行政事业单位档案管理制度篇1
一、信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化的意义分析
目前，行政事业单位已经认识到档案管理信息化的重要性，改变了传统的档案管理理念和模式，实现了档案管理的科学化。行政事业单位要结合内部实际情况合理制定信息化档案管理方案，适应国家发展，保证档案管理工作的有序开展。但是，从行政事业单位信息化档案管理现状可以看出，行政事业单位信息化档案管理中还存在很多问题，需要管理人员详细分析问题存在的原因，并针对存在的问题及时采取调整对策。行政事业单位的档案管理是一项十分复杂的工作，需要涉及的内容非常多。档案管理工作具有以下特点：一是管理性，二是服务性，三是政治性。如今，行政事业单位正在快速发展，如何提高档案管理水平，实现档案管理的科学化已经成为行政事业单位关注的焦点。信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化的意义体现在以下几点：一是档案管理科学化是国家发展的必然要求，二是档案管理科学化是行政事业单位发展的关键保证，三是档案管理科学化是行政事业单位改革的保证。
二、行政事业单位信息化档案管理中存在的问题分析
（一）档案管理制度不健全。如今，很多行政事业单位管理人员对档案管理不重视，没有认识到档案管理的重要性，导致档案管理制度不健全，管理体系不完善，档案管理过于形式化，而且监管部门也没有在档案管理中发挥作用，监管不到位。档案管理属于行政事业单位的基础性工作，无法直接提高行政事业单位的经济效益，往往会被单位领导忽视。由于行政事业单位领导对档案管理不予重视，导致档案管理人员也对档案管理工作不重视，认为档案管理就是资料的抄写和保管，工作积极性和热情较低。
（二）管理资金较少。很多行政事业单位管理人员认为不需要在档案管理上投入过多的资金，会增加单位运营的成本，是对资金的浪费，导致档案管理设备过于陈旧，根本无法满足档案管理工作需求，而且很多行政事业单位还在采用手写档案管理方式，纸张在保存和整理上都存在一定的难度，很容易导致档案的丢失和破损，给行政事业单位造成巨大的损失，阻碍了行政事业单位的快速发展。
（三）档案管理人员专业水平较低。行政事业单位档案管理信息化对档案管理人员提出了更高的要求，如果行政事业单位不配备专业的档案管理人员，根本无法满足档案管理需求。但是，我国行政事业单位缺乏专业的档案管理人员，现有人员专业水平和综合素质较低，而且随着行政事业单位的不断改革，人员的流动性非常大，人员的工作积极性和热情比较低。很多档案管理人员无法熟练操作信息化设备，接受新事物的能力较差。除此之外，在档案管理人员上岗之前行政事业单位并未对人员进行专业化培训，管理人员的专业化水平有待提高。
（四）信息化水平低。如今，国家要求行政事业单位档案管理实现科学化，但是很多行政事业单位还未建立内部档案管理平台和网络系统，也未设置专门的档案管理部门和管理人员，档案管理信息化水平比较低。
三、信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化对策
（一）健全档案管理制度。要想实现档案管理的科学化，相关部门必须健全档案管理制度，为档案管理工作提供支持。行政事业单位还要加大档案管理工作的宣传力度，让单位员工认识到档案管理工作的重要性。单位还要明确档案管理职责，把档案管理工作落实到实处。
（二）完善管理环境。要想实现档案管理的科学化，行政事业单位还必须加大档案管理方面的资金投入，定期更换档案管理设施，为员工提供优质的工作环境，提供档案管理人员的工作积极性和热情。
（三）加强人员培训。要想实现档案管理的科学化，行政事业单位需要定期派遣人员外出学习专业知识和信息化知识，提高员工接受新知识和新事物的能力，进而实现档案管理的科学化。
行政事业单位档案管理制度篇2
社会的改革和时代的进步，让事业单位也逐渐进行了改革，无论在行政体制方面还是在人事管理方面，都进行了创新，其中的档案管理也突破了以往的管理方式，归档和流向以及收集等等工作都进行了的创新。本文主要对行政事业单位中的档案管理创新思路进行分析研究，以此促进整个事业单位管理工作的创新，希望本文的分析和研究对行政事业单位的档案管理工作有较大的促进性作用，提供一些建设性的意见。
关键词：
行政事业单位；档案管理；创新；思路
要想保障我国行政事业单位正常有序的工作秩序就需要建立起相对民主、科学和有效的系统管理制度，不断的创新，针对单位的实际情况作出相应的改革措施，有目的的让行政事业单位的运行更有秩序性，更加高效和协调稳定，以下对行政事业单位档案管理中存在的问题和问题的对策进行分析研究。
一、行政事业单位档案管理过程中存在的问题分析
（一）行政事业单位对档案管理工作缺乏重视性
国家对档案管理工作已经进行了明文的规定，已经出台了《档案管理办法》《档案法》，这些法律条款需要事业单位进行学习和贯彻，并且在实际工作中加以运用，但是现在存在的问题是很多事业单位并没有对此法律进行重视，对档案管理重要性的理解也不够，执行和贯彻的力度不足，由此就引发了档案管理对实际工作没有发挥作用的事实，长期如此，非常容易产生档案管理工作混乱的问题，对事业单位的长期发展产生不利的影响。
（二）档案管理工作基础薄弱
当前的行政事业单位档案管理工作基础比较薄弱，尽管一些单位已经建立了档案的管理制度，但是这些制度在实际工作中并没有完全落实，很多档案在管理中不是非常规范，并没有按照相关的档案进行归档管理，因此比较容易出现严重的组卷混乱情况。在此过程中，行政事业单位还没有对档案鉴定和监督工作进行有效的落实，很多工作都没有按照相关的程序进行归档管理，由此引发多种工作上的问题。
（三）档案管理设施落后
行政事业单位在当前管理中并没有使用现代化信息技术，并且档案管理设施也比较落后，基本应用的时间都非常长，处于障碍状态下。例如，一些单位的档案管理室，空气非常浑浊，房屋也非常简陋，一些档案室中还存放了依然以爆炸物品，办公室非常简单，并没有做到开放性的管理，这些因素对行政事业单位档案的创新有严重的阻碍性影响。以下对档案管理的创新和问题的改变进行具体的研究分析。
二、行政事业单位档案管理创新的途径
（一）建立完善的行政事业单位档案管理制度
要想让档案管理制度更加明确，让管理更既有创新性，需要建立起相对合理和科学的档案管理制度。行政事业单位要按照自己的发展情况进行制度的建立，使其更具有操作性，使用简单、明了。可以在档案管理过程中发挥出更加实际性的作用，保障制度在约束地位上是平等的，这对一些档案管理人员的行为的约束会起到非常重要的作用。整个事业单位都要按照严格的制度进行，提升执行力，建立起工作的奖惩制度，严肃管理，对于一些不公平的现象要严格的制止，以此保障制度在执行过程中的有效发挥。
（二）实施分卷立册的档案管理模式
此种管理模式从干部档案管理模式发展过来的，将档案管理的相关材料进行划分，主要有六个部分，分别是登记材料的设立、登记材料的变更、登记材料的注销还有行政事业单位的年检以及媒体材料的等等，这些有价值的参考资料可以按照目录打印成册，按照单位的性质以及不同的使用用途进行副本的装订。这样的档案管理才不至于过于混乱，单位不匹配的现象也减少了很多，让行政事业单位的档案管理走入正常的轨道上，避免混乱性问题的出现。
（三）强化资金投入，提升档案资源的开发和利用
行政事业单位在创新档案管理的过程中需要强化资金的投入，这样才能让档案的创新管理有资金方面的保障，对更新办公设备，整治办公环境有非常大的促进性作用。对此，强化资金的投入，可以向政府的部门进行申请，找到资金的支持途径，强化基础设施建设，强化资金的有效投入，让档案管理工作能够向着更好的方向前进。除了要保障档案资料的完整性还需要建立起责任体制，各司其职，关注档案管理人员素质的提升，关注档案管理人员责任意识的强化。在对档案管理信息资源进行挖掘的过程中，要充分的发挥档案管理的作用和价值，使用多种宣传方式，例如，使用现代化科学技术的网络平台、电视、广播等等对档案管理的重要性进行宣传，以此提升事业单位档案的有效性和经验值。
（四）档案管理的现代化建设
我国已经进入到现代化信息社会，那么档案管理也需要有更多更好的发展，在信息化的时代背景之中，关注档案管理的信息化建设就是要提升管理的信息化、智能化水平。使用计算机技术、网络技术以及进行相关的软件开发，借鉴其他单位先进的管理经验，使用声像技术和光盘技术对档案进行存储，使行政事业单位的档案工作向着数字化方向发展，强化此过程中的档案资源使用力度。广大职工不断的学习信息化技术和信息化知识，为以后的管理升级以及自我技能的强化打下坚实的基础。
三、结语
综上所述，本文对行政事业单位档案管理创新思路进行了分析和研究，首先提出行政事业单位档案管理中存在的问题，进而对问题进行了不同路径的分析找出创新档案管理的对策。事业单位在档案管理工作中还会面临新的挑战和机遇，因此要不断的寻求新的发展路径，强化对档案的管理，提升管理水平，为事业单位档案管理创新和改进工作提供建设性的建议和支持。
作者：李晗单位：四平市科学技术开发中心馆
参考文献：
[1]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化,2013,(16).
