法院档案管理办法篇1
第一条：为加强学院档案的科学管理，有效地为教学、科研、医疗事业服务，根据《中华人民共和国档案法》等法规的有关规定，结合我院实际情况，特制定本办法。
第二条：我院档案是指院内在各项管理工作，教学、科研等工作活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、音像等各种形式载体的文字材料。
第三条：学院档案是学院工作活动的真实历史记录，是教学管理、行政管理、科研管理的重要组成部分，是提高我院工作效率和教学质量的必要条件。
第四条：学院档案工作是维护我院合法权益和历史真实的一项重要工作，应列入全院教学、科研、行政事业的发展规划，纳入学院行政管理、教学管理、科学研究计划之中。教学工作和建档工作实行“四同步”管理：下达计划任务与提出文件材料归档要求同步；检查计划进度与检查文件材料形成情况同步；验收、鉴定成果与验收、鉴定档案材料的完整、准确系统情况同步；上报登记和评审、奖励科技成果及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。
第五条：学院档案工作实行统一领导，分级管理的原则，各门类载体档案实行集中统一管理。
第六条：学院档案科的基础任务是：
（一）对本院各部门的文件材料的形成、积累、整理、归档工作进行监督、指导；
（二）负责保管全院全部档案和与业务工作有关的资料，积极提供利用，为全院各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。
（三）认真贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，确保档案和档案机密的安全；
（四）办理院领导交办的其他有关的档案业务工作。
第二章档案工作体制、机构和人员
第七条：我院设立档案科，配备专职档案员，各科（室）配备兼职档案员，档案科受办公室领导。
第八条：档案科在业务上受包头市档案局二科的监督、指导、检查。
法院档案管理办法篇2
随着社会发展的不断进步，档案工作越来越受到社会各界的关注和重视，档案作为一种特殊的财富，其“存史鉴今”的作用也逐渐得到了发挥。我院一直对档案管理工作高度重视，将其列入重要议事日程和工作计划中。最近，根据县档案局“大档（2009）12号”文件要求，我们对档案管理的各项工作又进行了认真细致地自查，现将工作情况简要汇报如下，不妥之处请批评指正。
一、医院档案室一般情况：
院档案室占地近100㎡，分有综合档案室、陈列室、病案室和档案管理人员办公室等。档案室归属院办公室，由院办主任负责管理，一名工作人员专门对每季度、每年的文书、会计、基建、照片、病历等档案进行整理、归档和利用等。至目前，室藏档案卷宗共计3090卷。其中：文书档案584卷、会计档案1843卷、基建档案50卷、照片462张5册、设备档案78卷、荣誉档案43件。2003年医院自筹资金10万元，购置了新档案柜65套和部分办公用品，同时还配有灭火器、温湿度计及防鼠、防虫、防潮药剂，保证了档案资料的安全。
二、认真贯彻实施《档案法》、《档案法实施办法》和《××省实施<档案法>办法》和《×市档案管理办法》。
1994年医院进行过一次大规模档案整理，1998年又对文书档案进行了整理，但存放、归档和管理工作不规范，档案存放库房、管理、利用没有引起足够重视。自2002年起，我院将档案建设工作列入医院工作要点，认真学习《档案法》、《档案法实施办法》、《×省实施<档案法>办法》和《×市档案管理办法》，并按照《×省机关档案工作目标管理办法》等有关文件要求，把综合档案管理工作纳入了具体工作计划中。
2002年，为进一步认真贯彻档案管理法规和办法，加强医院档案建设和管理工作，根据县档案局的要求和我院业务需求，我单位专门成立了以院长为组长，分管院长为副组长、院办主任、几位职能科室主任、档案管理员为成员的档案管理领导小组，具体负责档案管理工作。
2003年，在县档案局领导和工作人员的帮助指导下，由院办组织抽调8人对1968年以来的文书档案、1966以来的会计档案以及1980年以来的病历档案等进行了认真细致、严格的整理。先后三次召开档案工作会议，解决档案整理过程中遇到的突出问题，院领导每周过问一次整档进展情况，办公室主任随时参与整档具体工作，并及时对抽调的工作人员进行了档案法规、档案建设规范和要求的学习培训，增强了责任感。2009年、2009年我们又及时对当年的各类档案进行了整理归档。整理过程中，我们严格按照业务规范要求，根据医院的实际工作情况，制定工作计划，确定个人的工作任务。一方面，邀请档案局专业人员现场培训指导，边整理、边学习、边提高；一方面，根据实际情况到县档案局、农业局等学习建档经验。工作人员不怕苦、不怕累，较好地完成了档案整理工作任务。整理中未发现丢失、损毁、涂改和伪造档案现象。
为加强档案管理，防止档案资料流失或损毁，我院从管理制度入手，制定了《档案综合管理制度》、《文件材料归档制度》、《档案利用制度》、《档案保密制度》、《档案管理人员岗位职责》、《综合档案库房制度》等七项制度。档案管理工作已基本迈入了规范化、科学化、制度化、标准化的轨道。
2003年经×市、县档案局联合验收认定我院综合档案室达到省一级标准。
三、档案的开发利用情况。
1994年编制了《医院管理文件汇编》，1999年、2003年编写了《全宗介绍》、《组织机构沿革》、《医院大事记》，2003年还编写了《历年处理医患纠纷专卷》、《历年违纪职工处理决定专卷》和《发文汇集》等。配合县志编委会，积极实施了1986年至2000年县志·卫生志的编写工作。这些，为服务和推动医疗卫生工作的发展起到了重要的作用。
法院档案管理办法篇3
贯彻落实党中央、国务院关于坚持科学立法、民主立法，完善中国特色社会主义法律体系的重要精神，进一步增强档案立法工作的计划性、科学性和统一性，指导和规范档案法规、规章及规范性文件的制订、修订工作，为依法行政、依法治档提供制度保障，提升档案工作法治化管理水平。
二、构建国家档案法规体系的原则
坚持社会主义法治理念，坚持法制统一的原则，以《中华人民共和国立法法》为指导，以《中华人民共和国档案法》为核心，以现行档案法律、法规和规章为基础，加快立法进度，提高立法质量，逐步完善符合我国国情并适应档案事业发展需要的科学、缜密、配套的国家档案法规体系。
三、国家档案法规体系的构成
(一)层次
国家档案法规体系是以《中华人民共和国档案法》为核心，由符合《中华人民共和国立法法》规定的若干有关档案工作的法律、行政法规、地方性法规和规章所构成的相互联系、相互协调的统一体。分为以下四个层次：
第一层次：档案法律。由全国人民代表大会及其常务委员会制定，并由国家主席签署主席令予以公布。主要有《中华人民共和国档案法》以及刑法、民法等基本法律及其他专门法律中涉及到档案的内容或条款。
