工程档案安全管理制度篇1
关键词：电力企业工程档案安全分析
1概述
随着电力事业的飞速发展，发电机组容量不断增加，记录电力建设的工程档案涉及面广、专业性强、安全性高，工程档案在其形成利用、安全管理等方面的工作质量直接影响到工程建设。而在实际工作中又存在许多问题，导致档案管理不够规范，尤其是存在档案安全意识淡薄、管理制度不够健全、安全措施不够完善等问题。
电力建设工程档案是电力企业基本面貌和工程建设全过程的综合反映，它随电力建设项目的开始而建立，是一份宝贵的资源。工程档案安全管理工作与工程项目建设的进程同步，是工程档案管理工作的重要组成部分。将档案安全工作落实到位，保障建设项目工程档案设施建设、档案实体及信息系统的安全管理以及规范操作，是各级领导及工程档案工作者的职责，是提高工程建设及管理水平的需要。全体工程参建人员都应警钟长鸣，牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，防止松懈、侥幸心理，确保建设项目工程档案安全万无一失。
因此，要确保工程档案的安全管理，应认真落实“五个加强”：一是加强组织领导，增强档案安全意识。二是加强施工单位工程档案安全管理。三是加强工程档案制度建设。四是加强工程档案库房安全建设。五是加强工程项目电子档案安全管理。
2加强组织领导，增强档案安全意识
工程档案安全管理是电力建设档案工作的重中之重，确保工程档案安全是形成高质量竣工档案的基础，也是各级领导和档案工作者的职责。应全面加强对工程档案安全工作的领导，建立健全工程档案管理组织机构，明确各项管理职责，增强档案安全意识，做到工程档案及安全管理与基建进程同步。
大唐珲春发电厂（以下简称珲春厂）在二期扩建工程建设之初即建立了工程档案管理领导小组及档案信息安全保障机制，同时配备专职档案人员，负责工程前期文件资料的收集整理与工程档案管理工作，加大工程档案安全管理力度。从工程档案的组织领导、管理体系、职责分工、合同管理、奖励处罚等方面对工程档案的安全管理作出明确规定，保障工程档案设施及档案实体、信息系统的安全管理。
3加强施工单位工程档案安全管理
由于电力建设项目的施工单位多、建设工期长，形成的项目工程档案数量大、内容庞杂，各施工单位工程档案管理的要求和做法不尽一致，客观上给项目工程档案安全管理工作带来一定难度。因此，为使工程档案管理工作有序进行，真正做到移交精品工程的同时移交精品档案，必须加强对施工单位工程档案的安全管理。
首先，我们要求各施工单位要有相应的工程档案库房，并对珲春厂二期扩建工程档案的形成收集、保管利用、整理归档以及竣工文件编制、交接验收等工作做出相关规定，提出具体统一要求。
其次，要求各施工单位工程档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具应符合标准要求，归档的文件材料和制成材料符合耐久性要求，并采取各种有效措施保证工程档案和信息的安全。
另外，建设单位工程档案人员在工程部门现场办公，参与基建工程过程管理，经常深入施工单位督促检查工程档案的收集整理及安全管理工作，使工程档案安全管理与基建进程同步，最大限度地保证了企业扩建工程档案的完整与安全。
4加强制度建设，完善安全措施
加强工程档案制度建设，是做好工程档案安全管理的前提。我们从建设项目工程开始就建立了一整套科学合理、操作性强的工程档案安全管理制度，使工程档案安全工作有章可循。
一是要建立健全工程档案安全保管、防火管理、巡回检查及档案人员岗位职责等相关管理制度。
二是要完善工程档案安全管理措施，实行档案专人保管，经常对工程档案设备如：档案柜、温湿度计、防盗门窗及电源电线、灭火装置等进行检查，发现问题及时处理，并把消防安全和供水、供电线路的监管纳入工程建设统一安全管理之中，将档案安全工作落实到位。
5加强工程档案库房安全建设
