公司人事档案管理制度篇1
【关键词】公司档案法制价值立法应对涉众性公法义务
公司档案制度是包括文件的制作、收集、整理、保管、查阅在内的一套系统工程。现行的包括《公司法》在内的公司档案立法虽有对公司档案行为的规范，但存在法律规范结构不完整的缺陷，无法满足《公司法》的新要求。本文旨在探讨《公司法》对公司档案立法提出的新要求与公司档案立法的应有应对，以希推进市场经济背景下的公司档案法制建设。
公司档案的法制价值
现代公司的基本特征是股东淡出公司管理，公司管理权力日益集中在董事会，控制公司的是董事而非股东。而董事权力的日益膨胀，则会导致董事滥用权力损害公司、股东与债权人利益的概率增加。《公司法》以董事对公司忠实与勤勉的实体义务和商事程序制度及股东派生诉讼制度规定的程序义务激励与约束董事行为，保障公司资产的安全与效益。公司档案的法制价值在于：
首先，通过程序控制实现公司管理、决策机构权力的优化配置与制衡。具体体现为赋予股东查阅和复制档案的权利，来约束和激励董事的权力行使。
其次，通过详细记录程序进行中相关主体行为的信息，固定和重现信息，为今后信息的公开和对相关责任人实施问责奠定基础。
第三，公司商事记录档案还为董事个人的合法权益与债权人债权的实现提供坚实的基础。
现有公司档案法律规范的结构分析与检讨
法律欲有效地调整社会生活，制定违法行为必须承担的具体相应的法律责任不可或缺。公司档案法律规范欲有效调整公司各类档案行为就必须对各类档案违法行为规定相应具体的法律责任，借此激励与诱导行为人对公司档案法律规范的遵循。《档案法》以第五章“法律责任”、《档案法实施办法》以第五章“罚则”规定了违反《档案法》的法律后果。但《档案法》第二十四条与第二十五条仅规定了可处罚档案违法行为的法定种类，并未规定可处罚档案违法行为所要承担的具体法律责任，按照可处罚违法行为法律责任种类与内容法定的原则①，不具有可操作性；这一缺陷由《档案法实施办法》第二十八条克服，它规定：根据有关档案的价值和数量，罚款数额对单位为1万元以上10万元以下，对个人为500元以上5000元以下。《档案法》第二十四条第二款保护的是档案馆所保管的档案，规定的可处罚的档案违法行为有：损毁、丢失属于国家所有的档案，擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案，涂改、伪造档案等三种；第三款规范的对象是各类档案的境内外出卖、转让、倒卖、赠与行为，规定的可处罚档案违法行为是企业事业组织或者个人擅自出卖或者转让档案，倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送外国人的档案违法行为。
公司的商事档案是公司在生产、经营、管理等各项商事活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录。目前，与公司档案有关的法律条文的完备性与其重要性并不相符。《企业档案工作规范》将公司档案分为八类，目前仅《会计法》第四十二条、四十四条规定公司有会计档案的强制性归档与保管义务，公司对会计档案外的其他档案并无强制性归档与保管义务，如《档案法》与《档案法实施办法》规定的诸多配备有具体行政法律责任的可处罚档案违法行为中，与公司档案有关的只有《档案法》第十六条、第二十四条以及《档案法实施办法》第二十八条，但这三条调整的对象仅限于各类档案的境内外出卖、转让、倒卖、赠与行为，不涉及公司会计档案外其他档案的归档与保管行为，而这些才应是公司档案法制建设的中心。由于公司存在规模大小、社会责任外延的窄阔等区别，因此在档案管理的法律责任配置方面，需要对公司进行类型化考察。
公司档案的立法应对
目前配备有相应行政法律责任、刑事法律责任的公司商事记录档案法律规范仅限于公司会计档案法律规范，会计档案虽能记录并反映公司的行为，但受会计技术本身的限制，会计档案仅能记录与反映与财务收支有直接关系的商事行为，无法直接反映与财务收支无直接关系的商事程序行为的合规性及其具体内容，现有立法虽对公司商事记录档案有保管义务的制度安排，但相应制度安排仅具有私法属性，缺乏行政与刑事法律责任的相应规定，公司商事记录档案违法行为无需负担任何违法成本，公司商事记录档案立法实质处于空白状态，《公司法》对公司档案立法提出了新挑战。而公司商事记录具有涉众性，其保管的完整与否不仅关涉《公司法》一系列制度的成败，亦关涉公司、股东、董事、监事与债权人合法权益的实现，对于公开发行证券公司与上市公司而言，其涉众性甚至关涉社会安全与金融安全。公司的各类雇员具有流动性，包括公司商事记录与公司会计资料在内的公司商事记录档案其实亦有保障公司管理与经营延续性的功能，因此有必要加强公司商事记录的档案立法。如同其他一切制度，公司商事记录档案的归档与保管亦会面临人固有的机会主义行为倾向的威胁，因此必须以公司商事记录档案法制建设保障公司商事记录档案归档与保管的及时与完整，这是《公司法》对公司档案立法提出的新要求，也是公司档案事业面临的新机遇。
根据现行《公司法》的规定，公司档案立法首先应该解决以下三个问题。
《公司法》规定的商事记录档案保管义务的法律性质。《公司法》对公司商事记录档案的保管义务已有规定，只是未配备相应的行政法律责任与刑事法律责任，因而《公司法》规定的商事记录档案的保管义务属于私法义务的范畴，但私法义务与公法义务并不冲突，私法义务可同时赋予公法义务的属性，它取决于该项义务是否具有负的外部性，以及该负的外部性是否具有涉众性，一项私法义务如果具有涉众性，尤其是关涉社会安全，我们应同时赋予其公法义务的属性。《公司法》规定的商事记录档案的保管行为具有鲜明的负的外部涉众性，直接关涉到公司、股东、董事、监事与债权人的正当权益，对于公开发行证券的公司与上市公司而言，其涉众性更甚，因此《公司法》规定的商事记录档案的保管义务虽具有私法属性，亦具有公法属性，公司档案立法应将《公司法》规定的商事记录档案的归档与保管义务同时规定为公法义务，并配以相应的行政法律责任，其中性质恶劣、后果及其严重的违法行为应配备相应的刑事责任。