第二层次：档案行政法规、党内法规和军事法规。
档案行政法规由国务院根据宪法和法律制定，并由总理签署国务院令予以公布。
档案党内法规由中国共产党中央机关。
档案军事法规由中央军事委员会根据宪法和法律制定，并予以公布。
第三层次：地方性档案法规。由省、自治区、直辖市以及较大的市的人民代表大会及其常务委员会根据本行政区域的具体情况和实际需要制定，并由大会主席团或者其常务委员会公告予以公布。
第四层次：档案规章，包括国务院部门档案规章和地方政府档案规章。前者由国家档案局依据法定权限制定或国家档案局与国务院其他专业主管机关或部门联合制定，并由部门首长签署命令予以公布。后者由省、自治区、直辖市和较大的市的人民政府依据法定权限制定，并由省长或者自治区主席或者市长签署命令予以公布。
(二)效力
在国家档案法规体系构成中，档案法律具有最高法律效力，其他任何档案行政法规、地方性档案法规和规章不得与之相抵触；地方性档案法规和档案规章不得与档案行政法规相抵触；国务院部门档案规章与地方政府档案规章具有同等效力，在各自的权限范围内施行。档案党内法规和档案军事法规在其权限范围内发挥效力，对某方面工作有规范和指导作用。
(三)具体项目
1、档案法律(共1项)
《中华人民共和国档案法》(待修订)
2、档案行政法规、党内法规、军事法规
(共7项)
(1)《中华人民共和国档案法实施办法》(待修订)
(2)《机关档案工作条例》(待修订)
(3)《科学技术档案工作条例》(待修订)
(4)《干部档案工作条例》(待修订)
(5)《中国人民档案条例》
(6)《国家档案馆条例》(待制定)
(7)《电子档案管理条例》(待制定)
3、地方性档案法规
具体立法项目由享有立法权的地方人大及其常委会视需要自行决定。
4、国务院部门档案规章(共52项)
(1)《档案执法监督检查工作暂行规定》(待修订)
(2)《档案行政许可程序规定》
(3)《档案行政处罚程序暂行规定》
(4)《档案违法违纪行为处分规定》(待制定)
(5)《档案馆工作通则》(待修订)
(6)《各级国家档案馆收集档案范围的规定》(待修订)
(7)《各级国家档案馆开放档案办法》(待修订)
(8)《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》(待修订)
(9)《外国组织和个人利用我国档案试行办法》(待修订)
(10)《档案工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》
(11)《档案专业技术人员继续教育暂行规定》
(12)《档案鉴定办法》(待制定)
(13)《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》
(14)《国家档案局关于档案期刊、书籍及音像制品管理暂行办法》(待修订)
(15)《国家重点建设项目档案管理登记办法》
(16)《重大活动和重大事件档案管理办法》(待制定)
(17)《电子公文归档管理暂行办法》
(待修订)
(18)《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》(待修订)
(19)《外商投资企业档案管理暂行规定》
(20)《a计档案管理办法》待修订)
(21)《城市建设档案归属与流向暂行办法》
(22)《城市建设档案管理规定》(待修订)
(23)《城建档案利用管理暂行规定》(待制定)
(24)《城市房地产权属档案管理办法》
(25)《城市地下管线工程档案管理办法》
(26)《开发区档案管理暂行规定》(待修订)
(27)《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》
(28)《开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定(试行)》
(29)《高等学校档案管理办法》
(30)《社会保险业务档案管理规定(试行)》
(31)《婚姻登记档案管理办法》(待修订)
(32)《艺术档案管理办法》
(33)《电影艺术档案管理规定》
(34)《乡镇档案工作试行办法》
(35)《畜禽标识和养殖档案管理办法》
(36)《环境保护档案管理办法》
(37)《标准档案管理办法》
(38)《审计机关审计档案工作准则》
(39)《统计档案管理办法》(待制定)
(40)《民间组织登记档案管理办法》
(41)《劳动保障档案管理办法》
(待制定)
(42)《低保档案管理办法》(待制定)
(43)《医保档案管理办法》(待制定)
(44)《土地征用拆迁档案管理办法》(待制定)
(45)《土地承包档案管理办法》(待制定)
(46)《银行档案管理办法》(待制定)
(47)《海洋行政执法档案管理规定》(待制定)
(48)《民航档案管理力、法》特制定)
(49)《学籍档案管理办法》(待制定)
(50)《就业培训档案管理办法》(待制定)
(51)《知识产权档案管理办法》(待制定)
(52)《事项档案管理办法》(待制定)
5、地方政府档案规章
具体立法项目由享有规章制定权的地方人民政府视需要自行决定。
四、国家档案法规体系的实施措施
(一)各相关档案部门要高度重视立法的民主性、科学性、权威性和严肃性，切实加强对档案立法工作的领导，把这
项工作作为一件重要的事情来抓，列入工作计划和议事日程。
(二)根据档案事业的发展需要，制订“十二五”档案立法规划和年度立法计划，体现急需先立、突出重点、务求实效的原则，明确每项立法的启动时间、完成时限、参与单位、责任人及相关工作任务，做到立法项目“任务、时间、组织、责任”四落实，为如期形成国家档案法规体系提供保障。
(三)注意立改废相结合，定期进行档案法规、规章清理工作，对失效的或应废止的要明文废止，需要修订的列入计划及时进行修订。
附件：需要修订、制定、调研论证以及需要由规范性文件上升为法规、规章的档案立法项目
需要修订制定、调研论证以及需要由规范性文件上升为法规、规章的档案立法项目
一、需修订的档案法律、行政法规和国务院部门档案规章
(一)档案法律(共1项)
《中华人民共和国档案法》
(二)档案行政法规、党内法规(共4项)
1、《中华人民共和国档案法实施办法》
2、《机关档案工作条例》
3、《科学技术档案工作条例》
4、《干部档案工作条例》
(三)国务院部门档案规章(共13项)
1、《档案执法监督检查工作暂行规定》
2、《档案馆工作通则》
3、《各级国家档案馆收集档案范围的规定》
4、《各级国家档案馆开放档案办法》
5、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》
6、《外国组织和个人利用我国档案试行办法》
7、《国家档案局关于档案期刊、书籍及音像制品管理暂行办法》
8、《电子公文归档管理暂行办法》
9、《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》
