确规定,使实验室档案管理工作进一步规范化、科学化、制度化。
4.3加强实验技术队伍建设,提高实验室档案管理水平
实验技术队伍素质的高低是搞好实验室档案管理的关键,领导对技术人员要不断地进行档案管理知识的培训,采取“走出去、请进来”的方法,开展各种形式的实验室档案管理研讨和开发工作,加强交流,提高认识,强化管理水平和业务水平。
4.4改善档案管理的工作环境和设施
硬件设施是搞好实验室档案管理工作的物质基础。因此,在学校经费许可的前提下,要有计划地为实验室档案管理投入一定的资金,创造必需的设施保障。
4.5提高实验室档案管理手段
高科技的信息时代意味着从传统的档案管理方式向科学管理方式的转变已成为档案管理向前发展的必然趋势[5]。利用电子文件、计算机网络技术改革档案管理已势在必行。因此,要通过计算机操作系统建立统一的数据库结构和规范的命名规则,逐步将手工操作的纸质文件分批向计算机操作的电子文件转化,并要积极创造条件通过网络扩大信息量和服务范围。
4.6充分发挥档案的利用效率
开展实验室档案管理工作的目的在于开发利用实验室档案信息资源,因此,档案是一种信息,更重要的是一种资源。实验基本操作的图片、录像带,实验方法的研究,仪器设备,特别是大型仪器设备功能的开发、扩展与整合等资料,都会为实验室管理和教学改革提供客观的依据,但不能将这项工作简单化,要能最大限度地发挥档案的利用效率,使其真正的为教学、科研服务[6]。
4.7加大实验室档案的开放力度
服务地方经济,加强校校合作、校企合作历来是高校的重要办学理念。因此,实验室档案在为教学科研服务的同时,也要充分加大与兄弟院校、生产厂家的合作与交流,为其他院校和地方经济的发展提供力所能及的服务。
5参考文献
[1]马斌强,袁超,李聪,等.高等农业院校开放实验室管理系统的研究[j].江西农业学报,2009,21(11):204-206.
档案室建设实施方案篇2
一、行业档案室实行档案资源共享的必要性
1、档案室建设与经济发展的速度不同步
虽然经济建设发展迅速，但企业在档案室建设中的投资仍然较少，这样就必然制约了档案室的建设和发展，使档案信息资源仅局限在本企业内，不能满足企业发展的要求，并且供需矛盾不断加剧。客观形势改变主观认识，资源共享成为亟待解决的课题。所以，为了充分开发、利用档案信息资源，必须加强档案室（馆）合作；分类采集，合理布局，走档案信息资源共享的道路。
2、行业内各企业的专业性质大致相同，但各有各的特点，所存档案各有侧重，互通有无已成为必要
一个企业档案室的档案信息可能比较丰富，但由于各个企业性质不同，专业有别，所保存档案的类别和内容也不尽相同，各有自己的重点；又因为各企业的历史和经历不同，档案内容的差别也很大，如设计院和工程建设企业、各生产企业，城建档案馆和专业院校，他们所存的档案都有自己明显的特点。如果建立档案信息资源共享，不但能解决一些专业院校及小企业、新企业在教学、科研、设计、施工、生产等方面在本企业档案室无法得到满足的问题，还能借助其他馆、室增加互相学习和交流的机会。尤其是一些设计和施工企业，不可能在短期同时涉及到新的项目、新的技术或其他亟待解决的问题时，而档案信息资源共享却能较大限度地满足这些需求。所以，行业内档案信息资源共享势在必行，它不仅能使更多的科研、设计、施工、生产企业和技术人员受益，还可以节约经费，充分利用和发挥档案资源的作用。
3、“封密式”档案室造成大量的档案信息资源浪费
在建筑行业内，不仅各大专院校、设计企业，而且施工、生产企业也同样设有档案室、资料室。他们的档案来源于本企业的工作经历，多为工作和实践的记录，因此，受到本企业的规模、发展历史以及专业的限制，档案资源的类别和内容不全面。另一方面是各档案室、资料室的室存档案和资料重复，甚至过期、无保存价值的案卷也没有销毁。这样，一方面造成重复和浪费，另一方面一些案卷长期滞架，无人问津。共建共享就可免除这些不必要的浪费，既节约人力、物力，又省去不少库房和柜架，档案资源也能得到充分利用，又使企业之间增强了合作，互惠共赢。
二、实现行业内档案室资源共享的对策
1、强化档案信息资源共享的意识
要实现行业内档案资源共享，不是个别企业的行为，甚至不是哪一个区域企业的行为。它涉及一些大专院校、科研、设计、施工、生产企业和专业档案馆及个人的合作问题；涉及著作权、知识产权、商业秘密；涉及各方面的近期和远期的利益。因此，从某种意义上来说，改变人们长期对档案资源的封密和占有的观念，强化档案信息资源共建共享的意识，是实行档案信息资源共建共享的必要前提。
2、建立行业的档案信息资源协调组织
由协调组织出面，会同院校、科研、设计、施工、生产等档案馆、室的负责人，协商统一管理工作；采取集中统一的原则，实行行业化管理，建立网络系统，形成有机整体，使共建共享在组织上有保障；制定发展规划、实施方案和共建共享章程，同时规定所有成员的权利和义务；运用经济手段平衡大小档案室的利益，调动各成员的积极性，各成员可以以室藏量、质量和技术含量等为依据，定期向协调组织缴纳一定数额的经费；在协调组织的统一管理下建立馆、室间互相借阅的制度和规定借阅范围，方便各成员对馆、室的使用，并提供必要的技术咨询。
3、建立档案工作标准化体系
档案信息资源标准化，是共建共享的基本条件。要实现共建共享就要建立强制的、全面的工作标准化体系，实行统一分类和编目，健全检索体系。首先，要编制企业全宗介绍、重大项目介绍、重点工程介绍和其他专题介绍，特别是要编制专题目录和专题介绍，方便使用者清楚地了解档案信息的比较准确的内容；其次，建立相应的网络平台，也可以利用企业办公网以及其他内部网站，为共建共享的试行及实施打下坚实的基础。
4、实现档案信息资源共建共享的模式
档案信息资源共建共享模式有三种。①集中型，指在本系统内对所有企业档案室的档案资源进行集中管理。所有检索目录共享，了解档案信息后利用互联网或者其他方法查阅档案。例如：淮北矿业集团以及其他集团型大企业的档案室实行共建共享。行业型是集中管理本地区同行业的档案资源，或者是案卷目录和专题目录业内共享，在了解档案信息后，商讨查阅档案的方法。例如：对一个城市所有的建设施工企业的档案室实行共建共享。网络型指将本地区或更大范围内的行业档案室进行集中管理，对分类目录、案卷目录、专题目录实行共享，做到能了解基本的信息源，再解决查档案的方法。例如：把本地区的大专院校、科研、设计、施工、生产等企、事业单位和城建档案馆联合起来，实行共建共享。
总之，随着社会的发展，只靠企业内的档案信息资源不能满足使用者的需求。除了做好档案信息资源的开发利用工作外，行业内档案信息资源共建共享也是促进科技发展的必要手段之一。