[2]尤丽.浅谈新形势下事业单位档案管理的改革[J].山西档案,2014,(06).
行政事业单位档案管理制度篇3
关键词：事业单位；档案管理；信息化建设
档案管理信息化主要是指在保证档案原始内容的基础上，通过计算机和网络技术对档案本身和档案形式进行有效的信息转换，从而形成网络中电子档案。在行政事业单位档案管理中进行信息化建设不仅可以有效地降低档案管理人员的工作量，提高他们的工作效率，还可以加强行政事业单位对内部人才的科学管理与培养，从而更好地适应我国市场经济快速发展的需求。
1行政事业单位档案管理工作实现信息化的重要性
做好行政事业单位档案管理工作的信息化能够在很大程度上促进社会事业的大发展，行政事业单位的档案管理工作采用数字化，信息化的方式可以促进行政事业单位档案管理工作的信息化的进程。随着社会经济的发展，行政事业单位档案管理工作越来越显得重要。而且对档案管理提高新的要求与挑战，这些都促使了事行政业单位档案管理工作的信息化。
较传统档案管理而言，信息网络及管理软件的应用，使行政事业单位档案管理具有如下特点及优势：
1.1便于行政事业单位档案资料永久保存。档案信息化管理通过备份档案，将其存储于电子磁盘中，不仅极大地节约了档案存储空间，也不会由于天气或季节问题而导致档案信息丢失，最大限度地确保了档案资料的完整性，实现了永久保存。
1.2便于行政事业单位管理档案信息。在传统管理过程中，档案资料很多，档案管理工作繁琐异常，程序颇多，实现档案管理信息化后，可通过在数据库中输入关键字，迅速地查出所需信息，程序简便，不会其他档案影响。
1.3本质上改变了档案管理的方式与途径，拓展了档案的职能。将传统以纸质媒介人工录入方式转变成了网络平台为媒介，电子录入方式，使档案职能由传统档案保存及运用职能，转变成了信息资源的采集、存储及相关服务类型，全面推动了事业单位的建设。
2目前行政事业单位档案管理工作信息化建设的问题
2.1行政事业单位档案管理缺乏统一规范性。由于我国行政事业单位众多，而各个行政事业单位在选择使用档案管理的软件时没有统一的标准，均按自己的使用习惯来选择，这便造成了不同部门之间的软件缺乏通用性。此外，在同一个管理软件下，当进行文献检索时，很难再进行档案的信息管理，同样，当进行档案的信息管理时，又很难进行文献检索。这使得档案管理信息化建设的进程十分缓慢，在大环境下难以实现信息的资源共享。除此之外，很多档案管理单位并未根据已有的电子档案管理系统设置标准化流程，导致电子档案管理系统的作用得小到充分发挥。
2.2缺乏必要的档案信息内容安全的措施。行政事业单位中的有些档案资料是与普通的档案资料是不一样的。可能会涉及到很多的国家机密信息。各个事业单位在进行信息化建设时，要首先切实保证资料的安全。但是有些事业单位很容易的忽视这个问题，从而威胁了资料的信息安全，主要表现在事业单位可能对公开的信息资料审查程序不严，甚至在计算机上使用外网浏览网页等。这些很容易导致黑客等窃密到机密文件资料。因此行政事业单位要严格按照有关规定对事业单位的档案进行管理与公开，做到确保机密资料的安全。
2.3档案管理信息化建设平台更新速度较慢。目前我国许多行政事业单位虽然已经建立了较为完整的职工档案信息管理系统，但在实际的工作中由于缺乏对档案管理工作的重视，使得档案管理信息化平台的模块设置更新较慢，导致一些新近的职工档案信息不能得到及时的更新，从而影响事业单位人才的优化管理。
2.4档案管理工作人员素质低下。一般行政事业单位倾向使用年龄偏大的人员进行档案管理，他们在工作中往往墨守成规，对于新技术、新方法的接受能力相对较差，另外，很多事业单位的人才引进机制较差，对高素质专业档案管理人才的吸引力十分有限。因此，在信息化不断发展的今天，档案管理工作的信息化程度越来越高，对于档案管理人员的要求也越来越高，优秀的档案管理人才大量缺乏。在行政事业单位档案管理的信息化建设中，许多档案管理人员的专业技能并没有达到所需要的标准，其综合素质仍待提高。如许多档案管理人员对计算机技术缺乏足够的认识使得他们的知识贮备和专业技能较低，同时由于档案信息需求量的日益加大，管理人员的服务态度也有待于进一步提高。
3加强和推进行政事业单位档案管理信息化建设的策略
3.1制定规范的档案管理工作的制度。在我国法律法规对事业单位的档案管理工作有着明确的规定，因此行政事业单位档案管理工作的信息化要在法律法规的允许下进行，也就是行政事业单位档案管理的信息化在一定程度上受到了法律法规的约束，从而行政事业单位档案管理信息化可以有章可循，有法可依。而不同的行政事业单位要根据自身的实际情况，制定本行政事业单位自己的档案资料管理制度，对工作人员进行不间断的培训与内部约束。
3.2加强行政事业单位保密职位。制定行政事业单位档案的保密制度要重点强调几点：一是保密制度要以“预防为主”，对档案安全保密进行未雨绸缪的防范，坚决防止掉以轻心的侥幸心理。二是行政事业单位档案保密制度应涉及档案的保管和利用两个方面，既要确保档案的安全保密，又要便于信息资源合理利用。在档案的保管过程中，有条件的可设独立的库房，并安置监控系统，重要档案实行异地异质保管。条件一般的需有独立的档案柜单独存放档案，库房、柜子必须上锁，钥匙由专人保管，重要的密级档案可放到保险柜里。三是行政事业单位档案保密制度要在档案查借阅利用的审批流程中体现，按照权限严格履行查借阅审批手续。健全的制度，良好的保密措施，是行政事业单位档案保密工作的有力保障。
3.3加强行政事业单位档案管理人员与网络技术。在行政事业单位的档案管理信息化建设中要通过有效互通机制的建立来加强档案管理人员与网络技术人员的介作，从而确保档案信息录入与更新的及时性，促进信息化管理效率的提升。同时在日常的管理中，还要加强对管理人员服务意识的培养，让他们在工作中更加注重信息管理的规范化，从而为他人提供更好的服务。
3.4加强信息化建设平台推广模式的构建。行政事业单位档案管理信息化平台的建设目的在于为广大的信息需求者提供更优质化的服务。因此，在实际的工作中，行政事业单位的相关管理部门要加强对档案管理信息建设平台的推广与宣传，以提升信息化建设平台的影响力和知名度。同时还要借鉴一些大型企业档案信息管理的先进经验，通过信息化建设平台使用效率的提高来更好地促进行政事业单位的人才档案管理信息化建设。
结束语
综上所述，只有行政事业单位领导高度重视，强化全体员工的保密意识，培养高素质档案管理人才，健全完善档案管理制度，采取更加先进的保密措施，才能确保国有企业高效顺利地开展档案保密工作，更好地为企业的发展建设服务。
参考文献
[1]程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报，2011（20）：198.
[2]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2014（05）：127-128.