10、《会计档案管理办法》
11、《城市建设档案管理规定》
12、《开发区档案管理暂行规定》
13、《婚姻登记档案管理办法》
二、需制定的档案行政法规、国务院部门档案规章
(一)档案行政法规(共2项)
1、《国家档案馆条例》
2、《电子档案管理条例》
(二)国务院部门档案规章(共17项)
1、《档案违法违纪行为处分规定》
2、《档案鉴定办法》
3、《重大活动和重大事件档案管理办法》
4、《城建档案利用管理暂行规定》
5、《统计档案管理办法》
6、《劳动保障档案管理办法》
7、《低保档案管理办法》
8、《医保档案管理办法》
9、《土地征用拆迁档案管理办法》
10、《土地承包档案管理办法》
11、《银行档案管理办法》
12、《海洋行政执法档案管理规定》
13、《民航档案管理办法》
14、《学籍档案管理办法》
15、《就业培训档案管理办法》
16、《知识产权档案管理办法》
17、《事项档案管理办法》
三、需调研论证的国务院部门档案规章(共4项)
1、《社会救助档案管理办法》
2、《慈善捐助档案管理办法》
3、《损毁档案的赔偿办法》
4、《档案工作人员劳保待遇的有关规定》
四、需上升为法规、规章的档案规范性文件(共16项)
1、《全国档案馆设置原则和布局方案》(待修订)
2、《企业档案管理规定》(待修订)
3、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》
4、《公安档案管理规定》
5、《医药档案管理暂行办法》
6、《地名档案管理办法》(待修订)
7、《林业重点工程档案管理办法》
8、《海洋档案管理规定》(待修订)
9、《南极考察档案资料管理规定》(待修订)
10、《测绘科学技术档案管理规定》(待修订)
11、《森林和野生动物类型自然保护区档案管理办法(试行)》
12、《中国证监会派出机构档案管理办法》(待修订)
13、《中国证监会派出机构公文归档范围的规定》(待修订)
14、《科学技术研究档案管理暂行规定》
法院档案管理办法篇4
由于民办职业学校起步晚、发展快，其速度、规模、质量、效益，出现了发展不平衡、结构性矛盾突出等现象。根据《中华人民共和国档案法》及中华人民共和国教育部第27号令关于《高等院校档案管理办法》的明确规定高校档案工作是高等院校重要的基础性工作，院校应当加强管理，将之纳入院校整体发展规划。因此，民办职业院校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平，是提高民办职业院校教育水平和管理水平、加强内涵建设、促进学院发展的必由之路。
民办职业院校档案管理存在的主要问题
调研发现云南省的民办职业院校档案工作普遍存在以下几个方面的问题：
1、民办职业院校普遍存在档案管理工作意识薄弱、机构不健全、专业人员缺位的现象
当前，很多院校都忽略了档案管理工作，缺乏对档案工作管理重要性的认识，认为档案工作属于学校的附带工作，不影响其长远发展，因此忽略了档案管理建设。这种认识不足不仅体现在学校领导身上，更是体现在学校全体教职员工身上。在很多民办职业学校根本没有档案馆和专职档案工作管理人员，即使有些民办职业院校存在档案馆和专业人员，由于民办院校的特殊性，出于对人力资源充分利用的考虑，专职档案管理人员也往往身兼数职，还要承担院校的很多其他工作。比如系部的兼职档案人员多是教学秘书或行政秘书兼职，既有日常教学管理工作或者办公室行政事务性工作，又要兼顾档案管理工作，造成档案管理工作不尽人意。
2、民办职业院校档案管理缺乏明确的规定责、权、利的规章制度
目前，多数民办职业院校的发展只注重规模与速度建设，忽略了内涵建设，这对学校的档案管理工作造成了很大的影响。由于档案相关规章制度没有遵守国家档案工作要求的规范标准，甚至是缺乏相关的档案管理制度，导致负责部门不能、不知道如何把在教学、科研等日常工作活动中产生的档案按照档案工作管理规定要求统一归档、集中管理，导致档案材料分散，致使档案资料收集不及时、文件材料残缺不全，不能及时立卷和归档;且因为缺乏规章要求，导致各职能部门和系部档案材料的收集与整理带有很大的随意性，缺少规范的要求和长久保存档案的考虑，存在档案材料几大箱，用时要去纸箱中翻找，很多材料被丢弃现象。这不仅直接影响了档案整理、归档，而且也影响到档案作为学校历史凭证的作用。
3、经费投入不足，导致不能实现档案信息电子化建设
目前很多民办职业学校在档案管理方面的经费投入非常有限，无法购置档案管理工作所需的现代化设备，现代信息技术手段如高校数据库、校园网络等没有切实应用到民办职业院校的档案管理中，导致民办职业院校的档案信息化建设相比于其他院校相对滞后。一些民办职业院校的档案管理以传统的手工管理方式为主，书写速度慢，工作量大，严重影响了案卷质量和收集时间。此外，因财力不到位，档案人员也就得不到现代档案管理技术的业务培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识和基本技能，无法对档案进行现代化的科学规范管理。而对档案管理人员继续教育的措施乏力，直接制约着档案信息电子化建设进程。
4、档案材料单一，缺乏编研档案，影响了档案利用率
法院档案管理办法篇5
区法院加强档案管理工作
根据省高院归档和档案管理工作会议精神，法院依据《档案法》的要求，坚持档案工作“集中统一管理，维护完整与安全，便于提供利用”的基本原则和“为审判工作服务”的基本宗旨，不断加强领导，完善措施，规范管理，有效促进了档案管理工作。
高度重视，全员学习，提高档案管理意识。一是强化档案法规教育，培养全员档案意识。今年以来，该院领导高度重视档案工作教育，多次组织全院干警学习档案知识，反复宣传档案管理法律法规，定期考查学习情况并分庭室进行评分，增强了全员档案意识，提高了各庭室归档意识，营造人人关心档案管理工作的强烈氛围，形成全员重视、齐抓共管的良好局面。二是强化业务规范，提高档案管理质量水平。该院将档案工作纳入法院工作的总体规划，制定档案工作管理目标，明确档案工作责任制，与其它工作一起部署、一起检查、一起考核；并调整了档案工作领导小组、档案鉴定领导小组及保密工作领导小组，严格负责档案工作规划的制定、档案管理措施的落实以及档案安全保管等有关事宜。同时每年派员参加区举办专职档案员培训班，进行档案业务学习、指导，使档案管理有条不紊地推进。
法院档案管理办法篇6
