企业文件管理方法篇1
关键词：施工企业文件管理有效方法
0引言
施工企业大多面临施工项目分散、点多面广的局面，因此文件管理要与自身特点相结合才能做到公文处理及时、准确、安全，保证政令畅通，使公文在管理过程中成为具有法定效力和规范体式的文书，使企业公文管理工作规范化、制度化、科学化。
1加强文件专/兼职人员的管理
1.1统筹安排、提高效率
施工企业应配备专职文件管理人员，但是由于人员编制和机构设置的局限，大多数人员是兼职文件管理者，在这种情况下如何统筹安排工作，做到即节约时间又不会贻误工作是有效管理文件的目标。首先是合理安排时间，随着网络办公的普及，我们可以在网上下载接收文件，根据具体情况确定每天上午两次、下午两次到网上查看信息接收文件，如果企业规定了统一交换文件的时间，那么就在规定时间内上网交换文件，这样可以大大提高工作效率。然后对下载的文件进行及时处理，需要转交部门的应及时转交，需要领导批示的应及时报送领导，确保文件不遗漏。对于正在批阅流转的文件每天定时进行查看，这样可以及时把批示信息传达给相应部门。
1.2做好记录，程序严密
记录是文件管理的基础，是控制文件管理体系有效运行的方法。不论是接收到文件还是发放文件都应做好相应记录。建立收发登记本，及时填写文件信息，记录填写要做到字迹清晰、内容完整、项目齐全、手续完备，真实准确的记载文件信息。
文件管理还应遵守程序步骤，文件管理人员可以根据实际情况制定相应程序，但是都要保证文件可以得到及时、准确、妥善的处理。
例如：
接收到外来文件：文件管理人员进行记录交由办公室主任签署拟办意见返回文件管理人员根据拟办意见交由领导批示返回文件管理人员根据领导批示交由主责部门办理。
制定下发文件：发文部门起草文件部门核稿领导会签领导签发文件管理人员登记编号稿纸用印套红头文件文件格式校对文件用印文件分发文件归档。
1.3提高文件管理人员素质
施工企业文件的有效控制关键是看文件管理人员如何去做。也就是文件管理人员是否有强烈的责任心。端正思想不要忽视这个岗位的重要性。施工企业肩负着安全生产工程质量的大任，文件的上传下达对于保证企业生产有着至关重要的作用，文件管理人员要提高认识强化责任感。
文件管理人员要熟悉掌握公文处理办法和文件格式细则，加强业务学习，了解掌握施工企业专业知识，这样在工作中才会得心应手，更好更准确的处理文件，提高工作效率。
文件管理人员还应提高自身修养，忠于职守，廉洁正派，严格执行有关保密制度。
2加强基层项目部管理
施工企业文件管理的重点在技术文件，而技术文件管理的重点在基层项目部。上级文件最终要到达基层去执行，而企业形成的档案也是由基层文件汇总上来的。因此项目部文件管理体系的运行直接影响着整个企业的文件管理水平。
2.1加强宣传教育，重视文件管理
很多项目部不重视文件的管理，常常认为文件管理是文秘的工作，与施工生产无关。事实上文件管理是项目管理的基础，项目的过程管理控制最终是通过文件的形式来记录和考核的。项目部应加大宣传力度，通过多种形式的宣传教育，提高员工特别是领导干部对文件管理工作的认识。进一步完善文件管理体制，普及宣传文件记录、保存、移交的重要性，着力推动文件管理水平。
2.2分工协作，重点加强技术文件的收集
项目部的文件管理工作不仅要靠文件管理员的努力，还需要其他部门的通力协作，文件管理员有责任对各部门进行督促指导。除了日常的文件接收发放工作，更重要的是对技术文件收集整理工作，这也是文件管理的重要组成部分。项目部在施工生产过程中产生的记录都属于文件的范围，应妥善保管，及时移交给文件管理人员或者在项目结束后及时移交给文件管理人员，这也是确保工程项目自计划开始至目标完成全过程受控，促进施工企业项目管理工作标准化。项目部应把文件管理工作纳入到绩效考核中，建立完善的责任体系，把工作落实到位。
2.3确保文件管理人员相对稳定
项目部人员流动大，频繁的人员变动影响正常工作，项目部应配备德才兼备的人员担任专/兼职文件管理员，保持人员的相对稳定性。对于文件管理人员一是要明确岗位职责，根据工作需要详细制定工作内容，做好文件日常管理等工作。二是明确工作流程，按照企业有关规定确定工作流程，严格按照流程办事。三是完善离职手续，员工离职时一定要办好工作交接手续，涵盖与工作有关的内容。内容必须详细、清楚，这样才能更细致地完成交接工作，尽量避免工作损失。
3加强企业整体管理水平
3.1部署细化实施办法，文件管理上水平
通常我们在一些笼统的要求面前不知道该如何做才可以达到要求，或是执行标准不一样产生的结果也不一样，造成管理过于混乱。要想提高文件管理水平，就应细化措施办法，推进标准化管理，完善规章制度。从推行现场标准化管理入手，在现有制度体系基础上进一步制定完善切实可行的规章制度，结合企业“三标一体”管理体系工作要求，努力实现文件管理的规范化和标准化。通过制定完善一系列制度并强力推行落实，把文件管理渗透到日常工作过程中，使文件管理更加规范有序，实现制度化、标准化、精细化。
3.2定期开展培训
随着现代企业管理制度的发展，对文件管理工作的要求越来越高。培训工作是让员工掌握最新知识和具备相应技能的重要手段。员工培训是提升员工技术、能力水准，达到人与“事”相匹配的有效途径，是建立学习型组织的最佳手段。企业根据生产经营管理实际需要，以“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，认真贯彻“人才强企”方针，立足当前，面向未来，结合实际，进一步加大培训工作力度，加强企业文化引导、专业基础知识考试和实做培训等实用化培训力度，进一步提升员工队伍的实用性和对企业的责任感、忠诚度。
3.3编制文件汇编
企业可以根据自身的实际情况，按照一定的目的和标准对文件进行分类，整理汇编成册，并在企业内部共享。这样做可以使我们在工作中重点突出，思路清晰，在千头万绪的工作中提取精华，具有参考价值；汇编后使用者能在一个地方得到所有权威的资料，方便在日后工作中查找资料，节省了查找文件的时间；同时，根据不定期的更新，可以保证使用者都能够得到最新版本的文件，便于统一管理。
企业文件管理方法篇2
第一条 根据《中华人民共和国企业法人登记管理条例》（以下简称《条例》）第三十八条规定，制定本施行细则。
登记范围
第二条 具备企业法人条件的全民所有制企业、集体所有制企业、私营企业、联营企业、在中国境内设立的外商投资企业（包括中外合资经营企业、中外合作经营企业、外资企业）和其他企业，应当根据国家有关规定，按照下列所属行业申请企业法人登记：
（一）农、林、牧、渔、水利业及其服务业；
（二）工业；
（三）地质普查和勘控业；
（四）建筑业；
（五）交通运输业；
（六）邮电通讯业；
（七）商业；
（八）公共饮食业；
（九）物资供销业；
（十）仓储业；
（十一）房地产经营业；
（十二）居民服务业；
（十三）咨询服务业；
（十四）金融、保险业；
（十五）其他行业。
第三条 实行企业化经营、国家不再核拨经费的事业单位和从事经营活动的科技性社会团体，具备企业法人条件的，按照第二条所列行业或者下列所属行业申请企业法人登记：
（一）公用事业；
（二）卫生事业；
（三）体育事业；
（四）社会福利事业；
（五）教育事业；
（六）文化艺术事业；
（七）广播电视事业；
（八）科学研究事业；
（九）技术服务事业。
第四条 不具备企业法人条件的下列条件和经营单位，应按第二条或者第三条所列行业申请营业登记：
（一）联营企业；
（二）企业法人所属的分支机构；
（三）从事经营活动的事业单位和科技性社会团体；
（四）事业单位和科技性社会团体设立的经营单位；
（五）外商投资企业设立的从事经营活动的分支机构；
（六）其他从事经营活动的单位。
第五条 外商投资企业设立的办事机构应当申请登记。
第六条 省、自治区、直辖市人民政府规定应当办理登记的企业和经营单位，按照《条例》和本细则的有关规定申请登记。
登记主管机关
第七条 工商行政管理机关是企业法人登记和营业登记的主管机关。登记主管机关依法独立行使职权，实行分级登记管理的原则。
对外商投资企业实行国家工商行政管理局登记管理和授权登记管理的原则。
上级登记主管机关有权纠正下级登记主管机关不符合国家法律、法规和政策的决定。
第八条 国家工商行政管理局负责以下企业的登记管理：
（一）国务院批准设立的或者行业归口管理部门审查同意由国务院各部门以及科技性社会团体设立的全国性公司和大型企业；
（二）国务院批准设立的或者国务院授权部门审查同意设立的大型企业集团；
（三）国务院授权部门审查同意由国务院各部门设立的经营进出口业务、劳务输出业务或者对外承包工程的公司。
第九条 省、自治区、直辖市工商行政管理局负责以下企业的登记管理：
（一）省、自治区、直辖市人民政府批准设立的或者行业归口管理部门审查同意由政府各部门以及科技性社会团体设立的公司和企业；
（二）省、自治区、直辖市人民政府批准设立的或者政府授权部门审查同意设立的企业集团；
（三）省、自治区、直辖市人民政府授权部门审查同意由政府各部门设立的经营进出口业务、劳务输出业务或者对外承包工程的公司；
（四）国家工商行政管理局根据有关规定核转的企业或分支机构。
第十条 市、县、区（指县级以上的市辖区，下同）工商行政管理局负责第八条、第九条所列企业外的其他企业的登记管理。
第十一条 公司的审批登记办法按专项规定执行。
第十二条 国家工商行政管理局授权的地方工商行政管理局负责以下外商投资企业的登记管理：
（一）省、自治区、直辖市人民政府或政府授权机关批准的及其呈报上级审批机关批准的外商投资企业，由国家工商行政管理局授权的省、自治区、直辖市工商行政管理局登记管理；