参考文献
①马费成等：《信息管理学基础》，武汉大学出版社，2000：104
档案室建设实施方案篇3
关键词：企业；档案；安全；体系
1概述
档案安全是档案工作的底线和红线，事关党和国家的根据利益。档案安全体系是“三个体系”建设的根本保障，是顺应党和国家的方针政策和档案事业发展规律而产生的实践体系，是我国档案事业的重要组成部分。加强档案安全体系建设，对于维护党和国家的历史记忆、推动档案事业发展、服务全面建成小康社会具有十分重要的意义。
2企业档案安全体系的内涵
企业档案安全体系是确保档案实体和信息安全的基础设施齐备、各项制度完善、整理操作规范的系统工程。企业档案安全体系建设包含三个层面：一是确保档案实体的安全，不损毁、不丢失；二是确保档案信息的安全，不失密、不泄密；三是确保档案的完整齐全并尽量延长档案实体和信息的保存时限。
3企业档案安全体系建设存在的问题
3.1人员安全意识薄弱
档案安全往往被当作仅是办公室或档案室的责任，忽视各部门的主体责任。部分人员对档案安全工作的重要性和必要性认识不足，在收集、整理、利用环节，归档不全、把关不严、传输随意，对档案实体的保护、信息的保密意识欠强。
3.2建设缺乏整体规划
顶层设计时没有系统化、统筹安排，没有纳入到企业的信息化系统建设，制定单项制度或系统时，缺乏一定的操作性和其他系统的兼容性，换版或升级未综合考虑各方因素，档案安全系统建设缺乏前瞻性。
3.3防护设施欠完备
档案库房设计欠规范，档案室选址欠科学，室内设施设备欠完整。基础设施投入不足，部分单位没有专门设备存放特种载体档案、实物档案，没有温度湿度控制、火灾报警、监控等系统。
3.4安全技术措施简单
对档案信息的内容安全层、访问安全层、传输安全层、环境安全层技术管理手段简单，存在一定的漏洞，监控力度不够。数据备份机制不够完善、备份方式单一。
3.5管理制度执行不严
制定了系列档案安全建设制度，但对执行情况未进行考核和检查，使得制度执行力度大打折扣，未执行或部分执行的现象时有发生。或者虽有考核，但没有奖罚措施，严重影响到制度的严肃性和执行力。
4企业档案安全体系发展策略
档案安全工作要整体规划、统筹安排、科学实施。采取“三位一体、三维覆盖、三措并举”的档案安全“三三策略”，切实加强档案安全体系建设，确保档案实体和信息安全，在确保完整性的基础上延长档案的保存时限。
4.1安全防范“三位一体”，坚持根本抓人防、夯实基础抓物防、注重创新抓技防
（1）坚持根本抓人防：档案安全的最大保障是人的责任。一是树立科学的档案信息安全观，加强对档案信息安全主体、档案信息安全内容、档案信息安全方式认识的综合。二是开展全员档案安全教育培训，切实提高人员的安全意识和工作责任感。三是推进素质提升工程，培育具备档案专业知识和安全信息处理能力复合型人才。
（2）夯实基础抓物防：档案室是保障档案安全的物质基础。一是库房要落实“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫措施。二是加大基础投入资金，确保档案安全基础设施到位。三是加大科技应用，提升安全保密技术，建立完善监控系统、消防灭火系统、温湿度控制系统。四是坚持实行定期保洁、检查制度，每月进行消防检查，每季度彻底进行一次卫生大清扫，每年进行库房年度档案盘查。
（3）注重创新抓技防。一是通过数据加密技术确保内容的安全；二是主要通过身份认证技术、访问控制技术等手段确保访问的安全；三是通过防火墙技术、入侵检测技术、网络隔离技术等手段确保传输的安全；四是运用电磁辐射防护技术确保环境的安全，不让窃取方接受到信息辐射的信号和复原出有关的真实信息。五是学以致用，不断把先进的科技应用到企业档案安全建设中。
4.2安全监管“三维覆盖”：档案室内安全与室外安全并轨，实体安全与信息安全并重，线上安全与线下安全并举
（1）档案室内安全与室外安全并轨。一是加强档案室内的查阅监控和销毁控制，未经领导审批同意，档案原件不得外借，未经档案销毁领导小组审批，不得私自销毁档案。二是预防为主，前移安全防线，加强主动防范，确保源头档案收集工作的完整性、多样性，内容丰富、种类齐全。三是加强利用环节的安全保密工作，室内档案不随意破坏、不私自加工，内容不随意传播、不私自上传网络，不得将未经审批的档案信息进个人网络宣传。
（2）实体安全与信息安全并重：一是实施定期检查制度，由专人负责定期对实体和信息档案状态进行检查，采用“消号”式进行整改处理。二是加强重点档案抢救修复工作，及时加固易碎、易裂的档案，及时除霉去污霉变档案，定期转存声像档案。三是重视档案信息安全工作，落实数据采集、数据传输、存诸处理、分析应用等各环节保障网络和信息安全工作，加强网络安全监控力度，确保档案信息安全。
（3）线上安全与线下安全并举：一是全面梳理平台漏洞，真正发挥非网功能，确保档案的安全。二是加强信息中心机房重地管理工作，无关人员不得进入机房，确需进入要进行人员登记。严格管理接入硬件设备介质，在操作系统中安装杀毒软件，定期扫描系统漏洞。三是加强登记备份推进工作，做到多位置保存数据及数据完整性恢复能力。
4.3安全保障“三措并举”：加强制度体系建设，加强安全条件保障，加强安全风险管控
（1）加强制度体系建设。管理制度是保障档案信息安全的重要措施。建立健全计算机和信息系统、人员安全管理、信息系统运行环境安全管理等制度，尝试推行安全信息审计、安全追责等制度，强化制度执行的刚性、管理的柔性，增强制度规范的可操作性。
（2）加强安全条件保障：一是调拨档案安全管理专项经费，加强档案室、档案设施设备、档案信息系统建设，为安全提供硬件和软件上的基础和技术保障。二是实施责任清单和移交清单，特别关注特殊时期的档案接收工作，特别涉及到机构变动、人员调整时的档案移交。三是加强对档案安全工作的审计，对因人为因素造成的档案安全问题，要进行及时整改和处罚，由此引发的档案安全事故，要坚决追责。同时也要积极奖励优秀的档案管理人员，形成人人抓安全、事事重安全、时时保安全的工作氛围。
（3）加强安全风险管控：定期进行风险评估，制定可行的应急预案。一是明确响应和处置的范围、制定安全应急处理流程，实施应急处理方法。二是定期不定时对应急预案进行演练，加强应急预案的实际可操作性。三是在安全事件报告和响应处理过程中，分析原因，记录过程，总结教训，制定防止再次发生的补救措施。
参考文献
[1]刘芸.完善安全体系加强风险监管[J].中国档案，2016，7.
[2]李玉红.档案安全体系建设中存在的问题及对策[J].档案管理，2014（06）.