随着二级学院办学规模的不断扩大，二级学院形成的档案材料越来越多，学校档案馆没有能力也不可能事无巨细，将二级学院各类档案都尽数收集进馆，那么，二级学院的档案管理应该采用什么样的模式进行管理合适呢？自20世纪90年代以来，国内一些规模较大的高校开始了在其所属的二级学院设立档案资料室的探索。尤其国家开展教育教学评估工作以来，建立二级学院档案资料室显得更加的迫切。近年来，学校档案馆常常接到二级学院有关档案管理的相关咨询，在日常的档案业务指导中我们也加大了二级学院档案管理内容的指导。在调研学习与实践的基础上，我们认为目前在同属于985和211类型的高校推行二级学院建立档案资料室的模式是当前高校档案事业自身完善发展的一种好举措。其优点体现在：第一，可以把学院系成立以来散存在各个办公室的具有保存价值的文件资料进行系统整理和集中存放管理，既解除了办公室人员对室内大量积存资料清理中存毁矛盾的纠结，办公室敞亮了，资料也有序便查；第二，有利于督促二级学院每年定期进行上一年度文件资料的整理归档，避免了资料的乱放与丢失等现象，养成良好的资料积累与整理归档的习惯；第三，目前高校普通都是多校区办学，学校档案馆不一定与学院在同一校区，即使在同一校区也不如就在同一单位内利用方便，况且学院自存的档案更多的是为本学院工作服务，建立学院档案资料室集中存放本学院档案既方便了本学院师生的就近利用，也方便学院日常工作的查考利用，可以达到节约工作成本提高工作效率的目的。总之，科学地设计二级学院档案管理架构，协调处理好校、院二个层级档案管理的关系，在归档重点、管理办法等方面加以规范、整章建制，积极创新二级学院档案管理模式是实现高校二级学院系档案管理科学发展的必然之路。
二、以档案规章制度建设为抓手促进二级学院档案管理规范化
制度化是一个单位工作步入规范化、科学化的前提，建立健全二级学院档案管理规章制度是保障二级学院系档案管理规范化的核心。在档案工作队伍网络比较完善的高校，每一个二级学院通常会有一位档案工作负责人，一般由学院的行政副院长或党支部书记兼任，有一位兼职档案员，通常由学院办公室主任或行政秘书兼任。在上述档案工作负责人和兼职档案员的岗位职责中大多只是简单地言明负责学院档案工作，通常连当事人自己都不太清楚究竟具体应该做些什么工作？学校每年对每位职工进行工作考核时也往往没有将其兼任的档案工作职责列入考核的范畴，学院档案工作长期以来形同虚设，各学院档案管理各行其是。经过实践与学习，我们认为要做好二级学院的档案工作，首先应该抓档案制度建设，建立健全二级学院档案管理规章制度，使院系档案管理工作有章可循、有法可依，这是保障二级学院档案科学管理的重要条件。二级学院档案既要有国家档案局和高校档案馆要求的规范性，又要突出本学院的特色，从而为形成和提炼本校的办学特色提供坚实的支撑。具体来说，二级学院档案管理规章制度主要包括：二级学院档案管理办法、二级学院档案分类方案、二级学院档案归档范围与保管期限表、学院档案室管理规定、专兼职档案员的档案职责等。制定二级学院档案管理规章制度时要避免简单地照搬高校档案馆的相关规章制度，要在遵守《档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等国家及地方档案管理相关法规制度的前提下，结合本学院的工作实际做具体的补充、细化和完善工作，拟定出适合本学院实际的档案管理规章制度。
三、创新与拓展二级学院档案管理培训研究
高校二级学院兼职档案员的专业背景往往多元化且素质参差不齐，大多数没有接受过正规的档案管理专业训练，对档案及档案价值的认识不一。针对二级学院档案管理人员普遍非专职化、专业化特点，结合二级学院行政、党务、教学和科研工作的特点，并考虑各岗位人员的职责与工作规律，创新与拓展二级学院档案管理培训研究是保障二级学院档案管理质量的关键。毋庸置疑兼职档案员的知识、能力和素质等直接关系到二级学院档案管理的质量和管理目标的实现，而各岗位工作人员档案工作技能的好坏直接影响到兼职档案员档案整理的工作量。因为二级学院的档案通常是由兼职档案员直接接收各岗位工作人员整理与移交的本岗位形成的文件材料经有序整理汇集而成，因此对二级学院工作人员进行档案管理培训时，第一，要拓展培训对象，最好二级学院系各个岗位的工作人员都能参加培训，甚至在学院进行帮忙的学生助理也应该纳入培训的范畴；第二，在培训内容方面除了使其掌握档案管理的一般知识外，更重要的是提高其对院系档案价值的认识，改变大家普遍对档案认识不足甚至集体无意识状态，让全体师生员工意识到，自己就是学校档案的形成者之一。一个时代一个学院教师学生在教与学、科学研究、服务社会中形成的集体记忆，反映在日常工作中的一份份文件、一张张照片、一个个科研项目和基建项目等档案上，这些档案承载着这个时代这个学院发展面貌的真实记录，是传承与熔铸学校精神的重要信息源；第三，定期组织二级学院兼职档案员及其他工作人员到学校档案馆或省市档案馆参观学习，开阔其视野，更新、补充和拓宽其知识结构；第四，学校档案馆应加强二级学院档案培训模式、培训内容、人员组织等内容的创新性研究，形成卓有成效的培训方式及规范的培训教程；第五，探索制定有效的绩效政策，例如将完成档案工作的情况与单位年度考核挂钩，有效地激励兼任档案人员开展档案工作的积极性。
四、充分利用现代信息手段实现二级学院档案数字化管理
法院档案管理办法篇7
关键词：高等教育；民办高校；档案；管理
一、民办高校档案管理工作的重要性和必要性
我国民办高等教育历经20余年的发展，目前，民办高校作为高校的办学实体，在人才培养、科学研究和社会服务三大功能方面发挥了重要的基础作用，它是民办高校提升办学质量和办学层次的基本保障。近年来，民办高校在不断完善专业建设和教学改革工作的同时，大力推进档案管理工作，不仅是学校自身发展的需要，也是社会对高素质技能型专门人才的需求。当前，高等教育早已突破了传统的办学模式和体制，已经逐步向多元化和社会化方向发展，出现了办学形式、办学层次的多元化，尤其是现在出现了社会力量集资办学等民办高校，推行民办高校特有的管理体制。民办高校在其办学规模不断扩大过程中形成许多记录办学发展历程的档案。民办高校所产生的档案，是学院的教学科研、学生管理、后勤保障以至财务管理等一切活动的最真实、最原始的记录，这些记录在学校改革发展和各项活动开展过程中发挥着不可替代的借鉴、凭证和依据作用。相反，由于部分民办高校的档案管理工作起步较晚，没有配备专职的档案管理员队伍，档案制度不够健全，导致民办高校的档案管理滞后于发展的需要，传统的档案管理模式已不能适应高校改革发展的步伐。因此，加快推进民办高校档案管理工作的规范化、制度化和科学化已显得十分重要和必要。［1］
二、民办高校档案管理工作的现状及存在的问题
《中华人民共和国档案法》的颁布和《普通高等学校档案管理办法》的施行，为民办高校档案工作的依法开展提供了法律依据，奠定了坚实的基础，同时也创造了档案事业健康发展的良好氛围，民办高校的档案建设也因此取得了重大的成就。在档案管理工作方面，学院领导对档案管理工作的意识日渐增强，学院各部门对档案工作的重视程度有了较大提高；档案队伍在逐年壮大，素质也在不断提高。但从整体上看，目前民办高校档案管理工作无论是管理机制、管理手段，还是开发利用、人员素质都仍然存在着与民办高校教育事业发展不相适应的地方，需要不断地加强和改进。问题集中表现在以下几方面：