工程档案库房的科学管理是维护档案安全的基本保障。
5.1我们制定了
严格的《工程档案库房管理制度》，工程档案库房与阅览室、办公用房实行三分开，并采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施。如配备了防火防盗门、防盗窗、报警器、电子监控设备等防盗设施；配备了泡沫灭火器，并随时做好各项设施设备的检修维护工作。另外，在条件成熟时还应配备火警自动喷淋系统等较先进的灭火设备。
5.2涉及国家秘密的工程档案应单独保管，设置带锁的移动密集架、带密码锁的保险柜等，从保管条件上确保工程档案的安全。
5.3减少工程档案的破损率，延长档案的使用寿命。对不易保管的磁盘、光盘等存储介质应配备专用的档案防磁柜；对容易破损的硫酸图纸等重要档案配备好防潮、增湿设备。
此外，珲春厂坚持日常监督与重点检查相结合，不定期组织全面细致的安全检查，及时发现安全隐患，消除堵塞危及工程档案安全的漏洞。
6加强工程项目电子档案安全管理
电力企业在工程建设过程中，各施工单位会形成大量的电子文件。电子文件的产生和应用，使得工程档案快速向数字化方面发展，为工程档案信息化管理注入了新的活力，因此对工程电子档案的安全管理工作就显得相当重要。
6.1依据国家相关规定，我们制定了有关工程项目实施中形成的各种电子文件的收集整理、归档及电子文件载体的安全保护制度，采取有效措施对工程电子档案进行安全管理。
6.2要求各施工单位采用统一规范的工程档案管理软件，在纸质文件归档的同时，相应电子文件同时归档，提高工程档案信息的实效性和检索的便捷性。
6.3工程档案管理部门要对存储在磁盘、光盘上及网络数据库中的电子档案及时复制副本备份或异地保存，保管方面要做好防消磁、防损坏工作，对重要电子档案的信息内容进行加密处理。
6.4加强对计算机信息系统的安全保密管理，采取工程档案内外网分离、安装服务器防火墙等安全措施，推动工程档案管理的数字化建设，为在企业各部门之间实现资源共享奠定数字信息基础。
7结束语
工程档案反映基建工程项目的真实面貌，工程档案的安全管理是一项功在当代、利在千秋的一项基础性保障工作。大唐珲春发电厂通过加强工程档案安全管理工作，牢固树立工程档案安全防范意识，把工程档案的安全管理落到实处，确保了工程档案的安全和完整，为工程管理和企业生产经营工作提供系统准确的档案信息服务，并为本厂及大唐集团公司工程档案制度化、规范化及安全管理起到了标杆和示范作用。
参考文献：
[1]冯惠玲，张辑哲.《档案学概论》[m].中国人民大学出版社，2001年版.
工程档案安全管理制度篇2
1、提升档案管理人员素质
提升档案管理人员素质是信息时代加强档案安全管理工作的首要因素。档案管理人员素质的高低与档案安全管理工作有着直接影响，档案管理人员只有具有较强的专业知识和管理技术，才能保证档案管理的安全性。因此，档案馆首先要不断提高档案管理人员的素质。一方面要不断加大档案管理人员的培训力度，通过信息技术、网络安全管理、电子档案的接收、保存等方面知识的培训工作，使档案管理人员具备较强的档案管理专业知识，同时提高了档案管理人员对档案管理工作流程的熟悉程度，具备了各类档案的具体管理方法；另一方面档案管理人员要积极改变错误的思想观点，不断提高自身的安全意识。档案管理工作具有服务性特征，档案管理人员除了具备优良的工作作风之外，还要不断增强安全意识和法律意识，有效降低由于操作不规范而造成档案管理信息严重外漏现象的发生，避免造成不必要的损失。
2、加强档案的安全管理
加强档案的安全管理是信息时代加强档案管理工作的重要举措。在当前信息化时代，档案主要以纸质档案和电子档案两种形式保存，只有不断加强这两种档案形式的安全管理，才能保证档案信息的安全性。
2.1加强纸质档案的安全管理