档案室建设实施方案篇4
1.数字档案室建设的必要性
一是数字档案室是档案信息化发展的必然趋势。档案信息化作为企业信息化的组成部分，对企业的竞争力和服务管理有着一定的影响。目前互联网作为企业职能的重要表现形式和媒介，信息、网上办公等活动都依靠网络来进行，导致档案数量剧增，档案载体也呈现了多样化特点，用户对档案信息的需求仅靠纸质查询是满足不了的，因此，档案工作必须改变传统的管理模式，采用信息技术和手段，跟上企业信息化发展的步伐。在全国档案事业发展“十一五、十二五”规划中均提到了加快档案信息化建设、数字档案室建设等任务要求，实现档案管理的标准化、信息化、规范化，已经成为档案工作长时期的系统工程。
二是数字档案室的建立，优化了档案管理手段，将原来以实体管理为主转为多种形式的数字化管理，有利于保护档案实体，避免多次利用的磨损情况，降低档案管理成本，节省档案存放空间;能够缩短人工查阅时间，提高用户工作效率;能够实现资源共享，拓宽档案利用渠道、有利于档案宣传等等。
2.数字档案室建设的内容
数字档案室建设的内容包括软硬件基础设施的配备、网络建设、档案管理系统的开发、档案资源数据库建设、网上利用、标准的制定等方面的内容。
2.1软硬件基础设施建设
数字档案室建设必须配备齐全的基础设施，包括硬件设备和软件系统开发，硬件设备包括存储器、档案服务器、扫描仪、打印机、计算机等必要的输入/输出设备，实现档案信息资源的采集、加工及查询利用。在档案管理系统方面，要结合企业网络环境和办公自动化程度，选择软件的功能要包括电子文件的接收、归档、档案管理、提供利用等。
2.2网络建设
由于档案信息的保密性，企业在数字档案室建设过程中，要将档案数据网络单独设置，或者与办公网络设置到一起，与外网、企业其他网络进行区分，例如可将档案网络与外网隔离，将档案网络与办公自动化网络连接，方便数据转换、电子文件归档等等。
2.3档案数据库建设
目录数据库建设。档案目录数据库是档案利用、检索的基础，企业档案室在进行目录数据库建设过程中，要结合档案管理系统要求，设计统一、规范的录入标准，完善各门类档案的三级目录。同时为方便检索，可根据利用频率将档案进行细分，分门别类的建立各种数据库，例如合同档案、编研库等，提高档案利用效率。
2.4全文数据库建设
近年来，电子政务、办公自动化技术的广泛应用，产生了大量的电子文件，因此，全文数据库来源主要包括：oa办公自动化系统、库存档案数字化、日常收集的电子文档。oa系统中电子文件的归档，可以通过档案系统与oa的接口实现无缝对接，进行定期转换。因此，档案数字化的关键还是在于纸质档案的扫描加工。
要合理确定纸质档案扫描的范围。为取得档案数字化建设的最佳效果，纸质档案的数字化应坚持按需扫描、利用为本、抢救优先的原则。一是档案的重要性不同，例如基建档案中文字档案的利用频率远远不如竣工图纸，文书档案中的制度文件的利用率远高于一般通知性文件;二是考虑到档案利用者的需求，将日常利用频繁、关注度较多的档案进行扫描，能够极大的满足用户的需求，利于数字档案室的推广;三是年代久远的档案进行数字化扫描，能够有效保护原件不再继续磨损。在开展档案数字化扫描工作前，开展调研，了解利用者的需求，同时为保证档案的准确性和实用性，组织专业人员进行图纸扫描，合理确定档案扫描的范围。
要规范档案扫描流程，加强过程控制。数字化工作具体过程分为：鉴定、整理、扫描、图像处理、质量检验、目录录入、电子文件挂接等环节;明确扫描各个环节的责任人，例如出入库登记、扫描完后检查完整性等等;规范扫描格式、质量要求，按照《纸质档案数字化技术规范》，制定鉴定、扫描、图像处理、存储等规范。结合档案系统管理软件的特点，制定目录、原文挂接规则，建立档案目录、全文数据库。
2.5档案查询网站建设
查询网站是各类档案展示的平台，档案部门与用户沟通的桥梁，因此网页利用界面要设计合理、智能化，检索功能强大，满足用户的不同需求。
3.数字档案室建设的保障措施
3.1企业领导支持和重视是数字档案室建设的重要保障。
数字档案室建设是一项系统工程，涉及到资金投入、设备配备、人员组织、部门协调等方方面面的工作，仅靠档案部门是无法完成的。只有取得领导的理解和支持，才能将档案信息化纳入企业信息化建设中，才能推动档案工作的发展。
3.2建立集中统一的档案管理模式
在企业中集中、统一、高效的档案管理模式，是实现数字档案室的重要基础。档案集中统一管理，不仅仅是将各门类档案集中到一起，而是档案收集、归档、利用等工作的集中统一，提升档案综合管理水平，还能够集中各部门力量，有效的组织、实施档案数字化各项工作。例如在数字档案室建设过程中，可将各部门领导、兼职档案人员组织到一起，负责档案数字化具体实施的各项工作，能够加快推进档案数字化进程。
3.3建立和完善档案相关制度
数字档案室建设不仅要求档案基础管理制度健全，例如各门类档案收集、归档、利用、鉴定、销毁、统计等制度，还要建立和健全数字档案室建设所需的各种规范，例如，在启动数字化工作时，制定《档案数字化建设方案》，对数字档案室建设的技术标准、信息安全等进行规定;针对档案扫描，编制《eXCeL表格导入档案系统规则》、《科技档案目录录入规则》;针对网上利用，制定《档案查询系统使用说明》、《网上利用档案权限设置流程》、《网上利用档案流程》、《档案安全保密制度》等。通过制定一系列的管理规范，实现电子档案的全过程管理。
3.4提高档案人员的综合素质
数字档案室建设要求档案人员必须转变观念，加强学习，不仅要牢固掌握档案专业知识，还要掌握计算机、存储、数字加工、网络技术等信息化知识。档案人员的业务素质和能力直接决定着档案数字化建设的成败。因此，必须对档案人员加强业务和技能的培训，例如外出到档案管理先进企业参观学习，吸取和借鉴档案数字化管理经验，或者聘请信息化人员给档案人员培训，提高档案人员驾驭档案（下转第14页）（上接第43页）数字化管理的能力。
3.4加强对档案利用者的培训
档案最根本的是提供利用，无论在何时，都要将利用者的需求放在第一位。数字档案室建设过程中，档案人员不仅要建设丰富的档案信息资源库，更要采取面授、现场咨询等多种方式，教授利用者如何快速从网上查借阅档案，从而提高利用者的工作效率，让他们享受到档案利用的方便、快捷。
4.数字档案室建设过程中应注意的问题
由于网络具有开放性特点，能够使不同软硬件环境的计算机互相连接，达到资源共享和数据传输，但是网络中存在的不安全因素，例如病毒、木马等，都对档案信息安全有一定的影响，降低了档案信息资源的安全保密等级，因此，必须采取措施确保电子档案的安全。例如，明确档案系统管理员，负责档案的挂接、归档、检测等各项工作;将档案查询用户进行分级授权，根据其利用档案的类别，设置数据库访问权限;档案软件系统选择能够精准记录访问电脑ip地址的，防止发生失泄密事件;利用移动存储设备接收档案的时候，及时查杀病毒，避免多台电脑交叉使用出现病毒感染等。通过这些措施，确保档案信息的安全。
档案室建设实施方案篇5
一、新时代办公室档案管理工作存在的问题
（一）办公室档案管理工作缺乏信息风险意识。新时代，办公室档案管理工作的环境在信息化社会呈现出更加开放的特性，而且在管理理念上也实现了一定性的突破。但是，随着网络技术的不断发展，黑客攻击等恶意行为给办公室档案管理工作带来信息风险。由于办公室档案管理涉及到企业或单位各个部门的重要文件，一旦受到网络或者黑客恶意攻击，会直接导致档案文件信息出现安全隐患，尤其是对于涉及到一些机密性文件的企业或单位来说，这种文件一旦泄密将会给企事业单位带来巨大的不可挽回的损失。但是，当前很多办公室档案管理工作人员并没有强烈的信息安全意识，再加上档案管理工作内容较为繁杂，因此导致档案管理信息泄露的事件时有发生。
（二）档案管理组织和管理机制不完善。据相关调查发现，很多企业或单位的办公室档案管理缺乏构建相对独立的管理运行组织人员，而是将档案管理工作交由行政部门进行兼管，再加上档案管理工作没有实施岗位责任制，管理制度体系不健全，从而导致档案管理工作出现推脱责任、相互扯皮现象，这直接造成档案管理工作缺失。另外，在档案管理的实际工作中，很多企业或单位并没有严格按照相关的“保密”规定去执行，从而导致档案文件流失，严重影响档案的应用效率。