1.档案管理意识淡薄，对档案管理认识不足
长期以来，一些民办高校领导始终坚持高等学校的中心任务是教书育人，大力培养技能型人才。对档案管理工作缺乏认识，没有把学校档案管理工作提上重要议事日程，对档案工作没有给予足够的重视和支持，对本单位档案管理工作存在的问题解决不得力。这其中主要是由于领导对档案管理的意识浅薄，致使民办高校档案管理人员职责不清，加上档案管理人员长期处于多头的工作环境中，严重影响了民办高校档案管理工作的顺利发展［2］。
2.档案管理制度不健全，职责不明确
要搞好民办高校的档案管理工作，必须依法管档，并且有切实可行的制度做保障。在安排整体工作时，学校必须把档案管理作为重要的一项加以研究布置和实施，建立起严密并切实可行的档案管理制度，分工明确，责任到人，严格按照《普通高等学校档案管理办法》的要求，规范各类档案的分类和管理。然而，目前的状况是档案管理制度尚不健全，档案工作尚未走上规范化、制度化和科学化的轨道，档案工作无章可循，无法可依。
3.档案管理人员专业素质有待提高
民办高校的档案管理人员大多为兼职档案员，而兼职档案员往往身兼数职，很少有机会接受档案专业培训，工作起来往往分身无术。相关数据表明，档案管理人员中虽然具有本科以上学历的人数也在逐年增加，但是，具有档案专业的专职管理人员也只占18%，这使档案专业工作方面面临着严峻的考验，因为只有高素质的专业人才才能提升档案管理工作的专业化水平［3］，而部分民办高校档案管理部门兼职档案员更是形同虚设，没有能真正履行其职责。这客观上对民办高校档案管理工作造成了很大影响，严重制约了民办高校档案管理和建设工作的顺利、有序开展。
4.档案基础设施建设相对滞后
随着新时期高校档案工作要求的不断提高，对档案基础设施建设也提出了更高的要求。就目前而言，与预期的要求相比，部分民办高校档案基础设施建设投入远远不足，适宜安全保存档案的专门档案室严重缺乏，防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施不足；适应档案现代化管理需要的技术设备配置不到位。档案室面积较小、档案存放设备老化和损坏等现象仍然存在。
5.档案管理方式落后，信息化管理手段运用很少
目前，许多民办高校的档案管理仍采用传统的管理方式，这种方式已经脱离新时期高校档案管理的新模式，难以适应新形势下档案信息化管理的要求；现代信息技术手段，如高校数据库、校园网络等没有切实应用到高校档案管理工作中。档案管理很难为学校的发展提供高质量、高水平的服务。有的学校尽管建立了档案信息数据库，但多仅限于简单的数据统计，还没有实现较高水平的数字化管理，难以开展整体信息资料的开发与利用［4］。
民办高校档案工作存在的这些问题，究其原因是多方面的，但笔者认为最主要的原因是以下几点：首先是认识不到位，重视不够。表现在部分民办高校对档案在学校工作中的功能和作用认识不足，没有充分认识到档案是一种具有特殊价值的信息资源，档案工作是办好学校的重要基础工作之一。其次是档案建设投入不足，在高等教育快速发展的今天，各学校在发展过程中面临许多困难，需要经费投入的地方很多，对档案建设投入相对较少，致使档案建设中许多应该解决的问题，得不到及时解决，从而使得档案建设跟不上学院发展的步伐。
三、提高民办高校档案管理工作水平的对策
1.强化档案管理意识，提高对档案工作的认识
首先，民办高校的领导要转变思想观念，重视和加强对自身档案建设和管理工作的领导，要把民办高校档案工作当成衡量教学质量和管理水平的一个重要标志。学院要有专人分管档案工作，院领导要将档案工作列入学院整体发展规划，并在管理制度、工作程序等方面采取有利措施，切实解决档案工作中存在的突出问题；其次，要强化整个民办高校全体教师的档案意识，通过会议、专题讨论、宣传栏、培训班等多种形式宣传，使全体教师充分认识到档案工作的重要性。
2.健全档案管理制度，明确职责
民办高校档案部门要在上级主管部门及分管院长领导下，依据《普通高等学校档案管理办法》结合学院实际，制定本校档案管理人员岗位目标责任制，把完整的系统的收集整理档案工作，纳入档案管理专职人员的岗位责任制，并与年终考核、奖惩、职称评定挂钩。充分调动档案管理工作人员的积极性和创造性，推动学院档案管理工作整体向前发展。
3.加强档案管理人员队伍建设，提高档案管理人员专业素质
要搞好民办高校档案工作，建立一支结构合理、素质精良的专兼职档案管理队伍是搞好档案管理工作的重要前提。档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。提升民办高校档案管理水平，关键是要增强民办高校专职档案管理员的责任意识、使命意识、奉献精神和敬业精神。因此，档案管理专职人员需要定期参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，学会建立档案工作网络，运用现代化管理知识和先进技术设备来提高档案管理水平，使学院的档案工作能够跟上办公自动化步伐，为学院教学科研和其他工作服务。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还应要求档案管理人员真正坚持“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”的理念［5］。另外，民办高校领导要关心、理解档案管理人员的工作，在评优、职称评定和职务晋升等方面适当给予倾斜，激发民办高校专职档案管理人员的工作积极性和上进心。
4.改善档案建设设施条件，提升档案管理信息化水平
在档案工作纳入学院整体规划后，学校领导应重视档案管理所需经费、设备和库房等问题，积极改善档案人员工作条件和工作环境，保证档案工作顺利开展。在硬件条件具备的情况下，更重要的是档案专业人员要组建档案管理的软件环境，即建立档案管理的信息网络系统，这样才能使档案进入现代化管理。档案人员应全面掌握现代信息技术，利用文档一体化把上级来文和学院形成的文件直接进入档案馆数据库，减少档案信息的重复录入工作；其次，对档案馆收集到的各种档案如文书、声像和图片等进行数字化处理，一并存入数据库，并对库存的各种信息进行分级、分类管理，积极公布一些共享信息，为不同用户提供所需信息。另外，档案人员要能够积极利用现代化管理条件和方法，有效开发学校档案信息资源，充分挖掘和利用本校档案的价值。
四、结语
开展好档案管理工作，积极为民办高校的教学、科研、管理等工作服务，是每个民办高校档案工作者和档案相关人员义不容辞的责任，新时期民办高校的改革和发展，也为档案管理工作开辟了更加广阔的发展空间，民办高校档案管理人员应积极提高档案意识，不断提升综合素质，探索新的档案管理方法和模式，更好更充分地为民办高校事业的发展服务。
参考文献：
［1］郭力喜.论民办高校档案基础建设工作［J］.广西城市职业学院学报，2010，（7）.
