人事档案办法篇1
一、我局干部人事档案工作由人事科负责，管理人员必须是政治可靠、作风正派、责任心强的中共正式党员。
二、干部人事档案管理部门的主要职责：
（一）保管干部人事档案，积累档案材料：
（二）收集、鉴别和整理干部人事档案材料：
（三）办理干部人事档案的查阅、借阅和转递：
（四）登记干部职务、工资变动情况：
（五）为有关部门提供干部情况：
（六）做好干部人事档案的安全、保密、保护工作：
（七）调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和业务指导：
（八）推广、应用干部人事档案现代化建设管理技术：
（九）办理其他有关事项。
三、干部人事档案的内容和分类
干部人事档案是出入境检验检疫系统人事部门按照相馆党的干部政策，在培养、选拨和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拨使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。
其内容和分类如下：
第一类履历材料
第二类自传材料
第三类鉴定、考核、考察材料
第四类学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、审批材料等）
第五类政治历史情况的审查材料：
第六类参加中国共产党、共青团及派的材料：
第七类奖励材料（包括表彰奖励活动中形成的有关材料）
第八类处分材料（包括纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料）
第九类录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及参加各种代表会的代表登记表等材料：
第十类其他可供组织上参考的材料。
四、干部档案管理范围应与干部管理范围相一致。其保管范围如下：
（一）干部（科级以下）档案正本，由本局保管，副处级以上干部建立档案副本。
（二）干部辞职、退职、自动离职、被辞退（解聘）后，未就业的，其档案仍由本局保管；另就业的，其档案转至有关的组织、人事部门保管，不具备保管条件的，装人事部门所属的人才流动服务中心保管。
（三）干部被开除公职后，未就业的，其档案由本局保管；另就业的，其档案转至有关的人事部门保管。凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。
（四）干部出国不归、失踪、逃亡以后，其档案由本局保管。
（五）干部死亡以后，按照《干部档案工作条例》规定保管：
（六）干部退（离）休以后，档案仍由本局保管。
五、干部档案的收集、临别及归档按规定执行。收集的材料必须经过认真鉴别。归档材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入干部档案。归档材料均按《干部档案整理工作细则》进行整理立卷，做到认真鉴别，分类准确，编排有序、编号、目录清楚，装订整齐。
六、干部档案应统一按国家档案案卷标准规格制作。档案材料按时间、内容、层次不同排序。编号归档材料统一保管，设专用库房，按《库房管理制度》做好管理工作。
七、干部档案的保管原则应是安全保密、便于查找，建立登记和统计制度，严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违反《档案法》、《保密法》的，要依法处理。
八、因工作需要查阅和借用干部档案，须遵守下列规定：
（一）查阅单位应填写《查阅干部人事档案审批表》，按照查阅干部人事档案的规定办理审批手续。不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部人事档案：
（二）人事科应根据规定，确定是否提供和提供什么材料：
（三）凡查阅干部人事档案，利用单位应派中～员到人事科查阅：
（四）档案一般不外借。对必须借出使用时，要说明理由，经过主管领导批准，要严格履行登记手续，限期借还，不得转借他人：
（五）任何个人不得查阅或借用本人及直系亲属的档案：
（六）查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者按有关规定给予处分以致追究刑事责任。
（七）借用、查阅档案的单位和个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须经主管领导审批，获准后才能复制（拍摄）。复制的材料必须加盖公章，否则无效。
九、干部调动或职务变动后应及时将档案转给新的单位。转递档案应遵守下列规定：
（一）干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带；
（二）转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出：
人事档案办法篇2
【关键词】医院人事档案管理问题解决办法
现代社会已经进入了信息技术时代，为了更加稳定的开展医院管理工作，帮助医院工作人员更好的成长、发展，非常有必要深入探讨分析当前医院人事档案管理工作中存在的主要问题。
1医院人事档案管理工作中存在的主要问题
1.1医院人事档案管理观念淡薄
现代医院的业务经营模式以及人事制度正在进行深入改革，很多医院都仅仅是关注如何提高自身的医疗卫生水平以及公共服务水平，并没有足够重视人事档案管理工作，人事档案管理观念淡薄。其次，很多医院工作人员并不清楚自己的档案到底保存在什么地方，也不清楚人事档案对于自己日后的工作调动以及职称晋升等有没有影响，这些观念意识不管是对于医院改革，还是医院工作人员的长远发展都非常不利。
1.2医院人事档案材料内容缺乏全面性、真实性、规范性
目前很多医院人事档案的书写格式存在很多不规范之处，而且手续也并不是很完整。档案最重要的一点是要求全面、真实，但是很多人事档案的内容前后不一致，有的人谎报自己的工作年限，随意填写自己的年龄，而且奖罚信息也没有描述清晰。这些现象会导致医院考核医务人员的过程中感到非常困难，这对于医务人员的个人职位晋升以及教育学习等情况都非常不利。
1.3缺乏规范的人事档案管理制度
医院人事档案管理工作比较复杂、繁琐，需要很长的时间，因此必须制定严格、规范的人事档案管理制度。但是目前很多医院并没有制定严格、规范的人事档案管理制度，导致医院人事档案管理工作相对混乱。尤其是近年来我国医疗卫生事业正在进行深化改革，各医院的人员流动性较大，然而医院人事档案管理制度中仍然存在诸多不规范问题。比如，大家对于人事档案都是可有可无、用时再说的态度，甚至很多人都认为不用档案，医务人员也并不关心是不是及时更新了自己的档案内容，也不担心会不会丢失，总之医务人员的参与积极性和主动性低下，这也是导致医院人事档案管理工作成效低下的主要原因。
1.4人事档案管理方式相对落后
很多医院并没有充分意识到人事档案管理工作的重要性和必要性，在人事档案管理工作方面的投入比较少，不管是人事档案管理方式、管理手段都和社会发展步伐远远滞后。21世纪是科学信息技术迅猛发展的新时代，很多行业都已经开始引入计算机网络技术，但是很多医院人事档案管理工作仍然采用过去传统的人工记录、人工分类以及保管方式，工作效率低下，而且不利于档案分类、检索和查找，大大增加了人事档案管理工作难度，这样必然也会增加医院管理成本。其次，也常常会发生档案泄密、破损、丢失等情况。
2医院人事档案管理问题的解决办法
2.1提高对医院人事档案管理的重视度
医院人事档案管理工作不仅仅直接关系到医院改革，同时也密切关系到医务工作者的自身利益，因此不管是医院领导者，还是医院医务人员都应该高度重视人事档案管理工作。同时，应该加大对人事档案管理工作的宣传力度，使档案管理人员能够正确认识人事档案管理工作，并且增强医院医务人员的档案意识。这样，医务人员才会尽自己最大的努力支持医院人事档案管理工作，确保医院人事档案管理工作的顺利开展。
2.2不断加强人事档案管理人员的综合素质
医院应该安排专门的技术人员负责人事档案管理工作，并且不断加强人事档案管理人员的业务能力培训，不断提高他们的业务素质以及专业水平。医院人事档案管理人员平时应该多学习、了解档案管理的一些新方法、新技术，熟练掌握档案管理相关的一些计算机信息数据操作方法，不断提高自身的操作技能。其次，医院应该建设一支高素质的人事档案管理人员队伍，通过竞争上岗、择优选拔等多种方式提拔真正优秀的人事档案管理人员。其次，医院可以定期组织一些座谈研讨会，这样有利于拓宽人事档案管理人员的眼界，激发他们的创新意识。另外，医院应该进一步完善人事档案管理人员的福利待遇以及职位晋升机制，这样可以更好的激励他们，深入挖掘他们的内在潜能。
2.3制定完善、系统的人事档案管理制度
严格、规范的医院人事档案管理制度是确保医院人事档案管理工作正常、有序开展的重要保障，医院人事组织部门应该根据医院人事档案管理工作的实际情况制定科学、完善的人事档案收集、归档、整理、保管、鉴别核对、查阅以及转递等管理制度，而且应该制定相应的奖罚制度，使医院人事档案管理工作能够“有章可循、有据可依”，提高人事档案管理工作的制度化、规范化、有序化、科学化，禁止任何人私自保管本人或者他人档案。在调档、查阅档案的过程中，一定要严格、认真核实相关人员的身份，并且办理好各项手续。其次，档案管理人员应该制定严格的责任制，将人事档案管理责任明确落实到每一个人身上，并且自觉规范、约束自己的行为。
2.4优化医院人事档案管理方式以及管理方法
医院人事档案管理工作也应该紧跟时代的发展步伐，积极引入现代化先进的信息技术，不能永远停留在以往传统的旧方法上，实现人事档案的信息化管理，提高人事档案管理的体系化、信息化、数据化、网络化和系统化，这样更有利于提高人事档案管理工作效率。其次，应该做好人事档案管理的安全保密工作，在引入信息系统的同时，加设防盗系统，这样可以为医院统计工作、科研活动提供更多的服务。
3结语
总之，现代医院应该高度重视人事档案管理工作，制定科学、严格、规范的人事档案管理制度，不断增强人事档案管理人员的自身素质，进一步优化人事档案管理手段和管理方法，全面提高人事档案管理水平，更好的服务于医院。
人事档案办法篇3
（青岛市市北区档案局，山东青岛266033）