公司档案职员的法律性质。《公司法》设定的公司商事记录档案保管义务与《会计法》规定的会计档案保管义务均属于公司法定义务的范畴，依“当然解释”②的法律解释方法，档案职员应该属于公司的法定职员，一切公司均有设置档案职员的法定义务，只不过公司有档案职员的人事自，该职员可专职，亦可兼职。《公司法》第一百二十四条规定：“上市公司设董事会秘书，负责公司股东大会和董事会会议的筹备、文件保管以及公司股东资料的管理，办理信息披露事务等事宜。”据此，作为上市公司法定高级职员的董事会秘书亦是上市公司商事记录档案的法定保管义务人，是上市公司法定的商事记录档案职员，不过《公司法》未将兼公司法定商事记录档案职员的公司秘书制度扩展于所有公司。《美国标准公司法》规定公司秘书是公司的法定职员，但对之并无专职要求，公司秘书亦可由其他高级职员兼任，如可由总裁、副总裁、司库兼任③，公司秘书职位的设立并不必然增加公司的人力成本。我们完全可以借鉴美国的这一经验，将兼公司法定商事记录档案职员的公司秘书制度由上市公司扩展到所有公司制企业，规定公司设置有档案机构或在其他机构中设置有一名或数名档案职员的，公司秘书是公司法定的档案机构负责人或档案主管人员。为保证公司商事记录档案工作的责任到位，可建立公司档案职员的任职备案制度，即公司应在成立后的法定时限内将兼公司法定商事记录档案职员的公司秘书的任职及其变更情况及时报地方档案行政主管部门备案。我们认为可借鉴《会计法》的会计账簿委托代建制度，规范与培育档案中介服务市场，公司可委托有资质的档案中介机构代为收集保管公司的商事记录档案。
公司档案从业人员准入制度。公司档案工作是有多个服务目标的综合性工作，不仅需要专业的法律知识，亦需要经营管理知识，公司档案从业人员的专业胜任能力某种程度上决定着公司档案工作价值目标的实现程度，山西省档案局从2002年已开始推行档案工作人员持证上岗制度，国家档案局亦有《国家档案局关于开展档案业务人员全员培训工作的意见》，我们建议建立公司档案从业资格制度，以从业资格制度保障公司档案从业人员的专业胜任能力，推进公司档案工作价值目标的实现。（作者为南京艺术学院人文学院副教授）
注释
①姜民安：《行政法与行政诉讼法》，北京：高等教育出版社，2002年，第231页。
公司人事档案管理制度篇2
强化档案管理意识是做好档案工作的先决条件
档案管理工作是一项复杂的系统工作，要求档案管理人员必须有乐于奉献的精神、进取创新的意识和严肃认真的工作态度。2004年，我接管档案工作时，档案管理自动化尚处于起步阶段，为了使我公司的档案管理工作规范化、制度化、科学化，我求教档案管理先进单位的工作人员和档案管理专业人员，认真对照档案室实际情况，积极向领导提出书面建议，公司领导把档案正规化管理提上了议事日程。2010年公司筹建工业开发区办公大楼，我积极向领导写申请、提建议，公司领导开会研究后决定追加投资增设专业档案室，并加紧更改图纸，确定档案阅览室、档案库房的具置，在施工时做了专业的加强处理。2014年，公司新办公楼建成投入使用，档案室申请安装了档案专用密集柜，档案管理软件等，并逐步配备了数码复印扫描一体机、防磁柜、自动装订机、荣誉展架等，使我公司档案工作逐步走向现代化管理轨道上来。
健全制度是确保档案规范管理的良好桥梁
我深知工作的全面开展离不开制度的加强，充实和完善档案管理制度势在必行，为此我借签市直档案管理优秀单位的管理模式，制定了符合我公司实际的档案管理制度总汇上报主管领导，经公司领导签批，公司建立健全了档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作制度，并认真开展公司各部室、车间的自查、自检活动。针对各科室、车间在档案管理制度前期的不理解、不重视，我们又制定和出台了相应措施贯彻落实，使档案工作的各项管理措施得以实施。车间的归档资料以前很不正规，都是堆放在一起直接装箱封存，入档情况堪忧，我从接手后，下到车间一线讲制度、做示范，和每个车间的兼职档案员一起整理、装订档案，不厌其烦。经过两年的努力，各车间的档案管理走上了制度化、规范化的道路。尤其是2005年至2011年期间，公司涉及到的三起商标侵权纠纷案时，涉案律师来查阅公司证件、商标注册证、公司近年审计报告、“衡水及图”驰名商标的批复等资料。正是公司强有力的档案实证材料为公司主张了权利，取得了胜诉的结果。这三起案件分别被衡水市中级人民法院、河北省高级人民法院、北京市高级人民法院均视为事实清楚、证据确凿，判我公司胜诉，所判对方侵权，累计赔付我公司经济损失近百万元左右。如今我公司包装车间装酒记录被视为关键证据保存，良好的归档秩序使我公司上上下下都对档案工作更加重视，保证了全公司档案资料的全面性、完整性和系统性。
踏实工作是提高档案管理水平的基石
公司的财务档案随着2006年后老白干酒销量的大幅度提升也随之成倍增长，达到每年近两千本左右。凭我一己之力不能做到很好的完成归档任务。为了构筑我公司档案管理网络结构，扎实有序的开展工作，我就跟财务部领导多次沟通，培训兼职内勤财务人员，手把手教会他们分组整理、排列、编号、装盒、填写交接表，使得公司的会计档案每年都能够优质高效的完成归档工作。
自2015年接到档案管理等级认证任务后，我就把此项工作当做头等大事来抓，在衡水市档案局领导和业务指导老师的帮助下，多次到档案工作先进单位参观学习。回到单位，我积极建议公司领导成立相关工作小组，公司领导也很重视，抽调其他部门人员到档案室帮忙，组成更强阵容，制定相关计划使升级工作得以顺利进行。为了实现公司档案管理跨越式发展，夯实档案管理基础，我们注重档案材料收集工作，逐个到公司各个科室、车间搜集基础资料，与各部门兼职档案员讨论改进方案，力求材料的收集详实准确。经过大家的共同努力，我们的各门类档案内容详实，形式多样，归档完整。工作虽然辛苦忙碌加班无数，但实际效果出奇的好，我觉得我的努力与辛苦都是值得的。
创新提高是提升档案特色服务的手段
公司产品档案是我公司的“特色宝贝”，当初整理时，颇费了一番周折，标样都是贴在账本簿上的，怎么办呢？只能求援了，我们请来图片社专业的摄影师先拍成照片，然后再找专业人士把照片一张一张的从新做图，调颜色深浅，按照生产日期做产品目录，最后再按照目录排列标样。只这一本标样前前后后持续了四个月时间才做好，我还把它做成了电子档案保存，得到领导及同事们的肯定和好评，也为今后的提档提供了方便。
编写公司年鉴的时候，公司写材料的同事被借调走了，我只能硬着头皮自己写。但年鉴怎么写呢？我知之甚少，这时候市档案局业务科的老师们及时指导，耐心讲解起到了很大的作用。我积极的到各部门了解公司的情况，收集资料，大家都开始叫我“包打听”，遇到有不理解收集工作的同事，我就耐心沟通，渐渐大家也逐渐支持起我的编研工作，主动为我提供素材。两个月后终于顺利的完成了第一稿。在此基础上，我还完成了具有公司特色的深加工编研材料三部，受到了档案局主管领导的好评，也为公司档案开发利用提供了大量有价值的汇编成果。
经过一年多的努力，公司档案室终于从零级别到高分通过“省四星”的评审。一份耕耘，一份收获，通过这一年多的学习，使我在档案管理工作上和自我修B上都有了很大的提升，也收获了很多感悟：都说当工作和爱好一致时是一种幸福，以前不觉得，但我现在很认可这个说法。
公司人事档案管理制度篇3
一、指导思想和主要目标
以为宜兴市供电公司实施人才战略和人事管理工作提供优质、高效、快捷服务为目的，狠抓基础建设，做好信息的采集和维护，为企业人事决策提供优质服务，使公司人事档案工作实现达二级标准单位的目标。
从2002年到2005年，全公司人事档案工作基本实现以下主要目标：