（三）档案管理工作的基础设施不到位。档案管理工作是一种系统性的、规模较大且耗时较长的工作，需要一定时间进行系统整理和长期摸索式的开展，同时需要一定的基础设施辅助。但是，当前很多办公室档案管理工作条件十分有限，部分办公室由于没有一定的投入，而缺乏设施，最终使得档案管理工作严重不到位，经常出现档案文件缺损或者丢失等情况，而这就严重影响了档案管理工作的有效开展。
二、新时代办公室档案管理工作的创新措施
（一）提高档案管理工作的信息安全管理意识，加强对信息安全技术的应用。首先，办公室档案管理工作必须树立信息安全管理的意识，并提高对档案管理工作的重视程度。尤其是在信息数字化数据库的大背景下，办公室档案管理工作针对信息泄漏问题，必须指定完备详细的信息安全策略来确保档案文件和信息的安全。第一，要正确评估和分析数字化档案信息安全风险，充分了解档案信息安全的需求，并加强档案信息安全的管理和组织，从而作出科学的信息安全保障规划，有效提升档案的信息安全程度。第二，办公室档案管理部门必须树立建立健全信息安全快速应对的机制，便于科学预测有可能发生的信息安全问题，进而针对问题快速制定出应对策略，保障档案信息的安全。
（二）建立健全办公室档案管理机制并构建安全的档案信息监管制度体系。首先，完善的制度化管理机制是企事业单位管理活动正常有序进行的基础，对于办公室档案管理工作来说同样重要。因此，对档案管理工作，必须加强对有关方面管理制度和机制体系的构建，促进档案管理工作创新成果的良好实现。在档案管理机制的构建过程中，相关规章制度的制定尤为重要，必须将其纳入到档案管理工作创新体系之中，避免其流于表面形式。其次，作为档案管理机构的上层领导人，为了确保档案管理工作能够在实践中按照规章制度具体执行，其必须构建一套信息监管制度体系，从而对档案管理活动产生政策向导或者制度约束作用。
（三）加大对办公室档案管理工作方面的投入，不断完善其信息化建设的物质基础。首先，根据新时代背景下办公室档案管理信息建设的新要求，要加大对该项工作相关方面的资金投入，不断完善和优化各种设备，为办公室档案管理工作的顺利开展提供坚实的基础条件。其次，加强构建办公室档案信息化管理系统以及网络平台，将数字化、专业化档案管理作为现时代档案管理工作的目标，从而有效提升档案管理工作的效率和质量。另外，要加大对人才引进的投资力度，构建一批具有专业管理能力的档案管理人才，从而形成优秀的人才团队和良好的组织文化。
档案室建设实施方案篇6
指导思想
以科学发展观为指导，深入贯彻落实党的十精神和中共中央、国务院《关于推进社会主义新农村建设的若干意见》，围绕区社会主义新农村建设中心工作，以农村档案工作的法制化、规范化为方向，以建立健全社会主义新农村建设档案工作长效机制为核心，以加强农业、农村、农民档案工作为重点，坚持统一领导，分级负责，遵循科学规划，分步实施，因地制宜，突出重点，分类指导的原则，整合涉农档案资源，建立与农村改革发展和新农村建设相适应的覆盖新农村建设各个方面的档案工作体系，切实提高机关、社区档案管理整体水平。
主要目标
全面落实科学发展观，以开展档案工作规范化管理为主要手段，建立起街道、社区二级档案工作网络体系和社会主义新农村建设档案工作的长效机制。年内，街道档案管理达到统一的规范化标准，到2015年，各社区档案管理达到统一的规范化标准，基本建立起档案资源丰富、设施齐全、管理规范、保管安全、利用高效，与社会主义新农村建设要求相适应的农业农村档案事业发展体系，建成省社会主义新农村建设档案工作示范街道。
实施步骤
根据省创建社会主义新农村建设档案工作示范县（市、区）活动的统一部署，上马街道档案工作示范街道创建活动从2013年5月起至2013年8月结束，分为三个阶段：
（一）实施准备阶段（2013年5月）：召开创建档案工作示范街道会议，成立创建档案工作示范街道领导小组，安排部署创建工作。
（二）全面实施阶段（2013年5—7月）：由街道党政办制定工作目标、年度计划，组织开展业务培训和指导创建工作。街道相关部门和各社区按照创建标准和要求，全面开展创建工作，建立起新农村建设档案工作的长效机制。
（三）检查验收阶段（2013年8月）：待全街道创建工作全部完成后，申请上级有关部门对我街道创建省社会主义新农村建设档案工作示范街道、示范社区进行验收。对创建活动中的先进集体和先进个人在年终给予表彰。
任务要求及职责分工
社会主义新农村建设档案工作示范街道创建活动在全街道各部门、社区中进行，主要内容是建立覆盖新农村建设的档案资源体系和方便农民群众的档案信息利用服务体系，各相关部门职责为：
（一）党政办
1、制定创建工作实施方案，组织动员、开展业务培训和监督检查，推动全街道创建活动有序开展，积极配合区创建工作领导小组做好各项迎检工作。
2、争取在2013年7月底前通过市档案局组织的考核验收，实现目标管理。
3、指导督促社区做好相关工作，并确定示范社区创建对象，进行重点指导和帮扶。
4、接收部门档案并补充到2012年，街道档案归档率达100%，全面实现综合管理。
5、开展面向农民的现行文件查阅服务或档案信息利用服务，在农村档案信息共享工程方面有新举措。
6、档案室实现计算机辅助管理档案。
（二）机关各部门
1、各部门6月底前将2012年(含)以前形成的档案移交到街道档案室，个别部门因工作需要，便于日常工作查考利用，可以将档案移交年度适当延迟1~2年。
2、组织、经管中心、财政所三个部门将档案整理规范，存放到街道专门档案室保存，电子目录移交街道档案室（部分档案可以不移交专门档案室，但须整理规范，妥善保存并将电子目录移交街道档案室）。
（四）社区
1、社区档案建档率达100%，设置专门档案室，有条件的社区要设阅览室，阅览室可与社区文化中心结合使用。档案室做到防高温高湿、防火、防盗、防光、防虫。各项档案管理制度齐全、完善。
2、制定《村级文件材料归档范围和保管期限表》，做好文件材料的收集、整理、保管和利用工作。
3、对党务、社区事务、财务、资产管理、基础设施、生产经营、土地承包、林权改革、农村重大活动、农村传统文化和非物质文化遗产保护等方面形成的文件材料实行集中统一管理，建有村民档案、农村社保档案、农民健康档案、农民工档案、农产品质量档案等。
4、所有社区配备能上互联网的计算机，农民不出社区就可以在网上查阅政府公开信息和档案信息。
5、利用社区档案资料，编写村史沿革和大事记。
工作要求
（一）加强组织领导。将档案工作列入社会主义新农村建设规划，成立上马街道创建“省社会主义新农村建设档案工作示范街道”工作领导小组，领导小组办公室设在党政办，负责组织实施创建活动的具体工作。各社区、各部门要高度重视此项创建工作，各社区要成立领导机构，落实分管领导及责任人，要细化目标责任，落实具体经办人员，确保各项工作的顺利开展。
（二）明确工作责任。各社区要各司其职，互相配合，互相支持，严格分工责任制，形成街道、社区二级联动，齐抓共管的局面，共同推动创建活动的顺利开展。街道各部门加强对本部门档案包括“三农”档案的收集、整理，确保档案齐全、完整，不遗不漏，共同助推创建活动的开展。
档案室建设实施方案篇7
关键词：重点工程档案管理项目组负责制
0引言
宣钢5#、6#焦炉及配套设施改造工程从立项、审批、设计到开工建设，形成了大量的有价值的档案资料，这些档案资料全面反映了工程建设的详细情况。做好这些资料的收集与管理，对工程建设过程管理和工程竣工投产后的正常生产组织维护，具有十分重要的意义。同时，我们也看到，随着我国市场经济体制的逐步建立，重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，对工程档案的收集、归档、管理提出了新的要求。宣钢焦化厂在组织好工程建设的同时，把工程建设资料的收集归档作为工程建设的一项重要工作来抓，切实加强企业重点工程档案管理工作。在工程管理实行全新的项目组负责制的基础上，建立了重点工程项目档案负责制，从实际出发，认真做好工程建设资料的收集工作，理顺工作程序，采取有效措施，在保证重点工程项目档案工作与建设进程同步的基础上，保障工程档案资料收集工作的正常进行，确保5#、6#焦炉技改工程项目档案完整、准确、系统。
1建立重点工程项目档案负责制，形成覆盖工程建设各个方面的工程资料收集网络体系