近年来，关注民生、保障民生、改善民生，促进社会和谐发展的大事被提上了议事日程，公民为保障个人权益，前来档案馆查询与生活密切相关的档案信息的人次日益增多，查询内容多以婚姻档案、知青档案、招工档案等门类的民生档案为主。作为区级综合档案馆尤以婚姻档案的查询利用率是最高的。
婚姻档案与普通的文书档案有所不同，它不是一个完全开放的档案，虽然没有标明密级，但却对除当事人以外的一般利用者保密。民政部和国家档案局2006年1月20日联合《婚姻登记档案管理办法》（民政部和国家档案局第32号令），对婚姻档案的查阅利用做了明确规定。但由于各地、各档案保管单位对《婚姻登记档案管理办法》（以下简称《办法》）的理解不一致，利用这些档案目的也从原来的补证、离婚扩展到二胎生育、领取独生子女奖励费、申请贷款、买房卖房、户口申报、确定财产性质等。新变化带来新挑战，产生新矛盾。婚姻档案利用中我们遇到了一些前所未有的问题，本文结合工作实际就婚姻档案利用的主要问题和对策进行探讨。
1 查阅主体与婚姻当事人不一致问题
在近年来的接待工作中我们发现：婚姻当事人因故不能亲自前往查阅自己的婚姻档案，授权委托他人代为办理。其中，律师持没有经公证机关公证的“当事人授权委托书”前来档案馆要求查阅利用当事人婚姻档案的情况屡见不鲜。他们认为：只要是律师，持有律师证，有当事人的委托，就可以查阅利用当事人的婚姻档案。这种情况，《婚姻登记档案管理办法》没有对律师查阅当事人的婚姻档案作明确规定，也没有特别授权。在《办法》第十五条（三）项明确规定：“婚姻当事人持有合法身份证件，可以查阅本人的婚姻登记档案；婚姻当事人因故不能亲自前往查阅的，可以办理授权委托书，委托他人代为办理，委托书应当经公证机关公证。”所以我们遇到这种情况的时候，采取的方式是：不提供档案查阅利用服务。因为按照《办法》第十五条（四）项明确规定：律师只有持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件可以查阅与诉讼有关的婚姻登记档案。
2 婚姻当事人作为原、被告，通过法院起诉离婚，委托律师查阅婚姻证明
《办法》第十五条（四）项明确规定：“人民法院、人民检察院、公安和纪检部门为确认当事人的婚姻关系，持单位介绍信可以查阅婚姻登记档案；律师及其他诉讼人在诉讼过程中，持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件可以查阅与诉讼有关的婚姻登记档案。”在实际工作中我们遇到的情况是：大多数律师手中的书面委托都没有经公证机关公证，而且因为没有立案，也就没有“受理案件的法院出具的证明材料”，并没有发生在“诉讼过程中”，因此为了保护婚姻档案当事人的合法权益，律师仅持起诉书和律师证要求查阅原、被告婚姻关系，我们采取的方式是：不提供档案查阅利用服务。
3 当事人因某种利益关系不同意查阅婚姻档案
在实际利用工作中，还有一种情况。即有的当事人双方均已死亡；有的一方当事人死亡，而另一方当事人因某种利益关系不同意查阅婚姻档案。遇到这种情况，查询人是无法提供委托书的，如拒绝查阅，往往会引发矛盾；如果让其查询，稍有不慎，就会泄露他人隐私，造成侵权的后果，给我们的工作带来被动。对于上述情况，我们针对不同情况，根据查阅利用的理由、查询人与当事人的关系酌情办理。对双方当事人均已死亡，如其父母、子女等为了合法继承遗产；或一方当事人死亡，另一方当事人又不同意查询婚姻档案，这时只要死亡当事人的亲属或监护人持有当地派出所出具的关系证明前来查询的，我们都是提供查询利用服务的。
4 婚姻当事人要求提供在某段时间范围内的婚姻状况
某段时间范围内的婚姻状况包含多种情况。有法定婚龄期间的、丧偶期间的、离婚期间的、离婚又再婚期间的。这些情况在现在的利用工作中非常普遍。如：办理继承、二胎生育、领取独生子女奖励费、申请保障房、公共性租赁住房等都要求上述情况中的当事人提供婚姻状况证明。我们在办理的过程中通常采用以下两种方法：一是属于档案馆馆藏范围的，在经过审核当事人的相关证明材料之后，我们通常会出具证明。二是婚姻档案还在民政部门管理的，则由民政部门根据实际情况给当事人出具婚姻状况证明。
5 对法律工作者的身份判定
《办法》颁布之后，我们通过学习明白了：法律服务所是社会中介组织，是法律服务工作者的执业机构，法律服务工作者是为社会提供法律服务的执业人员。有的法律服务工作者仅持法律服务所开具的介绍信便要求查阅某人的婚姻档案，更有甚者，有的法律工作者随手拿出空白介绍信现场填写，要求查阅婚姻档案。去年就有一位法律工作者前来档案馆查询利用婚姻档案，被工作人员拒绝后情绪激动的说“我凭单位介绍信，你为什么不给我查？”我们向他出示了《婚姻登记档案管理办法》中婚姻登记档案的利用规定，并指出法律服务所是中介机构，如需查询婚姻档案，需持当事人的委托书，且须经过公证处公证。看到有文件的具体规定，这位律师才不再继续用法律的说辞来为难工作人员。其实法律服务所更多的时候是经当事人委托来查询婚姻档案的，他们的行为其实是个人行为，并不是单位行为，因此我们认为类似这种情况应当适用个人查询婚姻档案的规定。
6 几点建议
《办法》颁布以来，由于大家对《办法》理解不一样，部分婚姻档案保管单位对以上五种情况，为利用者提供了档案查阅利用，并出具了相关证明。遇到不给他们提供档案查阅利用的，许多人都不理解，说：“同样的手续，我到××地方就可以查阅婚姻档案，为什么到你们这里就不行了？”这使我们也很困惑：一是查阅了，违反《办法》规定，出了问题要承担责任；二是不查阅，部分律师或者个别当事人就和我们理论而产生矛盾。有的当事人则采取无理取闹的方式，大吵大闹，导致我们的工作无法正常进行。为此，我们往往要花费大量的时间来做更多耐心、细致的解释，从而影响其他利用者的正常查阅利用。
为了切实维护好、保护好婚姻档案当事人的合法权益，维护社会稳定，建议市民政局、市档案局对贯彻落实《办法》进行认真研究，拟定一个操作性较强的实施办法，在全市范围内统一婚姻档案查阅利用的标准和口径，明确部门权力义务，使档案工作更好地为群众服务。
1）对《办法》第十五条（三）、（四）项的规定，要求各地、各婚姻档案保管单位统一标准，严格执行。对持有委托人身份证原件，但委托书没有经公证机关公证的情况，明确界定是否为查阅利用婚姻档案的合法手续。
2）进一步细化《办法》第十五条（五）项的规定。一是明确哪些属于婚姻档案的“合理利用目的”，其他组织、单位和个人可以查阅利用。二是建议明确适用情况。对婚姻当事人行动不便（或双方已故）的情况，经基层组织证明，并持有当事人的户口薄或身份证，明确须经领导审核同意，为其查阅利用婚姻档案，出具相关证明。
人事档案办法篇4
关键词:职工档案违法行为法理
面对档案违法行为的隐蔽性、违法后果显露的滞后性以及发现违法行为难度较大的实际困难，北京市档案局(以下简称市档案局)近年来把发现和查处档案违法行为作为当前档案行政执法的重点来抓，先后对四起档案违法行为实施了行政处罚。
为了促进档案行政执法工作的发展，现将近期市档案局行政执法人员在查处丢失职工档案违法行为中遇到的问题及自己的思考介绍如下，同大家研讨交流。
一、案件查处情况
2008年12月1日，市档案局接到群众举报，反映本市某企业存在故意藏匿、销毁职工档案的违法行为。市档案局执法人员经过深入细致的调查取证，查明举报人原系本市某企业职工，1995年12月8日，该企业将举报人予以除名并将其职工档案从本单位转出。由于举报人的职工档案至今下落不明，该企业又不能提供确凿证据证明本单位已将举报人的职工档案转往其户口所在地的街道劳动部门，客观上造成职工档案丢失的危害后果。
我们认为此行为违反了《企业职工档案管理工作规定》第十八条“企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在1个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门”和该规定第十九条“接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期1个月转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失”以及《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》(以下简称《北京市实施〈档案法〉办法》)第三十四条“有下列行为之一的，由市或者区、县档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分;构成犯罪的，依法追究刑事责任:(一)损毁、丢失属于国家所有的档案的”等规定，属于丢失档案的违法行为。
根据《企业职工档案管理工作规定》第十五条“对违反《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)、《中华人民共和国保守国家秘密法》的，要依法处理”以及《北京市实施〈档案法〉办法》第三十五条“有本办法第三十四条第(一)项、第(二)项、第(三)项行为的，由市或者区、县档案行政管理部门给予警告，根据有关档案的价值和数量，对责任单位可以并处1万元以上10万元以下罚款，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员可以并处500元以上5000元以下罚款;造成档案损失的，由市或者区、县档案行政管理部门、有关主管部门根据损失档案的价值，责令赔偿损失”的规定，市档案局于2009年3月6日对本市某企业给予警告的行政处罚。根据《中华人民共和国行政处罚法》(以下简称《行政处罚法》)第二十三条“行政机关实施行政处罚时，应当责令当事人改正或者限期改正违法行为”的规定，市档案局责令该企业认真整改，切实保障职工档案的安全。
2009年3月11日，市档案局收到被处罚企业报送的整改报告。该企业表示服从市档案局的行政处罚决定，在今后的工作中要吸取教训，采取有效措施加强对职工档案的管理，杜绝再次发生类似违法行为。
二、相关法理问题的思考
在查处丢失职工档案违法行为过程中，有以下四个法理问题需要认真梳理、形成共识:
(一)对职工档案国家所有权的辨析
根据《北京市实施〈档案法〉办法》第三十四条和第三十五条的规定，只有发生“丢失属于国家所有的档案”的违法行为，档案行政管理部门才能依法予以行政处罚。显而易见，职工档案是否属于国有档案，是档案行政管理部门能否查处职工档案管理中发生的档案违法行为的首要问题。