行政事业单位档案管理制度篇4
关键词：行政事业单位；会计档案管理；措施分析
作为我国的基层管理机构，行政事业单位对促进国家发展，充分发挥其公益性价值有着重要的作用，在行政事业单位中积极加强会计档案的管理不仅是适应当前市场经济发展的需要，更是强化公益性发挥的大势所趋，重视并积极加强档案管理工作也是新时期行政事业单位发展中需要重点落实的问题。
一、会计档案概述
会计档案作为国家档案的重要组成部分，主要包括会计凭证、账册以及财务报告等相关的资料，它主要反映的是企事业单位所开展的经济业务运行中的资料证据，通过会计档案可以有效的了解各项经济业务的开展情况，从而了解单位相关法律法规的执行情况，但是会计档案与文书和科技档案相比仍存在一定的不足，主要体现在会计档案的范围以及所涵盖的方面更加广泛，并且档案的类别更加稳定，其形式也是多种多样，分为永久保存和定期保存，永久保存的档案不可进行销毁，定期保存的档案也具有不同的保管时间。一般来说，企事业单位的年度预算会计报告等需要进行永久的保存，而会计凭证和具体明细账可以进行定期保管。会计档案可以揭露责任事故，有效的打击经济方面的犯罪，并且能够为解决纠纷提供依据，从而有效处理遗留的经济事务所提供的记录。因此，相关企事业单位需要加强会计档案管理工作，从而方便档案的查阅。
二、行政事业单位会计档案管理存在的问题
当前，行政事业单位内部会计档案管理机制不完善，主要体现在很多事业单位，特别是一些规模相对较小的行政事业单位并没有结合国家的规定制定符合自身发展的会计档案管理制度，仍然按照原先较为简单的方式展开会计档案管理，这种情况的管理方式会存在较多的弊端，并且少数行政事业单位的财务会计档案管理制度缺乏强有力的执行力度，造成流于形式，难以发挥应有的作用，久而久之会出现程序不严，要求不明等现象的发生。其次，当前行政事业单位在会计档案管理制度缺少严格的监督机制，一些事业单位在接受相关会计业务以及审计工作的过程中，很少将其规范化管理当作重要检查事项，由于对会计监督工作方面的疏忽，会出现一些行政事业单位人员借此机会对会计档案进行篡改以此来达到自己的目的，当前有很多经济欠发达地区经常出现这类事情，造成了大量公款被挪用，致使事业单位的公益性难以得到真正的发挥，由于缺少相互制约监督的机制，更是容易滋生出会计档案造假等情况的发生。最后，行政事业单位会计档案管理的经费投入不足，很多事业单位的财政部门并没有经费投入的明确规定，甚至缺乏例行经费预算，再加上管理者对会计档案管理重视不足，更是忽视了对其的投资，还有些行政事业单位会未经允许私自挪用会计档案管理经费，原本安排于档案管理的资金被不明挪用，从而造成需要引进专业管理软件、招聘人才的经费缺失，无法实质性的提升会计档案管理工作水平，从而造成会计档案管理不够规范，甚至造成当地行政事业单位的会计信息档案管理工作过于落后，与当前市场经济发展需求不相适应。
三、有效提升行政事业单位会计档案管理水平的重要举措
（一）建立健全完善的会计档案管理机制
建立健全完善的会计档案管理制度是当前行政事业单位有效提升档案管理水平的重要举措，完善的会计档案制度可以保证会计信息质量的提升，从而帮助行政事业单位规避风险。那么行政事业单位的管理者需要结合国家有关部门的规定完善并健全会计档案管理制度，全面优化会计档案管理流程，结合会计基础工作规范以及档案管理办法等全面认真的规范其流程，结合自身实际制定切实可行的档案管理制度，还要高度重视会计档案管理业务培训，促使会计人员可以熟练掌握档案管理的相关基本知识，从而提升会计档案管理水平。在对会计人员展开培训后，需要对这一阶段的培训情况进行考核，检验员工的培训情况，并将培训结果与员工的个人利益相挂钩。特别是对于一些偏远地区的行政事业单位而言，其管理者更是需要加强会计档案管理的重视程度，通过端正态度来将这一意识贯穿到实际的行动中去，从而真正做到提升行政事业单位的会计档案管理水平。
（二）完善会计档案监督机制
加强会计档案管理监督工作是提升行政事业单位会计档案管理水平的又一重要举措，行政事业单位的管理人员需要重视会计档案管理工作的有效开展，并对其展开合理的监督环节，通过建立会计档案管理监督工作机制，对档案管理中的立卷、归档、保存、查阅、销毁等工作进行监督，不仅要结合单位的具体会计业务内容来合理规范立卷，还要及时规范档案管理内容，对会计凭证要进行及时的整理装订。特别是在会计电算化的情况下，还要对会计账页进行分类处理，并且财政部门以及审计和税务等部门在对其业务进行审查的过程中，需要特别将会计档案管理作为重点检查内容，督促整个行政事业单位形成重视会计档案管理的良好风气。除此之外，还要加强社会监督，通过设置意见栏和电话欢迎广大群众对会计档案管理方面的监督和意见的反馈，通过社会大众的监督来形成一种良好的会计档案管理风气。
（三）加大会计档案管理的经费投入
加大对会计档案管理方面的投资是行政事业单位有效应对会计档案管理工作的必经之路。单位的管理者需要重视会计档案管理工作的价值，并付出实践，在完善工作机制和监督机制的基础上加大对会计档案管理工作的投资力度，不仅要加强对硬件方面的投资，包括档案管理环境的设置以及陈列架的检查维修，还要加强对软件方面的投资，保护会计档案资料数据的安全完整，通过加大资金的投入，聘用专业的计算机档案管理人才来对当前事业单位的档案资料进行有力的保护，还要引进西方发达国家的专业档案管理软件来应用到自身的体系当中，转变以往档案管理中存在的不足，从而在技术上提升行政事业单位档案管理水平，保证其档案管理工作可以充分的发挥出自身最大的价值。除此之外，行政事业单位管理者需要严格执行经费管理工作，保证用于会计档案管理方面的经费得以完全投入到其档案管理中，避免出现资金被不明挪用等情况的发生，行政事业单位内部还需要成立会计档案资金监督小组，每隔一段时间让小组内成员对上一阶段资金的使用情况与档案管理的支出进行核对，保证每一笔资金都能够记录到会计档案管理中，若是资金支出核对过程中发现超出预算支出限额的，需及时向上级反映并进行深入调查。
行政事业单位档案管理制度篇5
关键词：市县;档案行政监督检查;内容;法律法规依据;依据性材料
关于档案行政监督检查概念问题，目前业界众说纷纭、莫衷一是。笔者相对比较认同刘子芳同志主编的《档案行政执法手册》一书的观点，即档案行政监督检查，是指档案行政管理机关依法定职权和法律授权对档案管理行政相对人遵守档案法律、法规和规章的情况进行监督检查的行政执法行为。[1]根据这一观点，档案行政监督检查的主体是享有档案管理监督权（职权性）和档案法律、法规授权的档案行政管理机关，亦即《中华人民共和国档案法》（以下均简称《档案法》）第六条所说的“国家档案行政管理部门”和“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门”;对象（客体）是作为行政相对人的国家机关、公民、法人或者其他组织，亦即《档案法》第六条所说的“本行政区域内（的）机关、团体、企业事业单位和其他组织”;检查的内容是行政相对人遵守档案法律、法规的情况，亦即《档案法》第六条所说的“本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作”情况。笔者结合市县两级档案行政管理部门（亦即市、县区档案局）对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作进行监督检查的情况，重点围绕市县档案行政监督检查的12个方面内容的档案法律、法规依据和具体监督检查时要查看哪些依据性材料或者设施、设备等，谈点个人认识，以求教于档案界诸同志。
1档案法律、法规的学习、宣传、贯彻落实情况。其档案法律、法规依据是《中华人民共和国档案法实施办法》（以下均简称《档案法实施办法》）第二条第二款“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展”之规定。这里的“依法开展”中的“法”就是指“档案法律、法规”。而“保障档案工作依法开展”的前提就是学习好、宣传好、贯彻落实好“档案法律、法规”。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位学习、宣传、贯彻落实档案法律、法规的工作计划、各种会议记录（包括党组会议记录、领导班子会议记录、专题会议记录等）、工作总结等;②本单位学习档案法律、法规的学习笔记、学习心得体会、学习材料、测试卷、竞赛题等;③本单位宣传档案法律、法规的宣传传单、宣传册子、宣传图画、宣传条幅标语、宣传版面橱窗、6月9日“国际档案日”宣传活动内容等;④本单位贯彻落实档案法律、法规的情况报告、经验介绍等;⑤本单位学习、宣传、贯彻落实档案法律、法规的相关图片、声像电子制品、文字依据等。
2领导重视档案工作、帮助解决困难与问题情况。其档案法律、法规依据同“1”。“保障档案工作依法开展”的关键是单位主要领导和分管领导重视支持档案工作，帮助解决档案工作中遇到的困难与问题。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位主要领导和分管领导重视支持档案工作的依据性材料，主要包括本单位成立档案工作领导小组、主要领导或分管领导任组长的文字依据，本单位档案工作五年发展规划和年度计划、总结的文字依据，本单位定期召开专题研究档案工作的会议记录或者会议纪要，本单位把档案工作列入年度考核内容的依据材料，本单位建立档案工作网络的依据材料，本单位主要领导和分管领导重视支持档案工作的重要批示、典型发言、重要讲话以及相关图片、声像电子制品、文字依据等;②单位主要领导和分管领导帮助解决档案工作中遇到的困难与问题的依据性材料，主要包括帮助解决档案工作中遇到的人员、经费、设备等困难与问题的文字依据、购物凭证复制证明以及相关图片、声像电子制品、实物等。