宣钢5#、6#焦炉技改工程是宣钢为实施铁钢材各600万吨规划目标的重点配套项目，也是为张家口市城市居民提供优质煤气气源的一项重点工程。焦化厂继续采用“项目组负责制”的工程管理模式对整个工程进行管理，在工程所涉及人员各自身份不变的情况下，成立工程项目指挥部，下设四个项目组，由厂长、承担工程任务的生产车间主管领导、科室的技术人员组成，在不改变现有编制的情况下，充分利用现有的人力资源，而每个人原来所承担的厂内业务不变，同时规定了各项目组的职责和任务，对项目的招标、合同签订、工艺技术论证、方案确定、施工组织、设备到货验收、资料整理收集等方面进行管理。
宣钢5#、6#焦炉技改工程竣工资料收集的齐全完整准确，对焦化厂今后的生产管理、技术改造具有十分重要的作用，因此焦化厂加强对档案工作的集中统一管理，建立重点工程项目档案负责制。我们按照统—领导、统一制度、分级管理的原则，成立了档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由总工程师主管档案工作，档案室设立专职档案员，在各项目组指定专业技术人员担任兼职档案员，形成了全厂的档案管理网络。技改工程指挥部在工程开始时，即把有关技术文件材料收集工作落实到人，做好积累、保管工作，由各工程项目组组长负责档案管理，做到每个重点工程均有专人管理，负责工程资料收、发、转、整理、归档及竣工档案收集等日常工作，其它项目组负责本工程范围内的技术方案、设计审查、施工组织、网络，这样从组织机构上形成了一个专、兼职档案员、各项目组、各施工单位相结合的工程资料收集网络体系，保证档案管理与项目建设同步进行，确保了工程资料的完整收集，避免了工程资料收集上的疏漏。
2围绕工程建设，理顺工作程序，形成全面的重点工程档案收集渠道
近年来随着技术进步和宣钢发展的要求，焦化厂技术改造任务加大，生产与基建施工项目交叉点多，为确保重点工程项目档案资料齐全完整，在基建工程项目开工之前，将有关计划通知各部门的档案管理人员，让档案人员参加设备开箱与有关工程会议，使档案人员在文件资料形成之初就能把握文件的来龙去脉，以便及时完整地收集相关资料，使应当归档的资料“粒粒归仓”，对基建、技术等档案的收集、整理、保管、移交、存档规定了明确的工作程序。工作程序由档案管理部门、各建设单位的工程技术人员和施工人员共同制订，制订出的工程项目档案工作计划，既符合工作进程，又符合档案管理要求。
在健全组织机构、明确工作程序的基础上，还进行具体的分工。各项目组负责工程档案资料收集工作，档案室与各项目组密切联系，首先对中冶焦耐工程技术有限公司、宣钢设计院等完成的有关工程项目的各种设计图纸、资料、设计变更等材料，经过档案室收进来、登记、审核、建台账，然后将施工图纸等资料分发到各项目组，并登记上账，再由项目组向施工单位分发。工程竣工时项目组负责项目竣工资料的验收，及时将该工程需要归档的有关图纸、文件资料收集齐全完整，进行审查，经过系统的整理后向档案室移交。各项目组在资料管理上对档案室负责，既负责接收资料，又负责收集、汇总、整理工程项目档案并与施工单位一起交付竣工资料。
为更好地做好档案管理工作，档案室人员经常深入现场进行指导，一方面向工程技术人员和施工人员宣传档案工作在工程建设中的重要作用，使他们在平时工作中有意识地做好工程档案资料的收集，另一方面加强档案人员与工程技术人员的联系，积极提供有效服务，从而通力合作，共同做好工程档案管理。
3强化档案全过程管理，形成做好重点工程档案工作合力
重点工程项目档案涉及面广，贯穿于工程全过程，工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，因此建设和施工单位的每一个档案管理人员头脑中都要有“档案”意识，要认识到做好档案工作，不仅仅只是为当前工作服务，也是为历史负责的表现。因此必须把各方面的力量集聚起来，形成齐抓共管的整体全力，即全过程管理。在全过程管理中，按照《档案法》和《建设项目（工程）验收办法》的有关规定，坚持对重点项目档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则，保证工程档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，为竣工后的生产、运行、维修、改扩建服务。
首先，要树立质量管理意识，运用合同条款和档案管理的有关规定来提高重点项目建设工程档案的编制质量。在与施工单位签订施工合同和协议时，就把有关档案资料收集归档工作列入合同的条款中，同时在合同和协议中明确提出档案资料的归档要求，将《建设项目（工程）档案管理规定》下发给进厂的施工单位，做到工程验收与档案检查、交付验收同步进行。从工程项目的可行性研究论证、施工许可证、初步设计审查、土建、设备、供排水、电器的施工、设计变更单及竣工图的编制等方面进行检查验收，各项目组严格把关，并列入厂经济责任制考核中，以确保工程竣工档案的形成质量。这样形成齐抓共管的局面，确保重点工程项目档案资料齐全、完整、准确。
其次，在搞好重点工程档案管理中，充分利用先进的档案管理手段，建立档案管理网络。档案室负责集中统一管理本工程项目的所有档案，并对项目建设过程的各个阶段及各部门、设计单位、施工单位文件资料的形成、积累、整理、归档工作进行监督和指导。让网络覆盖整个工程项目，使之适应现代社会需要，为项目建设单位提供更好的服务。
4注重实效，健全完善的保证措施
重点工程项目建设是一个动态的过程，从项目的提出、设计到施工、验收，档案一直处于活跃的状态，直至验收以后，才能相对稳定。工程项目档案记载了工程项目活动的全过程，一旦工程出了问题，或交工后，需要改建、扩建，档案资料就会成为宝贵的信息资源。搞好企业重点工程档案管理，仅靠档案工作人员埋头进行具体业务工作远远不够，其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用。
在重点工程项目建设中，影响重点工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重，部分人员不重视。为了解决这个问题，焦化厂注重健全和完善工程资料收集的保证措施，从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约，做好“三约束”，摆正档案和建设项目的关系，确保了重点工程收集归档工作的正常有序进行。
4.1在《经济责任制考核》上进行约束。把工程资料的归档情况，作为对车间、部室的一项考核内容。工程资料收集归档不及时、不齐全的，与各单位奖金挂钩，进行扣罚。
4.2在工程竣工验收环节上进行约束。按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误；工程竣工验收前必须先交齐工程竣工的有关资料，工程资料不齐全的不进行竣工验收。
4.3在工程决算、付款上进行约束。把工程建设资料收集、归档的及时性准确作为办理施工单位工程决算、支付工程款、支付工程质保金的一个重要条件。各工程项目组、档案室负责对施工单位的工程竣工资料归档情况进行审核、验收，齐全完整的予以签字确认。经签字确认的，给予决算、付款。验收不合格的，不签字确认，并不予付款、决算。
5开发利用档案信息，促进档案管理工作
档案室建设实施方案篇8
关键词：保定1段工程档案管理工作
abstract:thesouth-to-northwatertransferprojectisthenationalkeyconstructionproject,whosewholecourseoftheactivitiesoftheconstructionprojectisrecordedinprojectfiles.asaspecialproject,itshouldpayattentiontobuildprojectfile.now,combinedwithexperienceinengineeringfilemanagementinrecentyears,thispapersimplydiscussessomepracticesoftheno.1sectioninBaodingcity.