人事档案是组织、人事管理部门或其他有关部门在人事管理活动中形成的，关于个人经历和德才表现，并以个人为单位集中保存起来以备查考的人事材料。可划分为学生档案、工人档案、干部档案、军人档案四个部分①。《企业职工档案管理工作规定》第二条“企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。”2006年国家档案局在就人事档案丢失诉讼对最高人民法院的答复中指出“人事档案是国家档案的重要组成部分，其权属归国家所有。任何单位和个人对人事档案均无随意处置的权利。单位对人事档案负有保管义务”②。由此可见，从档案所有权的角度来看，作为人事档案重要组成部分的职工档案，属于国有档案的范畴。丢失职工档案属于“丢失属于国家所有的档案”的违法行为，档案行政管理部门应当依法予以查处。
由于人事档案事关公民个人的切身利益，公民向档案行政管理部门举报、要求查处人事档案管理中的违法行为的愿望尤为强烈。在当前档案行政管理部门依法履行行政处罚职责缺乏案件线索的情况下，应当对公民举报的涉及人事档案的违法行为予以高度关注，从中发现有价值的案件线索。
(二)对丢失档案违法行为发生时间的确定
根据《行政处罚法》第二十九条“违法行为在二年内未被发现的，不再给予行政处罚。法律另有规定的除外。前款规定的期限，从违法行为发生之日起计算;违法行为有连续或者继续状态的，从行为终了之日起计算”的规定，确定丢失职工档案的时间是否距发现之日起不超过两年，是能否给予行政处罚的关键因素。
本市某企业1995年把举报人除名后，认为本单位已根据有关规定将其职工档案提请其户口所在地的某区劳动行政部门审核后转交某街道劳动部门保存，而某区劳动行政部门及某街道劳动部门均否认曾经接收和保存过举报人的职工档案，举报人据此认为本市某企业并未将其职工档案转出。也就是说，1995年本市某企业转交举报人的职工档案以来，有关当事各方均认为该档案有着确切的下落，不存在丢失档案的情况。只有在2008年市档案局接到举报、进行调查取证后，才彻底查清了举报人的职工档案下落不明，最终确定了该档案已经丢失的事实。鉴于本市某企业只能提供证据证明已转出举报人的职工档案而不能提供证据证明已将档案转交其户口所在地的某街道劳动部门保存，举报人的职工档案下落不明显然与本市某企业履行转交职工档案的法定责任不到位有着直接的因果关系，市档案局据此认定该企业应当对丢失职工档案的违法行为承担必要的法律责任。
需要说明的是，举报人的职工档案从本市某企业转出后下落不明，只是表明该档案脱离了有关单位的有效管理。由于存在将来重新发现该档案下落的可能性，因此档案下落不明并不一定意味着其已经丢失。由于下落不明的档案一旦被认定为丢失就构成了档案违法行为，对此负有直接责任的人员必须承担相应的法律责任，借鉴《中华人民共和国民事诉讼法》为人民法院针对下落不明满一定期限的公民设定判决宣告死亡的特别程序，公民在被法院判决宣告死亡后，其原有的婚姻关系随之消灭，继承由此开始的规定③，对于下落不明的档案能否确认其已经丢失，我们认为应当由档案行政管理部门经由调查核实的特定程序来予以最终确认。借鉴1988年《最高人民法院关于贯彻执行〈中华人民共和国民法通则〉若干问题的意见(试行)》“被宣告死亡的人，判决宣告之日为其死亡的日期”的规定，我们认为丢失档案违法行为发生时间应当推定以档案行政管理部门经过调查取证，最终确认本市某企业存在丢失职工档案违法行为之时起算。
(三)查处档案违法行为的法律适用
由于《档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》(以下简称《档案法实施办法》)和《北京市实施〈档案法〉办法》对行政处罚都作了相应的具体规定，根据《中华人民共和国立法法》第六十三条第一款“省、自治区、直辖市的人民代表大会及其常务委员会根据本行政区域的具体情况和实际需要，在不同宪法、法律、行政法规相抵触的前提下，可以制定地方性法规”的规定，在查处档案违法行为时，究竟是适用作为上位法的《档案法》和《档案法实施办法》，还是作为下位法的《北京市实施〈档案法〉办法》，要看这三部法律、行政法规和地方性法规之间是否存在相互抵触的情况。
档案行政管理部门的行政处罚权是1996年7月全国人大常委会通过修改《档案法》赋予的。由于这是在1996年3月全国人大制定《行政处罚法》对行政机关的行政处罚权予以严格限制的情况下，国家把行政处罚权赋予一个以前没有此项权力的行政管理部门的第一部法律，因此《档案法》对档案行政管理部门实施行政处罚权的范围予以了严格的限制。根据《档案法》第二十四条第二款的规定，只有“在利用档案馆的档案中”这一有限范围内发生“损毁、丢失属于国家所有的档案的;擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的;涂改、伪造档案的”三种档案违法行为，档案行政管理部门才能对违法者给予行政处罚。由于在现实工作中，档案违法行为大多发生在利用档案馆的档案这一特定领域之外，为了有效制裁档案违法行为，切实保障档案安全，《北京市实施〈档案法〉办法》第三十五条突破了《档案法》第二十四条第二款的限制，授权档案行政管理部门对发生在“利用档案馆的档案”之外的上述三种档案违法行为给予行政处罚。
对《档案法》、《档案法实施办法》和《北京市实施〈档案法〉办法》关于行政处罚的规定进行比较，《北京市实施〈档案法〉办法》授权档案行政管理部门对“损毁、丢失属于国家所有的档案的;擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的;涂改、伪造档案的;擅自出卖或者转让国家所有的档案及集体所有、个人所有的以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案的;倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的”五种档案违法行为给予行政处罚，运用“警告、罚款、没收违法所得”三种行政处罚种类，罚款幅度为“对责任单位可以并处1万元以上10万元以下罚款，对直接负责的主管人员或者其他责任人员可以并处500元以上5000元以下罚款”的规定，这与其上位法《档案法》和《档案法实施办法》)的规定是完全一致的，符合《行政处罚法》第十一条第二款“法律、行政法规对违法行为已经作出行政处罚规定，地方性法规需要作出具体规定的，必须在法律、行政法规规定的给予行政处罚的行为、种类和幅度的范围内规定”的要求。
有鉴于此，《北京市实施〈档案法〉办法》在给予行政处罚的行为、种类和幅度三个方面严格遵照其上位法《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定，这三部法律、行政法规和地方性法规在行政处罚的规定方面并没有相互抵触之处。对于本市某企业丢失档案的违法行为，档案行政管理部门完全可以根据《北京市实施〈档案法〉办法》的规定给予行政处罚。
(四)对行使档案行政处罚自由裁量权的考量
档案行政处罚自由裁量权，是指档案行政管理部门在法定档案行政处罚权限范围内，对档案违法行为是否给予行政处罚、给予何种行政处罚和给予何种幅度行政处罚的自主决定权。根据《档案法实施办法》第二十八条和《北京市实施〈档案法〉办法》第三十五条的规定，对于丢失档案违法行为的责任者，由档案行政管理部门给予警告，并可对单位处1万元以上10万元以下罚款，对个人处500元以上5000元以下罚款。造成档案损失的，还可责令赔偿损失。
为了进一步做好规范行政处罚自由裁量权工作，根据2007年北京市人民政府制定的《北京市关于规范行政处罚自由裁量权的若干规定》④第六条“规范行政处罚自由裁量权应当遵守下列规定:(一)法律、法规、规章规定可以选择行政处罚种类的，行政执法部门应当明确适用不同种类行政处罚的具体条件;(二)法律、法规、规章规定可以选择行政处罚幅度的，行政执法部门应当根据涉案标的、过错、违法手段、社会危害等情节划分明确、具体的等级”的规定，按照《档案法实施办法》和《北京市实施〈档案法〉办法》关于罚款数额“根据有关档案的价值和数量”予以确定的要求，2008年市档案局制定的《北京市档案行政处罚自由裁量权规范应用标准》⑤以“涉案标的”作为规范档案行政处罚自由裁量权的基本标准，把涉案标的价值以“保管期限”为标准具体细分为“永久”和“定期”两个档次，把涉案标的数量以纸质档案为标准(其他载体档案参照执行)在“永久”和“定期”两个档次内再进行具体的划分。
根据《行政处罚法》第五条“实施行政处罚，纠正违法行为，应当坚持处罚与教育相结合，教育公民、法人或者其他组织自觉守法”的规定，在“警告、罚款、没收违法所得”三种档案行政处罚种类中，《北京市档案行政处罚自由裁量权规范应用标准》高度重视档案行政处罚的教育功能，倡导档案行政管理部门对大多数轻微档案违法行为适用“警告”的行政处罚。考虑到普通的职工档案其价值和数量都较为有限的实际情况，根据《北京市档案行政处罚自由裁量权规范应用标准》关于“损毁、丢失属于国家所有的档案的”违法行为，涉案标的为1页-50页以下的永久保管档案、1页-250页以下的定期保管档案，行政处罚种类适用“警告”的规定，市档案局决定对丢失举报人职工档案的企业给予警告的行政处罚。
根据《行政处罚法》第七条“公民、法人或者其他组织因违法受到行政处罚，其违法行为对他人造成损害的，应当依法承担民事责任”以及《中华人民共和国民法通则》第一百三十四条“承担民事责任的方式主要有:(七)赔偿损失”的规定，考虑到2008年人民法院经过审理已经认定该企业对丢失职工档案负有过错、判决其赔偿举报人人民币六万元的情况，市档案局决定不再对该企业造成档案损失的过错作出责令赔偿损失的处理。
以上是我们对参与查处丢失职工档案违法行为的情况介绍及其法理分析。徒法不足以自行，查处档案违法行为是提高社会档案意识和档案法制观念最有效的途径和手段。我们相信，在广大档案行政执法人员的辛勤努力下，随着档案行政执法尤其是档案行政处罚工作的深入开展，必将为档案事业营造出一个良好的发展环境。
注释:
①王英玮.专门档案管理.中国人民大学出版社，2004:p84.
②《国家档案局办公室关于人事档案丢失诉讼有关问题的答复》(档办〔2006〕54号)
③柴发邦.民事诉讼法学.北京大学出版社，1992:p285.