3档案工作机构设置及人员配备、教育培训情况。其档案法律、法规依据是《机关档案工作条例》第六条“机关必须建立档案工作，成立相应的档案工作机构”、第八条“各机关应为档案部门配备政治上可靠、具有高中或高中以上文化水平和一定专业知识、能够胜任工作的相应数量的干部”、第九条“档案干部要热爱档案事业，刻苦钻研业务，努力提高政治思想、科学文化和档案业务水平，以保证工作任务的顺利完成”和第二十四条“档案保管人员调动工作时，应在离职前办好交接手续”之规定。培训教育是提高机关档案干部政治思想、科学文化和档案业务水平的重要途径。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位档案工作机构设置情况的依据性材料，主要包括本单位档案工作领导机构（包括档案工作领导小组、档案鉴定工作领导小组等领导机构）成立及其成员调整变更的文字依据，本单位档案工作办事机构（即档案室等具体从事档案工作的机构）成立及其人员调整变更的文字依据;②本单位档案人员配备情况的依据性材料，主要包括本单位专兼职档案人员配备及其调整变更文件、新老档案人员交接工作时的交接清单及其签字等文字依据;③本单位档案人员培训教育情况的依据性材料，主要包括本单位专兼职档案人员参加业务培训、专题研讨、学术交流、继续教育等方面的结业证书、专题发言稿、学术论文以及相关图片、声像电子制品、文字依据等。
4档案工作各项规章制度建立、健全及落实情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第十三条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度”和《档案法实施办法》第九条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应当建立、健全本单位的档案工作规章制度”、第十五条第二款“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管应当建立科学的管理制度，逐步实现保管的规范化、标准化”之规定。建立、健全本单位的档案工作规章制度是单位档案机构应当履行的法定职责;实现单位档案保管规范化、标准化的前提是建立科学的档案管理制度，关键是建立好、完善好、落实好档案管理各项规章制度。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位建立、健全档案工作各项规章制度的依据性材料，主要包括本单位建立健全档案人员岗位责任制和档案归档、保管、保密、统计、借阅、室藏档案保管应急处置方案和计算机档案信息网络应急处置方案等工作制度的文字依据以及制度上墙情况;②本单位落实档案工作各项规章制度的依据性材料，主要包括本单位组织学习和实施档案人员岗位责任制等工作制度的文字依据以及是否有制度落实不力、室藏档案发生灾害性事故情况;③本单位应建立、健全、落实的各项档案工作规章制度是否健全、内容是否符合有关规定、制度张贴位置是否得当等情况。
5文件材料收集、归档整理及保管期限划分情况。其档案法律、法规依据是《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）和《档案法》第十条“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档”、《档案法实施办法》第十二条“按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理;任何人都不得据为己有或者拒绝归档”、《机关档案工作条例》第十二条“机关档案部门接收的档案，应符合‘应归档的文件材料齐全、完整’、‘归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理’要求”之规定。具体检查时需要查看的依据性材料和档案实体主要有：①本单位制定的经过同级档案行政管理部门审定认可的本单位各种门类、各种载体的档案分类大纲、编号方案、文件材料归档与不归档范围、保管期限表等档案业务规范的依据材料;②本单位对外发文档案整理实行两套制（一套带发文底稿的按文件级进行整理;一套按不同发文字号进行整理，加封面、归档文件目录、备考表，并装订成发文汇集）情况依据材料;③本单位各门类归档文件材料齐全完整情况，可通过现场抽查单位收、发文登记本检查是否有应归档的文件没有归档的情况，同时检查收发文登记本上没有登记的党委党组会议记录、办公会议记录、民主生活会记录、目标管理责任书、主要领导述职述廉报告和各种年度统计报表及人员编制名册是否收集归档;④本单位各门类归档文件材料整理质量情况，重点检查档案整理是否符合国家和地方档案行政管理部门的有关规定，如文件装订排列是否存在次序颠倒（如请示在前批复在后，底稿在前印件在后等）的情况，分类是否准确，保管期限划分是否存在不准确的情况，归档章的位置和项目填写是否存在不规范的情况，是否存在没有去掉金属物、塑料物的情况，装订是否存在不规范的情况，发文处理签与底稿、收文处理签和原文是否存在没有一并整理到档案中去的情况，档案资料上是否存在使用不规范的笔迹填写的情况，是否存在没有备考表的情况，会计、科技、照片、录音、录像、电子档案的整理是否存在不符合要求的情况等;⑤本单位各种档案目录打印情况，主要检查本单位各种档案目录是否统一采用打印件，手抄件目录一般要求统一打印。
6文书、会计、声像、科技及电子档案集中统一管理情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第十条“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理”、《档案法实施办法》第九条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应当履行统一管理本单位的档案的职责”和《机关档案工作条例》第三条“各机关在工作活动中形成的全部档案均由本机关档案部门集中统一管理”之规定。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位各类档案实体集中统一管理情况，主要检查本单位文书、会计、声像、科技及电子档案（与纸质文件对应的电子版光盘、数码照片光盘、多媒体光盘等）和其他业务档案实体是否实行集中统一管理;②本单位各类档案检索工具集中统一管理情况，主要检查本单位文书、会计、声像、科技及电子档案和其他业务档案目录和专题目录等档案检索工具是否实行集中统一管理;③本单位档案建立全宗卷情况，主要检查国家行业标准《全宗卷规范》规定的全宗卷主要内容的7个方面（即档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、新技术应用等方面）的文件材料，主要检查档案接收和征集工作的办法标准、交接文据及相关目录，文件材料分类、保管期限和归档范围的规定和档案整理工作方案，档案鉴定工作的制度、组织、方案、标准及销毁清册，档案保管工作制度、安全检查与抢救保护记录、统计分析报告，档案基础统计台账、统计报表和统计分析材料，档案利用制度、检索工具、档案开放、编研出版、展览公布、利用效果情况，以及应用现代技术管理档案情况和档案信息化与数字化工作情况等。
7档案室“三室”和档案库房“三铁”、“十防”等设施设备配置情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第十三条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当配置必要的设施”、《档案法实施办法》第十五条第二款“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管应当配置适宜安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施”和《机关档案工作条例》第十九条“机关的档案库房应该坚固，并力求逐步做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施”之规定。具体检查时需要查看的依据性设施设备主要有：①档案室“三室”情况，即是否有单独的档案库房、阅览室和办公室;②档案库房“三铁”情况，即库房档案保管是否符合“三铁”（铁门、铁窗户、铁柜子）要求;③档案库房“十防”情况，即档案库房是否达到“十防”（防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防霉、防高低温、防光、防污染等）要求;④档案库房设施设备配置情况，即档案库房是否配备有空调机、去湿机、灭火器、防磁柜、吸尘器、温湿度表、遮光窗帘、防霉防虫防鼠药物等设备、药物，有条件的单位还可配温湿度自动控制系统、消防监测系统、防盗监控系统等现代化档案保管设备。