Keywords:theno.1sectioninBaodingcity;projectfile;management
中图分类号：G271文献标识码：a文章编号：2095-2104（2012）
南水北调中线一期工程天津干线保定市1段工程位于河北省保定市徐水县、容城县、白沟白洋淀温泉城开发区和雄县境内，东西走向，渠线全长45.68公里。工程主要以3孔4.4×4.4米现浇钢筋混凝土输水箱涵为主，共包含81座建筑物。
工程建设线路长、周期长、专业性强、作业点分散，针对其工程特点，我们始终围绕着确保档案“完整、准确、系统、安全”这一管理目标来开展工作，工程档案与工程建设同步进行。
即：在工程开始阶段，就成立了综合档案室，建档工作与工程建设同步；在工程建设过程中，工程技术人员检查工程质量的同时，档案人员也随同检查施工资料的形成、整理、保管情况，并提出指导整改意见；在每一项工程(包括单位、分部工程)质量验收时，档案人员同时验收竣工档案。如果竣工档案不完整，与客观实际情况不符，手续不完备，则竣工档案不予验收，且工程不能组织验收。在实行“三同步”管理的过程中，我们主要有以下几点做法：
1、设立综合档案室，建立专职档案员、资料员相结合的档案管理网络
保定市1段工程在组建管理机构时，就成立了综合档案室，配备了专职档案员，各部门指定了兼职资料员。保定市1段工程档案管理按照统一领导、分级管理的原则，建立、健全工程档案管理体系，成立了以建管单位副主任为组长、各监理总监和施工单位技术负责人为成员的工程档案管理工作暨档案专项验收领导小组，领导小组下设办公室，办公室成员由各参建单位档案专、兼职档案管理人员组成。
2、制定完善的档案管理规章制度
根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案工作法规和标准，按照中线建管局相关文件要求，并结合保定市1段工程建设情况，制定了完善的档案管理制度和《保定市1段工程档案实施细则》，对收集范围、组卷方法、归档要求、档号结构、图纸折叠方法、规格、档案制成材料、著录等做了具体规定，使档案资料的形成、归档有章可循。明确了专兼职档案员的工作职责，要求专兼职档案员对资料管理工作一定要认真负责、一丝不苟。
3、把施工资料管理和竣工档案编制工作纳入合同文件中
要使施工单位在工程验收后三个月内提供四套竣工资料，就必须有一个强有力的制约措施。在工程前期工作中编制招标文件和签订合同协议时，就把编制竣工文件的有关要求列为专门条款，并且将竣工图纸、施工日记、大事记、施工照片的记录、录像等也列为竣工文件的内容。如果工程结束后竣工文件没有及时完成或编制不合要求，则要扣除工程抵押金。合同，是法定代表人之间相互明确权利和义务的协议。我们将工程档案管理纳入工程合同进行合同化管理，实践证明是行之有效的办法。
4、综合档案室对资料的管理实行集中统一的全方位、全过程管理
竣工档案质量高低的评判标准之一，就是看档案是否完整齐全。因此，档案室对工程文件、图纸的进出要严格把关，做好收发文登记工作。我们规定，凡是设计院提交的设计文件、施工图纸，不管是寄来的还是托人带来的，一律要先交档案室登记，然后再根据审批和借阅手续，由档案室负责复印、分发。平时的文件收发、保管工作均由档案员负责，这样有利于档案员对全部文件，资料的了解，有利于保证档案的完整性。档案员要制定文件平时分类目录，将这些文件资料按目录分别存放在卷盒内，便于平时查找，到最后编制竣工文件时就方便得多。档案室的监督指导职能发挥得如何，直接关系到全宗档案的完整、准确和安全。在发挥档案室的监督指导职能方面，我们主要从宣传《档案法》、提高认识、统一思想、制定规章制度和执行标准，加大平时检查力度和进行具体的业务指导等方面入手。特别是不能忽视具体业务指导，因为监理部和施工单位的大部分资料员都是兼职的，对档案工作的业务规范不熟悉，虽然有档案归档制度的约束，但面对数量、内容繁多的资料有时感觉无从下手。对此，档案室人员经常下工地，手把手地教他们如何分类、整理。我们制定了文件平时分类目录，指导他们将工程资料按条目分别存放在卷盒内，便于平时查找，也便于最后编制竣工文件。在编制竣工文件前，明确了文件材料的归档范围、分类编号、卷内文件的排列顺序、装订等要求，让大家按操作步骤有条不紊地进行归档立卷，做好平时收集、预分类、整理工作和竣工后突击整理立卷相结合，以保证全部竣工文件完成的及时性。
5、重视工程档案信息化建设
随着信息技术水平的提高，档案信息化建设赋予新时期档案工作崭新的内容，为档案工作带来了前所未有的发展机遇和挑战。档案著录是做好档案信息数据库的第一步，通过著录将文件的内容和形式特征记录下来，形成数据条目录入计算机，形成档案信息数据库。保定市1段对各施工、监理单位进行培训，要求对著录必须统一规范。并对建设过程中产生的大量电子文件和声像资料进行收集、分类、存储和备份，保护了电子文件的原始信息。
6、重视音像资料的拍摄积累工作
档案室建设实施方案篇9
这次会议的主要任务是：总结交流全国中小城市建设档案工作二十多年来的经验和做法，分析探讨新形势下中小城市建设档案工作面临的新情况、新问题，研究部署今后中小城市建设档案工作，推动中小城市建设档案工作深入开展，为我国城镇化健康快速发展贡献力量。
下面，我就全国中小城市建设档案工作的主要成绩、基本经验和今后工作讲几点意见。
一、中小城市建设档案工作的主要成绩和基本经验
中小城市（包括县、镇，下同）建设档案工作自上世纪八十年代中期开始逐步建立，在各级建设行政主管部门的正确领导和关心支持下，经过二十年的发展，取得了显著成绩。
（一）健全完善了工作机构，形成了科学规范的管理体制和运行机制
目前，全国520多个中小城市基本上都建立了城建档案馆或城建档案室，80%以上的县级建设行政主管部门设立了城建档案室或城建档案馆，负责收集、保管和提供利用本地区形成的城乡建设档案，并指导和监督本地区城乡建设档案工作。为加强城建档案馆（室）的监督指导职能，相当一部分地方政府赋予了城建档案馆（室）“城建档案管理处（办公室）”的职能，形成了“一个机构、两块牌子”的工作体制。
（二）法制建设进一步完善，建设档案工作开始走上法制化轨道
各地中小城市建设行政主管部门积极开展档案法制建设，从三个方面加强了依法治档工作。一是认真宣传贯彻国家、省、市有关建设档案工作的法律法规和部门规章，并将《城市规划法》、《建设工程质量管理条例》（国务院令第279号）、《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）、《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部令第136号）等建设档案工作的有关规定，细化落实到实际工作之中。二是结合当地实际，积极制定建设档案工作的规章及规范性文件。辽源、邯郸、鹤壁、普兰店、公主岭、张家界、铜陵、安庆、广元等一大批中小城市以市政府名义制定和了加强建设档案管理的政府令或规范性文件。三是积极开展建设档案执法检查活动，依法查处不向建设行政主管部门移交档案的单位。辽源、三门峡、宿迁等许多城市都开展了建设档案执法检查。通过依法治档，建设单位和有关部门的档案意识大大增强，建设档案的收集渠道逐步畅通。
（三）馆藏档案数量快速增长,整体管理水平进一步提高
多年来，各地中小城市城建档案馆（室）强化管理措施，加大工作力度，收集保存了大量建设系统业务管理档案、房屋建筑与市政基础设施档案、重点工程档案、房地产档案、声像档案等，馆藏档案数量快速增长。吉林辉南、山西大同、安徽宿州、河南三门峡、广东梅州、内蒙古鄂尔多斯等一大批城市馆藏档案都已超过2万卷，吉林辽源、内蒙呼伦贝尔等地馆藏档案已达5万余卷，江苏昆山馆藏档案已达7万余卷。为确保建设工程档案的移交进馆，各中小城市建设行政主管部门都将工程档案管理纳入规划许可、施工许可和备案管理程序，普遍实行了“一书一证”制度（即工程开工前建设单位要与城建档案馆（室）签订《建设工程档案报送责任书》，工程竣工验收备案前要由城建档案管理部门出具《建设工程档案验收合格证》），工程档案基本上都已接收进馆，接收率达90%以上。