（二）市人民政府或政府授权机关批准的及其呈报上级审批机关批准的外商投资企业，由国家工商行政管理局授权的市工商行政管理局登记管理。
第十三条 国家工商行政管理局和省、自治区、直辖市工商行政管理局应将核准登记的企业的有关资料，抄送企业所在市、县、区工商行政管理局。
第十四条 各级登记主管机关可以运用登记注册档案、登记统计资料以及有关的基础信息资料，向机关、企事业单位、社会团体等单位和个人提供各种形式的咨询服务。
登记条件
第十五条 申请企业法人登记，应当具备下列条件（外商投资企业另列）：
（一）有符合规定的名称和章程；
（二）有国家授予的企业经营管理的财产或者企业所有的财产，并能够以其财产独立承担民事责任；
（三）有与生产经营规划相适应的经营管理机构、财务核算机构、劳动组织以及法律或者章程规定必须建立的其他机构；
（四）有必要的并与经营范围相适应的经营场所和设施；
（五）有与生产经营规模和业务相适应的从业人员，其中专职人员不得少于八人；
（六）有健全的财会制度，能够实行独立核算，自负盈亏，独立编制资金平衡表或者资产负债表；
（七）有符合规定数额并与经营范围相适应的注册资金，其中生产性公司的注册资金不得少于三十万元（人民币，下同），以批发业务为主的商业性公司的注册资金不得少于三十万元，咨询服务性公司的注册资金不得少于十万元，其他企业法人的注册资金不得少于三万元，国家对企业注册资金数额有专项规定的按规定执行；
（八）有符合国家法律、法规和政策规定的经营范围；
（九）法律、法规规定的其他条件。
第十六条 外商投资企业申请企业法人登记，应当具备下列条件：
（一）有符合规定的名称；
（二）有审批机关批准的合同、章程；
（三）有固定经营场所、必要的设施和从业人员；
（四）有符合国家规定的注册资本；
（五）有符合国家法律、法规和政策规定的经营范围；
（六）有健全的财会制度，能够实行独立核算，自负盈亏，独立编制资金平衡表或者资产负债表。
第十七条 申请营业登记，应当具备下列条件：
（一）有符合规定的名称；
（二）有固定的经营场所和设施；
（三）有相应的管理机构和负责人；
（四）有经营活动所需要的资金和从业人员；
（五）有符合规定的经营范围；
（六）有相应的财务核算制度。
不具备企业法人条件的联营企业，还应有联合签署的协议。
外商投资企业设立的从事经营活动的分支机构应当实行非独立核算。
第十八条 外商投资企业设立的办事机构申请登记，应当具备下列条件：
（一）有符合规定的名称；
（二）有固定的办事场所和负责人。
外商投资企业设立的办事机构不得直接从事经营活动。
第十九条 企业法人章程的内容应当符合国家法律、法规和政策的规定，并载明下列事项：
（一）宗旨；
（二）名称和住所；
（三）经济性质；
（四）注册资金数额及其来源；
（五）经营范围和经营方式；
（六）组织机构及其职权；
（七）法定代表人产生的程序和职权范围；
（八）财务管理制度和利润分配形式；
（九）劳动用工制度；
（十）章程修改程序；
（十一）终止程序；
（十二）其他事项。
联营企业法人的章程还应载明：
（一）联合各方出资方式、数额和投资期限；
（二）联合各方成员的权利和义务；
（三）参加和退出的条件、程序；
（四）组织管理机构的产生、形式、职权及其决策程序；
（五）主要负责人任期。
具备企业法人条件的私营企业，其章程应按《中华人民共和国私营企业暂行条例》的规定制定。
外商投资企业的合营合同和章程按《中华人民共和国中外合资经营企业法》、《中华人民共和国中外合作经营企业法》和《中华人民共和国外资企业法》的有关规定制定。
登记注册事项
第二十条 企业法人登记注册的主要事项按照《条例》第九条规定办理。
营业登记的主要事项有：名称、地址、负责人、经营范围、经营方式、经济性质、隶属关系、资金数额。
第二十一条 外商投资企业登记注册的主要事项有：名称、住所、经营范围、投资总额、注册资本、企业类别、董事长、副董事长、总经理、副总经理、经营期限、分支机构。
第二十二条 外商投资企业设立的分支机构登记注册的主要事项有：名称、地址、负责人、经营范围、经营期限、隶属企业、隶属企业的注册资本、核算形式。
第二十三条 外商投资企业设立的办事机构登记注册的主要事项有：名称、地址、负责人、业务范围、期限、隶属企业。
第二十四条 企业名称应由以下部分组成：字号（商号）、所属行业（或者经营特点）、组织形式。
企业名称前应冠以所在地行政区划名称，在冠用的行政区划范围内享有专用权，同行业企业的名称不得混同。
外商投资企业名称可不冠以行政区划名称，在全国范围内，同行业企业的名称不得混同。外商投资企业可有与中文名称相一致的外文名称。
企业名称经登记主管机关核准登记后，受国家法律保护。未经核准登记的名称不准使用。企业公章、银行帐户所使用的名称应与核准登记的名称相符。
登记主管机关对名称登记实行分级管理，按有关专项规定核定和监督。
第二十五条 外商投资企业应当在合同、章程签字之前，向登记主管机关申请名称登记，登记主管机关在受理后三十日内作出核准名称登记或者不予核准名称登记的决定。
申请名称登记，应当提交下列文件：
（一）组建负责人签署的申请书；
（二）项目建议书及其批准的文件；
（三）投资者所在国（地区）政府出具的合法开业证明。
外商投资企业名称经核准登记后，在登记主管机关核准企业开业登记之前不得以该名称从事经营活动。
第二十六条 住所、地址、经营场所按所在市、县、乡（镇）及街道门牌号码的详细地址注册。
第二十七条 经登记主管机关核准登记注册的代表企业行使职权的主要负责人，是企业法人的法定代表人。外商投资企业的董事长是法定代表人。法定代表人是代表企业法人根据章程行使职权的签字人。
企业的法定代表人必须是完全民事行为能力人，并且应当符合国家法律、法规和政策的规定。
第二十八条 登记主管机关根据申请单位提交的文件和章程所反映的财产所有权、资金来源、分配形式，核准企业和经营单位的经济性质。
经济性质可分别核准为全民所有制、集体所有制、私人所有制。联营企业应注明联合各方的经济性质，并标明“联营”字样。
第二十九条 外商投资企业的企业类别分别核准为中外合资经营、中外合作经营、外商独资经营。
第三十条 登记主管机关根据申请单位的申请和所具备的条件，按照国家法律、法规和政策以及规范化要求，核准经营范围和经营方式。企业必须按照登记主管机关核准登记注册的经营范围和经营方式从事经营活动。
第三十一条 注册资金数额是企业法人经营管理的财产或者企业法人所有的财产的货币表现。除国家另有规定外，企业的注册资金应当与实有资金相一致。
企业法人的注册资金来源包括财政部门或者设立企业的单位的拨款、投资以及社会集资。
第三十二条 外商投资企业的注册资本是指设立外商投资企业在登记主管机关登记注册的资本总额，是投资者认缴的出资额。
注册资本与投资总额的比例，应符合国家有关规定。
第三十三条 经营期限是联营企业、外商投资企业的章程、协议或者合同所确定的经营时限。经营期限自登记主管机关核准登记日起计算。登记主管机关应在核发给外商投资企业的证照上注明有效期。
开业登记
第三十四条 申请企业法人登记，应按《条例》第十五条（一）至（七）项规定提交文件、证件。
企业章程应经主管部门审查同意。
资金信用证明是财政部门证明全民所有制企业资金数额的文件。
验资证明是会计师事务所或者审计事务所及其他具有验资资格的机构出具的证明资金真实性的文件。
没有主管部门的企业申请登记时应提交资金担保。资金担保是具有法人资格的企业出具的保证被担保人资金真实性的文件。担保的注册资金数额不得超过担保人注册资金数额的百分之五十。担保人承担因不真实的保证而产生的责任。
企业主要负责人的身份证明包括任职文件和附照片的个人简历。个人简历由该负责人的人事关系所在单位或者乡镇、街道出具。
住所和经营场所使用证明包括产权证明、房屋租赁协议。房屋租赁的期限必须在一年以上。
第三十五条 外商投资企业申请企业法人登记，应提交下列文件、证件：
（一）由董事长、副董事长签署的外商投资企业登记申请书；
（二）合同、章程以及审批机关的批准文件和批准证书；
（三）项目建议书、可行性研究报告及其批准文件；
（四）投资者合法开业证明；
（五）投资者的资信证明；
（六）董事会名单以及董事会成员、总经理、副总经理的委派（任职）文件和上述中方人员的身份证明；
（七）其他有关文件、证件。
第三十六条 申请营业登记，应根据不同情况，提交下列文件、证件：
（一）登记申请书；
（二）经营资金数额的证明；
（三）负责人的任职文件；
（四）经营场所使用证明；
（五）其他有关文件、证件。
第三十七条 外商投资企业申请设立分支机构或者办事机构，应当提交下列文件、证件：
（一）隶属企业董事长签署的登记申请书；
（二）原审批机关批准的文件和原登记主管机关的通知函；
（三）隶属企业董事会的决议；
（四）隶属企业的执照副本；
（五）负责人的任职文件；
（六）其他有关文件、证件。
第三十八条 登记主管机关应当对申请单位提交的文件、证件、登记申请书、登记注册以及其他有关文件进行审查，核实开办条件，经核准后分别核发下列证照：
（一）对具备企业法人条件的企业，核发《企业法人营业执照》；
（二）对具备企业法人条件的外商投资企业，核发《中华人民共和国企业法人营业执照》；
（三）对不具备企业法人条件，但具备经营条件的企业和经营单位，核发《营业执照》；
（四）对外商投资企业设立的从事经营活动的分支机构，核发《中华人民共和国营业执照》；
（五）对外商投资企业设立的办事机构，核发《外商投资企业办事机构注册证》。