在档案管理的实际工作过程中，工作人员通常需要对于一些具有保存价值的文件材料进行收集与整理形成纸质档案，上交档案馆进行管理，档案管理人员对于上交的纸质档案要不断加强安全管理，切实保证文件材料的安全。一方面档案馆要建立档案调归卷制度和档案、人员出入库制度，有效地规范档案的借阅、归还程序，确保档案管理的安全性。另一方面档案管理人员要定时对档案馆的纸质档案进行核对检查，检查登记账目与实际档案是否有出入，同时对于由于各种原因造成受损的纸质档案，要根据实际情况进行修复或复制等补救措施。另外，档案管理人员根据档案材质的不同进行分类存放，对于特殊的档案要运用符合其特性的器具进行保存，对于珍贵的档案在平时使用时要用复制品，而对于特别珍贵的档案可以放入特藏室进行专门管理。
2.2加强电子档案的安全管理
电子档案是相对于纸质档案而言的，是档案管理工作发展到信息化时代的重要产物，是档案管理人员把档案信息放在计算机磁盘中进行储存，并主要依靠计算机进行阅读、处理和传输信息的一种档案保存形式。随着网络技术的不断发展，档案馆要不断加强电子档案的安全管理。一方面要在电子档案整理和归档过程中实行安全管理，采用科学的归档制度，在归档时要运用统一的保存格式。另一方面在电子档案的保管和利用过程中实行安全管理，努力保证电子档案载体的安全性，定时对其进行检测和维护，详细记录和保存电子档案的软件升级和更新状况，适时转换电子档案格式，并且妥善管理电子文件的利用活动。
另外，档案管理人员要积极采取各种措施，保障电子档案办公自动化管理系统的安全。例如档案管理人员可以在与档案信息管理有关的办公系统中，采用设置权限、登录密码、借阅期限、密级程度等措施，对于查阅文件的内容要设为pDF格式，防止文件内容被随便复制，同时要注意安装并定时更新防毒软件。而对于储存在软盘、磁盘的电子档案也要做好安全防护措施，从而保证电子档案信息的安全。
3、完善档案安全管理制度
完善档案安全管理制度是信息时代加强档案安全管理工作的重要保障。当前许多档案馆并没有专门的档案安全管理制度，许多的管理制度都是借鉴《保密法》、《档案法》等一系列法规。随着信息技术的不断发展，档案馆要紧跟时代的步伐，努力建立一套符合时展需要的档案安全管理制度，对于档案管理的具体职责、要求内容等方面进行明确界定，从而为档案安全管理的顺利进行提供保障。一方面档案馆可以制定文件材料归档制度，对于文件材料的查阅权限、审批手续以及查阅要求等方面做出具体规定，从而有效提高归档质量。另一方面档案馆要积极制定档案管理保密制度和保管制度，对于档案的形成者、管理者以及利用者应该承担的保密责任提出具体要求，同时明确规定保管工作的基本原则、保管条件、保管方法，同时对于档案进出库房和受损档案的处置提出具体要求。另外，档案馆可以制定电子档案管理操作制度以及库房管理制度等各项透明的档案安全管理制度，从而保证档案安全管理工作的顺利实施。
4、构建计算机网络安全系统
保证计算机网络安全是是信息时代加强档案安全管理工作的重要措施。由于电子档案的运行主要依靠计算机网络系统，而当前计算机网络系统中存在物理安全问题、黑客入侵、病毒侵害、缺乏备份系统等多种不安全因素，这就严重危害到档案信息资料的安全性，因此，档案馆要全面保证计算机网络安全，实现电子档案运行环境的安全管理。一方面要积极构建档案信息网络安全的保密系统，使网络系统能够安全连接，网络信息资料能够安全输送，从而保证档案数据信息的安全性；另一方面要建立档案信息资源的恢复备份系统，能为档案信息提供可靠的系统、应用以及数据备份，可以在突发性事件发生时，对档案信息及时进行系统恢复；另外，要在档案馆内安装监控、报警等基础设施，不断加强档案信息的安全技术防范管理。同时，要注意对档案管理网站进行定期检查、维修和更新工作，并且要对计算机系统的防病毒软件进行适时更新和升级，不断提高计算机网络的安全，从而进一步提高运行环境的安全性。
工程档案安全管理制度篇3
一、安徽响水涧抽水蓄能有限公司档案工作简介