8档案装具、排架、等级划分、抢救等保管保护情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第十三条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当确保档案的安全”、《档案法实施办法》第十五条第二款“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管应当根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理”和《机关档案工作条例》第十九条“要定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理”之规定。具体检查时需要查看的依据性材料和设施设备主要有：①本单位档案装具情况，主要检查档案案卷卷皮、卷盒、各种目录表格的格式是否符合国家和地方档案行政管理部门的规定，如单位自己订做要事先征得同级档案行政管理部门的审定和认可，以确保其质量;②本单位档案排架情况，主要检查库房档案管理是否按不同门类载体和不同保管期限分别上架排放，排架顺序是否符合从左向右、自上而下等规定;③本单位档案等级划分情况，主要检查是否划分等级，是否根据不同等级采取相应保管保护措施;④本单位档案鉴定情况，主要检查是否成立单位档案鉴定工作小组，是否按规定对超过保管期限的档案进行鉴定，档案销毁是否符合国家和地方档案行政管理部门的有关规定;⑤本单位档案抢救情况，主要检查是否定期检查档案保管状况，是否对破损或变质的档案及时修补、复制或作其他技术处理。
9档案检索工具、编研材料、信息开发及借阅利用情况。其档案法律、法规依据是《机关档案工作条例》第二十条“机关档案部门应根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，编辑档案文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为机关各项工作服务，并注意掌握档案的利用效果”和第二十一条“机关档案部门应建立档案的借阅制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续”之规定。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位编制的文书、会计、声像、科技及电子和其他业务档案目录和专题目录等档案检索工具（包括目录是否两套制，是否实行手工和计算机双检索等）;②本单位编写和续写单位成立以来的《全宗介绍》《组织沿革》《大事记》《历次主要会议简介》《年鉴》等材料;③本单位编写单位《基础数字汇集》《发文汇集》和其他专题编研材料;④本单位档案工作人员在报纸宣传档案工作、档案杂志、获得档案科技成果奖等情况依据材料;⑤本单位档案人员熟悉室藏档案的门类和数量情况文字及其他依据;⑥本单位档案借阅利用效果登记簿、档案利用典型事例汇编和提供利用档案取得明显的社会效益或经济效益情况文字及其他依据。
10单位按规定向同级国家综合档案馆移交档案情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第十一条“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案”、《档案法实施办法》第十三条“机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交;属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交”和《机关档案工作条例》第二十五条“省级以上机关应将永久保存的档案在本机关保存二十年左右，省辖市（州、盟）和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存十年左右，连同案卷目录（一式三份）和有关的检索工具、参考资料，一并向有关的档案馆移交。一个机关的全部档案是不可分割的整体，应统一向一个档案馆移交”之规定。其中设区的市级国家档案馆接收范围的档案的移交期限，《档案法实施办法》和《机关档案工作条例》的规定有差异，应遵从《档案法实施办法》之规定。具体检查时需要查看的依据性材料主要是档案移交清单或者档案交接文据（主要包括移出单位名称、接收单位名称、交接性质、档案所属年度、档案类别、档案保管期限及数量、检索参考工具及数量、档案数量合计、移出说明、接收意见、移出单位盖章及领导人与经办人签字、接收单位盖章及领导人与经办人签字等项目内容），重点检查档案移交清单或者档案交接文据项目内容填写是否准确齐全、是否存在到期而未按时移交的档案、是否存在移交档案时参考资料没有一起移交到档案馆等情况。
11档案现代化管理技术设备配置及具体运用情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第十三条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当采用先进技术，实现档案管理的现代化”、《档案法实施办法》第十五条第二款“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管应当根据需要和可能，配备适应档案现代化管理需要的技术设备”和《机关档案工作条例》第二十三条“机关应根据需要和可能，采用先进技术设备，逐步实现档案管理的科学化、现代化”之规定。具体检查时需要查看的依据性材料和设施设备主要有：①档案信息化建设列入单位电子政务建设规划并与之同步实施、同步发展情况;②配备计算机、照相机、打字机、复印机、刻录机、扫描仪、服务器和购置档案管理软件情况;③实行文档一体化管理及本单位发文的纸质文件与电子文件一并归档情况;④纸质文件收文扫描转换成电子文件、网上收文下载转换成纸质文件脱机保存和实现网上实时在线存档情况;⑤档案管理联网、建立专业网站及在网上档案工作动态、公布档案业务文件、解答档案业务问题、开展档案业务指导工作情况;⑥现有室藏永久和长期档案建立案卷级目录数据库、文件级目录数据库和全文管理数据库情况，重点检查是否对室藏案卷级与文件级目录数字化处理及其所占总室藏比例多少情况和是否对档案全文进行数字化扫描处理所占室藏比例多少情况;⑦服务器上是否安装了档案管理系统、档案目录与原文是否在档案管理系统上进行了挂接、日常是否利用计算机提供查阅利用等情况;⑧本单位形成的电子档案是否进行了收集、整理和异地备份等情况。
12对所属机构的档案工作进行监督和指导的情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第七条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导”、《档案法实施办法》第九条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应当履行监督、指导所属机构的档案工作的职责”和《机关档案工作条例》第四条“中央和地方专业主管机关的档案部门，应根据本专业的管理体制，负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查”之规定。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位对所属机构的档案工作进行监督检查的依据性材料，主要包括本单位对所属机构的档案工作进行监督检查的通知、笔录、通报等文字依据以及相关图片、声像电子制品等，重点检查本单位监督检查所属机构建立健全档案工作网络情况、档案工作开展所需的人财物支持情况、建立健全档案工作规章制度情况、档案工作规章制度落实情况、机构文件材料的形成和归档整理情况、向有关档案馆移交档案情况以及本单位组织对所属机构档案工作进行检查评比及目标管理情况，等等;②本单位对所属机构的档案工作进行业务指导的依据性材料，主要包括本单位对所属机构的档案工作进行现场指导、业务培训的文字依据以及相关图片、声像电子制品等，重点检查本单位制定本系统、本专业档案工作规划和计划并统筹安排、组织实施情况，制定本系统专业档案的具体管理办法并组织实施情况，指导所属机构档案收集、整理、鉴定、保管、保护、统计和提供利用等各项业务工作情况，组织对所属机构档案工作人员进行业务培训、不断提高其档案管理水平和业务能力情况，组织对所属机构档案工作进行协作交流情况，等等。
参考文献
行政事业单位档案管理制度篇6
[关键词]档案；行政执法；问题
档案行政执法是维护档案事业健康发展的重要手段，是巩固党和国家各项工作发展的基础，是保护人类活动真实历史和社会发展客观规律重要依据的举措。开展档案行政执法，是为了不断提高人们的档案意识，加强档案法制建设，防止档案违法行为。档案事业建设功在当代，利在千秋。如何加强档案行政执法，使档案事业得以健康发展，这是广大档案工作者必须认真面对的课题。为此，笔者在这里就档案行政执法谈几点值得思考的问题。
一、档案行政执法主要存在的问题
1987年国家颁布实施《档案法》，全国各地档案行政部门开展各项执法检查活动，对依法管理档案和发展档案事业发挥了重要的作用，总体上看，档案行政执法方面取得了一定成效。但随着社会改革的不断深化发展，近年来在开展档案行政执法工作中，还存在着一些必须解决的问题。以玉林市为例，从2002年至2006年，共开展三次全市性档案行政执法检查，其中，市人大办公室和市档案局联合开展一次；市法制办和市档案局联合开展一次；另一次是由市档案局组织各县(市)区档案局交叉检查。从检查情况看，全市档案工作还存在不少问题，主要表现在以下几个方面：
(一)不按规定归档和移交档案