人事档案办法篇5
关键词：公证文书档案；管理工作；问题分析；解决措施
中图分类号：G271文献标识码：a
随着信息化建设水平的不断提高,无纸化办公时代已经到来。如何加强公证电子文件的归档管理,是实现办公自动化过程中亟需解决的一个问题。公证处要根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保密法》等法律以及司法行政部门颁发的有关法规和规定，结合本处的实际情况，建立、健全文书档案管理工作的各项规章制度。
1公证文书立卷归档案工作中存在的问题
早在1988年司法部、国家档案局就制发了《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》两个专门性文件，为公证档案的收集、整理、立卷、归档起到了规范作用。这表明公证文书的立卷归档工作是有章可循、有法可依的。然而，我们在检查、指导公证文书立卷归档时却发现，由于公证员和兼职档案员对两个《办法》学习不够，加上对档案专业知识涉猎较少，所以在公证文书立卷归档中就容易出现以下几个方面的问题：
1.1文书材料收集不齐全
根据《公证文书立卷归档办法》规定，公证机关受理申请后，公证事项的承办人应着手开始收集有关各种证明材料，记录整理谈话笔录、调查材料，制作公证文书等，并着手立卷的准备工作。公证事项办理结束或终止后，由承办人检查该公证事项的全部文书材料，进行立卷归档工作。立卷时要补齐遗漏的证明材料，去掉不必要立卷归档的材料。但在实际工作中，因公证人员没有养成良好的及时归档习惯，多数公证案卷都是在兼职档案员再三催促下立卷归档的，往往是有则归档，无则遗漏不归。存在着主要文书材料能够归档(如：公证文书、公证申请表、当事人的谈话笔录、公证事项报批表等)，证明材料则难以齐全(如：当事人应提供的有关证明性材料，公证处审查、调查所取得的证明材料等)的问题。造成案卷内档案材料不能齐全完整，致使已形成的案卷与规范要求尚有差距。
1.2公证档案立卷不规范
《公证文书立卷归档办法》规定，公证档案按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷，同一当事人为同一目的而办的数项公证，可合并为一卷。实际组卷中，存在着同一当事人为不同目的而办的数项公证合为一卷；不同当事人为同一事由而办的数项公证合为一卷。同时，还存在着卷内文件排列顺序不一致，应归档的材料没有归档，卷内目录填写、起止页号编码不规范，归档材料用笔、用纸不规范等问题。
1.3档案分类定位不准确
根据《公证文书立卷归档办法》规定，公证档案的分类原则是：凡涉及公民个人的人身关系、财产关系的公证事项，包括保管遗嘱和其他文件事项，均列为民事类；凡涉及经济活动的公证事项，无论当事人是法人或自然人，均列为经济类；凡当事人或文书使用地有涉外因素的公证事项，均列为涉外民事或涉外经济类；其他则列为国内民事类或国内经济类。但我们在检查中发现，涉及公民个人的人身关系、财产关系，如遗嘱公证、遗产公证等案卷，往往出现既被分为国内民事类，又被分为国内经济类的现象。
1.4档案的期限划分不准
根据《关于机关档案保管期限的规定》，公证档案的保管期限划分为永久、长期、短期三种。永久保管的公证档案，一般是变更人身权利、义务关系方面或涉及不动产所有权转移方面的，需要长远利用、查考的公证事项。长期保管的公证档案，一般是涉及不动产事务方面或合同履行超过十五年等公证事项的档案。在较短的时间内查考、利用，作为证据保存而无保存价值的，以及合同履行期限在十五年以下的公证事项的档案，均列为短期档案保管。但我们检查时发现：同一事由同一承办人员划定出不同的期限；同一事由不同的承办人划定出两种以上的期限；长期划为永久或短期划为长期的现象较为常见。
另外，还存在着总登记簿(册)登记不及时，造成公证发文号编制随意性较大，出现了重号(一号多证)、漏号等现象。而且，公证发文号没有确立固定的编制方法，造成公证文号年度与年度编制不一致，无延续性。
存在以上问题主要原因：一是少数公证人员对两个《办法》学习理解不深、不透，业务水平尚不能满足工作需求；主要承办人对公证文书立卷归档监督、检查的力度不够。二是公证及档案部门组织开展公证档案业务知识学习、培训较少，对公证文书立卷归档工作检查、指导力度不够。三是公证及档案部门对公证档案出现新情况、新问题研究不够，没有根据公证业务的拓展和变化，及时调整、修订分类方案等。
2公证文书档案工作中存在问题的解决方案
2.1抓学习培训
学习、培训是提高公证人员档案业务技能最基本的方法。公证文书制作以及公证档案的形成是由具体公证员操作完成的，公证档案的质量与公证员的档案业务知识密不可分。因此，加强对公证人员档案业务知识的学习、培训就显得十分重要。公证部门要根据本单位工作特点，每年至少组织安排1次档案业务知识培训。公证人员也要自觉学习档案业务知识，以增强理论功底。特别对新上岗的公证人员，要及时安排档案业务培训，即使没有时间安排，也要发放公证档案业务规范，讲清重要性，促使其自学。只有加强对公证员档案业务知识的学习培训，才能从根本上保证公证档案质量。
2.2抓检查监督
认真组织案卷质量检查，是确保每一份公证档案规范、齐全、完整的有效措施。《公证文书立卷归档办法》规定，公证文书的立卷归档由承办人负责，归档前由公证事项的主要承办人负责立卷质量的检查。公证承办人员从公证事项办理结束起就应检查、整理文件材料，补齐遗漏的证明材料，去掉不必归档的材料。主办公证员必须履行职责，认真监督检查，确保案卷质量。部门档案员平时要加强立卷指导。档案在移交进库时，部门档案员必须对每一份档案进行认真仔细地检查，对质量不合格的案卷，予以退还重新整理。
2.3抓考核奖惩
公证部门要建立严格的奖勤罚懒机制，实行考核与奖惩挂钩。要将档案工作纳入公证人员的岗位责任制，年终一并考核。公证档案不同于党政机关一般的文件档案，它不仅具有资料性这一档案普遍具有的特点，同时还具有诉讼上的证据作用，可作为证据在诉讼中被法院直接采用，所以对公证档案的借调与查阅应履行严格的审批和登记手续，并限定借阅期限。本处的公证员或同级、上级司法行政机关的公证管理部门因工作需要，借阅公证档案的，应履行借阅登记手续。人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要借阅公证档案的，应出具正式查卷函件，经公证处主任批准后办理查阅手续。律师因诉讼的需要，向公证机关提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明以及当事人同意律师查阅本人的公证档案证明，经公证处主任批准后，可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证处所记录的当事人谈话笔录。其他单位或个人一般不得借调和查阅公证档案。凡借出的档案，要及时催还。归还时如发现案卷被拆、文件短缺、增删、污损，应立即追查。
2.4抓整体协作
公证和档案部门要对公证档案给予重视，齐心协力抓好档案工作。公证部门要经常与档案部门保持业务联系，取得档案部门的支持；档案部门也要为公证部门主动提供服务，并根据公证业务变化情况，及时帮助调整、修订分类方案，适时对公证人员进行档案业务培训；要做好立卷归档跟踪指导工作，从源头严把案卷质量关。
结束语
总之，公证机关的公证文书是国家重要的专业文书之一，它所形成的档案是公证机关进行公证活动和当事人从事民事活动的真实记录，是国家档案的组成部分，具有重要的考查、利用价值。因此公证和档案部门要加强公证人员的档案意识教育，提高公证人员档案观念，使公证档案工作再上新台阶。
参考文献
人事档案办法篇6
关键词：高等学校 档案工作 规范化 制度化 程序化 标准化
一、高校档案工作的地位及要求
高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划[1]。从1987年4月23日原国家教委、国家档案局的《关于加强高等学校档案工作的几点意见》（〔87〕教办字016号）[2]、1989年10月10日国家教育委员会令第6号的《普通高等学校档案管理办法》[3]，到现行的2008年8月20日的中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）等一系列直接针对高校档案工作的法规性文献，历来都重视高校档案管理工作。《办法》强调了高校档案工作的重要性并提出了明确的要求：档案工作作为高校工作的重要组成部分，是高校一项不可或缺的基础性工作，要与高校整体发展同步。
二、规范高校档案工作的意义
1、明确高校档案工作领导体制
《办法》在总则中明确规定：“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。”“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。”并首次指明了“高校档案工作由高等学校校长领导”，规范了高校档案工作行政领导和业务指导体系，健全了高校档案工作的领导体制，使高校档案工作的行政管理和业务指导都有了明确的主体：高校档案工作在行政管理上接受国家教育行政部门和省、自治区、直辖市教育行政部门的领导；业务上接受国家档案局和省、自治区、直辖市档案局的指导、监督和检查。教育和档案行政部门相互配合，共同组成和谐的行政主管、业务指导的管理体系，有利于高校档案工作的规范和发展。
2、保障高校档案机构建设
国家规范高校档案管理的重大举措，就是保障了高校档案机构设置，如《办法》明确了高校档案机构的设置条件，指出未设立档案馆的高校应当设立综合档案室，并规范其职责，为开展高校档案工作提供了组织保证。
3、促进高校档案人才队伍建设
专职档案工作人员，是高校档案工作的基本力量，高校档案馆（室）必须配备与本校档案数量和工作任务相适应的一定数量和较高素质的专职档案工作人员，保证档案工作正常有序的推进，保持档案工作不断发展的活力。针对高校档案工作人员学历职称层次偏低、专业结构不合理、队伍不稳定、缺乏掌握现代技术的管理人才等问题，《办法》规范了高校档案馆（室），应当配备具有档案专业知识、相应科学文化知识以及现代化管理技能的专职档案人员，并实行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。这些相关条文，规范了高校档案人员配备的要求及待遇，反映出国家对高校专职档案人才队伍建设的关心和重视，为高校档案人才队伍的稳定和提高起到了至关重要的作用。
4、使高校档案管理有章可循
高校档案管理相关的规范性法规文件的颁布实施，适应高等教育发展的需要，符合高校档案工作实际，是推进依法治校、依法治档，规范新时期高校档案工作制度化、科学化发展的重要依据。如教育部和国家档案局为规范高等学校档案工作、提高档案管理水平、有效保护和利用档案出台的《办法》，四川省教育厅、四川省档案局制定的《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则（试行）》，为高校档案工作规范化管理提供了可靠的法律保障。
5、确保高校档案工作可持续发展
为了改善高校档案工作的发展环境，《办法》提高和强化了高校档案工作的地位与作用，主要从高校档案工作的定位、领导体制、管理体系、机构设置与人员配备、档案管理与利用以及档案工作经费、档案库房建设和档案设备配置等各方面强化了高校档案工作有效运行的条件保障。这些相关的法规文献，既适应了高等教育改革发展的需要，又符合高校档案工作建设发展的实际情况，有利于高校档案工作的规范化、档案管理现代化、档案资源信息化、档案利用知识化、档案传递网络化，能确保高校档案事业的健康和可持续发展。
三、高校档案工作规范化管理的有效途径
1、强化意识，更新观念——人性化是前提
要规范高校档案工作首先必须强化法制意识，牢固树立依法治档、依法管档观念，并以人性化理念管理高校档案工作。
高校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录[4]。高校档案的内涵，决定了高校档案工作具有长期性、连续性、持久性、系统性的特征。时间在流逝，历史在积淀，档案在递增，资源在积累，载体在变化，人员在更替，在这样一种动态工作过程中，如果没有合理的管理制度与政策法规来规范高校档案工作，其后果不堪设想。同时，规章制度的制定与实施必须以人为本，贯彻人才兴档、人才强馆理念：一方面，既要约束我们的档案管理者，规范档案管理行为，又要尊重知识、尊重人才，充分调动与激发档案人的主动性与积极性；另一方面，要对利用者提供人性化的服务，才有利于高校档案资源体系建设和档案服务体系建设。转贴于
