公司档案管理流程篇1
公司领导：
现有档案管理工作已远超公司现有人员及档案室存储空间的负荷。为提升业务处理效率，缓解档案管理压力，配合公司2008年业务目标，风险控制部对公司现有档案管理情况进行了梳理，并提出相应的优化方案。
一、纸质档案管理现状
目前，公司的业务档案仍是以纸质为主。截至2018年01月05日，公司在保项目笔，按照目前的档案管理要求，也就意味着已有 笔项目的纸质档案需逐笔进行归档。
（一）人员问题。区域办事处人员尚未完全到位，风险控制部档案管理人员目前仅有一人，目前的档案管理工作已超现有人员负荷。前期卢氏金融扶贫等资料尚未归档到位，小额绿色通道业务、粮食收购贷业务等也未能完全归档到位。由于缺乏专业档案管理设备、系统及人员，未来即便相应档案全部归档到位，后续查阅单笔项目的纸质档案也无异于大海捞针。
（二）存储空间问题。
（三）未来业务量压力
二、电子档案进展情况
2017年10月1日，公司担保业务系统正式启用，所有业务基本实现了线上处理。但纸质档案向电子档案转变的现实条件尚不具备，主要受限于四个方面：
（一）担保业务系统电子印章尚未启用，审批流程类的资料仍需从系统打印纸质资料、加盖印章，并保留纸质档案；
（二）担保业务系统中的档案管理模块尚未开发，无法实现审批流程类电子文档的归档、查阅等功能；
三、业务档案管理优化建议
（一）尽快在业务系统中开发档案管理模块，实现电子文档的归档、查阅等功能。目前，担保业务系统中缺乏档案管理模块，导致审批流程类资料（如提请放款通知书）仅存储在服务器中，无法在系统中查阅，仅当前任务处理人员可见，一旦任务处理完毕，经办人员无法查阅已出具文件；
（二）配备专业的存储设备，提升担保业务系统运行效率，确保电子文档的存储空间，进行灾难备份，确保电子文档的存储安全。依照目前的业务发展速度，担保业务系统很快就将出现超负荷运转的情况，担保业务系统不时也会出现卡顿情况，运行效率有待进一步提高；
（三）适时逐步启用担保业务系统的电子印章。1.优先启用审批流程类资料（如提请放款通知书）的电子印章，并授权审批流程类的资料均以电子档案形式存储，在提升业务处理效率的同时，减轻审批类纸质档案的存储压力；2.为各区域办事处配备专业扫描设备，提升电子档案的成像质量，减轻相关人员的扫描和审查压力；3.梳理客户核保类合同签署环节的流程，逐步启用客户核保类合同的电子印章，实现客户核保类合同以电子档案存储为主，纸质档案存储为辅，以解决区域办事处人员与省公司的距离问题，并减轻合同类纸质档案的存储压力；
（四）适当调整业务档案管理方式，梳理完善担保业务系统相关流程。1.小额批量类业务，合作机构之间正式往来函件（含推荐确认表、待核保贷款客户表、待核保借款客户确认函、已放款客户明细表、解除担保责任通知书、履行担保责任通知书、代偿证明等）以纸质档案方式存储，借款人基础资料（如身份证、营业执照、审批单页、缴费凭证、借款合同、放款凭证、保险单、贷后检查报告）、公司审批流程类资料均以电子档案形式存储于系统各个审批、收费、放款、保后等流程中，方便随时调阅；2.独立调查审批类业务，基础资料中除了必要证件，其他基础资料均已电子档案方式存储，审批类资料均以电子档案方式存储，客户核保类合同逐步以电子档案方式存储，合作机构类合同及往来函件等均以纸质档案方式存储。
公司档案管理流程篇2
关键词：机场；档案管理；系统
重庆机场作为国内十大机场之一，伴随近十年的稳定、高速发展，电子政务产生大量的电子文件，以及频繁的库存档案实体利用需求，迫切需要建立一个能覆盖全公司、互联互通，能满足各级单位档案现代化管理、开放的、易于扩展的档案管理平台。为此，重庆机场集团有限公司办公室档案室经过多方面调研、学习，在上级主管部门及职能部门的支持和配合下，开始量身打造符合我公司实际情况的档案管理系统。
1前期准备阶段
1、确定软件供应商，自2013年年初开始，我公司与有关软件供应商进行了解、沟通，通过对功能设计、开发费用、售后服务、后续优化等方面的比对，确定紫光档案管理软件作为我公司的档案管理系统。
2、购置相应的硬件设施，在确定档案管理软件后，与软件供应商进一步沟通，针对我公司现有库存的档案实体数量，以及今后预计的档案增长量，拟定与该系统相匹配的数据库服务器购置计划。
3、确定数字化加工单位，按照《纸质档案数字化技术规范》等相关技术标准，面向社会公开招标，经过与四家有专业资质条件的数字化加工单位进行竞争性谈判，确定档案数字化加工单位，保证了档案数据的规范与安全。
2项目实施阶段
2.1档案管理系统设计
首先，对项目需求初步调研，主要对象为各个主要模块的负责部门，主要内容为各模块主流程的确认，各个部门角色的划分。调研的主要方式通过现场实施顾问对系统主流程进行讲解，各相关业务部门将现有的系统流程与自己的业务流程进行对比，找出其差异性，以便进行修正。另外各业务部门需流程的各个关键点的角色定位进行确定，以便进行人员的权限分配。
其次，紫光软件公司通过单位全宗、档案类型、档案报表、人员和组织机构情况、权限分配、审批流程等方面的功能需求，初步形成我公司所需的系统原型，在该系统中对全宗、档案目录树、档案类型、系统编号规则、档案分类方案、各类档案报表、权限角色进行定义、设计，构建一个全面、有序的档案管理系统。
基本功能：J2ee架构，符合Soa和oaiS设计要求，文件管理、收集整编、档案管理、开发利用和系统维护等模块，在设计上考虑了信息资源管理的发展趋势，系统支持多模式归档文件整理，多全宗管理模式，跨库检索查询等功能，
特色功能：
电子文件归档：与我公司现有的oa系统对接，该档案系统为每个需要同步的文档类型提供一个中间库，当oa公文流转结束后，会将原文和元数据写入指定的中间库，档案系统定时和手动进行同步接受，实现文档一体化管理。
模糊检索：紫光全文搜索系统，用于数字化档案的全文检索；紫光在线oCR系统，对电子文件进行oCR文字识别，提取的文件内容可形成条目字段信息。支持JpG、Bmp、tiff、pDF、DwG等格式；通过以上两项紫光自主研发产品，可对档案数据库所有内容，包括扫描图片中可识别字体进行全方位的搜索，扩大对档案信息的检索范围，提高档案资源的利用率。
推送服务：在完善档案管理系统的基本功能外，还深化服务功能，研发了档案利用的推送服务模块，即，档案查阅人如不熟悉该系统，急需查阅某一档案信息，档案专、兼职人员可以在数据库查找相关的档案信息，放入“推送信息库”，接着选择人员名单发送，然后档案查阅人登陆该系统中，可在“推送信息”一栏内看到自己需要查找的档案信息，充分发挥了数据共享、快速利用的作用。