［2］茹仙古丽・尤努斯.关于加强高校档案管理工作的思考［J］.百家论坛，2010，（7）：142-146.
［3］谢俊英.对高校档案管理工作的几点思考［J］.北京电力高等专科学校学报，2010，（7）：43-44.
法院档案管理办法篇8
【关键词】高等学校档案管理以法治档科学发展
1对档案工作的认识
档案和档案工作是社会进步的产物。人类进入文明社会以来,由于文字和文字书写材料的出现,产生了文件,并以此作为人们相互联系、记载事物、表达意志、交流信息的工具。文件反映了当时当地的各种情况,是历史的见证,多数文件对于今后的活动具有凭证价值和情报价值。所以,当文件在现实活动中使用以后,人们便有意识地加以收藏起来。这种作为历史记录保存起来,以备日后查考的各种各样文件就称为档案。档案书写历史、传承历史、记忆历史,不具有再生性,其基本性质是原始性,是历史的真凭实证,是第一手的参考材料。曾任北京大学校长的蔡元培认为,档案是历史研究最应该珍视的直接材料,明确指出:“信史是要从档案中考核出来的”;“史料愈间接愈不可靠”,“坚实的事实只能得之于最下层的史实中”。借助档案,我们能够更好地了解过去、把握现在,预见未来,做到对历史负责,为现实服务,替未来着想。
随着高校的发展,历史的沿伸,高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录,就形成了高校的档案。高校的档案不仅记载着学院的昨天,反映了发展的今天,而且为学院明天的利用提供有力保障,是发掘历史、开创未来的思想宝库和智慧源泉,是认识把握高校客观规律的重要依据。高校的档案工作是高等学校重要的基础性工作,也是其他部门所不能代替的。不能想象,如果学院的发展有活动无记载,领导干部为官一任、师生员工教学数载没有一点记忆留传后人;股东建校有投资却没有合同协议或有合同协议而随手丢弃;教学、公寓楼盖好了,试验设备运行了,却没有相应的信息作为技术支撑;有课堂教学,没有校园文化熏陶;学生毕业了,缺失档案却无记录查证,这样没有健全规范的档案和档案工作的学校又怎能谈得上以人为本、全面协调可持续发展?又如何能构建民主法治、公平正义、安定有序的社会主义和谐校园?
2对档案法规的学习理解
法律是统治阶级意志的体现,在法治社会,法律手段是管理国家各项事业的一个重要手段。档案工作作为国家的一项重要事业,同样必须依法管理,要以法治档,促进现代化发展。《档案法》的颁布实施标志着我国档案工作开始了现代化的进程。
《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)是1987年9月5日经六届人大常委会22次会议通过,1996年7月5日八届人大常委会20次会议进行了修正。《档案法》强调,“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。”保护档案是义务,谁都不能推卸。《档案法》还指出:对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。档案管理要坚持部门立卷、集中统一管理的原则。凡损毁、丢失、涂改、伪造、擅自销毁属于国家所有档案的,要追究法律责任,构成犯罪的依法追究刑事责任。不执行档案法,要依法追究法律责任。
由教育部和国家档案局2008年8月的教育部27号令《普通高等学校档案管理办法》(以下简称《管理办法》),分为总则、机构设置与人员配备、档案管理、档案的利用与公布、条件保障、奖励与处罚、附则七章,共四十三条。《管理办法》进一步明确了新时期高校档案工作的管理体制机制,突出了新时期高校档案工作的内涵建设,明确了11类档案材料的归档范围,指明了新时期高校档案服务体系建设的方向,是国家为促进高等教育又好又快发展作出的一项重要举措,是指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的法规性文献。
《管理办法》指出:高校档案工作由高等学校校长领导,分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作,要将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。这说明档案工作虽然效益滞后,但仍是一把手工程。《管理办法》同时也明确规定:“高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。”《管理办法》强调:“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”。“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”。
3规范档案管理,为学院科学发展服务
3.1档案管理以往的不足
联系学院实际,今年10月我们迎来了建院10周年庆典,在欢庆学院10年发展辉煌成绩的同时,我们也看到了学院档案工作的差距和不足。与学院的教学管理相比,档案管理起步较晚,基础比较薄弱。建院之初,学院工作的重点在扩大招生和提高教育、教学质量上,由于投入有限,教职员工少而精,满足日常的教学工作已属不易,往往无暇顾及档案的收集和管理。一些日常管理工作中形成的文书档案、教学活动环节中形成的教学档案,以及一些试验室、实训基地等工程建设过程中形成的工程设备等档案都分散保管在相关人员的手中。10年间学院领导、教工多有变动,人才流动比较频繁,一些历史档案因人员变动无交接,有的因电脑损坏或失窃,造成了需要保管的材料不齐,需存档的资料流失,致使重大活动原始记录和照片缺失,为评估验收、年鉴编辑、校庆利用等带来困难。随着学院的发展,老同志的退离,高校档案工作的重要性也更加突显出来。特别是学院建院初期征用土地资产等协议合同归档不全,给学院土地、资产等项目办理过户手续带来不便,若不能按期过户,则将会直接影响和制约学院的招生和发展。
《管理办法》强调:“学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。”“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。”
学院2003年曾任命了各部门的兼职档案人员。几年来,机构调整,人员变化,兼职档案人员未及时明确和交接。实际执行中,学院各部门管理人员定员有限,一般要身兼几职,而归档工作比较繁锁,耗费时间,在其他管理工作任务重的情况下,归档工作、归档时间往往被拖延推后。在负责收集、保管工作中形成的材料时,收集和整理质量达不到要求,不能严格按档案管理的要求规范操作,归档文件缺失签发单、定稿批件或附件的现象时有发生,有的部门干脆把归档工作交由未经培训的勤工助学学生进行,归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求得不到保证。有的主管领导档案管理意识不强,强调检查不够,部门立卷制度执行不力,影响了档案的完整与安全维护。实际工作中在档案利用服务时常常为查找缺失的档案资料耗费不少时间精力,档案管理时感被动和无奈,也深感做好档案工作任重道远。