2、专业培训，科学管理——现代化是手段
高校档案馆（室）是保存和提供利用学校档案的专门机构，《办法》明文规定应配备专职档案工作人员，且要具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能，实行专业技术职务聘任制。根据这一对高校档案机构及其人员的定位和要求，专职档案人员必须钻研档案学专业知识和科学文化知识，掌握现代化管理技能，如计算机技术、信息技术、网络技术、多媒体技术、数据处理技术，这样才能充分利用现代化管理手段，科学地管理档案和快速便捷地提供利用，推动高校档案工作从传统管理模式向现代化管理模式转变。科学化、现代化管理，是规范高校档案工作的重要手段。
要规范高校档案工作，实现档案工作的现代化管理，人才是核心。然而，根据教育部办公厅档案处对教育部直属高校档案工作状况的调查，全国72所教育部直属高校共有专职档案人员750名，其专业结构上，档案学专业毕业的459人，非档案专业毕业的291人，分别占总数的61.2%和38.2%；职称结构上，研究馆员19人，副研究馆员150人，馆员316人，助理馆员112人，管理员40人，无职称人员113人[5]。这种状况的人才队伍很难适应档案信息化建设和现代化管理的要求，优化专职档案人员队伍结构，既是时代的要求，也是高校档案工作自身发展的需要。因此，要通过多种渠道，如讲座、进修、函授、自学、培训、外派、引进，提高专职档案人员的专业知识、业务技能与综合素质。
3、健全规章，严格执行——制度化是保障
高校档案机构是国家档案事业的重要组成部分，一方面是负责保管本单位的档案与提供档案为高校和社会服务的职能，另一方面是负责对高校档案工作进行业务指导、监督和检查的管理职能，这两大方面职责的正确履行，首先要规范行为，明确岗位职责，强化责任意识，做到依法治档、依法管档。高校档案馆（室），要认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，并以国家相关法律法规为依据，结合本校档案工作实际，创新档案管理制度化建设，建立和不断完善本馆的档案管理规章制度，为档案工作提供可靠的制度保障，使高校档案工作有章可循、有法必依。因此，制度化建设是高校档案工作规范化管理的保障。
4、过程控制，监督检查——程序化是关键
高校档案工作规范化管理的有效手段是程序化。要对高校工作系统的各个工作环节进行有效监督和控制，每项工作要设计完整的工作过程，事前有依据、计划与布置，事中有检查与监督，事后有验收、总结、评价与反馈，这样才能规范整个档案工作过程，提高工作效率，从而保障档案工作系统有条不紊地高效地运行。
5、达标认定，不断提高——标准化是依据
要实现高校档案工作规范化管理，最有效的途径是进行高等学校档案规范化管理认定。如四川省档案局、四川省教育厅组织的“四川省高等学校档案规范化管理认定”工作，就是为认真贯彻执行《高等学校档案管理办法》、《四川省档案工作规范化管理办法》（川办函[2005]103号）和《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》（川教[2009]204号），全面提升我省高等学校档案工作整体水平，不继推动全省高等学校档案事业的改革和发展而进行的，其评定标准是《四川省高等学校档案工作规范化管理考核标准（试行）》，考核的主要内容包括组织管理、基础设施设备、基础业务建设、开发利用等四个部分，重点考核、评审其近三年（含当年）档案工作规范化管理的情况，以开展档案规范化管理认定工作为载体，使全省高等学校档案工作逐步达到规范化管理标准，切实提高高等学校档案管理和服务质量[6]。以上认定目的、指导思想、认定标准与考核内容表明，四川省高等学校档案工作规范化管理认定的相关文件及其标准，是保障四川省高等学校档案工作规范化管理的主要依据。
6、数字存储，知识服务——信息化是动力
高校档案是高校科研、教育、教学和日常管理以及各项事业发展的重要凭据，是高校可持续发展不可缺少的信息资源。档案的本质是原始记录性，它是直接的、原始的历史记录，具有特殊的凭证价值。实体档案，一旦损毁不可再生，于是档案信息化建设被提上了议事日程。《办法》要求“将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”。档案信息化建设的内容，主要包括档案资源数字化建设、档案利用知识化建设、档案信息安全保障体系建设、档案管理应用系统建设、标准规范体系建设等方面，基本上覆盖了档案工作的各个环节和各门类档案管理业务。因此，档案信息化建设对高校档案工作的规范化管理具有强大的推动作用。
参考文献
[1]、[4]教育部国家档案局高等学校档案管理办法.中华人民共和国教育部令第27号，2008.8.20。
[2]国家教委国家档案局关于加强高等学校档案工作的几点意见〔87〕.教办字016号，1987.4.23。
[3]国家教育委员会《普通高等学校档案管理办法》，中华人民共和国国家教育委员会令第6号，1989.10.10。
人事档案办法篇7
[关键词]人事挡案；管理；无纸化；办公自动化
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2016.07.103
[中图分类号]G271[文献标识码]a[文章编号]1673-0194（2016）07-0216-02
信息技术的高速发展，对人事档案管理工作提出了更高要求。无纸化办公是指利用现代化的网络技术进行办公，可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理，它对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用，提高对信息的利用率和办事效率，降低办公成本，提高执行力。在人事档案管理工作中探索无纸化办公模式，是促进档案管理工作信息化、加强人事档案管理工作的重要发展方向。
1人事档案管理无纸化办公现状分析
目前，我国对电子档案的利用水平还比较低，这给档案管理部门带来了许多新的挑战。在人事档案管理工作中，虽然劳动就业手续已经基本实现了电子信息化管理。通过联网，可以查阅就业人员的就业信息。极大地提高了工作效率，避免了工作疏漏，方便了办事人员，不用往返各地办理相关手续。办事更加公正、透明，工作更加高速、便捷。但是，目前人事档案还没有实现无纸化管理，劳动从业人员与用人单位还需签订书面的劳动合同并办理备案手续，这就造成了人事档案的管理不可能完全实现无纸化办公。目前的管理模式是电子化和纸制化双重管理，合同鉴订手续是通过电子化管理并留存纸制花名册，鉴订备案完后书面合同单位自己保存，失业人员档案存放在人社局档案室管理。退休和失业金的发放还必须要求提供原始纸质档案审查，所以目前人事档案管理与无纸化办公的要求还有很大差距，管理的信息化水平和信息化手段还很单一，不能为人事档案管理提供信息支撑，在某种程度上影响到了信息化社会对档案管理的要求。
2人事档案无纸化办公存在的问题分析
人事档案管理由于事关人们的切身利益而具备很大的严肃性，在管理过程中不容出错，而无纸化办公由于信息的易变性而存在不确定性。因此，人事档案管理无纸化办公在推进过程中存在着以下问题。
2.1对电子档案归档的重要性认识不足
随着计算机技术的发展，办公已由传统的纸质办公向自动化办公发展，因此电子档案越来越多，电子档案的作用不再停留在草稿性电子文档、辅电子文档的阶段中，而是转向为正式性电子档案。然而在工作过程中，档案管理部门没有深刻意识到电子档案归档的重要性，信息化管理意识落后，对电子档案管理工作不够重视，或者是对于信息技术手段掌握不充分，对于大量产生的电子档案没有及时采取处理措施，而是抱着回避的态度，电子档案的作用只是停留在备份、草稿阶段，没有对其进行合适的管理加以利用。
2.2对电子档案的法律效力需要进一步完善
档案作为文件的法律作用就是基于档案凭证本身的原始性，传统纸质档案文件是受到法律保护的，强调只有原件才有法律效力。而电子档案没有固定的载体，导致电子档案归档的过程中缺乏原始性及凭证性，从而导致电子档案难以真正地取代传统纸质文档，真正发挥其档案的作用，因此难以制定具有法律效力的档案依据。工作过程中电子档案易被修改，并且经改动后难以发现，无法从字迹分辩出文件的原始性。这些特点造成了电子档案的效力尚没有在法律层面得到进一步规范，这也造成了电子档案管理过程中的困惑。
2.3对档案管理人员的信息素质需要进一步提高
人事档案的信息化管理需要有专业的人才参与，管理人员需要有先进的管理水平及较高的信息文化素质。目前相关的档案管理部门缺乏现代化管理水平的人才，尤其是信息处理及档案信息化利用的人才。大部分档案管理人员对现代化管理工作缺乏了解及认识，因此不能充分地发挥其作用，从而影响到人事档案无纸化管理工作的推动。
2.4对人事档案无纸化办公的安全性需要进一步强化
电子文件具有传递快捷、操作简便、存储空间小等优点，但其欠缺安全性，从而影响其长远的保管及存储。如电子文件过度依赖软件设备，不能进行直读，容易被更改，数据容易丢失，文件容易受到病毒的破坏，这些都给电子文档长期保管带来了很多的问题。
3对加强人事档案无纸化办公的思考
3.1加强人事档案管理的安全性管理
人事档案的无纸化管理涉及的范围很广，应当制定切实可行、安全可靠的安全策略。一是采取物理隔离的措施，即人事档案保管子系统必须是完全独立的网络系统，采取存储与利用分离的技术策略，人事档案通过离线归档的方法归入保管子系统，在保管子系统鉴定、整理的不同开放范围的电子文件信息，以离线方式提交到电子文件信息管理系统的利用子系统，提供不同利用权限范围的利用。二是采取数据管理安全措施。要设置严格的管理权限，特别是“系统管理员”必须合理授权，人事档案信息管理系统功能设计上应当设置功能授权、数据审核权、数据操作权三权分离的方式，可以有效提高电子文件数据的安全性。电子文档在上传、下载过程中需要设定安全等级及访问权限。三是规范电子文件归档范围。需要对电子文件建立积累制度，保证电子文件不损毁、不失散。同时应对电子人事档案质量进行把关，对于存在的安全漏洞应及时对其进行修补，对病毒软件及防火墙实行全天候的监管及自动升级。
3.2加强档案法律建设
目前电子档案的法律问题还有待解决，为了做好电子档案管理相关工作，必须从电子档案的职能、管理机制、法律效力等方面进行强化。一是要明确电子档案在文件管理中的位置，确定电子档案的职能。二是要明确电子档案制作过程、保全要求，提供利用制度，在利用时可加强电子签名制度的管理。三是要明确电子档案的法律效力。电子档案在转化为程序之后需要通过法律的形式加强电子文档在法律上的效力，其证据效力应获得法律的认可。
3.3探索并完善纸质和电子档案并行管理机制
纸质文件适合水久保存，不适合将来的反复检索和利用，而电了文件则相反。根据二者特点，应使两种载体文件在一定阶段内并存。当前普遍采用的方法是制定并实行双套管理机制，即将电了文件存入硬盘或光盘后，又打印输出纸质文件并保存。两种不同载体的档案应保证内容完全相同的，即在著录、署名、编码、史改、更新时，特别注意电子档案要与纸质档案一一对应。由于电了文件的虚拟性，缺少原有管理中的验证环节，囚此，应深入研究电子文件中信息的长期保存问题。当前，针对需长期保存的电子文件，要进行定时定期备份，防止信息丢失。
3.4提高档案管理工作者的职业素质与修养
在实现档案无纸化办公的要求下，档案管理工作者要提高自身的职业素质，热爱档案管理工作，努力学习专业知识，提高专业技能，发挥个人的主观能动性。在档案的无纸化办公条件下，档案管理工作者需要做许多档案的预处理工作，应使这些工作标准化、系统化，提高计算机对档案检索的效率和准确性。因此，档案管理工作者除了要学习掌握档案管理中的检索学、目录学以及主题著录标引等知识外，还要掌握一些计算机与网络的相关知识。在使用计算机前应了解其对档案管理工作的影响，对档案管理工作中引入无纸化办公系统而引起的变化有一定的思想准备和知识储备。对此，机关要强化对档案管理人员进行计算机方面的知识培训，合理编设计算机管理方面的岗位，充实一些具有一定计算机应用水平的年轻人员进入档案管理队伍。
主要参考文献
[1]蒋永香.无纸化办公与档案管理[J].湘潭师范学院学报，2006（4）.