2.2档案数字化加工
在档案系统设计、安装完成后，下一步工作就是对库存的纸质档案进行数字化，我公司现有基建档案5700多卷、文书档案957卷、8800多件，数字化工作量巨大。
为保证档案实体的安全，我公司与数字化加工单位签定安全保密协议，明确规定所有加工人员均严格按照重庆市保密局相关要求进行保密知识培训，加工电脑禁止连接互联网，设置开机和屏幕保护密码，并对所有的USB接口屏蔽，贴上封条；所有加工人员禁止使用手机数据线、mp3、优盘等移动存储介质，禁止复印、打印、拷贝档案资料；项目完工数据移交后所有电脑全部格式化；加工现场安装监控设备，通过一系列安全措施保证了档案实体的安全，避免加工数据的泄露。
在档案数字化的过程中，我公司与数字化加工单位对出、入库档案进行详细登记，做好交接的台帐记录，数字化加工单位按照专业技术标准、工艺流程，科学合理的对加工质量进行把控，每个环节对上一个工序进行监督及质量检查，保证档案、数据在每个工序顺利流畅，确保档案、数据准确、完整。
在档案数字化加工每完成一批次，我们都对扫描后的档案数据逐一审查、核对，通过检查发现了加工过程中产生的少量问题，均进行了整改；同时对档案实体进行检查，包括档案卷内纸张是否完整、档案还原情况等，并做好相应的台帐记录。
2.3数据挂接及备份
在完成了所有档案的数字化工作后，紫光软件公司协助数字化加工单位把大批量的档案数据全部倒入系统，使系统可以提供丰富、准确的档案数据进行查询，同时，将所有数据进行两套移动硬盘备份，从而搭建了统一管理、随时利用、安全存储的集团化档案管理平台。
3后续完善阶段
3.1系统操作培训
为保证档案管理系统各项功能的正常使用，提高档案数据利用率，规范我公司档案管理工作，在系统上线试运行一周后，对各级部门开展了一次该系统的专项培训，包括档案系统登陆方法、录入方法、查询方法、下载审批及其他功能操作，经过培训，各部门档案系统使用人员能够熟练的进行各种操作，基本满足日常使用。
3.2制度完善
在档案管理系统构建完成后，出台《档案管理系统管理办法》（试行），对各部门职责、档案种类、数据标准、数据利用、使用权限等方面进行公示，并下发《数据化定点加工的通知》，对今后的入库档案提出数字化要求，保证了该系统中各类数据的顺利挂接和规范化，为该系统充分发挥利用效果打好基础。
目前，该系统运行稳定，档案信息资源得到安全可靠的的存储，为查阅者提供方便快捷的远程利用，达到了预期效果；今后根据相关的档案专业标准，我们将进一步对该系统功能进行开发、升级，力争建成我公司发展的重要信息管理平台。
公司档案管理流程篇3
笔者所在公司已经建立了一套较为完善的质量体系，通过了iSo9001质量体系认证、QS9000质量体系认证、iSo10012测量管理体系认证和tS16949及GJB9001B质量管理体系认证，形成了较为规范的设计流程和管理流程，但随着研究领域的拓宽和任务的延伸，原有的设计思路、设计手段和设计方法需要进一步改善，尤其是在规范化、科学化和自动化方面。
目前本公司存在的主要问题有以下几个方面。1）信息共享、知识重演重用程度较低；2）设计变更缺乏有效的控制手段；3）产品技术状态信息一致性较差；4）产品开发过程的可追溯性较差；5）信息传递速度较慢；6）设计与管理方面的流程不完善；7）对外购/外协产品及供应商协作产品的管理水平较低等。
虽然本公司属于行业龙头公司，但这些问题的存在制约了公司的进一步发展。特别是目前全球经济处于低位运行阶段，中国汽车市场增速放缓，在这些大背景下，以上问题急待解决。为此，公司高层研究决定引进开发pDm系统，并对此立项。
一、pDm系统开发方案
针对公司目前存在的上述问题，结合公司实际情况，我们决定与国内某知名软件开发公司合作，一起开发pDm系统。在项目启动大会结束后，整个项目组通过前期多次调研后制定了适合公司状况的、有效可行的pDm系统实施方案：依据公司的总体发展战略规划，紧密围绕设计开发系统设计、生产、试验、管理及其集成等方面的产品数据管理需求，建立一个支持协同设计的产品数据管理系统（图1），保证产品数据的安全、可靠、有效、一致、共享和重用。
该系统涉及从项目论证、方案设计、工程研制、批量生产直至售后服务等过程中产生的全部产品数据，从而有效提升研发部协同设计、创新设计的能力。pDm实施技术方案包括基本实施、核心业务流程管理和系统应用界面配置。
1.基本实施相关方案
硬件实施包括：符合公司近期计算机网络规划中网络、计算机等网络应用环境的规划建设方案；系统产品库与存储库的开发方案；权限控制管理（用户管理）方案；公司编码系统方案等。
（1）网络规划建设方案。
为了更好地为pDm系统应用提供基础软硬件运行环境，根据公司计算机网络的长期规划，本项目的主要技术内容包括：局域网网络、pDm服务器等运行环境的搭建；adobeacrobat、pro/enGineeR和atuoCaD等软件配置与安装部署；服务器操作系统和用户操作系统配置等（图2）。
另外，pDm系统的信息安全管理方案包括：用户登录方式、与公司现有加密系统兼容的网络加密机制，及pDm数据的访问控制等。
（2）产品库与存储库的开发方案。
产品库和存储库就好比电子仓库，是pDm系统的核心单元，用户用它来存放各种文档和资料（图3）。
产品库文件夹需要保证数据的安全性和完整性，支持各种查询和检索功能。开发方案具体包括：文档的分类、文档属性的确定、文档模板的相关规范、文档生命周期的定义、产品库存储库的定义及划分和版本控制原则等。
（3）权限控制管理。
权限控制由用户、权限和角色3个对象构成，将权限赋给角色，再为具体用户分配角色（图4）。
权限控制的重点在于：从业务流程角度，结合公司保密制度和相应规范，明确用户角色的属性、职责、定义及数据访问权限等。另外权限控制方案还需明确：选择动态权限控制（生命周期状态控制）或者静态权限控制（文件夹控制）。
权限控制方案具体包括：用户的定义（如部门或组织）、角色的定义（如应用工程师、设计工程师、室主任和所长等）和权限的定义（根据不同角色的用户，定义其静态权限和动态权限，包括读取、修改、添加、删除、复制、检入检出和等）。
（4）编码系统方案。