按规定，各单位当年成形的文件资料应在次年6月份归档完毕；对国家规定的应立卷归档资料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理；按照国家规定各有关单位归档整理好的档案在本单位保管满10年后，定期向本地方行政区域内的国家档案馆移交，实行集中统一管理。从玉林市开展的三次档案行政执法检查中发现，少部分机关、团体、企事业单位违反《档案法》的规定，应归档的档案资料不能及时整理归档，有长期不建立档案和不开展档案工作的行为。市直机关有2％的单位文件资料长期不整理归档，档案行政部门每次检查都向这几家单位发限制整改通知书，而这些单位总是应付了事；县直机关有5％的单位档案和档案工作长期处于不整理归档和无人管理的状态；不移交档案、不按规定向档案馆移交档案的市直机关单位占10％，县机关单位占20％。
(二)档案文件资料收集不齐全
在检查中，不难看出，应归档文件资料收集不齐全，即立档单位在自己开展职能职责范围的工作中形成了的文件资料没有按规定收集齐全整理归档。这种情况的存在是普遍的，如全市市县两级机关单位，应归档的文件资料能收集95％以上进行整理归档的单位占10％；能收集到90％以上进行归档整理占30％；能收集到80％以上的占80％；有相当部分单位存在着历年积存下来应归档而零散的和领导手上掌握的文件资料收集不起来归档的现象。特别是专门档案没有收集整理归档，如声像档案、实物档案、基建图纸等。档案文件资料收集不齐全，这样发展下去，将造成地方档案馆馆藏档案资料欠缺的后果，将严重漏失应进馆的档案。
(三)档案保管条件差。安全隐患多
一些单位、部门档案保管无专室，保管条件与“三铁八防”的要求相关很远，严重威胁着档案的安全；档案乱堆乱放，档案尘埃满地。虽然大部分单位有档案室，但多是与杂物混在一起，有的甚至屋顶漏雨。
(四)档案工作得不到重视、管理混乱
一直以来，人们对档案和档案工作缺乏全面的认识，不了解档案和档案工作的功能、作用、性质、地位及内涵；有关领导和部门也对档案工作认识不足，不够重视。经检查，发现还有一些单位没有把档案工作纳入本单位年度工作计划或目标管理责任制，也没有建立档案管理各项规章制度和明确分管档案工作的领导，也没有专职或兼职档案员，谁都可以随便直接利用档案。
(五)档案人员业务素质低
由于档案人员变换频繁，一些单位领导往往不考虑档案工作是一项业务性很强的工作，随便安排人员来应付工作，致使许多档案工作人员没有经过岗前培训，没有业务基础知识，这就使得档案工作人员素质与新时期档案工作要求很不相适应。
(六)档案事业经费投入少。不按规定列入财政预算
部分县(市)区政府及少数机关、事业单位没有加强对档案工作的领导，也没有把档案事业建设列入国民经济和社会发展计划。如在检查中，发现博白县档案馆已经连续好几年没有列入县财政的经费预算，办公经费都由档案馆(局)自己解决，档案馆建设没人关心、过问，这就严重影响了档案事业的健康发展。
二、影响档案行政执法的主要因素
从检查得到的结果看，玉林市档案工作所存在的问题反映了行政执法工作仍处于弱势阶段，与国家档案事业发展要求不协调。档案行政执法存在问题的原因是多方面的，既有表面上的因素，也有内在的根源。笔者认为，长期影响着档案行政执法的主要因素有以下几方面。
(一)档案和档案工作意识淡薄、档案法制观念不强。是档案工作得不到明确落实的关键因素
长期以来，人们对档案和档案工作缺乏全面的认识。尽管档案部门积极、努力地通过媒体、板报、标语等各种形式向社会宣传了《档案法》，但大多数单位领导认为学习宣传贯彻《档案法》与本部门、本单位的职能工作无关，只是档案行政部门的事。由于有这种因素的存在，导致了许多国家工作人员对档案和档案工作一知半解或全然不知。
(二)档案人员业务水平不高。变换频繁。是影响档案工作正常开展的直接因素
在开展的档案行政执法检查中有这样的情况，即多数机关、事业单位都是配备兼职档案员。这些兼职档案员在单位兼职事务太多，缺乏系统的业务知识培训、档案业务基础知识差、档案业务水平偏低，导致了归档不按时、所整理的档案归档质量不符合要求，严重影响了档案管理和工作正常开展。(三)档案工作监督指导力度不够，执法监督机制不够完善，是影响档案业务建设和执法不力的主要因素
从近年的几次档案行政执法检查来看，如果档案工作监督指导不力，那么档案业务建设将很难开展。尤其是对于多数单位档案业务建设中存在的问题，即使已在检查中明确指出并下发整改通知书，但由于档案行政部门人员过少，过后无人抓监督、抓落实，也就无法追究责任。这些现象的出现，反映了档案部门监督力度不够，有指导、无监督。档案行政执法监督机制不够完善，各项规章制度没有很好实施，使得在档案行政执法检查中，执法人员只能是看在眼里，明白在心里，监督整改措施不了了之，最终仍然未能督促受检单位如期整改，直接影响档案法制建设的前进步伐。
(四)档案工作得不到重视，档案工作人员干劲不足，是影响档案工作的消极因素
档案工作是一项既要投入，而眼前经济利益又不明显的工作。这往往导致相关领导对档案工作存在着偏见，即档案工作说起来重要，做起来次要，忙起来不要。实际工作中，档案人员工作做得不少，领导就是看不见，在档案工作方面的投入，总是得不到相关领导的支持，这就大大打击了档案工作者的积极性，造成档案工作人员有消极心理，干劲不足，成为影响档案工作欠活力的因素。
三、解决档案行政执法存在问题的办法
在新形势下，如何进一步加强档案行政执法工作，切实解决当前档案行政执法存在的问题，确保档案事业步入法制轨道，使档案事业健康发展。笔者认为应该采取以下相应的办法。
(一)加强档案行政执法监督指导作用
档案行政执法是否得到落实，就看档案执法监督指导起不起作用。要建立行政执法监督指导系统，充分发挥人大、权力执行机关和政府法制部门的主导作用，实行多层次、多方位、严而有序、相互制约的有效档案行政执法监督指导体系，加强监督权；要定期或不定期地对各单位、各部门档案工作情况进行检查监督，发现问题应及时提出，限期整改。这样，不但能保证各单位、各部门负责规范本单位的档案管理，而且还能对所属单位档案工作进行监督指导。总之，只有充分发挥好监督指导作用，才能确保档案工作的正常开展。
(二)档案行政执法监督和档案工作规范化、制度化
档案行政执法监督是贯彻实施《档案法》的必要措施和主要手段。各机关、各部门在档案行政执法监督机制中必须明确相关的职责、范围、权利、义务、方式，建立和完善档案执法制度和执法程序，保障档案执法活动科学化、规范化、制度化，还要建立法规执行情况的监督检查制度；各有关机关和部门既要相互监督，又要相互支持配合，确保档案工作有章可循、有序进行，促进档案行政执法监督工作规范化和制度化。
(三)严肃档案执法。依法依规查处各种违法违规行为
《档案法》《档案法实施办法》《档案工作条例》既然赋予了档案行政管理部门行政执法权，就应该从法律法规的权威性、严肃性、统一性来维护和确保档案工作应有的法律、法规地位，坚决贯彻实施《档案法》《档案工作条例》，做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究，维护档案法律法规的尊严。只有这样，才能做到依法依规治理档案工作中存在的问题，才能促进档案事业法制化建设和健康发展。
(四)加强档案工作领导。依法依规把档案事业发展列入地方国民经济和社会发展规划
切实加强档案工作的领导，把档案工作纳入国民经济和社会发展计划，纳入目标管理，列入领导工作议事日程，还要从思想上、行动上重视依法依规治理档案工作，切实解决档案工作中所必需的人力、物力、财力等实际问题，确保档案工作步入正常发展轨道。
(五)加强培训。提高档案执法人员素质
行政事业单位档案管理制度篇7
关键词：行政事业单位；档案管理；问题
1前言
行政事业单位的档案管理工作如今变得日益重要，一方面其档案记录着单位成长的点点滴滴，其中包括行政事业单位在建立以来的每次改革与创新，另一方面反映了行政事业单位发展的各类议程和计划，也是行政事业单位从过去寻求问题和经验，避免再出现类似问题的经验总结，对于档案管理工作而言同时也需要照顾单位的秘密文件，在制度上防范这些重要文件的泄露，完善的数字化管理系统能够以数字化的形式对档案进行部分，这也对档案管理人员的专业素质提出了更高的要求，能够熟悉掌握档案管理电子系统，能够对档案管理工作进行定期检查和分析，及时纠正工作中存在的错误，为档案管理工作改革的发展指引出路。
2行政事业单位档案管理的现状及问题
2.1缺乏对档案管理在人力资源管理重要性认识
行政单位的人力资源管理长期以来的发展是迟缓的，特别是档案管理往往只是被看作是对行政人员生平经历的记录，或只是资料的整理和抄写工作，没有看到档案管理质量与行政部门整体效率之间的必然联系，缺乏对档案管理在人力资源管理重要性充分重视，所以也会造成了档案管理工作的一些疏忽，比如档案资料因为人为的失误而流失，档案管理体系的不完备，这给人力资源管理的改革带来了诸多的限制和困扰。一些行政单位甚至没有设立专门的档案管理的岗位，忽视了在档案信息里充分挖掘人才的信息，没能反映人力资源发展的具体状况，也不利于对行政部门激励机制的建设。
2.2档案管理的技术手段落后
数字技术改变了信息传播的媒介，从原始信息诸如人们日常耳闻目睹的广播信号、电视信号、录音机都实现了数字化，其储存媒介和传播媒介的革新大大提高了档案管理工作的效率，特别是随着计算机和互联网技术的普及，用于档案管理的新的文件形式一数字文件（digitalrecords）大量产生，这种新的类型的文件的载体是磁性载体材料或光学材料。能够保存大量的文件，转换成数字化档案。从比如“古代的石刻档案、甲骨档案”都可以转换成纸质档案、缩微档案，这个档案管理工作带来了极大的便利，虽然对于档案操作人员在接受时会有一定的复杂性和难度。然而现实中档案管理的技术手段落后的问题日益突出，一方面行政事业单位硬件投入不足、档案管理人员没有掌握现代化的管理技术，没有进行专业数字化档案管理的技能培训，所以整体上看档案管理的水平依然没有取得长足的提高，往往档案的登记和分类管理依然有过多的人为的痕迹，阻碍了人力资源档案管理的发展和有效利用。