国网新源控股有限公司是国家电网公司直属单位之一，专门负责开发建设和经营管理国家电网公司经营区域内的抽水蓄能电站、新能源电站和再生能源项目，及与上述业务相关的工程咨询、安装施工、检修、技术咨询、技术监督、电力信息化建设与维护，以及电力工程的监理等工作，安徽响水涧抽水蓄能有限公司(以下简称“响水涧公司”)是国家电网公司直属单位国网新源控股有限公司控股公司，专门负责建设、管理、运营安徽响水涧抽水蓄能电站，及与上述业务相关的工程咨询、安装施工、检修、技术咨询、技术监督、电力信息化建设与维护等工作。在上述工作中形成的具有保存价值的各门类和载体的档案资料被统称为响水涧公司档案。从类型上讲，响水涧公司档案资源主要有党群工作档案、行政管理档案、经营管理档案、生产技术管理档案、产品档案、科技档案、基本建设档案、设备仪器档案、会计档案、荣誉档案和照片档案等，它们是企业各项工作活动的真实记录与原始凭证，是业务工作查考、决策研究、权益保障、编史修志的原始凭证和重要依据，也是公司资产的重要组成部分。近年来，响水涧公司的档案数量呈现出逐年增长的趋势，且随着信息化的推进，电子档案数量也随之增多，围绕着档案的建设与管理，响水涧公司积极开展起一系列管理创新实践。
二、安徽响水涧抽水蓄能有限公司档案管理的创新
1.转变观念，重塑档案管理与创新理念。理念是行动的先导，实施档案管理工作的创新，首要是对管理理念的变革和重塑。响水涧公司没有陷人忽视档案工作的传统案臼，而是结合时展与要求，牢固树立档案建设与管理的重要性，结合以经济发展为中心的理念，适时转变观念，树立新的档案管理意识。具体来说，正确认识档案工作在整个企业工作中的地位，将其视为企业发展的基本出发点，将“经济发展”作为开展档案工作的中心，克服因循守旧的思想和自我封闭的意识，引人竞争与协作的理念，以“全程管理”理念指导档案工作，既关注企业档案的收集、整理与保存，也将管理的视角延伸拓展至对档案工作的检查与评价，将“互相结合、优势互补”作为企业发展的目标。2合理分工，健全档案管理体制。在科学管理理念的指导下，响水涧公司依照国家档案局的要求，以“集中统一”管理的模式管理本单位档案，在明确企业内部档案主管部「1的基础上，合理分工，不断健全和完善企业档案管理体制。具体来说，公司档案管理的核心主管部门是公司办公室，负责全公司档案工作的统筹规划，宏观指导与监督;根据国家有关档案工作法律法规，制定出适用于本单位的档案管理制度，如公司文件归档制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案保密制度和档案管理系统操作制度等，对档案管理的主要流程加以指导和规范，由各部门遵照执行;强化岗位责仟制度，明确本单位档案工作人员基本职业道德，制定“四参加”和“四同步”制度，将“前端控制”思想贯彻于本单位档案管理工作中，要求档案部「1参加产品鉴定，参加科研课题审定，参加基建项目验收，参加设备开箱验收或引进项目接收，公司下达科技、生产项目i}一划仟务与提出项目文件材料的归档要求同步，建成项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、建档项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目，急结与项目文件材料完成归档同步。此外，还通过LJ立岗位经济责仟制方案，明确文件和档案管理组织和个人的职责、仟务，并将职责、仟务的完成效果与经济利益挂钩，提高企业档案工作人员的工作积极性和责仟心。与此同时，响水涧公司内部的档案工作人员也有明确而合理的分工。领导人员承担文件和档案工作重大事项的研究、决策、计划和审批的宏观指导、文件与档案管理机构及其人员的配置与协调职责;实体档案管理人员分为现行文件管理人员和档案管理人员两大类，前者负责现行文件的运转、整理、移交等工作，后者负责档案的整理、保管、日常借阅等;开发人员承担对文件和档案的研究、报道及咨询服务职责，编写档案编研成果;技术人员则负责文件档案及计算机管理信息系统数据库的管理和维护。