登记主管机关应当分别编定注册号，在颁发的证照上加以注册，并记入登记档案。
第三十九条 登记主管机关核发的《企业法人营业执照》、《中华人民共和国企业法人营业执照》，是企业取得法人资格和合法经营权的凭证。登记主管机关核发的《营业执照》、《中华人民共和国营业执照》，是经营单位取得合法经营权的凭证。经营单位凭据《营业执照》、《中华人民共和国营业执照》可以刻制公章，开立银行帐户，开展核准的经营范围以内的生产经营活动。
登记主管机关核发的《外商投资企业办事机构注册证》是外商投资企业设立的办事机构从事业务活动的合法凭证。办事机构凭据《外商投资企业办事机构注册证》，可以刻制公章，开立银行帐户，从事业务活动。
变更登记
第四十条 企业法人根据《条例》第十七条规定，申请变更登记时，应提交下列文件、证件：
（一）法定代表人签署的变更登记申请书；
（二）原主管部门审查同意的文件；
（三）其他有关文件、证件。
第四十一条 企业法人实有资金比原注册资金数额增加或者减少超过20％时，应持资金信用证明或者验资证明，向原登记主管机关申请变更登记。
登记主管机关在核准企业法人减少注册资金的申请时，应重新审核经营范围和经营方式。
第四十二条 企业法人在异地（跨原登记主管机关管辖地）增设或者撤销分支机构，应向原登记主管机关申请变更登记。经核准后，向分支机构所在地的登记主管机关申请开业登记或者注销登记。
企业法人在国外开办企业或增设分支机构，应向原登记主管机关备案。
第四十三条 因分立或者合并而保留的企业应当申请变更登记；因分立或者合并而新办的企业应当申请开业登记；因合并而终止的企业应当申请注销登记。
第四十四条 企业法人迁移（跨原登记主管机关管辖地），应向原登记主管机关申请办理迁移手续。原登记主管机关根据新址所在地登记主管机关同意迁入的意见，收缴《企业法人营业执照》或者《中华人民共和国企业法人营业执照》，撤销注册号，开出迁移证明，并将企业档案移交企业新址所在地登记主管关。企业凭迁移证明和有关部门的批准文件，向新址所在地登记主管机关申请变更登记，领取《企业法人营业执照》或者《中华人民共和国企业法人营业执照》。
第四十五条 企业法人因主管部门改变，涉及原主要登记事项的，应当分别情况，持有关文件申请变更、开业、注销登记。不涉及原主要登记事项变更的，企业法人应当持主管部门改变的有关文件，及时向原登记主管机关备案。
第四十六条 外商投资企业改变登记注册事项，应当申请变更登记。申请变更登记时，应提交下列文件、证件：
（一）董事长签署的变更登记申请书；
（二）董事会的决议；
（三）原审批机关的批准文件（变更董事长、副董事长、总经理、副总经理除外）。
外商投资企业变更住所，还应提交住所使用证明；增加注册资本涉及改变原合同的，还应提交补充协议；变更企业类别，还应提交修改合同、章程的补充协议；变更董事长、副董事长，还应提交委派方的委派证明和被委派中方人员的身份证明；变更总经理、副总经理，还应提交被聘任中方人员的身份证明；转让注册资本，还应提交转让合同和修改原合同、章程的补充协议，以及受让方的合法开业证明和资信证明。
第四十七条 经营单位改变营业登记的主要事项，应当申请变更登记。变更登记的程序和应当提交的文件、证件，参照企业法人变更登记的有关规定执行。
第四十八条 外商投资企业设立的分支机构和办事机构改变主要登记事项，应当申请变更登记。变更登记的程序和应当提交的文件、证件，参照外商投资企业变更登记的有关规定执行。
第四十九条 登记主管机关应当在申请变更登记的单位提交的有关文件、证件齐备后三十日内，作出核准变更登记或者不予核准变更登记的决定。
注销登记
第五十条 企业法人根据《条例》第十二条规定，申请注销登记，应提交下列文件、证件：
（一）法定代表人签署的注销登记申请书；
（二）原主管部门审查同意的文件；
（三）主管部门或者清算组织出具的负责清理债权债务的文件或者清理债务完结的证明。
第五十一条 外商投资企业应当自经营期满之日或者终止营业之日、批准证书自动失效之日、原审批机关批准终止合同之日起三个月内，向原登记主管机关申请注销登记，并提交下列文件、证件：
（一）由董事长、副董事长签署的注销登记申请书；
（二）董事会的决议；
（三）清理债权债务完结的报告或者清算组织负责清理债权债务的文件；
（四）税务机关、海关出具的完税证明。
法律、法规规定必须经原审批机关批准的，还应提交原审批机关的批准文件。
不能提交董事会决议的以及国家对外商投资企业的注销另有规定的，按国家有关规定执行。
第五十二条 经营单位终止经营活动，应当申请注销登记。注销登记程序和应当提交的文件、证件，参照企业法人注销登记的有关规定执行。
第五十三条 外商投资企业撤销其分支机构和办事机构，应当申请注销登记，并提交下列文件、证件：
（一）由隶属企业董事长签署的注销登记申请书；
（二）隶属企业董事会的决议。
第五十四条 登记主管机关核准注销登记或者吊销执照，应当同时撤销注册号，收缴执照正、副本和公章，并通知开户银行。
登记审批程序
第五十五条 登记主管机关审核登记注册的程序是受理、审查、核准、发照、公告。
（一）受理：申请登记的单位应提交的文件、证件和填报的登记注册书齐备后，方可受理，否则不予受理。
企业文件管理方法篇3
【关键词】档案管理；整理方法；数字化
档案，作为电力企业发展历程的真实写照，包含着丰富的知识信息和资源，是电力企业发展过程中一笔宝贵的财富。电力企业管理工作在当下要紧跟时代和电力企业的发展步迈，要以管理创新、知识服务为主要工作目标，严格和规范档案整理方法，提高管理效益，并切实加强档案信息化建设，不断拓展企业档案工作新领域，从而为电力企业经济发展提供有力的信息保障，促进电力企业经济的快速发展。
一、电厂企业档案管理的整体原则
随着信息社会的到来，企业的档案工作也面临着复杂的局面。而由于电力企业作为国民生活和经济发展的基础性，其档案管理就尤为显得重要而艰巨。电厂的档案管理工作，首先应从档案的基本概念和基本规律入手，要求档案管理工作人员具备这些基本的理论素养。对归档的材料遵循最基本的整理原则，电厂档案材料整理的基本原则是：寻找材料之间的形成规律，探索和保持材料之间紧密而有机的联系，对文件材料做不同的价值区分，以便于保管和利用。同时，对声像档案进行严格管理。在时间上，应在摄录工作完成后的一个月内归档。在材质上，必须是原版、原件，照片和其相应的底片应一并归档，应没有污迹、水斑、磨损和未发生变质。
二、电厂企业对档案文件的整理方法
在多年的实践中，笔者所在企业摸索出一套符合企业自身发展的档案整理方法。即以“件”为单位的、分别进行分类、排列、编号、编目等过程，并使之形成有序的联系，以达到档案管理的要求。
分类是档案管理的基础和关键。笔者所在企业的对档案分类的主要要求是：对归档的材料根据年份、问题（主题、机构）、保存时间等几个方面进行分类，一个全宗内（企业给立档单位编制的代号）应采用统一、稳定的分类方案。在这个总体分类要求下，具体再进行细分。比如，凡企业内比较齐全、职责固定的机构，均采用“年度―机构―保管期限”的分类方法；企业里，简单或职能交叉不便分类的机构，采用“年度―问题―保管期限”的分类方法；产生档案文件数量少的、内设机构规模较小的，可采用“年度―保管期限”分类法等。
此外，笔者所在企业对档案的保存期限做了划分。凡是反映企业历史面貌和重要职能活动的档案文件以及对企业和国家建设有影响和长久利用价值的档案材料，需要进行永久保存；记录企业一般的生产活动，在一定长度时间内有参考价值的档案文件，进行30年的定期保存和管理；在一定时间内对企业有一定参考和利用价值的档案文件，划为10年的定期保管。
从机构规模和时间性需求两个方面对档案文件进行厘定，解决文件的保存和主次等问题。一般来说，经过装订、分类等处理之后，归档章表现出一个规范、条理的面貌，其具体内容包括：全宗号、年度、保管期限、件号、类别、页数等。在此分类原则下，再对归档文件进行逐件编目。对归档的文件目录设置件号（填写归档文件的排列顺序号）、责任者（制发文件的组织或个人）、文号（文件的发文字号）、题名（文件标题）、日期、页数等项目。此外，归档文件目录要制作和编制目录索引，索引的主要内容包括：保管期限、所在页数、起止件号、备注等项目。最后，归档文件整理完毕，企业要求档案管理人员按照年度分别填写年度归档文件的整理说明。在这些说明中，企业档案管理人员要说明年度归档文件的总数量，注明该年度归档文件补充、修改、移出等情况。此外，档案管理人员还要注明归档材料的负责人。
需要注意的是，笔者所在企业对声像档案的分类基本按照“年度―问题”分类法，比如，“1行政管理”“2经营管理”“3生产业务”等。声像档案按载体形式分别分为：照片、影片胶片、录音磁带、录像磁带、计算机光盘等。其中后四种载体的声像材料的母胶片或原带、原盘与其拷贝片或复制带、拷贝盘不分别设类、以相同编号的正、副本方式区别之。同时要求在录音、录像带分类时要把永久性和周转性的分开，机密性的和一般性的分开，不同版本（原版、复制版、播出版）分开。
经过这样一个有序化的档案整理过程，档案呈现出有序、富有逻辑、可资利用的信息架构，从而让档案成为企业建设和发展过程中重要的依据和不可或缺的一部分。
三、电厂企业档案数字化处理
在今天的大数据时代，档案数字化是企业档案管理和建设中的一个终极指向。档案数字化是指“利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库”。笔者所在企业在档案管理、整理方法上所做的大量工作均为档案的数字化做了富有“技术含量”和富有“逻辑成效”的工作。主要如下内容：印刷品档案的数字化、照片档案的数字化、音像档案的数字化、实物档案的数字化等。同时要求，如果对室藏档案无法一次性全面数字化，可以按照特殊载体优先、重要程度优先、共享性强优先等原则分步实施。