（一）、纸质档案：
1、在进一步健全收集工作规章制度和完善收集网络的基础上，注意在收集材料的完备、及时、准确三方面下功夫，坚决把好“入口关”，切实提高归档材料的质量，做好纸质档案的规范化管理工作。
2、严格按照《江苏省电力公司员工档案整理工作细则》、《江苏省电力公司员工人事档案工作验考评标准》的要求，切实做好人事档案的整理工作，保证每卷档案的完整、真实、条理、精炼、实用。
（二）、电子档案：
在做好纸质档案的规范化管理工作的同时，注意搞好电子档案。
1、系统结构
公司使用人事档案管理信息系统，并按照访问快捷准确、安全可靠的原则，建成公司系统的数据库实体，使人事档案信息查借阅、转递及数据的提取和统计分析等工作主要通过计算机进行。
2、多媒体档案材料
将员工在工作、学习和生产一线的动态影像、声音、图片与考核、考察材料融为一体，通过计算机系统或投影设备显示出来，不仅提供被任免干部的外观形象、气质、性格、口头表达能力和处事风格等，以便对任免人选有一个比较全面、直观和生动的了解，从而提高知人、识人的深度和广度。
3、多媒体档案材料保管和维护
以大容量、高速磁盘或光盘介质为电子多媒体信息的存储介质，并按照科学的备份和保管制度进行备份和保管。同时注意对信息进行及时准确的采集、分类、更新和维护。
4、多媒体档案材料使用
通过实用、良好的操作界面，方便用户对有关材料的查询和使用。注意对人事信息进行统计分析和预测，为人事决策提供参考。
5、多媒体信息系统保密和安全
建立网络防火墙，通过引进安全可靠的防攻击系统，建立科学的访问、利用管理体制，来保证电子档案材料的保密和安全。
（三）基础建设版权所有
我公司配备专用的人事档案管理专用计算机系统及数据备份设备。
照目标管理的有关规定，公司员工人事档案实现“三室分开”（库房、办公室、阅览室）,管理档案库房面积32平方米，库房的“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）安全措施工作到位。
二、现阶段主要任务
2002—2003年开展员工人事档案的整理工作。
2004年公司达员工人事档案管理二级标准单位。结合人事档案管理工作，为人事档案管理人员举办业务培训班进行培训。
2005年初步建成同行领先和具有江苏特色的数字化人事档案馆框架。
三、实现措施
1、提高思想认识，增强做好人事档案工作的责任感和紧迫感。
人事档案工作是人事工作的重要组成部分，是人事工作中一项必不可少的基础工作。人事档案管理人员要在思想上充分认识到此项工作的重要性，增强做好人事档案工作的责任感、光荣感和紧迫感。
2、运用现代计算机技术，加强对员工人事档案的科学管理
2004年运用员工人事档案管理系统，建立计算机人事信息使用点，使多媒体档案材料的采集、维护、检索和利用更加方便。稳步推进图象、声音和录像片和考核文字材料相结合的多媒体档案材料的采集和管理。
3、加强对人事档案工作的宏观业务检查指导工作
公司有计划的开展人事档案目标管理工作，及时转发上级有关文件规定，接受上级公司对我公司档案管理工作的检查监督与考核，并组织业务培训研讨活动，提高公司的人事档案管理水平。
4、加强队伍建设，提高人事档案管理人员运用现代化手段管理档案的能力
公司人事档案管理制度篇4
关键词：房屋；管理员；电子档案；档案管理
中图分类号：G271文献标识码：a文章编号：
引言：随着城镇化进程的加速发展，城市建设规模的不断扩大，道路、市政配套、房屋建设较之前有了巨大变化。住宅及商业用地不断推出，商品房及商业办公用房的建设工作已经成为城镇化发展的主要表现。在此建设过程中，房地产企业作为投资建设的业主方，有着重要的地位。房地产企业作为业主方，在工程竣工后交付使用前，有两大验收需要通过，一是工程实体验收，二是工程档案验收。由此可见，工程档案与工程实体同等重要，两者密不可分。房地产企业作为一个企业来说，不单单只有工程档案，在运行过程中还会形成行政档案、人事档案、成本档案、营销档案、财务档案等。本文以项目公司为例，就如何做好这些专业档案的管理工作来进行探讨。
1、房地产企业项目公司档案管理现状
1.1制度执行力度不够，领导重视不够，各部门档案未能集中统一管理。集团档案管理制度下发已经较长时间，制度培训也已开展几次，但仅凭档案管理员个人能力，无法完成集中统一管理，公司领导对档案管理工作没有切实的重视，对集中统一管理没有要求，对一些财务档案、人事档案等属于公司层面的保密资料的考虑，致使各部门档案没有集中统一管理。其实说白了，就是专职档案管理员，只有责任，没有权利。公司赋予专职档案管理员有对接集团及外部相关单位一切检查及制度执行的责任，但对下，却没有管理各部门兼职档案管理员的权利，致使制度执行不下去。
1.2由于办公条件的限制，要实现档案的集中统一管理难度较大。档案室过小，办公地点不固定。往往很多项目公司，办公地点根据项目地点来定，无法长期固定在一个办公场所，经常搬迁，导致档案资料在搬迁过程中部份丢失或不同程度的损毁。因办公环境限制，公司无法给专职档案管理员较大的档案室，档案室面积较小，无法容纳公司所有专业档案的入库保管工作。分配给各部门仅是较小的一个个的档案室，各部门自行保管部门档案。
1.3兼职档案管理员专业知识不够，人员变动较频繁。兼职档案管理员往往不只负责本部门档案业务工作，都还有一份主要的本职工作，档案收集整理仅作为副业，招聘时也未注明需有档案管理业务知识。因仅是兼职的档案管理员，主管工作并不在此，故工作变动机率较大，移交工作较频繁，导致移交不细致，有档案遗漏现象。
1.4资料繁多，归档不及时，尤其工程施工过程资料。房地产企业档案，包含工程档案、行政档案、人事档案、财务档案、成本档案、营销档案等，这些档案分别由责任部门负责收集整理归档，经办部门由于考虑到资料的后续利用问题，往往不会移交到专职档案管理员处保存。施工过程中形成的施工资料，往往是现场施工完成后补，等工程竣工后才能完整移交。
1.5电子档案归档工作较差。目前来讲，大家对电子档案的归档意识不强，电子档案都放在经办人电脑里，兼职档案管理员对电子档案的内容及数量并不清楚，造成收集不及时，不完善，从而导致公司电子档案归档工作的严重缺失。更有一些对电子文件随意进行增加、删除、修改等操作，不把电子文件作为档案来源对待，因而是原始的电子稿件面目全非，影响电子档案的保存价值。
2、就目前档案管理的现状，解决办法
2.1加强制度学习，严格贯彻落实制度要求集中统一管理。确定档案收集整理归档的统一标准，建立公司档案管理制度，组织全体员工，认真学习档案管理制度，加大各部门负责人对部门档案归档的重视程度，从上而下的引导大家严格按制度执行。建立奖惩措施，对档案整理较好移交及时的个人予以奖励，对未按照规定整理移交的予以处罚。