2.3档案分类管理体系的不完善
人力资源的档案材料的管理的基本要求是“全面、客观、完整、真实，能够在满足上述条件下反映一个人的生活经历、发展历史全貌，但是行政事业单位在实际管理过程中因为种种原因造成了原始材料的抽象和单一，并不能反映一个人的特色，这些不完整的档案资料难以为事业单位选拔人才、使用人才提供有益的参考，也会影响到潜在人才的挖掘和应用。同时，在档案分类管理的体系建设上不够重视，使得人力资源内容的不完整和不规范，失去了统一性，其分类管理没有机遇电子信息档案管理系统，操作受到很大的人为要素干扰，使得其管理效率并不高。
3加强行政事业单位档案管理的对策
3.1建立和完善标准化、科学规范的制度
行政事业单位档案管理的改善首先需要制定统一、标准化、科学的档案制度管理体系，这是加强行政事业单位档案管理的基础性工作，不仅能够通过制定相应的工作管理制度和工作标准来规范档案管理程序，同时也能提高档案管理工作人员的积极性和责任感。能够在档案管理制度环节和工作程序上进行有效的监督，对于关键环节―档案的保存、信息资料的流转和管理的方法都能够统一规定，标准化的工作流程能够大大提高档案管理办事的效率，降低不必要的人力和物力的浪费。
3.2加强数字化档案管理的建设
纵观二十年来我国档案数字化的发展历程，我国当前虽然已经大面积铺开档案数字化建设，但是因为资金的限制，数字化管理的技术条件依然不够成熟，主要体现在技术应用的不经济以及成本较高，因为其主导方式依然是键盘录入和光学字符识别扫描输入，速度较慢的同时储存质量不高，容易受到诸多要素的干扰，在互联网技术飞速发展的今天，档案管理的网络化建设依然缺乏统一的技术标准，使得跨区域的数据信息库无法实现对接和共享，所以说我国档案数字化工作依然还有很长的路要走。加强数字化档案管理的建设一方面要形成有层次、有结构、有内容的网络信息管理，实现档案管理资料的数字化存储，加大硬件和软件方面的资金投入，比如“打印机、复印机、扫描仪、电脑”等，对档案信息管理设立专门的监督部门，实施全程的掌控。
3.3提高档案管理人员的职业素质
现代科学技术发展下，改变了我们的日常生活，同时也对档案管理工作带来了巨大方便，一方面档案管理部门将不只是一个实体机构，同时实现了存储实体与虚体共存，另一方面数字化档案管理工作以虚拟化方式存在，工作重心不在是传统的客户，而是能够满足社会的多元化需求。我国长期以来都努力构建完整的档案管理理论，用于指导档案工作人员数字化工作的开展，这就促进了档案工作人员档案管理方面观念的更新，特别是改变过去传统的档案管理的观念，适应数字化档案管理的发展趋势。因为观念上的落后，势必上会阻碍档案数字化管理工作的开展，实现人―计算机的双向互动，才能把档案管理工作开展得有效率且具有深度。数字化管理的改革一方面需要技术上是革新，另一方面也需要档案工作人员能够加强培训，内部和外部推动档案管理人员技术化水平的提高，这是一个循序渐进的过程。
档案管理工作人员专业素质的培训和职业道德的培训是要同步进行的，档案管理虽然有数字化的发展趋势，终究还是依靠人完成的，所以行政事业单位的档案管理虽然依然与工作人员的工作态度、工作能力和工作水平有着巨大的关联。提高档案管理工作人员的职业素质和水平需要制定完善的培训管理办法，加强岗位的培训，同时引入专业的技术性人才，实现档案管理新技术的转型，提高行政事业单位档案管理的升级以及工作效率的稳步提高。
4结束语
综上所述，我国行政事业单位的档案管理工作的改进还有很长的路要走，总之科学、合理的档案管理制度让档案管理工作更加标准化，完善的档案管理制度下，管理人员的职权才会更加清晰、配合更加密切。因为档案管理毕竟还是人来完成的工作，不可能完全托管给计算机，所以加强档案管理人员的素质才是档案管理持续发展的路径，需要从根本上重视档案管理，这是档案管理工作改善的基础性内容，为档案管理提供持续发展的动力。
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行政事业单位档案管理制度篇8
(一)提高办公效益
数字化档案管理能够使得资料在短时间内归档，在需要利用时能够及时提供。从行政事业单位的角度出发，由于企业管理的对象表较多，人员流动性大，比如职工的人职、离职、调动、退休等，要想能够动态的了解这些情况，并做好准确地统计，按照以往的档案管理模式，必须要将档案进行归档后才能查询。而如今，为了提高办公效率，通过计算机的数字化管理不仅能够了解当前的动态情况，而且在查询方面能够快速的将要查的资料准确地查询到，在一定程度上，提高了搜查率。档案信息具有超时空流动的特点，数字化的档案管理实现了由以往单方面的保存文件信息到如今提供信息的巨大转变，从而有效地提高了行政事业单位的办公效率。
(二)提高档案的利用率
在传统的档案管理模式中，档案基本都是以纸质作为载体的形式存放在档案保管室及档案管里，这在一定程度上实现了档案的保管，但是，却存在着很大的弊端，由于档案数量较多，一旦需要紧急使用档案时，将很难在有限的时间内找到，从而浪费了不必要的时间，而新时期下档案的数字化管理能够更加快速准确地找到所需的档案，从而大大消除时间和空间上的束缚，提高了档案的利用率。
二、新时期行政事业单位档案数字化管理的强化措施
(一)树立档案数字化管理的意识
作为行政事业单位的管理人员，应该紧跟信息时展的步伐，不断地学习新知识和新技能，摒弃以往的档案管理模式，转变档案管理观念，采取新的档案管理手段，树立数字化的档案管理意识，在工作过程中，以自身扎实的专业技能，来做好档案数字化管理的工作，提高档案管理的效率。
(二)制定科学的管理体制和体系
行政事业单位的档案管理人员应根据档案管理的自身特点，从单位档案管理的实际需求角度出发，建立符合单位办公并与单位需求相符的档案管理机制，因此，这便要求档案管理人员必须对档案的工作制度、档案的保密机制、档案安全机制及档案使用机制做充分的了解并把它们有机的联系起来，从而建立一个科学的、可行性的档案管理体系。
(三)实现文书及档案处理的数字化
文书作为一项基本工作，是行政事业单位工作中必不可少的重要工作。档案管理的整体效果直接与文书管理的执行力度及文书工作的质量有关。行政事业单位经常要对大量的电子文件进行处理，有时在收发文件的过程中还必须借助于网络，为了满足工作的需要，行政事业单位应亲自让拟稿人输人所需的稿件，然后依次经过工作流程进行，从而节省文书归档所需的时间，最大程度的减少档案管理人员的日工作量和劳动负荷强度。
(四)提高档案信息的安全程度
在行政事业单位中，其档案的信息及重要的数据在特殊时刻对于单位和个人来说非常重要，在档案数字化的管理模式下，档案管理管理人员应该立足实际，多角度、全方位的做好电脑软件的更新杀毒、重要数据及档案的备份、后续防火墙的设置访问等工作，从而减少意外情况的发生。在我们的档案中，多多少少会涉及到我们的隐私。作为档案管理人员来说，应该做好档案的保密工作，在数字化的档案管理模式下，应该有效预防黑客的攻击，减少文件破损的发生几率，从而来提高档案信息的安全管理程度。
三、结语
行政事业单位档案管理制度篇9
关键词档案行政管理现行体制有效反思优化完善
我国现行档案行政管理体制以“局馆合一”的“集中、分级、分专业”管理方式为主，这样的管理条例在我国档案管理事业发展过程中持续了近20年，在当前新时代背景下已较难适应社会发展的需求。因此，针对现行的档案行政管理体制进行研究和反思，有助于实现档案管理工作的完善和优化，有助于促进我国档案管理事业的长效发展。
一、我国现行档案行政管理体制存在的问题
档案管理体制，是指我国档案及相应工作的开展方式和组织制度，这包括各级各类档案行政机构和业务机构的设置及关系的明确，组织管理方式等内容。档案行政管理是档案管理体制的重要组成部分，在我国档案事业发展过程中起到了宏观调控和大局管理等基础性的行政作用。档案行政管理所涉及的行政管理事项纷繁复杂，同时规模极大。近年来，在取得长足进步的同时也存在部分内在的体制机理缺陷。我国现行档案行政管理体制以“集中、分级、分专业”为主，这将会带来一定的分散管理F象和问题。
（一）“局馆合一”易造成档案局和档案馆的职能混淆
实质上各级档案馆隶属于各级政府或党委，在业务开展层面需接受上级档案局的行政指导。实施“局馆合一”的档案行政管理体制，虽然表面上实现了机构精简，但极容易导致政、事难以区分的混乱职能关系现象。档案局和档案馆两者之间应存在局对馆的业务监管行政作用，但实施“局馆合一”会将各级公共档案馆联合成统一档案管理体系，其虽然能进一步强化档案行政机构的执法地位，但从另一方面而言，会导致其缺乏上级监管部门的监督，同时对自身的长效发展也会带来不利影响。
（二）“局馆合一”不利于档案管理事业的长效发展
“局馆合一”极容易导致“政事合一”现象。首先，档案局自身的行政职能会弱化，而档案馆自身的事业职能也同样会弱化。档案馆作为文化事业公共服务的基础机构，具有极为重要的档案保管和信息利用服务职能作用，实施“局馆合一”会导致单位内部人员编制、经费拨款等方面存在问题和欠缺，如经费划拨可能会忽略档案保管及修复等专项经费，仅注重行政办公经费的基础保障。同时，“局馆合一”容易导致档案馆实际工作中的官本位思想，在日常工作实践中容易模糊自身公共服务事业单位的定位，削弱了社会公共服务的性质，对于行政工作产生了依赖思想，不利于档案管理事业的长效发展。