3遍历流程，强化微观管理。依据国家档案部门的要求与指导，响水涧公司以“遍历”思想为指导，严格执行和实施档案管理的主要流程，具体涉及普查、收集、整理、保管、鉴定、检索、统计、编研、利用和信息化十个流程。(1)普查环节:公司办公室分别以专「1普查、重点调查和抽样调查的形式，对公司档案工作定期进行调查，并结合调查结果推测整个系统的档案工作状况;(2)收集环节:明确规定了归档文件的主要来源、主要内容，归档方式，不同文件、档案不同的归档时间，归档文件的质量要求，以及具体归档手续;(3)整理环节:依据档案内容，遴选和制定出档案分类方案，如职能分类法、问题分类法、组织结构分类法等，科学划分档案一级类目、二级类目和三级类目;针对光盘、照片等特殊载体档案，制定“保管期限—年度”(光盘档案)、“保管期限—年度—问题”(照片档案)分类方案;(4)保管环节:制定档案的日常管理制度、档案的进出库制度，库房环境维护制度，以及定期检查制度;(5)鉴定环节:将传统的“全面、历史、发展、效益”的原则改为全面与辩证分析原则、技术原则、功能原则、典型原则、高龄原则，科学制定鉴定标准，制}J}档案保管期限表，完善档案销毁制度;(6)检索环节:编制档案检索条目、手工检索条目和机检检索条目，设计档案检索系统，编制工程档案全引目录;(7)统计环节:实施档案统计报表制度，以表册的形式，制定档案统计报表;(8)编研环节:制定编研原则，拟定编研程序，形成一系列编研成品;(9)利用环节:保持原件利用方式的基础上，利用现代信息技术，切实做好档案信息的利用。4创新技术，着手信息化建设。信息技术迅猛发展，为企业档案工作的发展带来很多机遇。响水涧公司积极实施信息化建设，实现着技术创新。一方面，新源响水涧公司运行信息化手段，对传统档案管理进行改造和梳理，并在档案载体、档案收集、档案利用等方面进行大胆创新;另一方面，积极推进计算机档案管理系统建设，运用现代信息技术开展档案信息的数字化、著录、检索、编研和统计，提高了档案工作效率和档案信息开发效益。在此，响水涧公司还利用互联网技术和信息技术积极推动档案网络建设，创建出一个开放式、全天候、交互性的档案服务创新平台，以突破时空的限制，打破档案信息传授的途径，真正实现档案资源的共享。
三、进一步完善的思路和措施
工程档案安全管理制度篇4
(1)档案意识不强，没有足够重视档案管理工作。很多单位领导常常只重视工程建设的质量、施工进度、资金投入和生产安全，认为档案与经济效益无关，重不重视都无所谓。
(2)档案工作与建设工作不同步。长期以来，在建设项目中，一直存在着“重外轻内”的思想，抢工期，抓进度，重安全，往往忽视了对工程文档产生过程的控制和管理，造成“内外业不同步，内业资料缺乏及时、准确、真实和完整性。
(3)档案管理机构和人员不到位。考虑到人员和经费等因素，许多工程项目单位没有设立档案专员以及专门的档案管理部门，管理网络没有建立，档案室和相关设施设备缺乏，无法保障档案的质量、安全;还有些单位虽然成立了相应的机构，但未落实到具体工作中，形同虚设。
(4)档案管理制度不健全，虽然一些单位建立了档案资料管理方面的制度，但是档案管理方法和操作流程不规范，制度不健全，无法保证资料整编有效开展。主管单位的档案管理部门没有及时监督、检查和指导，致使档案资料不符合工程验收的标准和要求。
(5)人员素质有待提高。从实际情况看，对高速公路建设项目档案管理人员要求很高。从事高速公路工程档案的人员要懂工程专业方面的技术，还要要懂得档案管理知识。在工程建设中，填写施工技术表格、整理竣工图纸及对资料的专业分类组卷、往来文件的归档等工作都需要专业技术知识。因此，提高项目档案管理人员的综合素质是非常必要的。