对档案数字化设计了一系列的环节，主要包括：数据转换、数据处理、数据存储、数据挂接、数据验收、成果管理等。在档案管理模式的基础上，笔者所在企业对档案数字化做了进一步严谨的要求，以确保档案数字化质量。比如，强调和规范档案里面的相关目录内容；在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物等。
一个基于良好方法论和数字化逻辑的档案信息系统，是一个现代化的电力企业不可缺少的一环，也是电厂企业在信息化建设中的追求目标之一。电厂企业对档案管理模式和数字化高度重视，并不断探索，以努力适应和满足企业制度和信息现代化的要求，助推电力企业更好更快地发展。
参考文献：
[1]王雅琴.电力企业档案管理：问题、成因与对策[J].现代企业教育，2011（9）
[2]王向明.数字档案管理系统的研究与开发[D].复旦大学，2010
企业文件管理方法篇4
关键词：企业；经济管理体系；机构；建设
一、组织机构的设置务求细化
对于一个企业而言，管理的核心要素是人，对于经济管理也是如此，为此，管理依赖组织机构的建立健全，通过合理的设置细化企业内部各个部门的职能，系统的进行经济管理。
1、企业的经营者把握企业经济发展的重点及方向
在经济管理中需要一个最高管理者，这个位置是企业经营者或法人的，最高管理者对企业的经济发展重点进行把握，指引企业发展的方向，领导和组织企业重大经济行的决策工作。当然，经营者的主观行为也应该有所限制，不然容易因为武断而给企业带来重大的经济损失。
（1）最高管理者的核心职能在于负责制定与企业经济相关的一些源头性的职责、权限，同时在管理过程中，做好企业内部各个部门的沟通和协调工作。
（2）最高管理者结合企业的发展需要和发展战略，制定适合于企业发展的经济管理方针和阶段性目标。
（3）积极吸取职工的建议，同时向其宣传相关经济管理规定、制度的重要性，通过管理实际对经济管理体系的合理性、科学性进行正确的评估，如果问题及时发现，及时调整。
（4）最高管理者的职能必须以企业经济利益目标的实现为落脚点，要站在企业关联客户和合作伙伴的立场上进行思考，确保管理与企业宗旨和谐发展。
2、设置专门的经济管理体系代表
一个企业事无巨细都由经营者一人管理显然是力不从心的，环顾当前的企业形态，股份制是企业主要的管理组织形式，董事会处于企业最高的决策层，当然董事会也不是事无巨细的，那么如何管理呢？通常的做法是通过董事会指定（或选出）一名或几名代表就企业经济管理体系的实施进行具体的负责与管理。经济管理体系的代表权限如何设置？
（1）直接对最高管理者负责；
（2）自身保持一定的独立性。
概括起来讲，代表对于董事会（或最高管理者）而言其作用在于下达信息，同时自己又是企业内部经管事务的具体执行者，通过管理将基层出现的经济管理问题反馈给董事会（或最高管理者）。
二、以文件的形式制定经济管理的标准化制度
经济管理离不开标准化制度，为了保证企业运行的稳定性，经济管理制度必须以文件的形式制定并保存。那么制定这些文件时应该注意哪些问题呢？
1、文件内容要齐全
经济管理制度文件的制定不能是光秃秃的、条条杠杠的制度，应该有文件形成的背景、经济管理手册、经济管理的目标、经济运转的程序，企业经济管理和发展过程的有效策划和经济控制对策，还应该包含企业经济管理活动中的备档记录文件。
2、制定文件要规范化
没有规矩不成方圆，制定经济管理文件也是如此，必须有一定的程序，实践经验表明，应注意如下几个方面：
（1）制定经济管理体系文件，必须遵守国家相关经济法律法规，做到有法可依。
（2）尽可能出去企业内部正式发文的形式确立管理制度。
（3）注意在经济管理领域明确经济管理的内容，制度和文件仅仅针对与企业经济运作程序以及企业内部人与人之间的相互作用。
（4）相关文件必须严格按照标准流程实施，规范文件的、修订、更新和废除等环节操作，确保经济管理不冲突。
（5）企业经济管理过程中生成的记录备档，一定要分类保存、便于检索。
三、强化人力、物力资源管理
一个企业要提升经济效益，必然涉及到对成本的投入与产出效益的控制与管理，新时期背景下，成本的构成越来越复杂，必须强化每一个细节及资源管理。结合实践经验，大致可以将资源管理分为如下两大部分：
1、硬件投入管理
企业建设是成本投入的一个重头戏，其中包括企业场地和基础设置建设，具有针对性和个性化的工作区建设，企业核心生产设备的投入与管理，企业员工食堂与宿舍的建设等等诸多需要企业投入资金的资源建设，当然这也是所有企业都额外重视的一环；
2、人力资源管理
即对“人”、“人才”的管理，与传统工业时代相比，人力资源管理是当前知识经济时代的一大转变，越来越多的经济实体都意识“人才”是企业发展最大的助推力，该资源存在的企业发展潜能是无法预估的。
具体来讲，在经济管理中必然强化人力资源管理意识，注重企业内部人才的选拔、培训及考核，不仅要注重常规管理，还要结合本企业的发展特点，从单位员工的基本素质和具体要求出发开发并制定相对应的人力资源管理细则，确保通过有效地管理，最大限度地调动所有员工的积极性，实现人尽其才，才尽其用。
3、严把资源采购关
与硬件投入相比，原材料采购也是经济管理的重要一环，我们在管理过程中必须针对企业的行业和生产产品的具体特点，严格把好资源采购关，确保在经济管理总的要求下，从严把关：
（1）对提供合作方的履约能力进行客观的、准确的评估。其中包括其信用、实力及运输等方面。
（2）严格按照采购程序，保证每个环节不存在浪费。
（3）从严把握原始资源的验收关，这是产品质量得到保证的前提。
四、强化经济目标和技术管理
1、精心策划企业经济目标，包含了如下几个方面内容：
（1）客观地调查和评估潜在市场需求，对调查结果进行验证、检验和复核。
（2）确定和评价客户或者合作方的具体经济要求，并予以综合评价，确保以合同或文件的形式实现多方意见达成一致。
2、合作多方方相互协商和调整，旨在实现经济目标。
3、确定经济核算方法和具体程序对企业生产和服务过程中实施经济核算，在具体实施中要思考核算手段及实施人员的选择。
4、对重点过程中的管理活动要进行严格的确认。
5、产品的储存（成品、半成品、采购材料的隔离）与搬运等环节必须要有一定的技术保障。
五、做好各项微观控制工作
重点过程要强化管理，细微之处亦不能疏忽。
1、加强数据分析。这是经济管理的量化过程，尤其是当今以高精尖科技载体为竞争力的企业，更是要重视数据分析，有一套完整的数据基准线确定、收集和分析方法，来为经济管理的有效性提供参考。
2、加强对过程的检测。企业选择合适的方法对经济目标、经济转化和经济结果进行有效的检测，确定经济目标的实现程度，这一结果可以分阶段定期进行。
3、对于不符合期望的经济过程，要及时采取措施进行筛选和消除。
4、要定期维护计量、核算工具和设备，并做好数据备份。
参考文献：
[1]丛凤臣.对强化和创新企业经济管理的思考[J].中国对外贸易（英文版），2012，（8）.
[2]葛萍.对创新企业经济管理的思考[J].中国外资（上半月），2011，（10）.
[3]胡春云.加强财务管理信息化，提升企业财务管理水平[J].科技致富导向，2008
[4]崔保平.浅析加强企业管理对提高经济效益的作用[J].企业科技与发，2008
企业文件管理方法篇5
关键词：煤炭企业；办公；自动化
前言
当前，煤炭企业使用自动化办公系统，改变以往的办公方式，使办公流程自动化，方便整理和储存文件，将大量文件统一批量处理，分别存档在表格中，妥善保管重要文件，减轻了人工管理文件的负担，使办公流程呈现自动化的趋势，避免出现文件丢失的现象，推动各种管理工作顺利进行，充分体现自动化办公的先进性，从而加快煤炭企业的经济发展速度。
一、煤炭企业办公自动化的含义
所谓煤炭企业办公自动化是指使用信息技术、网络平台、办公软件构建完整的办公自动化系统，方便储存大量的文件，运用先进的办公系统，快速完成管理任务，促使办公管理模式具有自动化的特点，优化了以往办公方式。多个部门应用办公自动化系统，相互协同共同办公，相互辅助共同努力完成管理任务，并学会灵活使用办公自动化软件，随时查看有无待处理的事项，清楚各个部门的办事动态，全面掌握应管理的事项，自动化管理系统会及时提醒管理人员和办公室人员，促使各个部门和领导人员明确应处理的事件，体现出办公自动化系统具有先进便捷的特点，加强了各个部门之间沟通和协作，管理人员只需操作一个页面，就可以完成查找信息和储存文件，高效完成管理任务，快速处理未完成的事情，清楚煤炭企业营销情况以及所取得经济收益，使煤炭企业的日常办公更方便，有效提高办公效率。
二、以往的煤炭企办公管理模式中存在的问题
1.查找办公文件太慢，耗费较长的时间
在以往的煤炭企业管理中所使用办公方式比较落后，难以快速查找到办公文件，需耗费较长的时间，由于文件的种类有很多，在查找的过程中，不能快速区分文件，浪费很长时间才能找出文件，加之对办公文件没有保存妥当，致使一些重要文件丢失，或是不知道保存在什么地方，一旦重要机密被泄漏，就会影响煤炭企业的发展，甚至会降低煤炭企业的经济效益，造成难以挽回的经济损失。同时，办公室人员没有确定好文件的属性，对于大量的文件没有采用合理的保管方法，管理流程不规范化，对文件管理和保存不符合规定，所运用的管理模式没有先进性，需要耗费大量的人力才能完成管理文件的任务，给查找文件带来了困难，不能快速查找到所需要的文件，致使煤炭企业文件和账目比较混乱，直接影响煤炭企业的发展速度，降低了文件管理的效率。另外，很多文件是纸质的，一旦保存不当就会出现数据丢失的现象，使员工需要耗费很长时间去查找文件，针对不同的文件没有进行整理和归档，这是文件查找困难的主要原因，从而无法构建完善的办公系统。