编码系统是信息系统的基础，公司编码也是公司文档管理的重要基础。在现有公司编码规范的基础上，我们与公司标准化部门一起建立了适应于pDm系统的公司编码规范，包括产品、零部件和图纸技术文档等的编码与命名。在原有办公系统编号登记系统的基础上，根据新编码规范，开发出了pDm编码登记系统，除了可用来登记现有所有文档对象的编号外，还可进行编码一致性的验证和查询，及大地方便了实际工作。
2.核心业务流程管理
核心业务流程管理主要包括文档流程管理和数据管理。
（1）文档流程管理。
结合本公司的质量体系文件、相关标准规范和现有相应制度，我们制定了文档流程规范，包括文档的签审流程、发放流程、更改流程和归档流程等。这其中包括对各流程节点签审人员的要求、更改时应遵守的业务规范等。通过该流程规范，使得我们现有的业务工作更加流畅、规范，并进一步提升了我们的工作效率和管理水平。
（2）数据管理。
pDm系统中数据管理的主要对象是零部件与文档。根据公司现有技术文件的种类和特性，我们将零部件分为总成、分总成和零件，文档分类为：设计图档、设计文档、试验文档和应用文档。数据管理的重要内容就是将零部件与文档形成一定的关联联系，以方便用户建立和处理不同形式的物料清单。最常见的处理方案是通过产品结构进行管理，产品结构相当于一个总的Bom，其下面包含各个分总成零部件，各个零部件下又可关联各种文档。这样，用户可以方便地通过产品结构来管理和查询相关对象（图5）。
3.系统应用界面配置
项目组开发完底层功能后，根据调研结果，最后开发了主应用门户的通用功能应用视图。主要包括：系统主页界面、工作流定义界面、搜索界面（包括分类搜索）、可视化界面和用户管理界面等（图6）。
二、pDm具体开发过程
pDm项目是一项系统工程，它不仅涉及技术因素，同时涉及组织与管理等诸多因素。通过一年多的开发过程，作为汽车设计专业毕业的笔者来说，感慨颇深。其中有成功也有失败。个人认为作为一个系统项目，各个阶段是开发此项目时必不可少和环节（图7）。
三、结语
公司档案管理流程篇4
档案作为企业全部活动的真实记录和原始凭证，是企业重要的信息资源，尤其在石油石化工程设计企业向epC工程总承包转型的过程中，档案的原始依据性、真实可靠性、现实实用性、成套专业性等特征更加突出。一方面，近年来，石油石化工程设计企业不断开拓epC业务市场，在epC项目管理上积累了不少经验，但是，对epC项目档案管理的认识基本上是一片空白。另一方面，在现实工作中，工程设计企业档案室因人员调换退休频繁、管理软件落后、专业知识欠缺等因素导致在epC档案管理上同样处于一片空白，严重影响epC总承包模式下档案管理工作的开展。
2、epC档案管理对工程设计企业发展的重要意义
2.1是epC业务发展的需要。epC工程档案是工程设计企业的重要资源，是工程设计企业档案的重要组成部分，它对工程项目的顺利进行，对总承包企业权益的保障，对epC业务的发展都具有重要意义。随着社会信息化的发展，epC工程档案作为工程总承包项目管理的重要信息资源，在epC项目建设和市场竞争中将会发挥越来越重要的作用[1]。要促进工程设计企业epC业务的发展，就一定要做好epC档案的管理。
2.2是做好epC项目的需要。epC工程档案是epC项目在立项、审批、招投标、设计、采购、施工、监理以及竣工验收全过程活动的真实记录，项目文件材料收集是否完整、准确，不仅关系到工程建设的正常开展，同时也对日后生产管理、工程维护和改建、扩建起着举足轻重的作用。epC项目档案验收是epC项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。因此，加强epC档案管理工作，不仅有利于工程总承包企业提高工程质量、加快工程建设，也能满足建设单位对工程档案管理的需要。工程设计企业要做好epC项目，让业主满意，就必须重视epC工程档案的管理。
3、工程设计企业epC档案管理现状
以笔者所在单位为例，近年来，我公司紧紧围绕“做大做强epC业务，推动公司向以epC业务为主体的工程公司转型”的战略目标，不断开拓epC工程总承包市场，在工程总承包项目管理上积累了一些经验。但是，epC档案管理却严重滞后，影响了总承包业务的健康、快速发展。
3.1epC项目管理中档案管理缺位。近两年，我公司不断开拓epC业务市场，经过学中干、干中学，epC业务走过了初级阶段，正在由小变大、由弱变强，已经具备了平行开展8-10个大中型epC项目的管理能力，在工程总承包项目管理上积累了不少经验。但是，对epC项目档案管理的认识基本上是一片空白。
3.2epC档案管理流程、标准、制度缺失。epC档案管理是目前我公司面临的一个新课题，一直以来没有系统的标准可遵循，也没有成熟的经验可参考。由于epC项目大多周期长，涉及单位、环节多，产生的文件材料种类繁多、内容繁杂、数量浩大；工程设计、设备采购、施工安装、监理、竣工等各段阶文件资料时序交错[2]，给epC档案收集及管理带来了很大的困难。据笔者搜集到的网络资料显示，近年来，各大工程设计单位也在积极探索epC档案的管理模式和方法。一些兄弟公司经过多年探索，进行了epC档案管理的实践，积累了不少经验。但就整个工程设计行业来说，缺少epC档案管理的流程、标准和制度一直困扰着epC档案管理工作的开展，阻碍了epC档案信息的交流和共享。
3.3对epC档案管理认识不足。在目前工作中，很多工程设计企业的档案室虽然对勘测设计档案的管理经验丰富，但对epC项目文件和档案的形成规律、归档范围、案卷整理要求等问题心中无底，对epC项目工程文件的归档流程更是一片空白。档案室虽然想把epC项目档案管理起来，却不知道如何开展工作，心有余而力不足。据笔者了解，很多工程设计单位没有将epC档案的管理纳入到日常档案管理中，档案部门也没有直接介入epC总承包档案的管理，epC项目部的成员中也没有专职档案管理员。这种现象的长期存在，很容易造成文件材料收集、整理工作滞后，文件材料流失，从而导致文件材料的系统性、完整性、规范性、准确性难以保证。
3.4epC档案管理人才短缺
由于epC工程总承包项目一般规模大、技术含量高、业主要求严格，在立项、审批、招投标、勘察、设计、设备采购、施工安装、监理及竣工验收等各阶段形成的文件材料种类繁多、内容繁杂、数量浩大，如果没有专业的档案管理人员，很难将档案收集、管理好。目前，这种既懂档案专业知识，又熟悉工程项目管理的档案管理人才在工程设计企业极为短缺，可以说“一将难求”。我公司目前的情况是，档案管理人员熟悉勘测设计档案的管理，但不了解epC项目管理和epC档案的形成和特点；项目部兼职资料员熟悉项目管理和工程建设情况，但档案专业知识相对贫乏，档案意识薄弱。从目前我公司epC项目发展的情况来看，epC档案管理人才的短缺，将会影响到epC档案管理工作的开展，影响到epC项目的顺利完成。