3.2档案管理发展改进的方向
3.2.1加强宣传,提高认识,明确职责,落实责任
1)档案管理工作是一项长期性和基础性的工作,档案管理部门要加强对档案工作的宣传力度,使更多的人了解档案工作的内容、性质及档案利用产生的效用,提高对档案工作的认识,按照《档案法》的规定,实行档案集中统一管理,在工作过程中自觉增强档案管理的责任意识。
2)领导重视,把档案管理工作纳入学整体发展规划之中,加强专兼职档案队伍建设。按照《管理办法》要求:“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学校档案管理水平”。积极组织学习参观,促进兼职档案人员按章办事,做好档案的收集、整理、检查、归档工作,对成绩突出的人员进行表彰奖励,使档案工作的规范化、制度化得以贯彻执行。
3.2.2加强档案信息化建设,不断提高档案管理工作水平
当今,信息资源作为生产要素、无形资产和社会财富,与能源、材料资源同等重要,在经济社会资源结构中具有不可替代的地位,已成为经济全球化背景下国际竞争的一个重点。在新的资源观下,档案作为作息资源的重要组成部分,档案和档案工作的价值也更加受到重视。《管理办法》强调“高等学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。学院应加快引进档案管理软件,积极建立档案管理电子化管理平台,以网络的方式加以连接。对于学院重大活动中产生的声像资料,兼职档案人员可通过网络、光盘及时上传档案管理系统。借阅者在授权范围内,足不出户,通过网络便能快捷地查阅一些档案的电子文稿,调阅相关活动的照片,档案资源得以共享。充分运用信息化技术手段,由计算机完成档案的检索、统计工作,档案管理方式由传统的手工管理逐步向现代化、信息化管理方式转变,逐步做到纸质档案和电子档案同时归档,为利用者快速、准确、便捷地提供信息,提升档案服务的质量,不断提高档案管理水平。
信息时代的日新月异,给我们带来的既是机遇也是挑战。档案管理工作是一个默默无闻的工作,档案工作对落实科学发展观、构建社会主义和谐校园正显现出不可或缺的重要意义。档案工作要适应时展的需求,档案管理人员也必须与时俱进,不断充实提高自我。我们相信,有领导的重视和支持,有广大教职工的理解和参与,大家共同努力,明德学院档案事业的发展,必将大有可为,明天一定会更好。
法院档案管理办法篇9
（一）档案管理完整延续
通常而言，医院办公室档案管理人员较为稳定，可以有效地促进档案管理的延续性与完整性。在日常工作中，医院办公室档案进行了有效的分类与整理，便于利用查找与翻阅。
（二）档案文书工作细致
档案质量的好坏，在一定程度上仍决定于工作人员的文书工作，在收集过程中，有关于医院发展与建设的媒体相关报道也是办公室档案管理工作的重要组成部分。
二、医院办公室档案管理目前存在的问题
（一）档案管理人员紧张
由于工作重点不同，医院领导易将重点放在医院的硬件建设与发展上，对档案建设容易忽视。档案管理人员通常由行政人员兼任。在其管理过程中，易出现工作人员职责不明确，保管制度不严格及借阅手续无章可依的现象。
（二）现代化管理软件不足
随着科技水平的发展，档案的管理不再只局限于手工操作、人工分类等，引进现代化的管理软件是必要也是必需的。虽然有些使用excel软件进行录入与编辑，但仍适应不了医院档案管理的需求。
（三）档案收集及归档不规范
医院办公室档案包括各临床科室、后勤部门及与外单位的相关文书。因为档案管理人员紧张，临床各科室的档案不能及时收集，或者各科室在档案的书写过程中存在这样那样的问题，都直接影响着档案的质量。
三、医院办公室档案管理的应用
（一）优质医院办公室档案管理是医院文化建设的重要部分
办公室档案是医院建设与发展的重要见证，对档案进行合理化管理，其质量的提高可以提升医院的品牌形象。在实际工作过程中，领导应给予足够重视，除了完善各项规章制度，保持档案“藏“的功能外，对档案价值进行合理开发也应该提上重要的议事日程。优质的医院办公室档案管理，可以真正达到“以档案促进医院发展，以档案成就医院品牌”的效果。
（二）完整的医院办公室档案管理促进医院建设与提升
办公室档案管理工作重点应该是保持档案的完整性。同时应努力做好档案的保密工作，保证档案的使用效果。应定期对医院办公室管理工作进行督查与考核，以保证档案管理工作的质量。对一些临床纠纷案件档案，应注重对其档案价值的开发。完整收集纠纷档案，仔细分析医院在纠纷中所处的利与弊，可形成分析报告后，供医院决策者在今后工作中进行借鉴与指导。
（三）延续的医院办公室档案有利于促进医院迎检与审核
为了更好地规范医院管理与质量控制，每年或者每几年会对医院进行分级管理考核与检查。在各项检查与审核过程中，需要有各科室历年的规范性文书及指导性规章制度。档案管理的延续性就可以帮助医院从容应对各项检查，真正做到有备无患。
（四）规范的医院办公室档案管理可以促进医务人员素质的提高
档案是具有法律意义的文书，可以作为司法机关取证的重要证据。在日常档案管理工作中，工作人员有必要对医院各科室进行档案相关知识的培训，告知档案的用纸规范、装订规范及归档规范。有条件的，可以在各科室抽调专人进行档案管理。
（五）医院办公室档案价值的开发利用可以促进医院发展
医院办公室档案是医院发展的重要历史凭证。对其完整、延续性的归档后，合理正确地开发其价值，可以促进医院更好的发展。根据医院工作的特点，可以对三类档案进行重点管理，分别为“医德医风类”“继续再教育类”及“职称晋升类”。这三类档案都直接与医务人员相关。医学知识更新速度快，医疗举措日新月异，医务人员对新知识对医疗举措的渴求更明显。医务人员是医院发展的核心力量，可以最大限度地增强医院的核心竞争力。医院办公室档案管理人员可通过信息化手段，定期对这三类档案进行信息分析，了解医院医务人员的动态变化，了解医务人员开展继续再教育的现状及趋势。所进行的分析报告，可以为医院决策者提供参考，促进医务人员整体水平的提高。
（六）网络化医院档案管理可以促进节约型医院建设
档案以文书类居多，每年医院都会有大量的医疗相关档案归档。按国家规定，医疗档案需要保30年以上，有些特殊病例档案需要保存更长时间。医院为了保存相关档案，需要花巨资添置相关设备。推行网络化档案管理后，医院信息化进程加速，电子病历可以减少大量纸张的使用，数字化影像可以减少冲洗影像资料而带来的巨大投入，大大地节约了档案成本。有报道称，某医院2009年被选全院科室档案网络化管理后，共为医院节约270余万元。同时，网络化办公室档案管理后，可以根据医院每个科室的特点，由档案秘书自行设立分类要求，明确细致地填写相关档案内容，有效地提升医院办公室档案管理质量。