为加强档案科学化、规范化管理，各地加大对档案管理工作的投入，建立了馆房，配备了密集架、计算机、扫描仪、温湿度自动监控设备等，采用现代化管理手段，开发计算机管理系统，按照国家标准对档案实行信息化管理，规范化、标准化管理程度大大提高。
（四）村镇建设档案工作不断推进，为社会主义新农村建设和城乡统筹发展做出了贡献
随着城镇化进程的不断加速，村镇建设发展很快。为了记录和保存村镇规划、建设过程中形成的档案资料，为今后的村镇规划、建设和管理服务，各地建设规划管理部门和建设档案工作机构不断拓宽村镇建设档案工作领域，加强村镇建设档案的收集、整理、保管和利用工作。云南个旧、辽宁新民、普兰店、河北满城、涿州、江西都昌、江苏江阴等不少城市城建档案馆（室）开展了村镇建设档案工作的探索，他们与村镇建设办公室合作，将村镇建设工程档案管理纳入村镇建设工程规划管理、施工管理、备案管理程序，保证了村镇建设档案的收集进馆，在村镇规划、建设和管理过程中发挥了重要作用。
（五）认真贯彻建设部第136号令，地下管线档案工作全面启动
《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部令第136号）颁布实施后，各中小城市建设行政主管部门积极贯彻落实。吉林通化、辽宁普兰店、天津塘沽、浙江余姚、山西长治、安徽铜陵、广东中山等一批中小城市（区）开展了地下管线普查建档工作。普兰店、保定、长治、中山、阿克苏等地认真执行查询制度、告知制度、竣工测量制度、档案移交制度、档案综合动态管理制度等，建立了地下管线档案报送与管线信息及时更新的动态管理机制，基本上实现了全市地下管线档案的综合动态管理，逐步扭转了因地下管线档案信息不全不准，造成地下管线被挖断事故频发的被动局面。
（六）档案管理日趋标准化、规范化，信息化管理水平不断提高
各地中小城市城建档案馆（室）按照国家标准《城市建设档案著录规范》、《建设工程文件归档整理规范》和建设部颁布的《城建档案分类大纲》、《城建档案保管期限与密级划分》等一系列技术法规整理档案，并根据本地区档案管理实际，建立和完善了档案收集、整理、借阅、统计等各项规章制度，极大提升了档案管理质量和水平。同时，多数城市采用了计算机管理系统对档案进行著录、检索、查询、统计等，不少城市开设了局域网，有的已在着手建设数字化城建档案馆，档案现代化、信息化管理程度大大提高。
（七）城建档案馆（室）从收集保管型向开发利用型转变，档案开发利用的社会经济效益显著
各地中小城市城建档案馆（室）不断探索从收集保管型向信息利用型转变的路子，面向城市建设积极开发档案信息资源，广泛开展编研工作，使城建档案在城市规划、勘察、设计、施工以及城市管理、房屋确权、解决纠纷、审计稽查、抢修救灾、运行维护、编史修志等工作中，发挥了重要的、不可替代的作用，产生了巨大的社会和经济效益。如在广州至佛山城际快速铁路建设中，面对工程紧、难度大的状况，佛山市城建档案馆仅用20个工作日就为设计单位提供了地铁沿线的地下管线档案和149幢建筑物的桩基资料、地质勘察资料等4165卷，既为勘察设计单位缩短了勘察时间，又节省了勘察经费，仅钻探工程费用就节约160万元。四川省“十五”期间，各级城建档案馆（室）共接待档案利用20万人次，查阅利用档案50多万卷（件），为国家、集体和个人避免经济损失4亿多元。广东梅州市城建档案馆近几年来通过提供档案利用，创造可测算的经济效益达1500万元。
纵观全国中小城市建设档案工作的发展历程，总结各地开展建设档案工作的经验，大家普遍认为，通过自身努力，争取领导重视和各部门的行政把关，狠抓依法治档、信息化建设和对外服务，是发展壮大建设档案事业的一条基本经验。其中，领导重视是关键，依法治档是基础，行政把关是保障，信息化建设是手段，搞好服务是核心，自身努力是根本。
在肯定过去工作成绩和经验的同时，我们也应看到，目前中小城市建设档案工作还存在许多困难和不足，许多深层次矛盾和问题还有待于研究和解决。主要表现在：第一，有的地方建设行政主管部门对建设档案工作重要性的认识还不够，部分县市至今还没有履行管理全市（县）建设档案工作的职能；第二，人员队伍思想观念陈旧，开拓精神不强，素质亟待提高；资金投入不足，经费相当紧张，制约着建设档案事业的持续发展；第三，建设档案收集难的问题依然没有根本解决，尤其是地下管线档案的收集和管理在大多数城市仍进展缓慢；第四，档案服务工作与城乡建设和社会经济发展需求相比，还有相当大的差距，还没有实现从“收集保管”型向“信息服务”型的根本转变。
二、求真务实，开拓进取，全面加强城乡建设档案工作，为经济社会发展贡献力量
我国已进入全面建设小康社会和构建和谐社会的新阶段，各地区各部门正全面落实科学发展观，统筹城乡发展，开展社会主义新农村建设，积极稳妥推进城镇化进程，在这种形势下，中小城市建设事业将获得前所未有的发展。我们必须抓住这一机遇，与时俱进，创造性地开展工作，把中小城市建设档案工作推向一个新阶段。
今后几年，中小城市建设档案工作的指导思想和发展目标是：以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，认真贯彻党的十六大和十六届三中、四中、五中、六中全会精神，全面落实科学发展观和构建社会主义和谐社会重大战略部署，求真务实，开拓创新，积极加强机构队伍建设，全面收集、科学保管、合理利用城乡建设档案，大力推进档案信息化建设，增强服务意识，提高服务水平，努力把城建档案馆建设为本地区建设信息资料中心、地下管线档案信息中心和城乡建设重要数据的备份中心，为保证城镇化健康发展做出更大贡献。
我们的工作重点是：
（一）提高认识，加强领导，依法履行建设档案管理职责
做好中小城市建设档案工作对加强社会主义新农村建设，促进城乡一体化发展和推进城镇化进程具有十分重要的意义。中小城市建设档案工作是城乡建设事业的重要组成部分，一切城乡建设活动，不论其过程多么复杂，最终只能留下两个结果，一个是建筑实体本身，另一个就是城乡建设档案。城乡建设档案是城乡规划、建设和管理的重要基础资料，是建设行政主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法监督的重要依据，是抗震防灾、应对突发事件的重要信息，也是工程建设、维修养护、改建扩建、审计稽查、维护权益的可靠信息和凭证。
统一管理城乡建设档案是各级建设行政主管部门和城建档案工作部门的法定职责。在国务院关于建设部的“三定”规定中，明确规定要“管理城建档案工作”，这也是全国各级建设行政主管部门的职责。在国家和地方近年来颁布的法律、法规、规章和政策规范性文件中，都明确规定了建设性政主管部门对建设档案工作的管理职责。各地中小城市建设行政主管部门及其城建档案馆，须对城市行政区范围内的建设档案，包括各级各类开发（园）区建设档案及村镇建设档案，实行集中统一管理。
应当强调，建设档案产生于城乡规划、建设和管理工作，同时也服务于城乡规划、建设、管理工作，它需要在城乡规划管理体制中运行，需要纳入规划建设管理工作程序。从一定意义上讲，城乡规划、建设、管理工作与建设档案工作既相互联系，相互依存，又相互促进，密不可分。长期以来，各地根据实际工作需要，建立形成了由建设、规划行政主管部门统一管理建设档案工作的管理体制和运行机制，实践证明是科学合理的和行之有效的，需要继续坚持和进一步发扬。
各级建设行政主管部门要高度重视城乡建设档案工作，切实履行对建设档案工作的管理职责，在领导谋划城乡经济建设与社会发展工作中，要统筹建设档案工作与建设事业改革与发展，切实加强对城乡建设档案工作的组织领导。要将建设档案工作列入领导议事日程，列入每年的工作计划，特别要加大对建设档案事业的投入，从机构设置、人才队伍、经费投入、馆房建设、信息化建设等各方面加大支持力度，为建设档案工作创造良好的物质基础和条件。
（二）完善法制，强化机构，充实人员，为建设档案事业的发展打下坚实基础
依法治档是建设档案工作的基础，各地规划、建设行政主管部门和城建档案馆（室）要进一步完善法规制度，加强法制建设。要认真贯彻落实国家有关建设档案工作的法规规章，并结合本地实际，制定本地区关于建设档案工作的政策法规。要积极开展建设档案执法检查工作，依法查处违反档案管理规定的单位和个人。