4、epC档案工作的努力方向
鉴于工程设计企业epC档案管理的现状，我们要以各单位实际中标的epC项目的实际需要为基点，通过加强档案管理人员的培训及调研学习兄弟单位epC档案管理经验，并结合各单位档案管理和epC业务的特点，制定出适合本单位自己的epC项目文件材料的归档流程。
4.1加强档案管理人员的培训。档案管理人员是做好epC档案管理的关键，应加大对档案管理人员的培训力度，使他们熟悉有关epC档案管理的法规、标准，了解项目管理的特点，掌握文件材料收集、整理的方法，为制定出符合本单位epC项目实际需要，符合档案法规、标准的epC项目文件材料归档流程打下坚实的理论基础。还应特别加强对项目部、各分包商兼职资料员（档案员）的培训，提高档案管理水平。
4.2档案室要主动介入epC项目。要在实践中摸索出epC档案的管理模式和方法，就要求档案室要主动介入到epC项目中，及时深入到工地现场对文件材料的收集、整理进行监督和指导。
4.3成立“竣工资料工作组”。根据《中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定》（2010版），项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。epC档案竣工资料的合格与否直接关系到epC项目的竣工验收，所以工程设计总承包项目组要成立“竣工资料工作组”，组长由分管档案的领导担任，档案室人员参与指导，项目经理、施工经理、监理等都是组员。“竣工资料工作组”的成立，将为epC档案管理提供执行保障。
4.4加强与有经验的兄弟单位和有关国家档案管理部门的沟通和联系。在目前情况下，工程设计企业档案管理人员应加强与有经验的兄弟单位和有关国家档案管理部门的沟通和联系。在可能的情况下，争取有关国家档案管理部门对epC档案管理的指导，避免在收集、整理过程中走弯路，为制定科学合理的epC项目文件材料归档流程提供权威的、专业的指导。
公司档案管理流程篇5
关键词：文书处理；档案管理；策略
中图分类号：G27文献标识码：a文章编号：1001-828X（2012）07-0-01
一、前言
文书档案管理工作是各企业、公司档案工作的核心内容，文书处理整体工作质量对档案管理服务发挥着重要影响作用。优质的档案管理工作则离不开公文科学、有效处理的完善支持。因此，作为通信精英企业的铁通公司，只有秉承系统、科学、规范原则，优化文书处理，开展现代化档案管理，才能真正提升实践工作水平，令优质的档案工作有针对性地令铁通辽宁分公司在铁通公司的持续发展中作出相辅相成的重要贡献。
二、提升文书处理规范性，优化档案管理
良好的文书处理需要依据规范程序开展各项工作，针对辽宁分公司经营规模庞大、业务丰富广泛、涉及较多现代化、网络信息技术的现实特征，文书处理工作更应依据科学规律，统筹安排工作流程，推进各个工作环节的良好衔接、文件档案在公司内部的顺畅流转、共享传递，进而综合应用于细化管理。辽宁公司应由文书工作具体形式进行处理流程的科学设计，确保各类档案文件的高效处理，有效利用，提升工作效率，规范工作秩序。文书处理具体流程包括内部发文、编撰、收文、日常档案管理等流程。其中收文与发文处理又划分出更周密的处理程序，并体现了各个工作环节的紧密联系、互相渗透、有效制约与环环相扣。不同分公司对具体的档案管理、文书处理环节则会呈现不同做法，而基本的处理环节却不应随意的增减或省略，应遵循客观规律、流程安排进行规范处理，只有这样才能优化档案管理。确保文书档案的合理快速运转，并在公司内部营造良好的工作环境与畅通的工作秩序。
三、科学制发公文，优化文书处理
公文是档案形成的基础，其制发科学性对于自身质量与整体档案水平均产生了至关重要的影响。因此制发实践应秉承科学标准原则，摒弃注重公文内容、忽视制发形式的不良意识。应科学依据我国公文格式相关要求，针对行文目标、发文权限、行文关系，合理选择公文类别，体现文种应用的合理时效性。其具体内容应包括发文机构、秘密级别、文号、签发方、具体题目、主送方、内容、印章、抄送机构、时间以及附件等。同时应注重的原稿公文的有效整理与科学收集，令其良好的映射文件形成公文的具体流程，并做好原始凭证归档保存。工作人员对于经过几次修改的文稿均应全面收纳，良好保存。对于字号的编制，应依据文件形式进行统筹编制，不应出现某某字或第的字样，同时不应编制字号虚位。对于主题词内涵的解析应体现准确规范性，即应依据词表规定进行选择，对于特殊应用的自拟词则应用三角符号进行清晰标识。为体现公文制发的良好时效性，应按行文公司负责人具体的签发时期进行编制。作为正文内容的有效补充并提供一定参考依据，公文附件也不可缺少，不应将其随意略去。应位于正文后进行附件题目及顺序的标注，体现公文制发完整有效性，进而为优质的文书处理打下良好的基础。
四、人性化实施归档立卷，契合现代化档案管理目标
现代化档案管理目标要求，对于相似公文不应重复归档立卷，同时应实施有序化的组合归档管理，这样才能体现档案信息的广泛利用价值、令其发挥优质应用效果，体现立卷管理的规范整体性，便于工作人员的个性化检索应用。因此，辽宁分公司在开展归档立卷工作中，应基于自身发展需求，面对庞大丰富的档案信息、文件、资料科学把握以我为核心的实践工作原则，有效区别各类资料与文件，注重内容、核心价值与具体形式的有效划分，进而明确核准各类高度相似的资料与文件。同时应确保卷宗处理的一致完整性，应依据铁通公司发展特征、经营业务类别、经济发展形势明确主次，树立人性化管理目标，将不应归档文件合理筛除，并注重预防价值化文档信息的不良丢失，进而科学实现现代化档案管理目标。
五、引入现代化文书档案管理手段，提升工作效率