人事档案办法篇8
关键词：高职院校；《高等学校档案管理办法》；对策
为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，教育部和国家档案局共同制定了《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），并以教育部第27号令的形式公布，自2008年9月1日起正式施行。《办法》是新时期新阶段促进高等教育又好又快发展的一项重要举措，是指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的法规性文献，对于加快推进现代大学管理制度建设，深化高校档案工作管理内涵建设，提高档案服务高等教育与经济社会发展的能力和水平，具有十分重要的意义。
一、高职院校在实施《高等学校档案管理办法》过程中存在的问题
根据《办法》的精神和要求，2008年12月江苏省教育厅、江苏省档案局联合印发了《关于认真贯彻实施高等学校档案管理办法的意见》，目前全省高校中已掀起了一股贯彻实施《办法》的高潮。虽然同为高等学校，但与普通高校相比，高职院校在学校的历史沿革、办学方向、办学性质和学校规模等方面都具有一定的特殊性，因此在贯彻实施《办法》过程中，高职院校应当从自身的实际出发，有效地将《办法》的精神和要求落到实处。通过几年的实践，笔者初步感到高职院校在贯彻实施《办法》过程中，主要存在以下三个方面的问题。
（一）档案机构的设置问题
关于高校档案机构的设置、性质及其职责，《办法》都作了具体的规定。其中对于档案机构的设置规定了两种形式，即档案馆和综合档案室。而且要求只要具备建校历史在50年以上、全日制在校生规模在1万人以上、或者已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上三个条件中的任何一项，就应当设立档案馆。未设立档案馆的高校应当设立综合档案室。从目前高职院校的实际情况来看，大多数院校都基本具备上述三项条件，理应按照《办法》的规定设立档案馆或综合档案馆。但一般高职院校都如同笔者所在的南京交通职业技术学院一样，均是由中专学校升格成为高等学校的，所以在规格上比普通高校要略低一些，这就决定了高职院校在教学机构、行政管理机构的设置上都与普通高校都有所差别。尤其在设置专门的档案管理机构上，往往没有得到应有的重视，限制了档案工作人员工作创造性的发挥。档案工作由于其工作性质的缘故，在短期内工作的好坏对学校大局影响不会很大，因此其重要性容易被忽视。正是由于这些原因的存在，在贯彻落实《办法》中关于档案机构的设置问题上没能很好的得到解决。
（二）档案人员的配备问题
关于高校档案机构负责人的配备及应具备的条件、专职档案工作人员编制及职数等，《办法》也作了具体的规定。其中对档案机构负责人的条件也有具体要求，应当具备热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；年富力强，身体健康等条件。这为高等学校档案干部队伍建设提供了强有力的依据，非常有利于高等学校档案干部队伍的建设。
档案管理人员专业水平的高低，直接影响档案事业的发展。高职院校档案工作者中大多毕业于非档案专业，有些人根本没有经过专业培训，缺乏档案的基本理论，也缺乏档案管理工作的实践，只能起到简单的保管作用，不能真正做到档案管理的科学化、规范化。
对于普通高校来说，选拔任用具有高级以上专业技术职务任职经历的人员担任档案机构负责人，可以说丝毫不成问题。但是对于高职院校来说，其教学、管理人员数量规模和结构层次都相对局限，具备高级以上专业技术职务任职经历的人员本来就有限，所以要求档案机构负责人也具有高级以上专业技术职务任职经历，就显得比较苛刻，一般高职院校都难以企求。
（三）归档门类的确定问题
《办法》对高等学校文件材料的归档范围作了明确规定，包括党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等若干门类，这是从全国高等学校的整体考虑而确定的，具有高度的概括性、普遍的针对性和广泛的适用性，广泛适用于各类高等院校。高职院校主要从事高级技能教育，培养能独立处理工艺技术中的“疑难杂症”，能手脑并用有较高心智，具有一定的专业技术理论视野的应用型高级技能人才，它的主要任务是对学生进行技能教育，很少承担科研任务、开展产学研合作和外事往来。但目前高职院校还未能从实际出发，更为科学合理地确定归档门类。
同时《办法》还指出高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。目前高职院校在进行归档相关文件材料时，没有形成切实有效的归档制度。档案管理上还存在一定的问题，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录等工作还没有形成制度性管理。
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（四）档案学术研究缺失问题
《办法》进一步加强了档案工作的学术性要求，指出要将“编研、出版档案史料，开发档案信息资源”列入了高校档案机构的管理职责，同时指出“有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课”。从目前高职院校档案工作的学术研究来看，对档案工作深入研究的力度不够。大多数高职院校只是简单的把相关档案材料归档整理，没有很好的对档案资料和管理进行研究，没有进行相应的编研以及出版相应的档案史料。在没有系统的对档案工作进行学术研究的基础上，对于在《办法》中提及的开设有关的档案管理的选修课更是难以实施。
二、解决《高等学校档案管理办法》实施过程中存在问题的路径分析
（一）成立综合档案室来为学院保存和利用档案提供服务
高职院校档案机构作为学校行政管理机构的组成部分之一，理所当然在规格上也比一般的普通高校的档案机构要略微简约一些。有鉴于此，笔者所在的学院并没有设置档案馆，而是设置综合档案室，隶属于院长办公室领导。同时明确规定，综合档案室作为学院保存和提供利用档案的专门机构，全面履行《办法》规定的高校档案机构应履行的九个方面管理职责。从运行状况和实际效果来看，采用综合档案室这一机构形式，更加适用于高职院校，完全能够保证各项工作的有效开展。
因此，各高职院校结合自身情况设置相应的档案管理机构，充分发挥档案工作在高校中的作用。
（二）选配高素质的档案管理人员,增强档案开发技术力量
稳定专兼职档案人员、提高其整体素质是做好档案工作的基础。档案事业发展的关键在人，在档案管理过程中，人始终是最重要的，档案管理水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。只有选配高素质的档案管理人员，才能增强档案开发的技术力量。
笔者所在学院现共有教学、管理人员560余人，其中具有高级以上专业技术职务任职经历的不足80人，仅占总数的1.4%，而且他们都在教学第一线。随着招生规模逐年扩大，他们都担负着繁重的教学任务。因此要从教学第一线抽调本来有限的高级人才到档案机构工作，显然有些不太现实。为此南京交通职业技术学院坚持从实际出发，选用一名具有馆员任职经历的同志担任综合档案室负责人，由于该同志十多年来一直从事本院档案工作，具有较好的政治素养和较高的档案管理业务水平，完全适应工作需要，胜任综合档案室负责人这一职位。同时学院各系部均明确兼职档案员，负责做好各自所在系部文件材料的归档和移交。在选配兼职档案员时既考虑了人员素质，又考虑其业务水平。学院鼓励专兼职档案人员学习新技术、新知识和参加业务培训。各种培训注重针对性和实用性，重点加强电子文件、电子档案管理新技术以及计算机网络知识的培训，提高其业务素质和实际工作能力。不断提高学院档案管理人员素质和稳定档案管理人员队伍。
（三）准确进行归档分类，促进档案管理工作的科学化与规范化
由于高校各项活动的特殊性，其档案具有多样性、客观规律性、周期性等特点。因此应针对其各种特点进行科学化和规范化管理。从而提高档案管理工作效率以及有效利用档案。
笔者所在学院在确定归档门类时，对《办法》规定的相关门类作了一些调整，省略了产品生产类，并将外事类归入行政类、科研类归入教学类。同时突出记录学院主要职能活动和历史面貌的党群类和行政类、涉及民生的人事类和学生类、体现学院学生培养水平的教学类，使得学院文件材料的归档范围科学合理，更加符合高职院校的实际。
（四）加强档案工作学术研究，推进档案管理工作的蓬勃发展
档案管理的工作不仅在于各种文档的归档整理，还要求对档案工作进行一定量的学术研究。只有丰富档案管理工作的研究，才能更好的对档案科学有效的管理与利用。
笔者所在学院，领导高度重视档案管理工作。学院积极组织专兼职档案管理人员参加相应的学术交流活动，提升其业务水平以及加深对档案管理工作的认识。学院出台各项政策鼓励档案工作人员申报研究课题，以提升档案管理工作的科学水平和档案管理人员的自身素质。档案管理人员应充分发挥高职院校的研究平台，加强档案管理工作的学术研究，进一步推进档案工作的蓬勃发展。
三、小结
在贯彻实施《办法》的过程中，高职院校要秉承实事求是，一切从实际出发的原则，采取切实可行的措施和办法。从硬件与软件两个方面来加强高职院校档案管理工作，发挥档案工作在高校中的作用。由于实践比较有限，笔者将不断摸索，继续深化对贯彻实施《办法》的认识，逐步解决出现的新情况、新问题，把规范的精神和要求与学院的实际紧密结合起来，更好地推动学院档案工作的科学发展，为创建全国示范高职院校作出应有贡献。
参考文献：
[1]高等学校档案管理办法.中华人民共和国教育部令第27号,2008年9月1日实行.