2.无法实现资源和信息的共享
一些煤炭企业没有积极引进先进的自动化办公系统，没有做好与时俱进，无法实现资源和信息共享，不能与其他企业及时的沟通和交流，大多数煤炭企业位置比较偏远，如果没有做到与时俱进，不改变传统的办公方式，难以加快发展速度，致使办公效率低下，不利于开展多种经营活动，不能取得最佳的经济效益，无法提高煤炭企业的经济效益。煤炭企业所使用办公方式比较落后，办公基础设施陈旧，不能自动管理文件，办公人员不会使用计算机，对互联网不了解，不能快速整理文件，各个煤炭企业之间无法贡献资源，信息传递比较慢，严重影响办公进度，导致各种办公事务处理的比较缓慢，耽误了煤炭企业开展营销活动，致使经济效益不高。另外，各个煤炭企业之间独自忙于办公，认为没有便利的共享方式，觉得传输信息方式太麻烦，没有做出共享资源和信息的举动，以至于大量有效的信息和珍贵资源无法共享，没有机会分享管理经验，缺少交流和沟通，制约了煤炭企业的发展[1]。
3.办公文件容易丢失，浪费大量的纸张
现如今煤炭企业所使用的办公方式，需要打印很多的纸张，将重要的文件复印出来，再进行装订，统一放在档案袋中保管，管理办公文件的流程比较复杂，办公文件很容易丢失，浪费大量的纸张，造成严重的浪费，致使办公效率不高。在办公的过程中多使用的纸张比较多，增加了办公成本，需要的办公费用比较多，在管理整理和管理文件时，所用到大量的办公人员，一旦一个环节出错，就会导致文件丢失或是缺少，如果一些重要文件被随意盗用，进而影响煤炭企业的经济效益，不利于煤炭企业的稳定发展。同时，不断增加的办公费用，给煤炭企业带来了负担，不注重使用自动化的办公系统，逐渐增加了资源的消耗量，浪费了大量的纸张，致使煤炭企业在发展的过程中所需的运作成本比较多[2]。
4.办公效率不高，直接影响经济效益
目前，很多煤炭企业仍然使用传统的办公方式，办公流程比较复杂，没有形成规范化的管理模式，所设计的办公系统比较落后，致使办公人员的办公效率不高，很容易忘记没有处理的事情，对处理完的事项没有进行详细的记录，导致日后难以查到办公内容，不能提供有价值的参考数据。主要原因在于办公流程缺少自动化，不能显示出待办的事项，难以随时记录下办公过程，最终形成了恶性循环，降低了办公效率，直接影响煤炭企业经济效益。另外，办公方式比较单一，经常出差的办公人员不能及时与其他部门沟通办公事项，不能实现在线交流，很容易延误待办事情，对一些需要紧急处理的事项，没有快速做好决定，难以顺利完成大量的办公任务，无法提高办公效率，不能为煤炭企业做出更多的贡献，使煤炭企业无法取得更多的经济效益，始终处于缓慢发展的趋势[3]。
三、煤炭企业办公自动化
1.有效提高办公效率和经济效益
要想解决以往办公过程中存在的问题，煤炭企业要积极引进先进的自动化办公系统，提前制定好办公计划，快速整理好大量的文件，避免出现文件丢失的情况，系统会自动提醒办公人员处理待办事件。办公人员借助自动化系统相互交流办公方案，提出自己的想法和见解，加强办公人员之间交流，及时解决存在的各种问题，促使办公人员相互合作完成办公任务，高效完成大量办公事项，并在短时间内处理紧急事件，推动煤炭企业顺利开展各种营销活动，进而赢得更多的经济效益，使煤炭企业的有充足的资金运作，加快了煤炭企业的发展速度。由此可见，应用办公自动化系统的重要性，完全取代了传统的办公方式，构建了自动的管理模式，即使办公人员出差到外地，通过使用自动化软件就可以知道煤炭企业的运作情况，与其他办公人员在线交谈管理事项，弥补了传统的办公方式的不足。同时，随时可以查找到所需的材料和文件，将诸多的文件统一输入到自动化系统中，方便管理重要文件，不需要复印的方式管理文件，节省了纸张成本，减少了复杂的管理流程，使管理文件更便捷，有效提高了办公效率，促使煤炭企业取得更多的经济效益[3]。
2.实现办公流程的自动化
煤炭企业应用办公自动化系统，取代了传统的办公方式，实现了办公流程的自动化，办公人员通过使用办公自动化软件，就可以自动传输信息，快速整理出文件，在短时间内将文件归类，统一制作成报表，将文件设计为电子版，以便于日后查找，体现出办公流程的自动化、先进化，减少了以往复杂的办公流程，无需在打印文件，将重要文件转换为电子版，改变了以往的办公流程，使办公方式更便捷更快速，取得为理想的办公效率。办公人员使用计算机就可以接收和管理文件，随时随地办公和整理文件，缩短了办公时间，使文件传输上传和接收的速度有所提高，减轻了办公人员的工作负担，节省文件流转所需的资金，促使煤炭企业有更多资金开展其他业务，进而赢取更多经济效益，同时，也实现了办公自动化的目标。
3.方便管理各种文件，节约了办公成本
以往煤炭企业的办公过程中，很多时候需要用到大量的纸张，造成了严重了浪费，而应用自动化办公系统，更方便管理各种文件，不需要打印文件，节约了办公成本，成为一种自动化的管理方式，结合计算机一同使用，促使办公人员更好地办公，在电脑上就可以进行办公，根据不同的文件制作不同表格进行管理，再也不用担心文件出现损坏的情况，将大量的文件统一保存在电脑中，可以输入诸多信息，使办公方式自动化，工作人员通过操作电脑就可以找到所需的文件，不需要浪费很多时间，既节约了办公成本，也提高了办公效率。因此，煤炭企业应注重使用办公自动化系统，有效降低了纸张的使用率，节省了很多开销，使煤炭企业有更的资金运作，进而创造出更多的收益，实现了节约办公成本的目的，做到妥善保管重要文件，不再使用打印的方式整理文件，进而快速整理文件，从而提高管理文件的效率。
4.增强了煤炭企业之间的沟通和共享
如今煤炭企业要注重引进自动化办公系统，创新了传统的办公方式，使管理模式和办公方式更便捷，构建了自动化的管理系统，随时看到煤炭企业的经营情况和经济效益，能够快速找到所需的文件，无需浪费时间去查找。另外，各个煤炭企业通过使用自动化办公系统，能够增强煤炭企业之间的沟通和共享，相互交流管理经验，及时传递更有价值的信息，实现信息和资源共享，做到相互帮助共同发展，充分说明运用办公自动化系统是十分重要的，使煤炭企业随时与其他企业沟通，全面掌握各个地区的煤炭的差异，了解到其他煤炭企业的运营模式，加强信息的共享，使信息传递的便捷，通过办公自动化系统自动完成信息传输任务，在短时间内可以实现信息共享，煤炭企业之间可以扩区域合作，在共同的努力之下收获更多的经济效益。因此，应用办公自动化系统已经成为一种必然趋势，增强了多个煤炭企业的沟通和交流，将价值的资源进行共享，为彼此创造了合作的机会，也提供了交流的机会，从而推动各个煤炭企业快速发展。
5.构建内部学习平台
煤炭企业应用办公自动化系统，构建了完善的内部学习平台，办公人员和管理人员通过内部学习平台，一些有价值的信息，相互交流和沟通，增强工作人员之间的互动，促使煤炭企业内部更和谐，实时了解到煤炭企业的运作动态和经济效益。也可以借助内部学习平台，多学习一些自动化办公的知识，灵活使用先进的信息技术和网络技术，更好地管理各种事务，使管理模式趋于自动化、规范化、科学化，有利于提高煤炭企业的管理水平。因此，构建内部学习平台是非常重要的，只有应用办公自动化系统的前提下，才能有效进行信息技术的学习，加强工作人员的凝聚力，使各个部门掌握自动化办公知识，学会灵活运用办公自动化系统和软件，推动管理工作顺利开展，为煤炭企业做出更多的贡献。并且，认真学习内部学习平台的知识，促使每个工作人员都能充分发挥出办公自动化的功能，从而不断提高煤炭企业的管理水平。
6.规范了办公管理模式现阶段煤炭企业应用自动化办公系统，规范了办公管理模式，推动管理工作顺利进行，管理人员使用先进的自动化管理软件，可以与其他部门相互协作共同管理各种事项，高效完成管理任务，有效提高管理效率。因此，运用办公自动化系统是非常重要的，使管理流程简单化、规范化、自动化，减少了以往复杂的管理程序，充分发挥自动化办公系统的优势和作用，实施自动化管理目标，使管理工作更到位，管理人员可以通过视频商量管理策略，在短时间内做出管理决策，避免出现延误事件的情况，及时处理各种问题。与此同时，可以系统地管理各种文件，将文件制作成电子版，统一保管在相应的文件夹中，使办公管理具有先进水平，规范了管理流程，改变了以往的管理模式，促使管理人员轻松做好本职工作，灵活应用办公自动化软件，更好地管理日常事务，清楚未处理的事情，减轻了管理人员的工作负担，管理各种事项的方式呈现出自动化的特点，将不同的办公文件快速整理和划分处理，以便于日后查找和使用，使管理文件的效率有所提高，以免出现文件损坏或是丢失的情况，办公人员和管理人员通过运用办公自动化系统的实用功能，为煤炭企业做出更多的贡献，并规范了管理模式，从而有效提高煤炭企业的经济效益。
四、结语
综上所述，煤炭企业在管理模式中应用自动化办公系统，减少了人力管理的负担，更好地管理各种文件，使管理模式具有规范化和自动化的特点，实现办公流程的自动化，有效提高了办公效率，弥补传统办公方式的不足，有利于推动管理工作顺利进行，同时，煤炭企业可以运用办公自动化软件，增强与其他企业的交流和共享，从而推动煤炭企业可持续发展。
参考文献：
[1]高斌.煤炭企业办公自动化的应用浅析[J].山东化工,2016,45(22):109-110.