为显著提升工作效率，应科学引入现代化文书档案管理手段，借助网络系统平台、计算机、信息化管理技术，创建文书档案优质管理体系，实现前文后档单次录入、广泛应用的科学目标。应借助计算机系统、自动化管控手段，一体化开展文书处理、档案管理工作，利用往来平台，实现文件档案的快速、稳定传输。同时可将档案文书之中具有一定联系、性质同样的工作做一体化连接，实现数据共享与高效转储。再者，可引入多媒体实践技术，采用图文并茂、声像具备的手段令档案文书工作灵活开放，实现自动化的信息整理、文档分类、档案立卷、文书鉴定、规范录入、细化标引、综合统计与快速打印，进而令工作人员可由机械化的操作管理中脱离出来，有精力从事更高技术含量的文书档案工作，发挥核心服务价值。
六、结语
总之，基于文书处理、档案管理科学重要性，互相作用影响特征，我们只有依据铁通公司经营业务特征，开展规范性文书处理、科学制发公文、实施人性化归档立卷、引入现代化档案管理手段，才能优化文书档案管理实践效果，提升工作水平，令优质的档案信息管理、文书处理为促进铁通公司的持续健康发展提供优质保障。
参考文献：
公司档案管理流程篇6
（1）营销业务应用系统电子化管理工作现状。营销业务应用系统已经开展了电子化文件管理的实用化应用，为公司电子文件管理试点工程奠定了良好基础。功能上涵盖了电子化文件的上传、下载、查看，在很大程度上已成为营销工作的重要组成部分，为营销业务工作的开展提供了重要的支撑。
（2）营销电子文件管理的工作进展情况。随着公司“十二五”信息化工作的深入开展以及“大营销”体系的推广建设，营销业务应用系统电子化管理工作取得了较大进展。按照公司“大营销”体系建设及公司2012年营销信息化工作要求，营销电子档案管理要覆盖到营销系统所有业务环节，真正实现营销电子文件管理的稳定、保密，为营销业务高效开展提供技术支撑。
1.1意义
（1）可以充分保障营销客户档案信息安全存储。
（2）可以有效建立营销文件档案资源共享利用机制。
（3）有助于提升营销业务的综合管理水平。
（4）能够有效支持公司电子文件管理工作。
2复杂性表现
2.1业务项目类型繁多
随着公司“三集五大”体系建设的推进，对信息化管理提出了很高的要求。而营销部门承载着业扩报装、电费计费、电能计量、用电信息采集等关键业务以及95598电话语音、互动网站、银电联网等对外服务工作，营销档案项目日趋复杂。
2.2流程复杂、变动性大
营销档案以营销业务应用系统为依托，具有步骤流程较多、与客户交互文件多等特点。因此实现电力客户档案的生成、收集、归档、更新等全过程与营销各项业务办理流程的紧密关联，以确保纸质档案与电子档案的逐一对应，并保证档案内容的完整性、准确性与实时性，有较大难度。
2.3与原系统接轨问题
营销档案管理业务主要包括2大类10大模块，分别是档案监控与利用、电子文件采集、电子文件生成、文件流转、文件归档、档案建档、档案保管、变更与借阅、档案室管理、档案管理的检查与考核。涉及到多个系统，保证其对接与兼容可靠性极其重要。
3处理方式
3.1业务架构
档案的监控与利用：档案监控基于档案的全生命周期对档案管理全过程进行监控;文件缺失预警与业务过程紧密结合，对业务过程中未及时登记与缺失的过程文件进行提醒与告警;档案智能化检索、档案情况统计、档案利用与信息是对档案利用开发。
营销档案业务：依次为电子文件采集、电子文件生成、文件流转、文件归档、档案建档、档案保管、变更与借阅、档案室管理、档案管理的检查与考核，所包含的具体内容如图。
营销档案管理业务与营销业务紧密结合，在营销业务的处理过程中，进行电子文件的采集、采集完成后各个流转环节基于电子文件进行无纸化业务操作，在审批与协同工作环节进行电子文件的调阅，对电子化业务资料进行审查与更新，并在业务归档环节进行资料的归档与电子文件的封装，保证了档案的闭环管理。
3.2流程架构
营销业务系统处理时进行纸质文件采集同时获取元数据进行电子文件的生成，对于数据捕获生成的档案自动获取系统数据按照模板生成电子文件。
营销业务工单流转过程中，需要对电子文件进行调阅，进行电子文件的在线浏览。同时相关部门可以根据业务权限对电子文件进行审查与更新。
在档案移交时，应进行纸质档案与电子文件的核对，核对通过后进行档案的接收，对于存在不符的情况，应将文件退回重新处理。
文件接收后，进行档案的入库与定置放置，进入自动库房与指定档案柜。电子文件应按照规定进行备份保管。
对于存在档案补充的情况进行档案出入库处理，并定期对电子档案、纸质档案进行鉴定，转为长期保存或销毁。通过以上业务交互，从而在营销业务处理过程中实现对档案管理的全生命周期闭环管理。
3.3系统对接
（1）与营销业务应用系统的集成
营销业务应用系统负责对电子文件业务数据/元数据的采集，对扫描资料进行文件的上传，在业务处理过程中可以对电子文件进行调阅、核对、更新。并将采集的文件进行电子化、压缩、转换、封装、加密、入库存储，对营销档案进行全生命周期的监控和管理。
（2）与自动化档案存储系统的集成
自动化档案存储系统，负责对档案室的存储规划、对档案资料与档案柜存储位置的对应关系，将操作界面集成于营销档案管理系统，进行档案的出入库操作与存储。
（3）与电子文件采集系统的集成
为实现纸质文件的电子化，统一文件电子化的数据格式，建立电子文件采集系统，对高拍仪、高速扫描仪与其他录入设备进行统一的管理。自动进行文件的识别、索引生成与存储，同时进行非结构化数据的存储与转换。
结束语
公司档案管理流程篇7
关键词：城市轨道交通；会计档案；档案管理
一、会计档案管理的内容
根据最新的《会计档案管理办法》【中华人民共和国财政部国家档案局令第79号】，下列会计资料应该归档：（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅账簿；（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。从该管理办法可以看出，会计档案管理内容非常广泛，涉及日常会计工作全过程，包括出纳、会计、税务、报表等全部会计人员产生的会计资料，给会计档案管理造成很大困扰与难度。
二、会计档案管理现状及原因分析