[2]张明香.档案管理现代化进程中存在的问题及对策[j].办公室业务,2009,(8).
人事档案办法篇9
行政法是调整国家行政管理中各种社会关系的法律规范的总和，行政法的“重心是控制和规范行政权，保护行政相对人的合法权益”。[1]《档案法》（包括《档案法实施办法》）是行政法，但是，档案界对《档案法》约束控制档案行政管理权力的认识不足，这不仅不利于依法治档，也不利于档案行政管理依法行政，应该引起档案界同仁的重视。
1对《档案法》的认识与实施
《档案法》的颁布实施之初，对《档案法》的认识还是比较到位的。在《档案工作》杂志1987年第10期的社论中指出：“我国《档案法》具有显明的社会性，它不只是为档案部门行使权力的一种立法，而且是立足于国家和着眼于让会，……正确地调节国家与集体和个人之间正当利益的行为规范。各级档案部门和档案工作者，必须明确，在法律面前不仅应当和其他普通公民一样享有完全平等的权利，而且，从自身工作职责而言，应当具有更加严格的遵法义务和高度的遵法意识。这就要求，我们必须认真学习《档案法》，全面理解其精神实质，而且，要以身作则，……自觉地树立严格依法办事的法制观念。要虚心接受人民群众的监督，……使自己成为执行《档案法》的模范。”[2]1987年9月7日印发的《国家档案局关于认真贯彻执行<中华人民共和国档案法>的通知》中也强调：“各级档案部门在开展档案工作中，要依法办事，制定各种规章制度必须以《档案法》为准绳；处理一切档案事务必须遵循《档案法》的原则，绝不能超越《档案法》允许的范围。”[3]从中看出，当时，已认识到《档案法》既赋予了档案行政管理部门一定的权力，又将其控制约束在一定的范围内，并强调档案行政管理部门要依法办事，不能超越《档案法》允许的范围，做执行《档案法》的模范。然而，随后的认识却发生了变化，形成几乎“一边倒”的现象，就是基本上把《档案法》作为管理档案事业的权力工具来看待，最典型的是把《档案法》当“武器”的观点。据对知网检索，在“档案及博物馆”学科中以“《档案法》”并且包含“武器”为检索词，以“全文”为检索项进行检索，共检索到相关文献815篇，时间从1987年一直持续到2012年。这里，随手摘录几段：
把《档案法》当“武器”的认识，最早是1987年王庆成提出的，他认为：“《档案法》作为法律是档案工作者手中的一种武器。”[4]
1988年，石怀川认为：“《中华人民共和国档案法》的颁布施行，……为我们档案工作者依法行使职权，发展档案事业给予了思想武器和法律武器。”[5]
2002年，张姣荣认为：“《档案法》是搞好档案工作的有效武器。”[6]
到2012年，依然有人认为：“《档案法》是我国档案事业的准绳，……又是各级档案部门和广大档案工作者做好档案工作的有力武器。”[7]
从上述来看，把《档案法》当做“武器”的认识在档案界很普遍，这种认识值得商榷。所谓“武器”，是用来对付敌人，把《档案法》当做“武器”，实际上，有把档案行政管理相对人当“敌人”来对付之嫌。“‘武器’从来是对别人不对自己，而《档案法》对各级档案行政管理部门和各级各类档案馆也都有规定和约束，它们都是《档案法》管理的对象，把《档案法》当做武器，实际上，是将档案行政管理者自己置于《档案法》的约束之外了。”[8]明显地有违于行政法“控制和规范行政权”的重心。
把《档案法》当做“武器”来使用的典型做法，就是把《档案法》当手电筒只照别人，不照自己。应该说在《档案法》实施之初，1988年由国家档案局、国务院法制局组成联合检查组进行的执法检查与国家档案局对《档案法》的认识是相一致的。那次档案执法检查的对象包括“各级机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作，各级档案行政管理部门的工作，各级各类档案馆的工作”。[9]“那次档案执法是‘手电筒’，也是‘镜子’，照别人，也照自己。”然而，“那次全国性的检查后，各地在档案执法实践中，出现了检查范围的‘缩水’。渐渐缩小为只对所辖区域内各级机关、团体、企业事业单位和其他组织的检查。档案行政管理部门和国家综合档案馆从被检查的范围内退出，不再是档案执法的对象。档案执法成了‘手电筒’，只照别人，不照自己”。[10]以至于“某些档案人员至今仍有一种误解，‘依法治档’就是我用法来治人”，[11]从而导致档案行政管理部门一直游离于《档案法》的约束控制之外。
档案界对《档案法》约束控制档案行政管理权力的认识不足，也可从文献中反映出来。据对知网检索，在“档案及博物馆”学科中分别以“对档案局执法检查”、“对档案行政管理部门执法检查”或以“《档案法》”并且包含“行政权制约”、“控制行政权力”、“控制行政权”、“行政权力约束”、“行政权约束”为检索词，以“全文”为检索项进行检索，检索到期刊相关文献均为0篇。从中看出对这个问题，无论是实践还是理论研究都基本处于空白。
2《档案法》对档案行政管理权力的约束
《档案法》对档案行政管理权力的约束主要有两个方面，一是《档案法》本身的约束，二是要遵从行政法基本原则的约束。就《档案法》对档案行政管理权力的具体约束，可分为两个方面：
2.1管理范围的约束。管理的范围又分为“事”和“物”两个方面
2.1.1管理“事”的范围。《档案法》第六条规定：“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。”《实施办法》第八条第三款规定：“监督、指导本行政区域内的档案工作，依法查处档案违法行为。”第四款规定：“组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。”也就是说，《档案法》将档案行政管理“事”的范围限制在档案工作、档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训这些方面。
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2.1.2管理“物”的范围。管理的“物”就是“档案”，需要说明一下，档案行政管理不直接管理“档案”，而是，通过管理拥有档案的档案行政管理相对人的档案事务来管理的。《档案法》调整的档案范围，即《档案法》第二条的规定：“本法所称的档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治……活动直接形成的对国家和社会有保存价值的……历史记录。”就是说，档案行政管理部门管理“物”的范围是那些产生和保管“对国家和社会有保存价值的”档案的国家机构、社会组织以及个人的档案事务。
2.2具体管理权的约束。《档案法》对档案行政管理权力约束控制的具体条款并不多，也不太明显，但这并不等于没有约束控制。按照行政法对行政管理机关“法无规定不可为”的基本原则，《档案法》对档案行政管理部门赋予了一定的权力就等于约束限制了权力，档案行政管理部门只能行使《档案法》规定的权力，超出规定的权力范围，就有违法之嫌。下面，就主要的具体管理权作以阐述。
2.2.1对监督和指导权的约束。《档案法》第六条规定了监督和指导的权力，对此，《中华人民共和国档案法实施办法释解》中的解释为：监督是指“通过对法律、法规、规章实施情况的检查，督促有关方面依法做好档案工作”。指导是指“通过业务上的辅导、咨询、政策的阐释，使有关方面做好档案工作”。[12]这实质上是对监督和指导的权力进行了约束限制。尤其对“指导”权力的约束是非常明显的，这里的“指导”与常说的“业务指导”大相径庭，是指行政指导。
2.2.2对查处档案违法行为的约束。《档案法实施办法》第八条第三款规定，“依法查处档案违法行为”，这就要求档案行政管理部门在查处档案违法行为时，要程序合法、规范，要以法律为准绳依法查处。这里的法不仅指《档案法》，还包括其他相关法律，主要是相关行政法律。
2.2.3对非国有档案的档案行政管理相对人档案事务的管理约束。对非国有档案的档案行政管理相对人档案事务的管理不能像国有档案的档案事务那样细，管到“集中管理”、“定期向档案馆移交档案”等。只能按照《档案法》第十六条规定来管理，即“对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购”。实际是在限制档案行政管理部门管理非国有档案所有者的档案事务的程度。
2.2.4对行政强制权的约束。《档案法》第十六条对集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的档案，采取代为保管、收购或者征购的规定，是《档案法》中唯一的行政强制项目，并对其行使限制了条件。虽然条件比较笼统需要细化，但表明不能随便行使这一权力。
3超越《档案法》对档案行政管理权力约束的现象
3.1扩大管理范围现象。以《湖南省民营企业档案管理暂行办法》为例，该《办法》第二条规定：“本办法所称民营企业档案，是指民营企业在生产、经营、管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的……历史记录。”按照《档案法》的规定，档案行政管理部门对非国有档案只管其中那些“对国家和社会有保存价值的”档案事务，具体管理程度范围应该限制在第十六条的范围内。该《办法》明显的是越权扩大了管理范围。其他一些地方档案行政管理部门制定的《民营企业档案管理办法》、《家庭档案管理办法》、《社区档案管理办法》、《村级档案管理办法》基本大致相同，而且有些连立法依据的条款都没有。
3.2扩大管理权限现象