企业文件管理方法篇6
一，招投标档案管理面临的实际问题
我们通过实际调查发现，目前我国企业的招投标档案管理依然存在着以下几个方面的问题。
问题一：招投标档案的数量庞大，给企业造成严重的管理负担。目前企业主要是依据《中华人民共和国招投标法实施条例》(以下简称《实施条例》)的五十六条所规定的“招标人或者其委托的招标机构应当妥善保管招标过程中的文件资料，存档备查，并至少保存十五年”之要求，来确定本企业的招投标档案的保管期限。由于每个项目所形成的招投标归档文件资料较多，尤其是那些未中标单位的标书数量很多，加之缺乏细化的保管期限划分，已经给许多企业的档案库房造成了巨大的压力。如果不能及时地解决这一问题，必然会给企业带来沉重的管理负担，增加企业的档案管理成本，影响企业的经营效益。
问题二：招投标档案的完整性不够。一般来说，招投标档案应该是每个招投标项目活动的完整的、系统的历史记录，是企业围绕着招投标项目的准备、开标、评标和中标等一系列业务活动形成的各种有保存价值文件材料构成的有机体系。但是，从目前一些企业的招投标档案管理的实际情况看，不完整的问题还是比较严重的。
问题三：招投标档案的管理模式落后，管理手段的信息化水平不高。据笔者的调查发现，一些企业的招投标档案管理依然延续较落后的手工管理模式，缺乏必要的检索工具，随意存放现象严重。所以，在查找利用时，只能凭管理人员的记忆，在库房里翻找。
问题四：招投标档案的管理规范和管理制度不健全。从调查的企业情况来看，招投标档案的管理基本上是无相关的制度可循，管理人员一般只是凭经验在管理。这种情形的存在，在一定程度上表明企业的档案管理制度建设还存在“死角”和“空白”，亟待清理和完善。
二、招投标档案管理问题的成因分析
1 法规制度规定的模糊性和粗放性
我国招投标档案管理的直接法律和法规依据就是《中华人民共和国招投标法》(以下简称《招投标法》)和《实施条例》，但这两个法律法规文件对招投标档案的管理所提出的要求和具体规定都比较粗放和模糊，甚至在这两个法律法规文件中都没有出现“招投标档案”的字样。这可以在一定程度上表明这两个法律法规文件的制定者的“档案管理意识”是比较淡薄的。《招投标法》只是在第二十八条中提到“招标人收到投标文件后，应当签收保存，不得开启”；在第三十六条中提到“开标过程应当记录，并存档备查”。《实施条例》也只是在第三十三条中规定“招标人应当如实记载投标文件的送达时间和密封情况，由接收人签字并存档备查”，在第五十六条中规定“[存档及书面报告]招标人或者其委托的招标机构应当妥善保管招标过程中的文件资料，存档备查，并至少保存十五年”。这样的规定，只是给招投标档案的管理提供了一个非常模糊的框架，并且存在着较大的主观随意性。
企业在招标过程中形成的文件资料不一定都具有保存价值，所以没有必要也没有可能保存所有的文件资料，否则就会陷入“有文必档”所造成的档案管理“陷阱”，大大增加企业的档案管理成本，降低企业档案管理的效益。按照一个招标项目至少有三方参与的法律规定，企业要为保存所有没有中标单位提交的“投标书”负担高额的管理费用，十五年以上的保管期限的规定，也会使企业难以克服档案库房空间不足的实际问题。同时，数量庞大的“招投标档案”也会使企业难以用相同的成本投入来切实提高企业档案的管理质量，招投标档案的信息化管理水平的提高，更会变得举步维艰。因此，这种粗放式的法律法规规定，是必须加以改变的现实，否则将会给有关企业造成更为严重的问题。
2 招标业务工作流程中关键性节点缺乏控制、归档范围不清
就目前而言，一些企业的招标项目档案之所以存在“挂一漏万”的问题，就是因为它们没有明确的全程管理思想，没有把握住招投标过程中的关键性“节点”，缺乏必要的流程控制，致使一些有保存价值的招投标过程文档没能及时“捕获”，并最终造成招标项目档案不齐全、不完整的不良后果。另外，一些企业缺乏对招标项目归档文件范围的必要制度规定，也是造成招投标档案完整性受损的重要原因。如果一个企业在开展招标活动中注意把握好招标活动过程的关键点，如登记、预审、开标、评标和中标等“节点”，注意做好相关文件资料的备案管理，确保招投标归档文件资料齐全、系统和完整的控制目标，还是可以顺利实现的。
3 招投标档案管理缺乏必要的理论支持和指导
在目前的档案学应用理论研究成果中，我们只能零星地找到一些研究招投标档案管理的文章，而且多数都是业务经验介绍层次的研究成果，很难对目前的国家政策制定和相关法律法规及管理制度的完善产生实质性的推动作用。有鉴于此，我国企业的招投标档案管理失范也就不奇怪了。缺乏科学档案管理理论指导的实践，包括法律法规、标准制度的建设，都会是相对盲目的。为此，强化档案管理理论的建设，充实能够指导企业招投标档案管理方面的思想内容，是我国档案学研究者必须直面的一个现实性问题。
4 缺乏成本控制意识，信息化管理水平低
成本／收益比，是每个企业在经营管理活动中都必须要考虑到的一个非常实际的问题。如果沿用现在的招投标档案管理的粗放式、高成本、低效益的管理模式，就无疑会给企业造成较大的管理压力，如若长期持续下去，也会造成有关企业管理积极性的下降，粗会最终损害国家利益、企业利益。但是，目前的“一竿子插到底”的管理规定，以及落后的文档管理理念和制度要求，不仅会造成招投标档案管理的整体质量下降，而且也会给目后的招投标档案资源的开发利用带来不良影响。
基于上述认识，笔者认为目前必须采取切实的改进策略，积极行动起来，才能真正找到解决问题的出路。各有关企业与其采取消极观望的态度和被动的行动方案，毋宁率先变革，积极探索招投标档案的科学、合理、有效的管理方式，并努力通过自身的管理实践加以验证。
三、解决招投标档案管理问题的基本对策建议
通过研究和分析目前现有的成功经验和有关新的政策和规定，我们提出以下几个方面的解决问题的对策和建议，供企业在管理招投标档案的实践中参考。
1 治标不如治本，国家有关部门应当立即着手修订《实施办法》，通过总结各部门和地区比较成功的经验、规定和做法，
进一步明确规定各种招投标档案的保管期限。目前，我国中央和地方又陆续出台了一些与招投标档案管理相关的政策、行政规章，其中的一些规定可以作为我们进行《实施办法》修订工作的重要依据。例如，《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》中所规定的国家电子政务工程建设项目招投标文件归档范围和保管期限，就比较明确具体。该文件规定：招标文件、委托招标文件的保管期限为30年，评标文件、评分标准及打分表、评标报告、中标通知的保管期限为10年；中标的投标文件(正本)的保管期限为永久；未中标的投标文件，终验后保存2年。政府采购文件保存10年。再如，《水利工程建设项目档案管理规定》规定的水利工程建设项目招投标文件材料归档范围与保管期限为：招标文件、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期保存，投标书、资质资料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件保存期限为永久；开标、评标会议文件及中标通知书长期保存。《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》规定“招标、投标、租赁文件：由建设单位永久保存”。此外，《吉林省建筑工程招投标档案管理办法》规定：“大型基础设施、市政工程、公共建筑和市级以上重点工程的招投标档案保管至工程竣工后五年，其他建筑工程招投标档案保管至工程竣工后三年。未中标单位的投标文件保管期限为半年(自开标之日起计算)”。《湖北省建设工程招投标交易档案管理办法》规定：“招投标档案管理人员应遵守国家《保密法》，合理划分招投标档案密级和保管期限。原则上一般工程招投标档案应保存五年，重大工程项目招投标档案应保存五至十年，投标文件副本可保存半年至一年时间”。还有扬州市、宁波市、河北省、辽宁省等地都在投标档案管理办法中做了相应的规定。
根据上述有关规定的精神，企业的招投标档案的保管期限可以做如下划分规定：招标文件、委托招标文件的保管期限为30年；评标文件、评分标准及打分表、评标报告、中标通知的保管期限为10年，中标的投标文件(正本)的保管期限为永久，未中标的投标文件，可保存6个月到2年。
2 梳理招投标工作的业务流程，明确招投标档案的形成节点，实现对招投标档案的全程控制。各有关企业可以根据自己的招标工作的业务活动特点，认真梳理招标工作的业务工作流程，明确招投标档案形成的重要节点，标明各节点需要形成的文件种类，并实行全程管理控制，确保招投标文件资料的有序形成、积累和归档，避免缺失和失控，维护每个项目尤其是重大招标项目档案的完整性。
企业文件管理方法篇7
关键词：软件企业知识产权管理企业管理学 知识产权策略
一、引言
在社会各行业中，软件企业总是能够走在技术发展的最前沿。伴随着技术而产生的就是一系列以软件开发利用为依托的知识产权。因此，对于任何软件企业来说，知识产权的管理与实施策略对一个企业的生存与发展都至关重要。本文试从软件企业的角度，并结合软件企业自身的特点，从管理学与知识产权法学两个角度来探讨软件知识产权保管理及其策略，以期对软件企业的知识产权管理有一定的借鉴作用。
二、软件企业知识产权管理概述
(一)软件与知识产权
我国新修订的《计算机软件保护条例》规定，计算机软件是指计算机程序和有关文档。计算机程序是指为了得到某种结果而可以由计算机等具有信息处理能力的装置执行的代码化指令序列，或者可被自动转换成代码化指令序列的符号化指令序列或者符号化语句序列。文档指用来描述程序的内容、组成、设计、功能规格、开发情况、测试结果及使用方法的文字资料和图表等，如程序说明书、流程图、用户手册等。同一计算机程序的源程序和目标程序为同一作品。由于计算机软件的易复制性，自它诞生那一天就面临着被非法复制和使用的威胁，所以为了保证软件知识产权不受侵犯，保护软件开发者的权益，促进软件工业的发展，世界各国都从法律上对软件知识产权予以保护。软件知识产权保护是软件技术得于继续创新的根本，因而政府保护软件知识产权义不容辞。
目前国际社会已形成以《著作权法》保护为主，《著作权法》(包括《计算机软件保护条例》)、《专利法》、《商标法》、《反不正当竞争法》《合同法》实施交叉和重叠保护(如：源程序及设计文档作为软件的表现形式用著作权法保护，同时作为技术秘密又受《反不正当竞争法》的保护)为辅的趋势。由于软件具有技术含量高的特点，使得对软件法律保护成为一种综合性的保护，对于我国企业来说，切忌对仅依靠某项法律或法规解决软件的所有知识产权问题抱有幻想。