2.2克服办公地点不固定的弊端，搬迁过程中切实做好档案的打包装箱工作；搬迁后及时拆箱整理。不定期对各部门档案归档工作进行检查，督促及时整改，对各部门档案室进行定期检查，对档案整理不规范情况进行整改复查，对档案库房里设备不合要求情况进行整改。每年定期对各部门档案室档案归档情况进行统计，切实掌握各部门档案状况。
2.3定期组织兼职档案管理员进行档案管理制度培训，加强业务知识学习。公司定期组织兼职档案管理员进行集中培训学习，相互沟通，对资料收集过程中产生的问题进行集中解答。尽量保持兼职档案管理员的稳定性，兼职档案管理员离职需专职档案管理员签字认可，所保管档案资料需全部移交专职档案管理员方可离职。
2.4针对各专业档案内容繁多，归档不及时现象，制定统一的标准，明确归档的时间节点和归档范围。公司专门设置兼职档案管理员，负责各部门归档资料的收集整理工作，对经办人员进行催收，及时整理归档入库。施工过程中的资料，需由施工单位资料员进行收集整理，过程中督促施工单位资料员，不定期对施工过程资料进行现场检查，发现问题及时整改落实，对资料不及时现象进行严肃处理，杜绝事后补资料。
2.5电子档案的收集主要靠经办人自觉移交，为此，制定一整套电子档案收集整理保管的制度要求，经常组织全员培训，让大家养成电子档案自觉移交档案管理员的习惯。电子档案的保存方面，刻录只读光盘，使用可保存50年以上无障碍使用的优质只读光盘，索尼、三菱等进口光盘。使用专门的光盘档案盒，并对每份光盘档案进行说明。
3、总结
针对目前大多数房地产项目公司来说，要彻底解决档案管理方面的问题，归根结底是制度的制定和贯彻落实。房地产企业根据自身情况及条件，制定一套切实可行的档案管理制度及奖惩措施，根据企业发展的程度不断完善各项档案管理制度，坚持走依法治档的道路。引导企业领导重视档案管理工作，明确领导的职责要求，形成企业领导主管，各部门协同，档案部门档案管理员具体负责的管理模式，才能确保档案管理制度的最终落到实处，才能保证房地产企业档案的完整性、准确性。企业保存档案的最终目的是为了档案的利用，只有档案保管做到的完整性、准确性，才可能对最终的利用起到作用，否则，档案管理工作就是虚的，无意义的。
参考文献：
[1]郭美孝：建设项目档案收集归档存在的问题与对策[J].机电兵船档案，2008（1）.
[2]高峰：浅谈房地产建设项目档案管理[J].浙江档案.2000.6.
[3]董桂英：房地产企业的档案管理[J].兰台世界，2006.4.
公司人事档案管理制度篇5
关键词：电力工程；工程档案；档案管理
中图分类号：F407文献标识码：a文章编号：1009-2374（2013）24-0140-02
随着我国经济建设的迅猛增长，社会对电力的需求不断提高，电力供需形势紧张，电力工程建设进入了前所未有的大发展阶段。基建工程在建设过程中会形成各种各样的文件材料，有建设前期文件、工程管理、施工记录、竣工验收及监理、质量监督、设备材料等。这些竣工档案是基建工程的书面结晶，竣工图的编制和竣工材料的完整、准确、系统除了保证能如实反映工程的本来面貌外，更为重要的是为今后的生产运行、维修、扩建、改建工程提供可靠的依据，具有重要的利用价值。因此，认真做好档案管理工作是非常重要的。
1组织、制度落实是抓好工程档案的基础
建立、健全必要的与工程建设相适应的档案管理机构和行之有效的规章制度，是确保工程档案齐全、完整、准确的组织保证和管理依据。根据公司档案现有管理制度和管理方式，对健全档案管理网络、落实档案人员参加重大基建活动制度、完善档案培训工作制度、强化档案管理工作考核提出了具体的要求，进一步理顺了工程档案归档的流程，明确了档案管理要求和各部门专兼职档案员职责。
1.1明确分工和任务
每年初，公司办公室根据年度基建项目建设计划，将各电网建设项目的归档任务分别落实到各位档案员，要求档案员跨前一步，提前介入，积极主动做好档案的超前管理。公司档案人员平时通过参加基建工作会议、基建月度工作例会、工程竣工验收及公司网站的有关信息，及时了解相关工程竣工投运情况信息，跟踪做好档案管理工作，对基建工程档案进行超前管理。在工程建设初期，主动与工程主管部门联系，到工地现场，对各参建单位进行档案工作交底，明确土建、电气安装施工单位、监理等单位档案归档范围、档案材料形成的质量要求，做好工程档案事前、事中、事后控制，与工程同步做好档案管理工作。
1.2梳理界面和流程
根据“三集五大”体系建设完善提升要求，公司就电网建设项目归档流程进行多次研讨，明确了各项档案材料的流向、提供部门与接收部门的职责、市县公司的界面，并以会议纪要的形式，对各项交圈地带、空白地带进行了明确，对薄弱地带（如电子化归档）等进行了强化，有效化解了职责不清引发的矛盾，促进了归档质量的大幅提升，实现公司档案电子化率从2012年初的59%提升到2012年末的73%。
1.3注重过程控制
公司建立电网建设项目归档周通报制度，内容涵盖主网、配网、农网各建设项目，发送对象既包括工程主管部门，也包括各参建单位和收口单位（如竣工决算部门），同时抄报公司分管领导，动态通报工程档案催收、整理及归档情况，并将归档工作纳入绩效考核。极大地促进了归档的及时性，有效防范了归档“积重难返”的现象。尤其是通过历时半年的清欠，全面完成了2010～2012年三年配农网项目电子化归档遗留项目。
1.4强化培训与交流
为促进归档质量的提高，公司办公室会同基建部门举办了工程项目及档案管理培训，组织各参建单位参加。同时，为促进内部组卷质量的提高，公司办公室组织档案互查，从各档案员分管的工程中随机抽取一个项目，组织大家会审，指出其中的优缺点，一方面促进了工程档案查漏补缺，另一方面对档案员的业务能力、工作责任心起到了极大的促动作用。
2根据电网建设工程复杂性的特点，与工程同步做好档案管理工作
从实际情况看，供电企业电网建设是比较复杂的。它分变电、线路工程。其中变电工程中包括土建、水电、装饰、电气设备安装、调试、消防系统、防火封堵、视频监控系统等，从项目可研立项开始到工程竣工验收投运，档案管理人员首先了解电网建设工程的概况、建设规模，掌握了每一阶段工作中需要形成哪些档案材料，对每种材料的内容、数量做到心中有数。在此基础上，有的放矢地做好以下工作：
2.1做好工程档案事前、事中、事后控制
电压等级高的电网工程建设工期往往是跨年度工程，档案人员要提前介入，与工程同步做好档案管理工作。在与施工单位签订合同时，就应把档案的要求作为合同的附加条款列入。在施工单位进场时，就应对它们进行档案内容技术交底。并抓住到施工现场阶段验收的机会，及时了解情况，与各参建单位的档案人员交流，对各施工单位形成的施工记录、原材料质保书、测试报告等档案材料进行认真审核把关，发现问题及时反馈到施工单位，使最终移交到档案室的竣工档案符合档案归档质量要求。
2.2追踪指导收集