3.2.1扩大对非国有档案的档案行政管理相对人档案事务管理权限现象。还以《湖南省民营企业档案管理暂行办法》为例，该《办法》对民营企业的档案的管理如建立档案机构、明确档案管理部门与人员、实行集中统一管理、档案工作部门的职责、分类、归档时间等都作了规定。明显超出了《档案法》第十六条的范围，是越权扩大了管理权力。再以《哈尔滨市家庭档案管理办法（试行）》为例，该《办法》第五条规定：“家庭应确定一名家庭成员负责家庭档案的收集、整理、保管和利用，学习掌握必要的档案法律知识和档案管理技能，定期整理家庭档案，并向家庭成员通报家庭档案整理情况。”这明显地超出了《档案法》的管理权限范围，显然，有侵犯公民权利、干涉公民对家庭事务处置权之嫌。
3.2.2“指导”权力的扩大。对于“指导”，档案行政管理部门至今很少是按照“通过业务上的辅导、咨询、政策的阐释，使有关方面做好档案工作”的要求去进行的，多数情况下，还是按照计划经济时代的“业务指导”方式去行使“指导”权的，“业务指导”的权力明显地超过“行政指导”的权限，而且，在现在还有扩张的趋势，最明显的表现，就是将业务指导与档案执法相结合。有的是“执法与业务‘合力’增强”，使“业务指导更有权威了”；[13]有的是“档案业务指导工作必须借助档案行政执法来促进，两者应紧密结合”。[14]这些做法，实际是在超越《档案法》的约束扩大“指导”权力。
3.2.3超越《档案法》权限的现象。在现实中，超越《档案法》权限的现象时常发生，甚至引起了行政诉讼，最典型的是湖南省芷江县村民状告县档案局案。案由是：芷江县档案局“芷档法字[1999]o1号”《关于宣布芷江档案馆保存的126号全宗125号案卷第138页和140页档案后添写部分不具有法律效力的通告》（简称“1号通告”），致使村民以失去15亩山地所有权为由，向县人民法院提起档案行政诉讼。经法院审理，县档案局败诉。法院作出判决的理由是县档案局的“1号通告”“运用法律错误”。“档案行政管理部门应当依法行政，而县档案局作出添写的档案内容无效的宣布，法律依据不足。”[15]其原因就是该县档案局超越了法定职责权限。
4控制约束行政管理权力的趋势
依法行政的首要标志就是要加强对行政权的控制，随着依法行政的深入，对行政管理权力控制约束也越来越严。一是从立法上，行政立法正由部门立法向专家学者立法转变；二是限制行政许可。依据《行政许可法》和行政审批制度改革的有关规定，国家档案局按照要求分三批取消33项国家档案局行政审批项目，到2004年只保留行政许可项目3项和非行政许可审批项目3项。许可项目在逐渐减少。从这种趋势看，无论《档案法》如何修改，扩大档案行政管理部门行政权力的可能性是不大的，而控制约束的可能性会增大。
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人事档案办法篇10
第二条婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚登记、撤销婚姻、离婚登记、补发婚姻登记证的过程中形成的具有凭证作用的各种记录。
建议修改：婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚(含复婚、补办结婚、补发结婿征)登记、离婚(含撤销婚姻)登记的过程中形成的具有凭证作用的各种记录。
修改理由：1.补发结婚证的主要依据是原始婚姻臀记档案的复印件，在办理结娇臀记与补发婚姻登记证时提供的证明当事人的材料是相同的，只是办理结婚(含复婚、补办结婚)登记时，登记双方当事人到现场履行签字手续，而补发婚姻登记证提供相应的证明材料可以委托他人办理，办理结婚登记与补发结婚证的性质相同，目的也是一致的，即最终领取结婚证(明)，所以笔者认为把补发结婚证含住结婚登记里面是合理的。2.尽管离婚登记与撇销婚姻登记办理的机关、归档材料不尽相同，但结果都是一样的，即最终解除婚娴关系；把属丁一类性质(解除婚娴关系)的档案集中统一整理立卷，便于档案的保管、利用。小沦在法律上以什么方式解除婚姻关系，也不管再婚在法律上视为二婚，或撤销婚姻后再婚在法律上视为初婚，从档案的角度出发，档案工作的目的就是最大程度地科学管理档案，为利用者提供优质、便捷的档案利用服务。所以条款中笔者将撤销婚姻登记含在离婚登记里面。
以上对婚姻登记档案的重新定义之合理性在于，把意义、性质相同的档案材料归为一类，便于婚姻登记档案的分类及排列，便于提供利用，便于婚姻登记档案的规范化、法制化、科学化的集中统一管理。
第九条婚姻登记档案按照年度婚姻登记性质分类。婚姻登记性质分为结婚登记类、撤销婚姻类、离婚登记类和补发婚姻登记证类四类。
建议修改：婚姻登记档案按照年度婚姻登记性质分类。按照婚姻登记性质分为结婚登记类(含复婚、补办结婚、补发结婚证)、离婚登记类(含撇销婚姻)两类。原《婚姻登记档案管理办法》第九条下面的两个条款不变。
修改理由：婚姻登记档案定义的改变导敛了其分类的变化。这样分类的优势在于：1.便于意义与性质相同的一类档案集中统一管理；2.这种分类规定婚姻登记档案按照性质分为结婚登记类、离婚登记类两类，这样在按照年度一类别排列档案时只有两个流水号，避免了全宗内排列类多、重复档号多，容易造成混乩的现象，而且这样排列也便于提供利用。
第十条(一)婚姻登记材料按照年度归档。
建议修改：婚姻登记材料按照婚娴登记机关
年度婚姻登记忡质归档。
修改理由：婚姻登记饥关有民政部门下属的婚姻登记所，还有隶属丁乡镇管理的婚姻登记处。区分开不同的婚姻登记机关再按照年度一婚娴登记肚质分类，便于档案的提供利用和现代化管理。
第十条(六)
在卷内文件首页上端的空白处加盖归档章，并填写有关内容。归档章设置全宗号、年度、室编巷号、馆编卷号和页数等项目。
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
年度：案卷的所属年度。
室编卷号：案卷排列的顺序号，每年每个类别分别从“1”开始标注。
馆编卷号：档案移交时按进馆要求编制。
页数：卷内材料有文字的页面数。
建议修改：在卷内文件首页上端的空白处加盖归档章，并填写有关内容。归档章设置全宗号、年度、类别号、室编卷号馆编卷号和页数等项目。
类别：结婚或离婚。
修改理由：不同性质的婚姻档案应在归档章中按照类别注明，避免档号编制上出现重复问题，而且保持编制目录和档案编号的一致性，既方便查找档案又便于档案有序排列。
第十条(八)
按类别分别编制婚姻登记档案目录。
建议修改：按类别分别编制婚姻登记档案目录。在婚姻登记档案目录中设备注项，结婚登记档案目录的备注项应注明复婚、补办结婚、补发结婚证。离婚登记档案目录的备注项应注明撤销婚姻。
修改理由：目的是为利用者提供方便、快捷的档案服务，也为婚姻登记档案的数字化打下一个坚实的基础。
第十三条婚姻登记档案的保管期限为100年。对有继续保存价值的可以延长保管期限直至永久。
建议修改：婚姻登记档案的保管期限为100年。对有继续保存价值的可以延长保管期限直至永久。补发婚姻登记证是依据《办法》第八条(三)款中“其他有关婚姻状况的证明”办理的补发婚姻证明的，保管期限为100年；补发婚姻登记证依据原始婚姻登记档案办理的婚姻证明作短期保管，保管期限为3―5年。
修改理由：补发婚姻登记证是因结婚(或离婚)证丢失或损毁等原因重新办理证件的过程中形成的具有凭证作用的婚姻登记档案记录。补发婚姻登记档案的主要依据是当事人原始的婚姻登记档案，在办理时需要提供本人的身份证明及原始婚姻登记档案的复印件。由于档案的原始记录性是档案的最基本属性，也是档案价值的体现，档案只有具备原始性才会更有保仔价值，而补发婚姻登记档案的主要成份是原始婚姻瞪记档案的复印件，所以在档案保管时它的保存价值不会有原始的婚姻档案保存价值大，因此在确定保管期限时把这部分档案作短期保管。另外，目前由于贷款、购房、出国、财产继承、独生子女费等原因补发婚姻登记档案的数量日益增多，如果其与原始婚姻登记档案的保管期限都是100年，这无疑会增加档案馆的负担，造成资源浪费。因此将补发婚姻登记档案作3―5年短期保管，只作为一个临时的参考依据。而依据“其他有关婚姻状况的证明”办理的补发婚姻登记，由于需要重新建立婚姻登记档案，因此这部分档案的保管期限应为100年。
第十五条(一)婚姻登记档案保管部门应当建立档案利用制度，明确办理程序，维护当事人的合法权益。
建议修改：婚姻登记档案保管部门应当建立档案利用制度，明确办理程序，维护婚姻舣方当事人的合法权益。
修改理由：“维护当事人的合法权益”与“维护婚姻双方当事人的合法权益”是有区别的。对前者可以有以下两种理解：1.是维护提供利用档案当事人的合法权益；2.是维护婚娴双方当事人的合法权益。这就造成了歧义。而后者是婚姻登记档案保管部门在加强婚姻登记档案保密工作的同时，维护了婚姻双方当事人的合法权益。就婚姻登记档案保管部¨而言，维护婚姻双方当事人的合法权益应是第一位的，如果条款中关于“当事人’的界定存在不明确性，婚姻登记档案保管部门在提供利用时很容易在理解上有偏差，导致工作上的失误。举例说明如下：某男女同居达十年之久，生有一子，后男方离开女方。2003年4月，女方到婚姻档案保管部门要求查阅男方的婚姻登记档案。目的是，如果男方未婚，就以事实婚姻为由要求男方承担孩子的抚养费；如果男方已婚，就到法院控告男方。按照《婚姻登记档案管理办法》第十五条第(一)款的相关规定，由于没有明确指出维护什么“当事人”的合法权益，站在利用者的权益考虑，为维护利用挡案当事人的合法权益，其查档要求应该得到支持。这种提供利用婚姻登记档案的结果是侵犯了婚姻双方当事人的合法权益。因此，对该条款作出修改很有必要。
第十五条(五)其他单位、组织和个人要求查闭婚姻登记档案的，婚姻登记档案保管部门在确认其利用目的合理的情况下，经主管领导审核，可以利用。
建议修改：其他单位、组织和个人要求查阅婚姻登记档案的，婚姻登记档案保管部门确认其出具的利用档案合法性的证明材料，经主管领导市核，可以利用。