按照国家有关法规、规章规定，中小城市都应当建立专门的城乡建设档案管理机构，特别是中等城市必须建立城建档案馆，收集和保管本城市应当长期和永久保存的基本建设档案。小城市和县镇要按照《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）的有关要求，建立城建档案馆或者在建设行政主管部门内部设立城建档案室，并配备专职档案管理人员。城建档案馆（室）可与建设行政主管部门设立的城建档案管理处（办公室）合署办公，实行一个机构、两块牌子的管理体制。在档案人员的配备上，要挑选年富力强、具有开拓精神的同志担任城建档案馆（室）的领导，要更多地把专业技术水平高、工作能力强的同志选拔任用到档案工作岗位上，不断提高档案队伍素质。
（三）全面收集城乡建设档案，把城建档案馆（室）建设成为本地区建设信息资料中心
与大中城市相比，中小城市建设行政主管部门的工作职能较为集中，除建设工程管理职责外，规划管理、房地产管理、村镇建设等工作职能都集中在建设行政主管部门，这为建设档案的集中统一管理提供了很好条件。中小城市城建档案馆（室）要充分利用这一优势，积极收集规划管理档案、房地产管理档案、村镇建设档案、建设工程档案、地下管线档案等各类建设档案，同时加强对声像档案的收集，把城建档案馆（室）建设成本地区建设信息资料中心，避免一些大城市多头建立城建档案馆所带来的资源浪费。
在各类建设档案的收集、指导与管理过程中，城建档案馆（室）的同志们一定要增强服务意识，提高服务水平。要树立“服务是更好的管理”的观念，改变“坐、等、靠”的工作作风，从方便他人的角度出发，走出馆门，走向社会，主动服务。在具体工作中，要努力做到三个转变：一是变移交单位上门来请为主动上门服务，二是变只验收不指导为先指导后验收，三是变单一管理为既服务又管理。
档案的本质是信息，中小城市建设行政主管部门应从节约资金、压缩编制、资源共享的角度出发，按照建设部1995年提出的建议，依托城建档案馆（室）建立本地区建设信息中心，充分利用城建档案馆（室）在档案信息资源、技术设备等方面的优势，积极倡导城建档案馆（室）和建设信息中心“一个机构、两块牌子”的运行模式，把档案和信息结合起来。
（四）大力加强地下管线档案信息的收集和管理，努力把城建档案馆（室）建设成为本地区地下管线档案中心
地下管线是城市的生命线，加强地下管线档案管理，是中小城市城建档案馆（室）工作的重要内容。去年，建设部了《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部令第136号），中小城市建设行政主管部门一定要结合当地实际，制定贯彻落实的实施细则和办法。第一，要建立有关政策措施，纳入行政审批环节。要把《办法》所规定的查询制度、告知制度、竣工测量制度、档案移交制度、预验收制度、档案动态管理制度、责任制度等，纳入规划管理、施工管理、备案管理等相关环节，纳入各有关部门的职责范围，并监督、检查各有关部门和单位贯彻执行。第二，要强化政府的领导和协调作用，建立起各部门、各行业加强协调、分工合作、密切配合、资源共享的地下管线档案信息管理体制和运行机制，实现各方共赢，形成工作合力，保证各类新建地下管线的档案信息及时移交城建档案馆（室）。第三，要借助计算机等现代化管理手段，建立城市地下管线信息管理系统，实现地下管线档案信息数字化管理，努力把城建档案馆（室）建设成为地下管线档案信息中心。第四，要在“不欠新帐，逐步还清旧账”的原则下，稳步开展地下管线普查建档工作，逐步摸清地下管线分布、位置等详细情况，为今后的城乡规划、建设和管理提供可靠信息。
（五）大力加强对重要工程、重要数据的收集，将城建档案馆（室）建设成为城乡建设重要数据的备份中心
当前，我国社会稳定，经济快速发展，党和人民正在全力构建和谐社会，但一些不稳定、不和谐因素依然存在。近几年，国务院对城市防灾抗灾、应对突发事件和反恐怖等工作十分重视。各地城建档案馆（室）应紧密配合有关部门预防和应对城乡突发事件，并努力做好以下三方面工作：一是做好重要工程档案的收集管理，包括重要建筑、地下管线、人防工程、防洪工程等档案的收集管理，在集中管理的前提下，尽可能采用计算机技术等现代化管理手段，实现信息数字化，确保紧急状态下能够快速提供利用。二是加强与政府公共安全和应对突发事件机构的合作，做好重点档案的备份和安全保管工作，建立紧急情况下重要工程档案的利用机制和受损恢复机制。要积极参与城乡紧急情况演习活动，提高城建档案馆（室）自身应对突发事件的能力。三是加强对重要工程档案的研究分析，提高重要工程档案的利用效率，培养相关高素质专业人才，为制定应急预案和抢救方案提供服务。
（六）积极推进信息化建设，提升建设档案管理水平
随着全球信息化的快速发展，城建档案事业的生存和发展环境发生了巨大变化，人们产生档案和利用档案的行为都很大程度地转向电子化。适应这种形势，城建档案馆（室）要积极稳妥地推进信息化建设。信息化建设主要包括档案信息管理系统软件的开发或商品软件的选用、信息资源数据库的建设、标准体系的建立、局域网的建设、与政府网的连接、国际互联网的利用、业务队伍的建设及管理方式和工作方式的规范等。城建档案馆（室）要制定切实可行的计划，争取经费来源，扎扎实实地分步推进。
（七）转变观念，强化主动服务意识，拓宽服务领域，提高建设档案工作的生存发展活力
服务是提高建设档案工作生存活力的根本手段。建设档案工作既不能因为有一定的行政管理职能而沾染“衙门习气”，也不能因为属于事业单位而“坐吃皇粮”，只有解放思想，转变观念，把“服务”作为立档之本，才能不断做大做强，才能充满生机活力。
首先，要积极开展建设档案的利用工作，为城乡建设和社会大众提供满意的信息服务。要充分利用馆藏档案，为城市总体规划的编制、重大建设项目的选址、违章建筑的查处、建筑物的维修、项目审计稽查、工程改建扩建、管线敷设、危房改造、抢险救灾等，提供真实可靠的信息。要积极为人民群众查阅房产档案和其他有关档案文件提供方便。要熟悉家底，了解馆藏，主动、热情地为每一位查阅利用者提供周到的服务。
档案室建设实施方案篇10
对档案室规范化管理标准，应遵循“三轻”“三重”的原则
(1)轻档案管理的形式，重档案集中统一管理与档案员岗位技能。档案规范化管理的测评，并非一个单位一蹴而就之功，而是经过多年努力奋斗的结果，也凝结着几任领导和历任档案员的心血，这种分值宜低不宜高。重在档案的集中统一管理，各门类的档案是否齐全完整，档案员是否熟悉档案业务并能根据现实要求与时俱进地掌握档案工作中的新要求、新举措、新技能，这样的分值宜高不宜低。
(2)轻业务用房，重库房管理和档案保护的实用设施。随着“大部制”改革的实施和“大机关”的发展趋势，办公用房将严重不足。以永州市为例，60多个单位集中在市委、市政府大院办公，大部分单位三、四位工作人员挤在一间办公室，能有一个房间专门用作档案室就很不错了。所以对档案业务用房的建设只宜提倡，不能强求，否则会严重挫伤这些单位领导和档案员对工作的积极性。重视库房管理和档案保护的实用设施，这毕竟是档案室建设所必需的，更是档案行政管理部门所重视的，所以必须严要求、高标准。
(3)轻档案管理中的一些过程，重归档文件的完整性、编研和电子文件录入量。由于受编制所限，各基层单位的档案员90％都是兼职的，对一些档案管理中的过程应轻测评，占小分；而档案工作中的关键环节，如归档文件的完整性、编研材料的齐全性、电子文件的录入量则应严掌握，占大分，毕竟基层档案室是档案馆档案资源建设的基础。
对档案馆规范化管理标准，应坚持“三宽”“三严”的原则
一方面要宽于体制，严于资金保障和硬件设施建设。自2002年机构改革业已完成后，档案部门分别纳入政府或党委管理，档案部门班子的配备，地方政府和党委已综合考虑，这种行政体制，作为档案部门无法干涉。有鉴于此，在制定档案馆规范化管理标准时，应采取“宽有度”的原则。而档案业务经费和档案馆库建设的投资力度最能反映一个地方档案工作被当地党委、政府重视的程度，也是地方党委、政府为档案部门办的最大实事。因此，作为上级档案部门评判地方档案馆唯一的标准，应坚持“严有据”。同时，考虑到我国东西部经济发展不平衡以及沿海与内地的工资和成本差异，应要求档案事业经费与地方经济增长相适应。