这种方法适用于工程周期短的，形成档案材料快的技改工程。档案人员根据生产计划，主动与职能部门询问和了解工程进展情况，及时掌握信息，并指导和督促技术部门有针对性地收集档案材料。这种方法收集速度快，档案材料齐全，质量也比较高，但花费的人力、物力较大。
2.3强制性收集
在与各参建单位签订合同时，把档案质量要求及移交份数作出明确规定，将合同费用的5%金额作为档案材料押金，直到工程完工，各单位将完整的符合档案质量要求的档案材料移交给档案部门后并符合要求才可拿回这笔押金。这种方法具有—定的约束力。可以保证档案材料不会由于人为因素而流失，尽量避免档案原始材料的散失，这样能保证工程档案的连续性、完整性。
3以过程管理为重点，以“创精品工程、建精品档案”为目标
电力工程建设档案管理工作是一个系统工程，它在工程的发展中环环相扣，段段相连，步步延伸，逐渐形成。由于档案具有历史性、真实性的特征，在每一个环节所形成的档案材料的质量，反映了工程管理水平和质量，最终决定了整个工程档案的质量。因此，对于工程档案，过程就是结果，过程就是质量。我们要创精品工程，就要抓好源头，要把抓好档案形成过程作为工程档案管理的工作重点，以创精品工程、出精品档案为工作目标，一着不让，一丝不苟地开展档案管理工作。要树立“创精品工程、建精品档案”的意识，转变观念，提高认识，要树立品牌意识，力争创名牌、确保出精品。为实现工程档案的每一个数据无可置疑，每一张图纸无可挑剔，每一卷案卷无懈可击的目标而努力奋斗。
4通过开发利用档案信息，促进档案管理工作
公司人事档案管理制度篇6
加强管理是企业永恒的主题，企业发展重要的是可持续发展，档案作为企业的无形资产在企业发展过程中发挥着重要和不可替代的作用，几年来在加强档案管理方面作了以下几项工作。
（一）完善档案管理体制，为档案服务提供保障
1、公司的档案工作自1990年取得国家一级企业资格，1998年通过国家档案局复验，几年来在规范化、制度化上下功夫，形成了一个公司总经理分管、总经办主管、档案形成部门分管的三级档案管理网，每个岗位、人员都制定了岗位责任制并严格考核。在此基础上档案工作纳入公司年度计划和领导的议事日程，保证了档案工作的顺利进行。
2、认真搞好两种培训，即专业知识和档案法规的培训。档案专职人员积极参加上级档案部门组织的各种培训，提高法制观念、不断更新业务知识，适应新形势的要求，在公司内部通过采取标语、图片、答卷、公司网等形式向公司领导和员工宣传档案知识和档案法律法规，重视档案工作，提高档案意识。
3、认真做好三项基础工作：一是坚持档案“三参加”制度，即按时参加项目工程竣工验收、设备开箱验收和科技成果鉴定会，从源头保证档案的完整准确；二是经常深入档案形成部室检查文件材料的安全保管、案卷分类和平时立卷情况，防止档案材料的毁损、错归、漏归和遗失；三是认真做好每年归档文件案卷的质量把关工作，逐卷逐项检查，对不符合立卷的及时整改。
（二）做好提供利用工作，为公司生产经营和党建工作服务
提供利用是档案管理的出发点和归宿点，几年来档案部门一是抓基础，档案人员练内功，熟练掌握室藏情况，调卷准确迅速，热情服务，受到利用部门的好评；二是抓编研，根据历年档案编写的专题资料，比如公司历史沿革、大事记汇编在公司一些重大庆祝活动中，都发挥了重要的参考作用，近几年有针对性的编写了近十种有一定使用价值的编研材料，并提供给有关部室利用；三是重视档案利用的信息反馈，几年来公司利用各种载体档案解决技术、项目工程改造、纠纷、保险索赔、司法量刑、员工工龄核审等问题，为其及时准确的提供了最原始的资料凭证，档案为公司带来了较好的社会效益和经济效益。
二、存在的问题及原因
公司领导员工对档案的重视程度与现代企业发展速度还不相适应。档案工作不能像蜡烛一样，停电了想起蜡烛，有电了一边去吧。
企业领导在档案工作中起决定作用。这是因为企业里行政手段在其管理中占主导地位，如机构设置、人员编制、经费使用等问题都必须由领导研究决定。其次，是由其肩负的重任决定的，公司总经理作为档案工作主要领导，既要全方位思考和处理所负责的公司管理工作，又要支持、创造档案事业的发展建设工作，因此，责任重大，其素质和能力关系到企业档案工作的质量和发展速度。因此，领导重视就一定能够有利于档案工作的发展，档案工作中存在的问题和困难就容易解决。我公司的档案工作正是由于公司经理分管，综合档案室主任抓，为公司档案工作的顺利进行起了决定作用。九o年公司取得国家档案一级企业资格，以后几年公司对档案管理的力度逐年加大，不断在基础管理、规范管理上下功夫，特别在档案的收集、整理、保管、利用几个方面做了大量的工作，使档案管理成为公司整体管理工作中不可缺少的一个组成部分，在公司的生产经营中发挥了应有的作用。最近几年，在公司资金紧张的情况下仍投资两万元为档案室更换计算机、和防盗报警器等必要的设施，及时安排档案专职人员，解决新老交替，使公司档案室实现平稳过度。
档案管理人员是档案工作中的基本因素，是档案管理的基本力量，它关系到档案的基础管理水平和工作质量。这一点在以往的档案工作建设中足以说明。档案工作人员思想素质、业务素质高，积极性得到充分发挥，就能创造高质量的工作，做出成绩，使档案工作进入良性循环的轨道。
三、对策和建议
档案是企业几十年工作活动的历史纪录，有雄厚的信息资源，档案工作不但要立足现在，更要着眼未来，创新档案管理工作，适应企业的发展，为公司的生产服务，不仅是当前工作的需要，而且是维护企业历史真实面貌的一项事业。
（一）应加大对档案工作的宣传力度。档案宣传工作是档案事业的重要组成部分，一个地方档案宣传工作开展的深度和广度，在一定程度上反映了这个地方档案工作的整体水平。积极开展档案宣传工作，是增强社会档案意识、扩大档案工作社会影响力、推动档案事业发展的重要途径。
（二）档案工作要由被动服务向主动服务转变。档案工作的服务性是档案的基本属性之一，树立服务意识，以服务于企业的发展作为工作的前提，将档案工作做在其他工作的前面，按专题和系统针对性的服务。
公司人事档案管理制度篇7
关键词：企业档案；管理工作
中图分类号：G271文献标识码：a文章编号：1001-828X（2012）08-00-01
企业是经济实体，在生产经营活动中会产生经营、技术、财务等许多环节，每个环节在工作中都会产生大量的文件和单据，这些文件和单据支撑着企业的运转，是企业活动的真实的原始记录，这些原始记录就形成了企业档案。
企业档案是企业的无形资产，是企业不可再生的资源。企业档案工作作为企业管理的一部分，必须适应现代企业和新时期的发展需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度。企业档案工作和其它方面的工作不同，不是只局限某一领域的活动，也不仅仅是档案部门或档案工作人员的事情，而是需要企业所有部门中所有成员共同参与才能取得成效的一项事业。企业没有创新就没有活力和希望，档案工作也是如此，作为档案工作人员，我不断提升自己的业务水平，积极探索档案管理的各项功能，使档案能更好地为公司发展服务。