(二)软件企业实施知识产权管理的必要性
对于软件企业来说，其日常运营活动主要包括软件市场调研、软件研发及软件产品销售等。软件作为知识产权所保护重要客体之一，势必导致软件企业必须重视企业的知识产权管理工作，否则企业依靠软件所带来的财富将荡然无存。因此，软件企业实施知识产权管理工作是十分必要的，归纳起来主要有以下两点：
1、降低潜在的侵犯他人知识产权的法律风险
软件企业在软件研发初期就要有意识地预防有意或无意地侵犯他人的知识产权。要做到这一点，必须注意以下几个问题。严格按照国际通行做法，避免侵犯他人知识产权，如购买一份软件只能装入”单机”使用；必须意识到，复制软件并向他人提供是一种商业性行为。只有在和拥有该软件知识产权的企业达成协议后，方能进行关于该软件的商业性活动；通过知识产权管理平台熟悉其他企业的软件，在开发软件时避免使用别人的知识产权，确实要使用时，必须和产权所有者协商解决；企业应聘请法律顾问，在可能遇到法律纠纷时，要向公司法律部门咨询，经其严格评估后方能实行。
2、避免及防范知识产权侵权
由于我国软件知识产权侵权现象严重，软件企业必须积极应对，最大限度地保护和利用自己的知识产权，以取得最大的经济利益，这就需要企业必须采取必要的知识产权管理，从而能够最大程度地防范他人侵权所造成的损失。另一方面，软件企业若对知识产权管理工作较为重视，可以对该领域内的研发水平、研发成果何一个初步的了解，以此能够对整个市场及技术领域进行把握，从而能够避免无价值研发的财产损失，同时也能够避免可能由于重复开发而导致的侵犯他人知识产权的被诉风险。
三、软件企业知识产权管理策略分析
(一)制定知识产权管理目标
企业知识产权管理目标可分为以下个层次：
1、宏观战略目标。应有利于促进我国软件行业的进步、经济增氏和社会发展。
2、中观目标。知识产权的立法宗旨是软件企业知识产权战略的中观目标。如我国《专利法》中明确规定”保护发明创造专利权，鼓励发明创造，有利于发明创造推广应用”，就是企业在确立专利战略的中观目标。企业应激励员工发明创造的积极性，保护好自主知识产权，并推广应用于企业与社会。
3、微观目标。最终实现企业的经济效益目标，并与社会效益相得益彰。只有制定了准确与有效的管理目标后，企业才能够真正朝着所制定的知识产权管理目标去发展，从而促使企业能够健康成长。
(二)设立企业知识产权管理组织
软件企业知识产权管理组织机构的设置，就是根据企业知识产权管理的总目标，把企业知识产权管理的各要素配置在一定的位置上，确定其活动条件，规定其活动范围，形成相对稳定的、科学的知识产权管理体系。根据国内外知识产权管理的经验，设置企业知识产权管理组织机构必须遵循以下原则：
1、目标明晰。每个机构以及这些知识产权管理机构的每一部分，都与特定的知识产权管理任务、目标有关，否则就没有存在的意义。知识产权管理组织机构的设立与运作必须以”事”为中心，因”事”而设机构、定职务、配人员。人与”事”要高度配合，不能以人为中心，因人设职，因职找”事”。因此，在知识产权管理组织机构设置中至关重要的一项原则就是目标、任务明晰原则。
2、分工合作。企业知识产权管理组织机构的设置，必须根据专业化原则进行分工，明确每一具体的知识产权管理部门及个人的职责，但分工要适当，既要考虑分工的专业化，又要从合作的角度来考虑把各种分工组合起来，对类似的工作应该尽可能组合在一个部门，这样可以减少部门与部门、人与人之间的工作矛盾，提高工作效率。
3、权责对等。企业的每一个知识产权管理机构都应按权责对等原则设置。有一定的职务就应担负一定的责任，同时也应享有相应的权力。责任是随权力而产生，又是权力的对等物，权力是为了更好地履行职责。责任与权力应该一致，每一个知识产权管理机构都不应有权无责、有责无权或权责不相称，更要避免”因人设事”地建立机构。
(三)建立保密协议制度
企业文件管理方法篇8
1安全密钥
所谓的“安全密钥”，主要是指用公开的密钥进行加密的数据，要想解密，只有运用私有的密钥才能进行。而且，相反的，如果用私有的密钥进行加密的数据，要想解密，只有运用公开的密钥才能进行。但是，正是这样的不对称的特性，才使得公用的密钥密码系统发挥着其应有的作用。
2企业加强计算机安全的重要性
对于现代型的企业来讲，企业的文件主要是以电子文档的形式在计算机中保存的。这些文件是企业重要的资料，所以，为了防止出现资料安全的问题，企业应该要采取相应的措施来对这些资料进行管理和保护。在当今的计算机环境下，对企业的电子文件进行加密保护是防止其泄露的主要办法。对加密的文件的密钥进行的管理一定要符合企业自身管理的要求，从而实现信息的共享和传播。
3密码的基本算法
在密码学的领域中，其基本的算法主要有两大类，一类是对称的密钥密码系统，另一类就是非对称的密钥的密码系统。这两大类计算方法可以结合着进行使用，做到优劣互补。
3.1对称的密码计算
对称的密码计算方法在进行加密和解密的时候，使用的是同一把密钥。这一类密码系统的优点主要是速度较快，不管是在加密还是在解密的过程中，其速度都远高于非对称的密钥密码系统。但是，它也有致命的缺点，因为其加密和解密的时候使用的都是同样的密钥，在双方无法见面的情况下，很难将正确的密码告知双方。所以，对称的密钥密码计算方法无法在大面积和较大范围的网络中使用。
3.2非对称的密码计算
非对称的密码计算方法其实又叫做公开的密钥密码系统。在这一系统中，任何人都可以将加了密的密钥进行公开。如果有人想要将信息传送给接受的一方时，可以使用该接收方已经公布的密钥进行相应的加密后再传送给接收方，当接收方收到信息后，可以进行解密获得信息。这样，非对称的密码计算方法就可以保证信息的双方在不进行见面的情况下持相同的加密解密的密钥来进行信息的沟通。
4企业计算机密钥管理
企业计算机的密钥管理技术主要可以分为横向管理和纵向管理两种。下面我们来一一介绍一下。
4.1纵向管理
纵向管理主要是企业上下不同等级部门之间的管理。在纵向管理的顶端，总经理管理着企业的所有部门，以此类推下去。在这一管理的系统中，只有上级对下级加密的文件可以进行解密，而反之则行不通。在纵向管理的过程中，我们主要采用对称的密码技术。通过给企业管理的人员分配密钥以及相应的公开参数，这样，高层的管理人员就可以利用自己分配到的密钥对下级的文件进行加密查看。在这样的纵向管理的系统中，高层的管理人员对于自己的直接下级的密钥能够得知，但是对于自己间接下级的密钥无法得知。但是，通过得到直接下级的密钥，然后利用直接下级的密钥再进行推论，就可以得到间接下级的密钥，解密他的文件。这样的方法对于等级管理中的各种规模都可以适应。企业可以利用这样的方法方便的删除或者是增加相应的用户，而且对于修改用户的密钥以及管理的关系也非常方便。
4.2横向管理
横向的管理主要是指企业的工作小组内部的管理以及相互协调的管理工作等等。在横向的管理中，工作小组中的人员加密的文件能够被其他任何的小组成员解密。我们可以为整个工作小组设定一个专用的密钥，小组的成员通过这个专用的密钥可以对加密的文件进行解密。这样的方法可以保证工作小组的成员工作效率。但是，它的缺点就是如果有的成员分别参加了不同的工作小组，那么他在进行文件加密和解密的过程中，就需要检索不同组的密钥来进行工作，这样对于小组的成员来讲，浪费时间的同时还会降低工作的效率。
5万能密钥的应用
企业文件管理方法篇9
[关键词]企业文书；档案
中图分类号：G275.2文献标识码：a文章编号：1009-914X（2014）45-0206-01
在企业信息系统中，文书档案管理是非常重要的组成部分，在企业信息建设方面也是非常重要的。现在，企业在发展过程中应用了先进的科技技术，这样就使得现代企业发展过程中，自动化和智能化在不断的发展。企业在发展过程中，文件的形式已经发生了很大的变化，电子文件逐渐取代了纸质文件，这样也使得档案管理中出现了很大的变化。现代的档案管理要利用计算机技术和网络技术来完成信息收集和整理，这样就慢慢形成了档案，对提高档案管理的效率是非常好的。为了更好的进行档案管理，要建立起来一体化的计算机管理系统，在这个系统中要将文件处理和档案管理结合在一起，这样在进行工作的时候能够取得更好的效果。虽然，企业在文书档案管理中已经取得了一定的发展，但是在管理上还是存在着一定问题的，因此，要更好的规范管理工作。
1企业档案管理存在的问题。企业为了更好的发展在体制和结构方面的不断改革，因此企业档案工作者在工作的时候要积极开展工作，这样才能取得更好的成绩，与此同时，对档案管理中出现的问题要进行更好的解决。一些企业在发展过程中，存在着档案意识单薄的情况，在档案管理方面存在着开发力度不够的情况，而且，企业中很多人对电力档案管理工作的认识也是存在着一定的偏差的，因此，就使得档案管理人员队伍经常存在着不稳定的情况，企业档案管理人员在进行管理的时候经常会出现无法顾及到所有工作的情况，因此会导致档案编研中出现一些问题，使得档案在企业发展中无法得到充分的利用。档案管理人员在自身素质方面也是存在着一定的问题的，一些档案管理人员通常都是企业中其他岗位工作人员兼职的，这样就使得很多的人员在工作中无法对档案知识进行更好的学习，使得企业档案管理工作无法更好的适应企业的发展。企业在进行档案管理的时候一定要改变原有的工作思路，要采用心得方法和技术进行档案管理。
2企业档案管理现代化的运用。档案管理利用现代的科学方面和手段对企业发展过程中形成的档案进行有效的管理，这样能够更好的保证企业在发展过程中提高工作效率和经济效益。档案管理的目的就是为了更好地在以后利用档案进行企业发展，在最大程度上保护档案，延长档案的寿命，这样更好的为企业提供服务。企业档案在发展过程中不仅是为了更好的满足社会发展的需要，同时也是企业档案自身发展的选择。
2.1建立和健全各项档案管理制度。建立和健全档案管理制度，能够更好的将档案编制成册，这样能够实现档案管理科学性，为企业日后的发展提供可靠的保证。在进行档案管理的时候，工作人员要按照相关的要求来进行管理，这样才能更好的发挥管理职能作用。
2.2依法建档。在进行档案管理的时候，按照相关的规范来进行工作，这样能够更好的强化档案法制教育，这样能够更好的提高档案工作人员的法制观念，在进行档案管理的时候要自觉依法进行档案的建立，档案管理人员在工作中按照相关的法规来对自己的工作行为进行约束，同时也要接受相关部门的监督。