目前，全国各城市轨道交通企业，除北上广深等几个大城市建设时间较长，其他大部分城市刚刚兴建地铁，日常工作主要围绕地铁新线建设与开通进行，能把日常工作做好，已经疲于应付。受建设工期影响，一线业务部门工作重点在现场，确保工程质量安全与进度。据笔者调查研究，目前各城市轨道交通企业连建设档案管理尚无完善的制度与流程，会计档案管理虽有国家法律规章规定，但实际执行情况及效果并不容乐观。银行余额调节表因为事务所审计，情况相对较好，会计报表，纳税报表，增值税进项发票底联等非日常用会计档案管理要求尚不理想。很多公司目前按照办法规定，凭证与会计报表都能完成，但时间有所滞后，延长两三个月是常态，半年后装订凭证也非少数。至于办法里规定的其他会计资料，基本无暇顾及，最终严重影响项目竣工财务决算与国家验收。会计档案管理现状不理想，其完善程度与国家要求甚远，经过综合分析，既有主观因素影响，也有客观因素影响；既有外部因素影响，也有内部因素影响。(一)内部原因1.领导不够重视，档案管理员身兼多职。按照办法规定，公司应设立专门的会计档案管理机构，但现实情况是很多公司因各种原因，财务人员编制比较紧缺，很少设立专门的会计档案管理人员，一般由部门文员兼会计档案管理员。财务部门资料很多，特别是各种收款付款单据、票据量很大，管理要求高，文员很难投入足够资源与精力于会计档案管理。只有会计师事务所审计、政府审计要求提交各种资料或者积压太多时，才进行凭证装订等工作。这也从侧面说明领导对会计档案管理工作尚不够重视，觉得没必要投入专门人力资源开展会计档案管理工作，等其他工作完成后，再来整理会计档案也来得及。2.根据财务部门内部分工惯例，会计档案管理一般都设有财务部会计核算模块。会计核算本身工作繁琐，且工作量较大。特别是新公司，业务与财务制度流程不太完善，会计核算也不太规范，财务人员平花费大量时间与业务部门进行沟通等工作；除此之外，与公司外部门各项沟通，如会计师事务所审计、政府审计、税局稽查等，也需要大量沟通协调工作。这种工作现状造成会计档案管理工作也难以按时开展。3.大多数企业对于财务信息化投入较大，没有信息化建设，财务管理无法有效进行对于会计档案管理信息化建设，停留在手工时代水平。会计档案都是各种纸质材料，包括各类凭证、原始出入库单、发票、收据、各类批文等，这些资料作为凭证附件存在。每个月按时把凭证收集完善、整理、入盒、编号，然后做个档案台帐记录，由会计档案管理员放在个人电脑进行共享，供大家使用。整个档案管理过程，几乎全手工操作，很少借助现代信息技术，所以，这么多年会计档案管理水平一直没有很大发展与进步，越来越跟不上公司与时展。(二)外部原因1.会计师事务所审计对公司财务管理有较大约束力，但更多关注于会计报表层面，并不会过多关注会计管理细节，特别是会计档案管理。在年报审计中，公司只要能提供会计凭证及事务所要求的会计资料即可，事务所并不会检查会计档案资料是来自于具体经办会计手里，还是来自于会计档案室。这就造成会计档案管理没有硬性外部约束。2.对于城市轨道交通项目，建设项目最后一环就是项目竣工验收。目前，根据国家验收标准有十三项专业验收，其中就有一项档案验收，如果档案验收通不过，即整个项目竣工验收通不过。需要关注的是，项目竣工验收里的档案特指工程档案，即与工程相关的招标、合同、图纸、变更资料等，会计档案并不是档案验收关注的重点，正是这点恰恰造成公司把更多精力放在工程档案管理，而忽略了会计档案管理。
三、会计档案管理不完善造成的影响
会计档案管理工作，虽然在一般人眼里并不是十分重要的事情，但如果管理不到位，其对日常财务管理及最终项目验收均有重要影响，具体如下：（一）会计日常工作中，由于各种原因经常需要查阅凭证，档案归档不及时，就会造成凭证在经办会计或出纳手中积压，时间越长、积压越多，这时查找凭证往往需要耗费更多的人力物力进行查找，造成管理成本不必要增加。另外，由于会计档案不及时装订、归档，且分散在不同会计人员手中，造成凭证丢失的风险大大增加，且有些重要资料如原始发票等资料一旦丢失，给公司、个人造成的损失会更加巨大。（二）轨道行业投资巨大，是政府关注重点。所以，各种政府审计、专项审计层出不穷，为了应对各项审计，会计档案管理不到位、不完善，就会导致提供各类资料时手忙脚乱，一来效率很低，提交资料时间较长；二来造成外部审计人员对公司不满意，甚至认为公司不配合审计工作，故意不提供相关资料。（三）城市轨道交通项目作为关系国计民生的重大工程项目，通过国家项目竣工验收是对国家对人民最好的答复。如果日常会计档案管理没有规范，到项目竣工决算时资料不全或难以查找，会极大影响项目竣工财务决算。
四、关于完善会计档案管理的建议
针对会计档案管理工作不完善，结合上述原因分析及其造成的影响考虑，针对不同的原因采取不同的措施，具体如下：（一）提醒公司领导重视，加大资源投入公司领导重视是做好会计档案管理工作的重要前提，只有领导重视，这项工作开展就会顺畅很多，投入到这项工作的资源将会大大加强。（二）会计档案管理工作制度化、流程化、标准化由于会计档案管理工作是整个会计管理工作最后一个环节，所以，有必要把会计档案管理工作制度化、流程化、标准化，把流程做细，工作分配到人，前置环节定到具体时点。当然，要想把这些工作落实到具体工作来，还需要做好会计档案管理宣传与培训，让会计档案管理思想深入每个会计人员之心。将会计档案管理当作会计工作的最终目标，然后按流程倒推给每个环节设置时间节点，且这个时间节点作为硬性要求，非特殊情况不得变化，比如每月5号收齐所有银行对账单，每月10号收齐所有银行余额调节表，每月15号收齐上月会计凭证等。（三）加强全过程管理，从事前规划、事中执行跟踪、事后检查反馈因为会计工作日复一日，年复一年像大气循环一样重复，从不间断，所以，只有把会计档案管理工作当作标杆，上个月完成这项工作，下个月才能正常开展。否则就像骆驼背上的稻草，越来越重，最终会被最后一根稻草压跨。这里特别要提醒一点，因为会计档案涉及人员较多、环节较多、流程较长，设计一个良好的制度流程特别重要，且要有专人监督实际执行情况，把监督工作制度化、流程化、规范化，及时向领导反馈问题并及时跟踪解决，方能做到万无一失。（四）加大信息技术资源投入，利用信息技术手段提高会计档案管理工作效率，降低管理成本如今是信息时代，会计档案管理工作也要跟上时代步伐，如上所述，如果技术手段还停留在纸质层面，进行整理、归档、查阅，提高效率非常困难，只能靠人力投入来实现。目前，全球发展趋势是财务共享中心，其会计档案管理是基于it技术发展，引入了影像系统、报账系统、eRp系统、银企直联系统等一系列业务财务系统，利用大数据、云存储平台等技术手段来提高会计档案管理效率，并且使得管理成本大大下降，提高公司内部、外部人员档案使用满意度，为项目竣工验收打下坚实基础。
作者:陈玉均单位:广州地铁集团有限公司
参考文献：
[1]财政部.会计档案管理办法.中华人民共和国财政部国家档案局令第79号，2016.