从事了几年的公司档案管理工作，笔者有了以下几点认识：
一、观念要创新，发挥档案在公司发展的效用
(一)要管好档案、用好档案，首先要熟悉档案。档案人员对各种科技档案、资料做到心中有数。要做好收集工作，档案人员必须熟悉和掌握收集工作的各种渠道和方法，处理好档案形成过程中各个环节、各个部门的关系，对档案形成的全过程进行动态监督与检查，同时要不断提高全员档案意识，实现全方位的有效管理，采取各项有力措施，做好企业档案材料的收集工作，档案的归档率、完整率、准确率、查全率、查准率才有可能达到高标准。
(二)要确立档案是资产的观念。在企业无论是科技、还是文书、声像、会计档案，都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的真实记录和客观评价。档案财富是一种非常重要的资产，它除了具有企业无形资产的属性外，还具有专有性、地域性等公共属性。
(三)要确立档案是企业独有的信息和知识观念。在当今瞬息万变的知识经济大潮中，企业各自的档案是独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的知识的技术，如各种设计资料、图纸数据等。拥有这方面的档案就是拥有企业的技术秘密和独有知识。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好，在市场竞争和信息流通的今天，很可能给企业造成无法挽回的损失。
(四)要确立档案具有实有效益的观念。档案资产是固定资产和一些无形资产的伴生物，它是在各种生产要素的配合下产生、共存并发展完善的，档案资产的实用效益要在档案利用中发挥出来。
二、体制要创新，档案工作要适应现代企业的高速度发展
现代企业制度的基本特征是产权清晰，权责明确，政企要分开，管理科学。企业的档案工作要适应现代企业制度，就必须对企业档案工作实行机构创新、机制创新和制度创新。
(一)所谓机构创新是指企业档案工作也要顺应企业的需要，扩大档案工作的外延，深化档案工作的内涵，把过去只是单一的管理档案的档案扩大为集档案、资料、情报、信息、统计等为一体的“企业档案信息中心”。
(二)机制创新是指企业的档案工作管理机制要随着企业管理机制的转换而创新。在公司领导的支持和档案员的不懈努力下，我公司的档案室正从单纯的档案资料管理机制转换，档案资源将能为公司的发展发挥更大效用。
(三)制度创新要求企业必须制定较为详尽的制度。我公司虽已出台相关的档案收集归档等制度，但制度落实不到位，仍有一些重要的档案分散在各部门，降低了利用率。因此创新公司的档案管理制度，就要明确规定档案工作的年度方针和目标，以及兼职档案员在档案工作中的义务和责任，职责明确，奖罚分明，从而调动全体专兼职档案人员的工作积极性，用制度来规范档案管理工作。
三、管理要创新，全面提升档案工作
(一)档案的广泛性主要体现在计算机在企业联网后，企业各部门对档案信息资源实现了共享。档案部门要发挥信息中心的作用，对信息的利用和保密等问题，通过ioxin的管理制度和管理方法来解决企业档案工作。我们公司自2000年起实行计算机企业内部联网，2006年开发公司网上办公系统，基本实现无纸化办公，档案信息资源更大限度地实现了共享，档案部门就要发挥信息中心的作用，对信息的利用和保密等问题，通过新的管理制度和管理方法来解决。
公司人事档案管理制度篇8
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。>>精彩专题推荐：公司管理制度大全
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理
1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的
四、
七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档
1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅
1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
4.档案借阅者必须做到：
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、档案的销毁
1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
公司人事档案管理制度篇9
关键词：排水企业；人事档案；档案保存
职工人事档案是职工基本情况及德、能、勤、绩、廉的综合记录，是组织人事部门科学合理选拔、使用人才的重要依据。职工人事档案是记录职工个人学习、工作、参加各项保险、工作变动等情况的原始资料，是证明个人工作年限、文化程度、学识水平、技术状况、功过奖惩和用人单位评判的重要依据。它关系到职工的切身利益，也是职工接续保险、享受各项福利待遇的重要依据。随着市场经济的建立和发展，用人形式的多元化，职工档案存在着一些不容忽视的问题。利用范围局限于人事部门导致档案长期不整理、不装订，材料不全、填写前后不一，影响档案完整率。因此，本人对职工人事档案归档完整率低这个问题开展研究和提出一些建议。
1人事档案管理中存在的问题现状
在《企业职工档案管理工作规定》颁布后，如何更好的利用职工人事档案为城市排水工作服务是一个全新的课题，目前，公司的职工人事档案管理方法，局限于“看摊式”的管理，重管理、轻服务、方法繁琐、利用面窄，已成为无人问津的死档。
1、档案内容陈旧贫泛，不能及时反映个人学历、职称等方面的变化和工作业绩。
2、利用面窄，利用查阅手续繁琐。特别是归档材料不完整，因为，企业职工档案的内容包括十大类（一）履历材料；（二）自传材料；（三）鉴定、考核、考察材料；（四）评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的成绩，审批等材料）；（五）政审材料；（六）参加中国共产党、共青团及派的材料；（七）奖励材料；（八）处分材料；（九）招用、劳动合同、调动聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；（十）其他可供组织参考的材料，当然职工人事档案的形成不是一天两天形成的，它是职工一生中全部历史的反映。如果这些材料收集不齐全，会影响职工档案的质量。本人通过调查，加强管理，健全完善各项制度，特别是通过去年的整理，按照公司制定的方针目标，重新规范，经过一年多的努力，提高了职工人事档案的质量和归档完整率。