2.3提高现代化管理水平。要运用现代化管理方法，实现档案管理的科学化、高效化和系统化。为领导决策、生产经营和科学研究提供准确、有效的服务。计算机的使用是实现企业档案现代化管理的必由之路。由于档案管理人员的计算机操作水平不一，其不规范的操作将给检索、查询带来极大的困难。所以，应该加大企业档案现代化管理的投入，包括购置先进的计算机，同时要加强岗位培训，给档案管理人员提供学习深造的机会，鼓励他们利用业余时间边工作、边学习计算机知识。
2.4提高档案管理人员的业务素质。在档案管理现代化的进程中。档案管理人员不仅应具备吃苦耐劳、甘于奉献的优良品质，还要具备做好现有工作所需的知识结构及现代化管理能力，必须掌握处理电子文件、电子档案的技术，才能适应档案现代化管理的需要。作为档案管理工作者，不仅要学习档案学专业知识，还要掌握计算机应用等各项技能，要重视专业知识的学习与更新，把学习作为生活的第一需要，通过学习，不断拓宽视野，了解工作所涉及领域的现状及发展动态，运用档案学的新理论、新技术来指导和改进档案工作，努力实现由单一专业型向多样复合型转变。
2.5电子文书档案管理与纸质档案管理的有机结合。在现行条件下，电子文书档案还不具备法律效力，电子文档仍然代替不了纸质文档，必须保证电子文书档案管理与纸质档案管理的有机结合，保证法律效力的同时，通过电子文书档案管理，实现管理的电子化和自动化，方便查询和借阅。纸质文档仍然需要精心保管，妥善维护纸质档案的管理方法应该在电子档案的管理方法中得到充分的体现，电子档案的管理方法应该尽量的减少手工管理档案的工作量。其次，系统管理主要目的是保证文书档案管理系统的稳定、正常运行，减轻系统维护人员的工作负担，提高工作效率；实时掌握各级节点系统资源的利用情况。
企业文件管理方法篇10
关键词：
管理标准化；管理域；制度；体系；流程
中图分类号：F2
文献标识码：a
文章编号：1672-3198（2012）07-0022-02
1引言
实施管理标准化体系，是提高企业的基础管理水平及企业在国内外市场的竞争能力，促进企业可持续发展的需要。管理标准化工作是企业发展的固定根基，它可使企业通过有效的、持续的管理改进而取得效益，获得长期稳定的发展；在多变的市场经济条件下，企业的应变能力尤为重要，企业要想站稳市场，就要有先进的科技成果，优化资源配置，实施管理标准化体系，来不断提升企业综合素质和实力。
2企业管理标准化体系的建设背景
管理标准化是以企业利益为目标，以重复性特征的事物和概念为对象，以管理、技术和科学实验（或经验）为依据，以制定和贯彻标准为主要内容的一种有组织的活动过程。1984年4月开始实行的《中华人民共和国标准化法》中规定：“标准化工作的任务是制定标准、组织实施标准和对标准的实施进行监督”。国内外先进企业普遍把管理标准化作为科学化管理的载体，它具有管理简单、规模化推广和持续改进的特质。一个企业的管理标准化程度可以体现企业的竞争力，西方发达国家把管理标准化纳入知识产权的范围，设置了技术壁垒，圈定市场范围。在一定意义上讲，市场的竞争是管理的竞争。同时，管理标准化也是企业管理成熟度的标志。
按照现代化企业管理制度的要求，建立企业管理标准化体系，运用企业管理法规规范企业和全员行为，使企业成为面向市场的法人实体和竞争主体，促使企业全面推行管理标准化，是企业走向管理现代化的重要的一步。市场经济是法制化的经济，管理标准化是企业法规的具体化，它是贯彻实施法律、法规、规范企业生产经营活动，促进公平竞争，维护市场正常经济秩序的最有效的依据和工具。因此，随着市场经济的发展，企业要自我发展，自我约束和取得良好的经济效益，就离不开管理标准化工作。管标准化通过建立企业最佳的生产、经营秩序，能够有效实施减人增效，提高用工效率，提高劳动生产率和经济效益。
3现代企业管理标准化体系构建的基本思路
3.1企业管理标准化体系基本内容
如图1所示，企业管理标准体系是企业其他各管理体系，如：质量管理、生产管理、技术管理、QHSe管理、内控管理、财务成本管理、环境管理、职业健康安全管理体系等的集合，建立企业管理标准体系，应在贯彻落实国家关于标准化工作的法律、法规、政策、方针的基础上，根据企业的特点充分满足其他管理体系的要求，以企业现行有效的管理制度、技术性标准、作业性流程文件为基础，建立健全以管理标准为主体核心，以工作标准、流程文件为支持，以岗位标准为保障的企业管理标准化体系，形成一套完整、协调配合、自我完善的管理体系和运行机制，并进而在企业设立管理标准化部门统一负责本企业的管理标准化工作，编制适应本企业的管理标准化体系，组织标准的实施和对标准的实施进行监督检查和考核。
3.2实施企业管理标准化需要注意的几个原则
在建立企业管理标准化之前必须明确几点原则，否则在建立的过程中可能会步入误区，甚至出现体系内部自相矛盾，互相打架的局面。
第一，标准化体系与其他管理体系有机衔接的原则。
以大型跨国公司建制为例，在总部公司和地区公司标准化建设指导方针、建设思路的指导下，结合基层单位基本建设业务的实际情况，以基本建设业务为主线，全面梳理基本建设业务相关的业务流程、制度，将不同的“管理体系”融为一个整体。
第二，先纵向标准化，再横向协调统一的原则。
先对各基本建设主管部门内部的业务进行标准化建设，然后，对与其他部门相关联的业务事项进行沟通协调，运用标准化原理，进行简化、优化、统一、协调，从而确保基建业务标准化管理手册文件内部结构性、秩序性、关联性、相互支持性。
第三，尊重历史习惯，动态调整的原则。
尊重现行组织结构、部门职责及各种管理流程和制度现状，对标准化体系建设必须进行调整和优化，按照公司相关程序，进行动态改进。
第四，与创新良性互动的原则。
在标准化体系建设时，应确保标准化体系不会对创新产生桎梏，相反，而应具有内生创新的功能。
3.3企业管理标准化管理域的构建
企业中任何一个制度的产生都是基于管理域（管理的目标、业务、管理的资源与要素）及分解后的子管理域的需要而产生的。首先明确管理域的概念，管理域是被管理对象的集合，管理的对象包括目标、业务、资源与要素等。按照管理维度和管理深度的要求对管理域从上到下，从大到小逐级分类分层，分解为一级目录、二级目录、三级目录、四级目录、五级目录……，直到形成适合的制度文件。在管理域构建时，根据目标管理、业务管理、资源与要素管理设置，从第一级目录开始，按照管理域本身的属性和维度来逐级分解。将业务全面地从上往下逐级梳理，形成从上往下的目录结构表，同时确定该级的管理域是否需要相关文件来支持。在管理域判断需要管理文件后，规划该管理域分解目录下应建立一个流程类文件，还是需要建立一个制度类文件，并且标明流程或制度的类别。流程分为管理流程、业务流程、工作流程三种。业务流程是指核心价值链上的流程；管理流程是支持业务功能实现的计划、组织、实施、监督等方面的流程；工作流程是业务流程和管理流程进一步细化到岗位上的流程性工作程序，业务流程和管理流程细分到末级一般都变为工作流程。由于基本建设业务涉及的协调部门较多，因此，在梳理业务时一定要从企业建设的整体角度考虑问题，将核心业务功能实现的所有涉及的方面都要列入目录表，使目录结构系统化。
图2为某基层单位部分目标管理管理域框架表的内容。
图2目标管理部分管理域分解最终表样示例
在进行业务管理域分解的同时需要把握以下几点原则。第一，全面性原则，次级管理域目录要体现上级管理域所包含的内容；第二，独立性原则，同级别管理域应具有内容相互独立性。第三，重要性原则，管理域分解应体现重要的管理事项和管理要点。第四，分类分级兼顾原则，在规章制度数量确定的情况下，分类和分级之间是反比关系，在管理域分解时应根据实际情况，确定合理的分类和分级。
3.4企业管理标准化体系管理制度梳理
按照现代大中型企业内的制度体系大致可分为三类：
（1）目标管理制度体系：如企业愿景、战略目标、中长期发展目标规划、年度经营计划、QHSe目标管理体系文件、内部控制管理体系文件、风险管理体系文件等。
（2）业务管理制度体系：如某公司的核心价值链的采购业务、勘探业务、评价业务、投资开发业务、建设业务、销售业务等。
（3）资源与要素管理制度体系：如人、财、物、信息、公共关系等资源方面的管理，审计、行政、档案、纪检等要素的管理。
以某大型跨国公司的基层单位，进行制度的梳理要在总公司和地区公司的总体思想和指导方针下梳理自己基本业务的规章制度，三者关系如图3所示。
图3企业管理标准化制度层级关系图
管理目标的实现是通过对业务管理及资源要素管理实现的，资源要素管理为业务管理提供支持与服务。不同组织界面之间，上一级组织的目标管理制度体系、业务管理制度体系、资源与要素管理制度体系分别对下一级的三种管理制度体系产生控制和约束效力，下一级的制度体系必须遵守上一级制度体系的共性和强制性要求。在制度梳理的过程中，对于当前正有效执行的文件及各类规章制度中的部分内容，可采取直接引用；对于确定即将要改进制度或文件的，由责任部门牵头组织对原文件进行修订，修订后，收录在管理标准化体系文件中；对于确定空缺的制度或文件，由责任部门牵头组织对新文件进行编写，编写后，收录在管理标准化体系文件中，见图4。
图4管理标准化模型（部分业务）
当制度梳理完毕后，依据管理域架构的设置，将相应的规章制度或业务流程文件归类到所对应的管理与目录后，就形成了管理标准化的基本模型，可供管理者和岗位直接操作人员在日常所需是待查备查，模型具有层次清晰，结构合理的特点，查询极其方便迅速。
4结语
管理标准化体系与传统管理标准及模式不同，它是一
个完整的管理体系，具有全面化、系统化、合理化的特点。
作者简介：
李正健（1987-），女，山东青岛人，成都理工大学文法学院科学技术哲学专业硕士研究生，研究方向：资源哲学与资源经济管理;
武林（1986-），男，河南郑州人，成都理工大学政治学院思想政治教育专业硕士研究生，研究方向：高校学生思想教育与管理工作。
为此，企业在建立管理标准化体系时，必须经过制定计划、严格审批、监督实施、修订提高等一系列程序，充分吸收和创造性地运用国内外先进的管理方法及经验，应用系统工程的科学方法，保证标准体系的先进性及合理性。企业管理标准化体系是一个庞大的管理体系系统，建立之初工作量庞大，但使用极其方便，企业管理标准化体系进一步发展将登上信息化、数字化的平台，届时，丰富的企业管理信息将更好地为企业发展提供可靠支持。
参考文献
［1］刘爱华.质量管理体系认证与企业标准化［J］.企业标准化，2009，（12）:55-56.
［2］聂规划.企业管理标准化体系集成支持平台研究［J］.武汉理工大学学报，2009，