[2]财政部.企业会计信息化工作规范.财政部财会[2013]20号，2014.
[3]孔繁杰.创新档案管理打造绿色账本.中国档案，2015（02）.
[4]张育强.财务共享模式下的会计档案管理工作探究.会计之友，2010（12）.
[5]孙红雁，邱明东，王樱华.浅探信息化条件下会计档案的电子化管理.商业会计，2012（10）.
[6]杨茜雅.电子会计档案实现机制研究.档案学研究，2015（02）.
公司档案管理流程篇8
1自来水总公司档案管理的现状
广东潮州自来水总公司主要经营供水业务，是一家典型的国有中型企业，承担着为市区居民供给自来水的重要任务，为潮州经济的跨越式发展提供了供水保障。自1971年以来，潮州市自来水总公司已经下属设有三家自来水厂，全市日供水能力由原来的29万吨增加到44万吨，有效地解决夏季用水高峰期市区供水紧张的问题，不过由于业务量巨大，要求自来水总公司能对自己的业务有效地管理，因此自来水总公司的档案资料管理工作必须做到周全，以方便管理人员随时核查所记录的公司业务。公司档案立卷的主要内容一般包括：第一，上级机关颁发的相应的法规命令、指示决定、决议通知、任免计划、统计年报表、预决算方案以及其它规章制度等；第二，公司给上级部门的请示报告、工作计划和对下级部门的批复；第三，公司同相应单位的业务来往信件、协议合同等；第四，公司党政会议的实时记录、纪要、决定以及相应的规章制度；第五，公司制定的计划方案、统计报表、预决算记录以及工作总结；第六，公司各种专业会议的记录、文件、会议总结纪要以及相应的与会材料；第七，其它具有信息价值的公司材料。当前随着自来水总公司文书档案管理信息化建设的加快，公司档案信息逐步实现数字化和网络化，引入了计算机检索，工作效率大幅度提升。
2自来水总公司档案管理存在的问题
2.1档案资料信息不全面
档案资料必须做到严谨、规范和准确，然而许多基层部门并不重视档案资料的搜集和整理，提供的档案资料以图方便为原则，业务记录填写准确度低，原始文书档案的数据有很多缺失，档案资料信息很不全面。
2.2档案管理信息化程度低且缺少统一管理
自来水总公司业务范围大，完整的档案信息能记录下公司负责的地下管网信息、设备信息、用户信息，为公司业务的顺利展开提供准确的信息参考，所以档案管理必须提高效率和服务水平。然而公司的档案管理信息化水平相对较低，很多档案管理仍然依靠传统的纸质档案和手工管理，档案收集整理、档案保管编研以及档案的统计利用过程出现步骤繁琐、人工失误率高等效率低下等问题，而且许多宝贵的公司工程设计图纸等由于保管条件有限而逐步老化遗失。这些问题都必须通过提高档案管理信息化水平来解决。另外，公司下属的分公司之间的档案缺乏统一管理，许多档案资料只集中于行政部门，工程文件主要在施工部门，这些部门之间档案信息的共享处于闭塞状态，公司需要对档案信息进行统一集中管理，形成生产、运行、收费以及用户服务一体的专业系统。
3加强自来水总公司档案管理的创新策略
3.1重视自来水总公司档案管理
自来水总公司管理层要高度重视档案管理工作。档案管理要实现责任制，管理有明确的步骤、有清晰的任务划分、有合理的责任分配。档案管理的软硬件投入也需要得到保障，软件的保障主要是档案管理的电子档案管理系统的建设要得到保障，硬件的保障主要是公司档案管理设备要及时更新换代，配备扫描仪、计算机、防磁柜等先进的管理设备。档案管理的安全工作也要做好，做好防火、防水和防潮的工作。档案载体要及时更新换代，引入先进的档案载体，如档案盒、光盘档案、优质纸等。
3.2提高档案管理信息化水平
信息化时代要求公司的档案管理工作要提高信息化水平。自来水总公司档案管理系统要引入先进的信息化管理系统，设计思路先进、管理功能齐全、管理性能稳定、管理界面友好、管理操作方便，实现档案资料的数字化和网络化，从而提高档案管理的信息化水平和工作效率。如自来水总公司可为每一台供水机电设备设立相应的电子档案，其运行中的各个参数都能通过电子档案实时查询核对，公司对该设备的运行情况就有全面的了解。
3.3提高档案管理的使用效率
随着城市供水规模的不断扩大，自来水总公司的档案管理所记录的信息可以为城市供水规模扩大再生产提供信息参考，例如某些供水工程积累下了相对全面的施工设计档案资料，这些可靠的技术参数档案能为再次供水工程的施工设计提供准确参考，从而节约设计工期，提高工效，从而提高了档案管理的使用效率。
公司档案管理流程篇9
1、制度建设、规范管理，加快数字化档案室建设
建立健全龙江能建档案管理制度及管理流程，有效规范公司档案管理各项工作；积极参与集团公司数字化档案馆建设进程，争取早日建成龙江能建数字化档案室，让档案信息资源更快更好地服务于企业各项工作。
2、主动出击、宣传到位，档案工作不再默默无闻
为纪念国际档案日档案室组织了丰富多彩的宣传活动。组织管理人员参观荣誉室，大家回首往事、追忆往昔，增强了企业凝聚力；大屏幕持续播放公司宣传片，增强了员工企业荣誉感；与企发部合作首次尝试在企业微信app上完成档案知识答题，节省了时间、节约了资源、普及了档案知识，强化了全员归档意识。平凡的档案工作既要踏踏实实也要有声有色。
3、业务扎实、经验丰富，风险防控意识强
合并后的档案室着重巩固和夯实档案管理各项基础工作，建立健全各类索引目录，成立档案工作领导小组，科学鉴定档案保管期限，严肃档案保密制度，严格防范各类风险发生，保护企业档案安全，维护企业合法权益；
及时完成了齐齐哈尔家属基地建设审批文件的归档工作，保证了公司基建档案的齐全、完整、安全。为公司不动产产权明晰、产权办理提供了有力、翔实的法律依据，企业的合法权益得到了有效保障。
4、勤奋敬业、不等不靠，处理问题办法多