二、完善我国档案行政管理体制的有效策略
（一）实现局馆分离和政事分离，构建各级档案行政体系
我国现行档案行政管理体制是由1993年档案事业管理体制改革之后形成的，当时改革的目的主要在于对管理机构的精简，加强党对我国档案事业的统一领导。但在实施过程中也出现了部分问题和不足，为了更好地实现我国档案管理事业的优化发展，需要有效实现局馆分离和政事分离，按照政事分开、事企分开和管办分离的原则，对于档案行政管理单位进行机构改革，构建各级档案行政体系，明确各级机构的行政职能，有效规避由于“局馆合一”所带来的职能目标混淆、人员配备不明以及经费划拨困难等现实工作问题。通过我国档案行政管理体制的进一步界定和整合，有助于更好地明确档案行政管理各级单位的权限，如档案局及相关管理机关需行使行政管理职能，档案馆业务单位则作为公共服务机构和文化事业单位，需行使公共服务的事业职能，同时接受上级行政主管部门单位的监督和指导。
（二）强化档案局的行政管理职能
在我国现行的档案行政管理体制中，由于“局馆合一”导致档案行政管理职能存在弱化的问题。档案局作为行政管理主管部门，依法享有法律规定的行政主体资格，这对于引导我国当前整个档案事业的发展方向都具有极为重要的管理作用。为了更好地提升机构管理的实效性，这需要从传统的直接指导向宏观调控层面进行转变，将管理重心置于档案管理事业的整体规划、协调和监督职能之中。为了实现档案局行政管理职能的强化，这需要通过相应的政策条规、规章制度以及相关监督条例的完善，从而实现条理化和明确化管理，同时也需要不断更新和调整以适应时展的变化需求，如针对当前信息化和电子化的档案管理工作，需不断完善相应的管理流程及方法。
（三）强化档案馆的公共服务事业职能
在我国当前现行的档案行政管理体制中，实现局馆分离和政事分离，其中的重要部分则在于强化档案馆的公共服务事业职能。档案馆作为业务开展部门，承担着档案资料保存和信息利用等具体事项管理工作，作为负责档案资料入库保存的业务部门，需要通过相应管理制度的创新和管理流程的完善，有效增强对于档案文件资料的前端控制和整体管理，有效实现文档一体化。以当前政务信息公开这一社会热点为例，档案馆需要强化自身公共服务事业职能，通过文档一体化等措施不断提高档案文件收集、整理、归档、保存以及利用的效率，通过加强档案馆的事业职能更好地提升公共服务的社会效益。
三、结语
就我国现行的档案行政管理体制而言，由于“局馆合一”的管理机制设置存在一定的欠缺和不足，不利于档案管理工作的科学进行。为了更好地提升档案管理工作的实效性，需要有效实现局馆分离，实现政事工作的分开，在增强档案局行政职能的同时，强化档案馆的事业职能，从而能更好地为社会公共事业提供专业服务。
（作者单位为四川大学锦城学院）
参考文献
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[4]刘亚静.我国现行档案管理体制存在的问题与对策[J].榆林学院学报，2012
行政事业单位档案管理制度篇10
关键词：行政事业单位；档案管理；创新思路
目前国内许多行政事业部门对管理档案的工作不重视，致使档案管理工作始终处在比较滞后的状态中。且大部分行政事业单位的档案管理依然沿用传统落后的管理方法，无法满足快速发展的社会要求，因此必须要加强对行政事业单位档案管理的重视，才能不断地提高行政事业单位的整体发展水平。首先要创新管理途径并加强创新管理思路，才能有效地将档案管理落实到实际应用中。然而，管理档案是较为繁杂的一项管理工作。所以一定要建立完备的管理机制与管理措施，才能持续满足新时期行政事业单位革新以后的运营管理需要。
1档案管理的基本性质
档案管理工作按基本性质来说，是一项管理性、服务性、政治性的工作。首先，档案管理工作不能直接产生经济效益，档案管理的文件资源不能被利用而产生物质财富，而是专门管理各部门原始档案实体和档案信息的一种系统工作；其次，档案管理系统并不是孤立存在的，而是和其它各项管理系统相互依存、互相影响的，档案管理通过信息化管理服务于其它管理系统，目的最终还是为了更好地服务于社会；再次，在社会历史发展的进程中，档案管理工作是一定的阶级关系和阶级利益的根本体现，所以对档案管理必须具有保密的要求，这是档案管理工作政治性的重要表现。进行档案管理工作，要遵循集中统维护档案的完整与安全和便于利用的原则。
2行政事业单位档案管理的普遍问题
2.1档案管理工作中的基础业务薄弱
目前行政事业单位中档案管理工作相对基础比较薄弱，虽然一些行政事业单位己经建立了档案的管理制度，但是在实际工作中却没有真正去落实这些制度，许多档案在整理过程中不够规范，没有按照要求进行档案归整，这样经常会出现严重的组卷混乱现象。同时行政事业单位没有进行有效的档案鉴定与监督工作，许多工作未能够按照相关的法定程序进行档案管理，进而引发一些工作上的问题。
2.2档案管理的设施比较落后
行政事业单位由于对档案管理没有引起足够的重视，进而导致单位内部的档案管理部门的现代化设施不够齐全，设施趋于落后状态。档案管理的硬件配套设施相对落后。上级领导在档案管理上资金投入不足，资金短缺使得硬件配套管理设施比较落后。有些单位办公条件较差，集办公室、档案室、接待室于一体，档案的保护设施配置落后，缺乏一些防盗的铁门、铁窗的基本设施，档案管理上不够整齐、统一和规范，档案柜不能统一整齐，比较纷杂零乱，这些因素都会影响到行政事业单位的档案管理工作。
2.3档案管理人员整体素质不高
行政事业单位档案管理工作是一项专业性很强的系统工作，但是目前来看有些单位档案管理人员身兼多职，疲于应对其它的口常事务，使得管理档案工作相对比较薄弱，另外很多从事档案管理的人员自身的素质和专业水平不高，再加上未经过相关的系统培训，由于缺乏相关的理论知识和先进的信息技术经验，导致在档案工作中文件管理工作把握不准确，一些管理人员经常会进行变动使得档案管理工作出现混乱不堪的局面。
2.4没有完全开发与利用档案资源
行政事业单位档案对于一个国家来说，是宝贵的文化财富，但是在行政事业单位中进行档案管理工作时，单位只是关注了档案资料的收集、保管与整理工作，对于档案资料的开发和利用力一而还不够完善，这样就导致档案应有的作用没有完全发挥出来。
3行政事业单位档案管理的创新思路和措施
3.1加强管理，使档案管理的水平有所提高
为了保证行政事业单位档案管理工作有序开展，应该要对单位进行一定力度的宣传，使员工进行相关工作的学习，进而能够更加重视档案管理工作，并且能够提高档案管理的水平。所以，行政事业单位要建立一支完善的领导队伍，定期检查和指导档案管理工作，并且要根据单位发展情况，制定合适的考核机制进行档案管理工作考核，在档案管理工作中实行动态的管理，使员工能够加深对档案管理工作的重视程度，进而能够提高档案管理工作质量，确保档案管理工作更加利一学化、规范化。
3.2引进信息化管理，有效提高工作质量
信息化时代的发展使各种高科技技术都得到飞速的发展，尤其是计算机技术在各个领域中得到广泛的应用，因此在档案管理工作中进行信息化管理能够有效提高档案管理的工作质量，同时也是社会发展的客观需要。利用信息化技术进行档案管理，能够使档案资源得到合理的开发与利用，延长档案的使用寿命，同时能够提高档案管理工作的效率，使档案管理改革更具创新性。为了在档案管理工作中进行信息化技术管理，首先行政事业单位各个部门之间的信息传递要保证及时与准确，这样能够保证档案管理的时效性；然后给单位各个部门配置先进的设备，这样在进行档案资料输入时，能够更加便捷，并且可以利用计算机技术进行文字、图片与数据资料之间的转化，进而保存纸质和电子档案两种档案资料；在档案管理工作中进行创新，可以根据网络技术向社会提供更多的档案信息服务，这样能够保证资料信息共享，进而能够提高档案的使用效率和工作质量。
3.3提升管理服务，促进档案的利用率
当前行政事业单位在档案管理白舫}病是管理方式单一、成效差，整体管理水平太低因此，建立完备的档案管理服务机制，更新服务方式，加强信息化服务建设，有效的提升在线服务管理能力是唯一的途径单位领导必须高度重视档案管理工作，通过优化资源配置，提供有利条件，修正科学合理的管理措施，才能够强化提高行政事业单位的档案利用率，更好的发挥出档案的应用价值。
3.4建立档案信息共享，提升应用价值
档案管理的最终目的是通过完整、细致的数据资料、信息资料管理给使用单位提供专业、科学、准确的数据资料，提高行政事业部门的整体管理水平和综合实力然而，档案管理的技术落后会对档案管理的科学发展起到牵制作用，影啊到其应用和创新价值必须采用高科技的管理技术，实现档案资源的更新共享，才能够从本质上实现管理档案的目标，满足社会发展的需要档案管理的资源共享不仅能够促进行政事业单位本身的发展，也能够进一步加强各部门之间的沟通和交流，促进单位内部之间对档案资源的了解，提升工作效率档案管理采用联合目录的方式并引人互联网技术，就可以方便地形成网络间的互动和信息资源的共享，有助于档案管理的各项应用价值的开发和利用。
结束语
总之，行政事业单位中的档案管理工作在整个事业单位的发展过程中具有十分重要的作用，为了确保档案管理能够发挥其应有的作用，行政事业单位的档案管理要开拓创新，必须冲破落后的思维限制，不断完善和改进管理模式和方法，建立科学的先进的管理方案，最大可能地发挥出档案管理的社会价值和经济价值。对事业单位提高整体管理能力有积极促动作用，应依据市场发展的规律，创新档案管理的新思路、新途径，促进事业单位的整体协调发展。
参考文献
[1]任相苏.浅论行政事业单位档案管理创新思路[J].中国科技财富，2010，（18）：171.