3、一些职工调动单位比较多，用人单位与人事管理部门工作脱节，形成一些归档材料收集不完整，如：是党员的缺少入党材料，工作后取得学历无学籍材料、受表彰无奖励材料，特别是正常的工资材料，年度考核材料等均不能及时归入本人档案。本人对综合档案室保存的职工档案589卷，按入厂时间的年龄段进行调查、统计，然后抽取2005年至2009年入厂人员共152人进行归档完整率的调查，发现152人的档案归档很不完整。
2制定职工档案归档完整率目标
根据公司质量管理的方针目标，公司给本科室的目标要求职工档案归档完整率达100%为确定目标值。通过分析、研究、确定，把提高职工档案归档完整率达98%定为本年度公司考核目标。
3加强企业人事档案的对策
（一）针对目前职工档案管理方式落后，不够科学，采取如下措施：首先改进管理方法，实行计算机管理。将全司职工档案目录输入计算机，进行目录管理和查阅，实现管理规范化、信息化。要适应时代的发展和新时期人事工作的需要，更新观念，实行科学化管理。
1.同时为提高档案管理水平，采用计算机管理人事档案信息，逐步研究建立两个系统：检索系统和利用系统，运行职工档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触档案的前提下查阅档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于职工档案的保密和安全。
2.对全司职工每人发一份职工履历表，认真填写，然后交到公司人事科。
3.将存放在人事科几年的专业技术人员考核表交到档案室整理归到个人档案。
4.将检查出一些职工是党员的缺少入党材料补上，工作后取得学历无学籍材料的，受到表彰无奖励材料，特别是正常的工资材料，年度考核材料等均收集归入本人档案。
5.做到广泛收集材料，及时补充职称评定、职务升降、工作变动等方面的档案内容。收集工作质量的高低，在相当大的程度上影响着人事档案工作中其它各项工作的开展，有关部门应根据工作情况和材料情况定期向档案管理部门移交，使职工档案材料的收集工作做到制度化、正常化。
（二）针对归档的材料质量差，采取如下措施：
根据我们对职工档案的调查发现，职工在填写个人履历表时前后不一，特别是“三龄”的填写比较混乱，由于在不同的历史发展阶段，一些职工根据自己某种实际需要量填写“三龄”时作了不实际的填写，给我们工作带来不便，我们与劳动保障的人员一起核定最后以最早填写的时间为准，并印发确认表发到全司职工，以本人签字认可为准。
1.严把材料归档关，对一些归档材料不符合要求进行筛选，
履行严格的审查手续，特别是对涉及到有关的时间、学历等。由人事科逐一与档案进行核对，检查归档材料本身真实无误、完整、准确、体式合格，才能归档，否则不得归入档案。
2.与公司领导申请购买职工档案夹及盒，整理装订，使每个职工档案基本情况反映德、能、勤、绩、廉的综合记录。
3.公司的职工人事档案管理工作上了一个新台阶。而主要影响职工档案归档率低的1类履历表及9类工资，问题得到了有效的控制，不再是影响归档完整率的主要原因，为公司改革改制提供坚实的基础。
4.按照国家颁发的《企业职工档案管理工作规定》要求，公司制订修改职工人事档案管理一系列的规章制度，使公司职工人事档案做到有章可循，管理工作制度化、规范化。
5.提高了利用率，受到上级部门及公司各部门的好评。特别是受到市劳动局派员到公司核实职工的工龄，高度评价公司职工档案高标准、高质量，使市劳动局的工作人员在很短时间内准确无误核好工龄。
6.通过努力发现主要影响职工档案材料归档完整率低的履历材料、工资材料得到了补充，完整率从原来的66.76%上升到99.1%。
4制订以下巩固措施
为了使公司的人事档案完整、准确，制定了一系列巩固措施，并纳入公司标准化制度化管理。
1.提高领导及广大职工对职工人事档案管理重要性的认识。
2.提高档案管理人员的素质和质量意识，加强了工作责任心。
3.加强质量教育，牢固树立“质量第一”的思想。
5存在问题和努力方向
1.通过调查研究，职工人事档案材料归档完整率由原来的67.76%提高到99.1%，达到了预期的目标，，但随着市场经济的建立和发展，企业改制等与此相关的职工档案工作已经不能适应社会发展要求，因此，必须探索和研究社会主义市场经济条件下职工人事档案管理的新模式。
2.在今后的工作和学习中，我们将继续加强全面质量管理知识的学习，不断学习新知识，将学到的东西运用到管理工作中去。
3.坚持“质量第一”的宗旨，加强完善各种管理制度，提高档案的归档率和质量，在工作中一如既往的运用tQC的方法发现问题分析问题，解决问题。
参考文献
[1]李兵琴.浅议人事档案管理[J].《中小企业管理与科技》.2009（34）：18-20
[2]吴琪.浅析人事档案管理[J].《现代企业教育》.2008（06）：30-31
[3]王亚萍.传统人事档案管理现状及改革研究[J].《民风》.2008（9）.50-51
公司人事档案管理制度篇10
历经沧桑，重放异彩
福公司是1897年3月17日在英国伦敦成立的跨国股份公司，初成立时虽然资金不多，但入股者多是一些权位显赫的人士和资金雄厚的洋行，如伦敦的劳脱确特洋行、英皇女婿劳乐纳侯爵，还有意大利首相罗迭尼等人。福公司按照其在不同历史时期的地位、作用和机构的演变，先后历经了福公司独资经营、福中总公司分采合营和中福两公司联合经营阶段。煤炭工业档案馆所保存的这部分档案，主要是以福公司在华经营活动为主线，反映了福公司在这三个阶段开矿、筑路、经营、公司管理、财务等各个方面的情况，其中90%以上的档案都是英文档案。
这批档案在解放前夕被在唐山港截下后移交给燃料工业部。20世纪60年代，受中苏交恶和美国在中国东南沿海的攻势影响，在战备思想的指导下，为确保档案安全，中央各部委都在中西部地区建设后库，将重要档案全部迁到后库，以避免档案在突发事件中遭受破坏，造成不应有的损失。就是在这样的历史背景下，1965年，福公司档案被转移到山西汾西矿务局柳湾煤矿煤炭部第二档案馆。1970年，煤炭、石油、化工三部合并成立燃料化学工业部，原三部的后库档案全部集中在原化工部档案所在地658所保管，福公司档案也迁到此地。1975年1月，一方面由于1974年全国普遍开展“批林批孔”，全国煤炭欠产1700万吨，另一方面煤炭工业的发展速度落后于国民经济发展的步伐，在这样的形势下，煤炭工业部又从燃料化学工业部分出，重新成立，档案也随之分家。1978年1月8日，煤炭工业部781所作为档案战备后库正式在陕西商洛成立，福公司档案迁到781所。1982－1983年，781所的工作人员对这批档案启封，遵循原来的形成规律和保管单位进行了系统整理、修补，更换了卷皮、编排了页号，编制了案卷目录，上架管理并开放利用。由于在燃料工业部地下室存放期间曾经发生过水淹事故，启封后发现很多档案都已粘连，有些字迹经水泡后也变得模糊，经过工作人员清理，最后整理出2130卷。