根据档案移交过程中出现的各类问题，立即下发“关于加强会计档案归档工作的通知”、“关于认真做好工程竣工资料归档工作的通知”，规范会计档案组卷及保管期限的鉴定，保证了档案的科学、规范归档；实际工作中为配合投标、审计、信访、诉讼、退休、工会等工作经常要加班加点多点（库房）作业，档案员无缝衔接，默契配合，从无怨言，最大程度地发挥了档案的专业性、服务性。
5、认真履职、换位思考，职业敏感度高
在面对辞职人员特殊工种认定工作中，吸取历史经验教训，加强风险防控意识，勇于面对困难，积极化解矛盾，主动联系相关部门，理顺工作流程。从实际工作出发，制度战胜个人情感，规范档案利用流程并拿出具体实施意见和方案，有效杜绝档案失密风险，在保障辞职员工个人利益的同时减少了企业与社会矛盾，维护了企业形象，保护了企业档案。
6、努力钻研、锐意进取，团队学习力强
二个公司合并后，档案室四名档案员中有一半是新晋“业务小白”，但二人积极学习档案管理知识，熟悉档案管理制度，努力钻研档案业务。不懂就问，不会就学，档案员常常因为热烈的业务讨论而不知不觉集体错过下班时间。经过几个月的努力学习与实战强化，她们已从“十万个为什么”成功变身“业务骨干”。
7、团结友爱，各谐共处，集体主义观念强
档案室是一个小集体，也是美女集中营，但从没因为女人多而是非多。历史原因造成库房遍布哈三、嵩山路、401三个地点。二个公司合并后因为人员减少，查、借阅量巨增，经常会面临有档案员打不开点的时候，我们分工不分家，一个出去了，只要有任务另一个马上顶上去，保证查档借档有人接待、有人处理，不推委、不搪塞，保证档案工作有序进行。
火车跑的快，全靠车头带
档案室全体档案员感谢***主任的英明领导和模范带头作用，感谢行政工作部大家庭的支持和帮助！
公司档案管理流程篇10
1.系统开发。根据提升档案信息化建设的业务需求，经过调研、立项、招标、调查等建设步骤，最终确定系统开发公司，系统开发坚持开放性、完整性、易用性、可扩展性、安全性、先进性、规范性、可靠性、高效性等原则，确定公司需求的档案管理系统方案，依据系统方案开发档案管理系统。
2.应用架构。建设规划包含公司总部和所属单位，系统设计考虑了公司总部和所属单位的档案系统应用问题，采用统一规划、分级管理、按单位分布应用、数据集中存储、实体属地管理、数据逐级移交的总体管理模式，应用架构如下图所示：
3.系统功能。根据业务需要总共设置为收集管理、档案管理、档案利用、信息开发、系统维护等五大功能模块，实现文档管理业务的全过程、全方位的计算机管理，包括各种方式渠道的信息收集和实体收集、各种模式的信息整理和档案整理、实体档案保管和电子档案存储、档案信息综合开发和利用及实体档案利用、实体档案鉴定销毁和电子档案的销毁等管理功能。
4.数字化建设。档案数字化建设包括电子文件接收、传统载体档案数字化装换、资源整理加工、建立资源库等内容，公司档案室采取三种方式进行数字化处理：第一是借助接口管理将收发文管理系统和项目管理系统中的电子文件进行接收管理，经整理形成可用电子文件；第二是采取自主加工与委托方式，利用数字化加工设备对所需要数字化档案进行加工，形成电子文件；第三是将积累保存的电子文件与档案管理管理系统进行链接，有效地满足档案数字化需求。
5.保障体系。安全保障体系上采取配备保护系统安全的软硬件设施和建立安全保障制度的方法，通过定期备份、权限管理、水印加密、网络控制等措施实现在安全体系下的档案利用、信息传递和资源共享，安全体系。
6.平台接口。平台接口就是采用开放的数据格式标准、统一的数据转换流程、集成的交换处理界面、便于扩展功能的模块化系统架构，无缝集成于oa平台、项目管理系统以及各项业务系统中，通过weBSeRViCe，实现人员Ca身份认证、数据检索、数据传输和资源共享。
7.检索利用。档案管理系统全文检索系统内嵌快速oCR技术，可以无须人工干预，自动识别扫描文件，形成索引库，同时嵌入档案信息服务网站之中，受到档案权限的管理和控制，与档案管理系统融为一体，利用者根据需求，调取利用文件，如需原件，可进行网上预约借阅，检索利用。
二、成效与创新
截至目前，档案信息化建设稳中求进，综合档案管理系统运行正常，所属各单位及各部门反应良好，档案管理网页年均浏览量28012次/人，现场调阅年均5166次/人，年均借阅18617于件（卷），有效地服务于公司生产经营、安全运营和品牌建设，各个阶段性成果受到上级单位及本单位领导的认可，特别是公司特级资质申报过程中受到国家住房建设部领导认可与好评。档案信息化建设中探索适合于新形势下档案工作特点和需求的现代化档案管理模式，结合项目档案建设的自身特点和发展需要，开展档案管理和利用模式的创新、理念创新和技术创新，建设成果体现了档案信息存储简便、利用上不受时间和空间限制的优势，同时，档案工作者也在信息化建设过程中创新了管理。
1.新的技术成果广泛利用。系统管理开发过程中，充分利用在线oCR技术、XmL技术、图像处理技术、检索技术、数据交换技术、流数据文件浏览技术、高压缩比技术和系统接口技术等前沿的新技术、新方法、新模式，体现了档案信息化建设水平上的提升。
2.传统借阅方式的改变。基于数字标签识别技术的电子文件跟踪系统的开发和应用，使得档案管理系统能够实现智能化的条形码打印，档案人员在档案整理中，将档案号和条形码通过打印设备打印出条码纸，档案利用者借阅档案时，档案人员使用条码扫描器对档案上条码读取，系统将自动读取条码信息，进行系统借阅，档案利用者可以通过档案网页查询到借阅信息，档案借阅过程采取系统管理方式，改变了传统的纸质签字手续方式，体现先进的管理水平。
3.灵活适用的系统开发。档案管理信息系统灵活便捷体现在完善的定制工具功能上，系统采用结构化思想开发，各项功能采用积木式组合与集成，流程发生变化时可组合出新的需要管理平台。可定义各种类型档案的数据结构、屏幕显示布局、打印格式、数据完整性限制要求、数据正确性限制要求、辅助组卷规则、快速输入辅助信息等。通过定制工具，可以定制适合各自业务需求的档案管理信息系统。