四、结束语
法院档案管理办法篇10
【关键词】高职；档案；基础规范
甘肃交通职业技术学院综合档案室始建于1999年9月，隶属于学院办公室，与我省其他高校相比档案机构设置规模小，人员配置少。近年来我院采取做精做强、彰显特色的工作思路，注重基础设施建设，坚持用制度规范管理，树立责任意识、服务意识，提升了档案管理水平，促进了学院档案工作的持续发展。
1领导高度重视，体制机制健全
我院领导历来重视档案工作，分管领导均为行政一把手，经常听取档案工作汇报并及时有效地解决学院档案工作中出现的问题。学院档案室本着对高职教育事业高度负责的态度，切实提高责任意识，结合职业院校实际情况执行档案工作统一管理，分级负责的制度。学院建立了由行政一把手主管，办公室主任指导，专职档案员实施，各部门负责人配合协调的管理体系。采取档案收集工作责任制，具体讲就是党群、行政档案的收集由党办、院办主任负责协调提供；教学档案的收集由教务处长负责协调提供；科研档案的收集由科技处长负责协调提供；财会档案的收集由财务处长负责协调提供；基建档案的收集由基建处长负责协调提供；声像档案的收集由宣传统战处长负责协调提供；仪器设备档案的收集由实训科长负责协调提供。各系、各部门都确定了档案工作分管领导和兼职档案管理员。档案专职人员积极向各处室领导开展档案宣传工作，促使他们对档案工作的更加重视。同时，认真履行指导职责，经常深入到学院各部门进行业务监督指导，做到了档案工作年初有布置，平时有督促，年终有总结，从组织机构及责任制上保证了档案管理工作的顺利开展。
2强化基础设施建设，优化内部环境
学院领导的重视是做好档案工作的关键。多年来历任院长十分重视学院档案工作，积极支持学院档案事业的发展，他们经常亲临档案室检查调研，从人员培训、经费投入、设备装具购置、工作场所、信息化建设、订购档案期刊等方面给予了强有力的支持。档案室建设初期条件比较简陋，只有约60平方米的两间房子，仅有8组密集架和几个木橱。而现在档案室使用面积已达到150余平方米，并实现了档案库房、办公室、阅档室三室分开。2009年学院在经费相当紧张的情况下，拨出专项经费购置了档案管理系统――南大之星档案软件及服务器，即时增加了高配制电脑一台，五节柜七套、刻录机等专用设备，库房安装防盗报警系统、防爆灯、温湿度计等；2013年又拨出专项经费，配置了防磁柜、扫描仪、会计档案隔层板等专用设备；在办公用房十分紧张的情况下，专门挤出一间办公房为下一步建档案二库做准备，使我院档案管理工作在硬件上有了保障。另一方面学院对档案室进行了全面维修粉刷，更换新的办公家具及防紫外线窗帘等，使档案室面貌焕然一新，办公阅档条件得到了极大的改善。学院还注重档案室文化建设，在室内外引人注目、视野开阔的公共空间悬挂馆藏历史照片和学院教师书法摄影绘画作品，处处彰显浓郁的教育文化氛围，将厚重的历史沧桑感和蓬勃向上的校园人文精神高度融合。
3坚持规范管理，做精做强彰显特色
我院档案室认真学习贯彻、实施《档案法》、《档案法实施办法》、《甘肃省档案条例》、《高等学校档案管理办法》（教育部第27号）等档案工作的法律、法规，始终坚持档案工作的制度化、规范化、标准化。根据学院实际情况，先后起草了《档案人员岗位责任制》、《档案保管安全制度》、《档案接收制度》、《档案借阅制度》、《档案保密制度》等制度，逐步形成了一整套适于高职院校的档案管理人员岗位责任制度和档案管理规章制度。
我院领导对档案工作十分重视且发展思路清晰，院长曾经讲过：我们的档案工作就是要办的小而全、小而精、小而强，办出高职院校特色，办出示范引领省内其他高职院校的水准！
4加强业务建设，提升管理水平
为了进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，我院专职档案管理人员多次举办各部门兼职档案员培训班，在提高兼职档案管理人员的业务素质的同时，积极开展档案宣传工作，让全体教职工了解档案工作，支持档案工作。档案室专职人员积极参加省档案局举办的档案业务培训、省高校档案工作协作组会议和交流活动，取得了省档案局、省人社厅颁发的全省档案干部上岗证书。学院各部门兼职档案员积极主动配合档案管理人员及时移交档案，归档文件载体和书写材料规范，近年来档案归档率达到100%。
学院各类档案均按国家档案局、省档案局、教育部或交通部行业标准规定执行，各种文件材料分类科学。根据《甘肃省高等院校档案馆（室）归档文件材料分类方案、归档范围及保管期限表》，我院全部文件纳入档案综合管理体系系统整理，每年6月、11月底前将文书、教学等档案整理完毕，各种档案整理规范，符合国家标准。全部划分标注了准确的保管期限，建立了齐全规范的纸质案卷级目录、文件级目录，并全部录入数据库。
5注重信息化发展，便捷查阅利用
档案室已将档案信息化建设与学校办公自动化同步规划实施。档案室2009年配备了南大之星档案管理网络版软件，并与学校局域网连通，已开展网上档案查阅工作。档案目录数据库建设是档案信息资源建设的重要组成部分，2009―2014年，学院档案室室藏各类档案全部建立了案卷级和文件级目录数据库，并已全部脱机备份（移动硬盘和光盘）保存。根据档案利用情况积极推进学院档案全文数据库建设，2009―2015年重点将利用率较高的文书档案、学籍、照片（其中历年照片档案全部扫描完毕）档案等建立了档案全文数据库。
目前，我院档案室采用电子文件和纸质文件归档管理并存的方式。我们十分重视加强电子文件归档与管理，为未来数字档案馆的建设奠定了基础。学院制订了《综合档案室信息化管理制度（试行）》和《电子档案管理暂行规定》，档案室负责及时指导文件形成部门加强对所产生的电子文件进行收集、鉴定、著录、归档等工作，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效地得到收集并实现向档案室移交，学院档案室已成为数据流转的接点和归宿地。
6开发档案资源，强化服务功能
长期以来，档案室不仅为学院各部门提供档案服务等日常工作，还积极为学院校史展览室、文化墙、宣传栏等提供大量资料。特别是近年来为学院接受上级各类评估检查活动提供翔实的基础资料和佐证材料受到领导及相关部门的好评。学院档案室依托室藏编写了《甘肃交通职业技术学院组织机构沿革》、《甘肃交通职业技术学院历任正副校领导简介》、《甘肃交通职业技术学院全宗介绍》、《甘肃交通职业技术学院招生毕业生学籍管理档案排序表》等编研材料。档案人员不仅为院领导提供决策参考的资料，而且主动为学院各职能部门服务，做到有求必应，有问必答，注重实效。目前学院档案室已成为全院师生信得过，相关工作离不开的部门。
我们通过上述6个方面的努力使得学院档案工作在同类高职院校中脱颖而出，有了持续改进发展。我们由衷希望这些档案管理工作经验能与更多的兄弟院校分享，进而为推进全省高职院校档案工作持续发展贡献绵薄之力。
【参考文献】