福公司档案，所反映的不只是一个英资企业在中国创立、发展、衰亡的历史，它与那个时代的命运紧紧相连，对后人去了解那个时代、了解帝国主义侵华史和中国人民反侵略、反掠夺的斗争史具有重要的社会历史研究价值。福公司档案一经开放即受到业内关注，1985－1987年间，四川、焦作等六七家单位为编史修志，到陕西781所查阅了几乎全部档案，获得了大量有价值的原始材料。
1998年因781所管理体制变化，福公司档案运回北京，由煤炭工业档案馆负责保存。为了进一步开发这些档案以供研究之用，档案馆从2000年3月开始着手翻译福公司档案文件级目录，这项工作持续了3年，翻译了1769卷的档案条目，约占总量的80%左右。2008年，档案馆又对这部分档案进行了抢救性数字化扫描加工。中国矿业大学百年校庆时，追溯其前身为福公司开办的焦作路矿学堂，立意专立课题，对福公司档案进行全面翻译和研究。至此，这些几代人用心血保存下来的英文档案终将在史学研究中大放异彩。
管中窥豹，百年前外资企业的档案管理
据了解，由于历史原因，福公司档案分散保存在河南省档案馆、重庆市档案馆等多处，共5000多卷，煤炭工业档案馆所保存的只是其中一部分。但从这些档案中，依然能够强烈地感受到近一个世纪前英人对档案的认识和重视，其档案收集之全面、整理之系统无不令人叹服。
从目前已经翻译出来的条目看，其档案形成时间主要是1897－1940年间，跨越了福公司、福中总公司、中福公司联合办事处三个时期，内容涉及开矿筑路、规章制度、生产经营、煤炭运销、物资采购、组织机构人事、劳资纠纷、财务管理、外币结算、青苗赔偿、文档管理、事故处理、开办学校、医院、生活福利和私人事务等诸多方面，十分庞杂。从形式上看有文件、信函、收据、报表、剪报等。全部档案分类科学，按年代、问题、来源分类，同一事由、成套性的文件组成案卷，遵循文件的形成规律，较好地保持了文件的内在联系。档案以英文档案为主，文件、信函、财务报表、工作报告等均为机打英文，涉及开矿筑路方面的重要文件及合同有中文文本或中英文两种文本，如光绪二十年颁发的开办地矿凭单、光绪二十四年批复在河南开办矿山铁厂交通规则、光绪三十年河南巡抚部院发给福公司黄界矿地凭单、1914年8月中原公司胡汝麟、王敬芳向实业部办理开矿登记、中福办事处合资的合同、道清铁路行车合同等，这些保护福公司在华重要利益的档案，大多是以中文文本或中英文两种文字文本形式出现，落款时间两种历法并用，如光绪三十一年六月初一日和西历1905年7月3号并行签署在合同末尾。此外，还有一些来往函件也偶见中文。中文档案均为毛笔工整书写而成。
福公司非常注重收集当时社会政治形势的资料。20世纪上半叶，中国一直缺乏安定的政治环境和社会环境。军阀混战、经济危机、农民运动、工人运动、学生运动此起彼伏，日本从政治经济侵略到大规模侵华战争，政府多变，朝令夕改，政策出于应付时局而缺乏连贯性。社会政治形势变化直接关系着福公司在中国的兴衰存亡，福公司管理者密切关注时局。哲美森厂英方人员广泛收集关于社会时局的资料向福公司北京办公处及英国公司总部汇报，还建立了每周政治形势周报制度。1933年5月13日，因福公司人员带领矿警队到李封村强行抓捕矿工上班，遭到围攻，武装矿警竟然开枪射击，使靳古存、白转运两名矿工当场死亡，焦作人民又一次掀起反英怒潮，要求“驱逐英商、惩治汉奸、以彰国法、而护”，形势紧张一触即发。在此期间，福公司实行每日重大事件电告制度，及时向公司高层领导汇报形势，电文中甚至附有当时各报刊对福公司报道的剪报，以及反对福公司的标语口号，这些全都作为档案细细收集保管。
档案编研、鉴定销毁等管理内容，在福公司档案管理中亦早有体现。1920－1939年福公司与中国政府及其企业签订重大合同汇编，将中原公司和福公司签订合资经营煤矿业合同、民国政府与福公司签订的铁路支线建设合同、各种借款合同等以及商议的往来函件，全部汇编成册，首页为目录
表，分为序号、标题、页码，全部为英文，想必是供工作参考之用，与当代档案编研方法并无二致。
据档案所载，1931年，中福公司档案一部分运往上海，一部分销毁，所销毁档案多为图纸，并有销毁目录和运往上海的移送清单。福公司在华经营过程中，档案曾屡次运往汉口、重庆、上海等处，每次转运，档案中也都有详细记载和目录清单。由此可见，其档案管理还是严格有序的，建立了严密的档案鉴定销毁制度和移送制度。
荣辱兴衰，终随雨打风吹去
纵观福公司在中国的经营，经历了起步、快速发展、停滞、合营、兴盛、最终衰落，每一发展阶段和特点，都深深地刻上了社会时局的烙印。1898年，福公司在北京设立办公处，在中国官场支持下取得了山西、河南采矿权。1902年，在豫北下白作村(今焦作一带)购买民地20多亩开凿矿井，建立矿厂，以福公司驻华办事处总董事长哲美森名命名为哲美森厂。为便于煤炭运销，又修筑了道清铁路，总长154公里。1906年，福公司哲美森厂投产后煤炭产量为1500吨，1908年为24600吨，1909年为231731吨，1910年为357205吨，1911年已达到417190吨，机械采煤降低了煤炭生产成本，使得大批土窑的生存发展受到威胁。当地民族资本家和地主经营的土窑为了救亡图存，纷纷合并，于1911年先后组织起中州、豫泰、明德三个煤矿公司，力图与福公司分庭抗礼。福公司利用有道清铁路“行车总管”、“调度经理”之权，禁运中州等三公司煤炭。双方剑拔弩张，争端直至国务院。当时就任中华民国临时大总统的袁世凯为了讨好英帝国主义，授意仿照开滦办法，均沾利益。遂中州公司与豫泰、明德联合组成官商合办的中原煤矿股份有限公司，于1915年6月与英国福公司合并组成福中总公司，采取分采合销。福中总公司的成立意味着福公司进入与中方合资经营阶段，第一任董事长由福公司担任，英方占据了主导权。
福中总公司成立后，报请河南省政府颁布了《开采土窑专章》，强占了大批土窑，又由于采取分采合销，福中双方都得到了较大的发展。中原公司产额日增，从1916到1920年，中原公司销售收入连续五年都超过了福公司。1921年3月，福公司提出要与中原公司焦煤比例永久平均，并与中原公司重新订立了《福中公司售煤比例合同》。此后连续三年，福公司的销售收入均超过中原公司20万。到1924年福公司工人发展到11000多人，年产量达到670835吨，福公司在中国的发展达到了鼎盛时期。1925年“五卅运动”后，福公司工人在中国共产党的领导下，举行了历时8个月的反帝大罢工。随后，各路军阀混战中原，内乱不已，福公司在华的优越地位受到了严重打击。在档案中有大量军队向福公司和中原公司借用煤炭、汽车、枪支、炸药等物品的借据，以及对军队占用福公司财产一事、要求对福公司财产给予保护的交涉函件，还有英国驻华副领事致函福公司总经理堪锐克(J・p・Kenrick)要求在内地的所有英国人要立即撤到天津的指示等，福公司煤矿经营难以为继，几乎陷于停产状态。