高速公路项目档案的管理
(1)建立健全档案管理机构。建设、勘察、设计、施工、监理等明确项目档案的分管领导及各部门职责分工。建立与工程档案编相适应的管理机构，配备专业的档案管理人员，并完善内部管理制度，建立健全工程项目档案管理网络。
(2)制定档案管理制度。从制度上抓好工程资料的形成与管理，有效的管理制度可以使档案管理系统、全面、真实、安全的进行。档案管理制度内容广泛，可以包括以下内容:工作的目标、性质及管理体系;档案的收集、整理和利用机制;档案资料形成与归档部门;档案的收集范围、分类与保管期限。
(3)加强档案人员的管理和培训。采用多种方式，对参建单位档案人员和相关工程技术人员进行分层次档案管理、工程技术等培训，使档案管理人员优化知识结构，拓宽知识面。使工程技术人员掌握档案管理知识，注重现代管理理论和方法等知识的学习，全面提高自身素质。增强服务意识，扎实工作，提高做好档案工作的积极性和责任感。
(4)加强工程档案安全性。工程项目档案数量众多，很多是纸质的材料且多数为唯一的纸质凭证。在传递过程和保管阶段的保证档案的安全是工程档案管理的基本要求。提供设备、场地、经费，组织人员，建立工程档案的安全管理网络，防止档案的丢失、破损，确保档案的安全。要定期、定人进行检查，杜绝安全事故的发生。
(5)建设单位加强监督指导，严格进行竣工验收工作。从工程一开始就严格要求，把工作做到前面，对工程档案工作实行全过程跟踪，了解工程进展情况，主动配合各参建单位。要积极督促配合相关单位对工程档案的严格把关。工程建成通车后，要抓紧档案的整理和编制工作，尽快通过档案专项验收，使项目档案真正完整，为高速公路的管理提供有效的服务。严格执行有关法律法规和技术标准要求，对不符合要求的文件材料，一律不予验收。
结语
工程档案安全管理制度篇5
关键词：档案；管理；安全；策略
在我国档案管理体系中，存在着档案资源基数大、管理层次复杂等国情特点，而在档案管理工作中，档案的安全制度及要求也存在着零散、片面的情况，因此，完善档案安全保障体系的建设已经成为档案管理者当下必须进行的重要规划。加快建设覆盖人民群众的档案资源体系，对档案安全保障体系的构建问题进行深入分析及总结，进一步提升档案部门的档案安全保障能力，具有重要的现实意义。
1安全防范“三位一体”
1.1坚持根本抓人防
档案安全的首道防线就是人防，安全管控关键在人。
（1）筑牢思想防线。牢固树立“安全第一、预防为主”的思想意识，市委、市政府高度重视档案安全工作，市委书记和市长分别到市档案局（馆）检查调研，要求我们充分认识做好档案安全工作的重要性和紧迫性。市委分管领导就档案馆库建设、数字档案馆（室）建设等重大安全问题多次到现场进行指导，并帮助破解难题。
（2）构建机构防线。成立了全市档案安全工作领导小组，各级党委、政府承担档案安全工作的领导责任，各级档案部门承担行政区域内档案安全工作的监管职责，各部门各单位承担本部门本单位档案安全职责，强化内设机构，提高相关人员档案安全技能和水平，把安全工作落实到岗、到人。
（3）健全制度防线。建立健全各项档案安全保密制度，用制度管人，靠制度办事。近年来，市“两办”出台《关于加强和改进新形势下全市档案工作的通知》，为做好新形势下档案安全工作提供了重要遵循，为政府机构改革过程中档案安全工作提供安全防护。
1.2夯实基础抓物防
建设符合档案安全保管要求的档案馆室，是保障档案安全的重要基础。
（1）加强档案馆库建设。在全市各级党委、政府的关心支持下，市、县（区）6个国家综合档案馆100%建成新馆，市本级16500m2新馆计划明年上半年投入使用。
（2）加强基层档案馆室建设。为切实改善基层档案保管保密的硬件条件，市档案局每年组织基层档案馆室保管条件安全检查，对存在安全隐患的保管场所及时督促整改，确保安全达标。
1.3注重创新抓技防
充分利用现代科技手段加强“技术保险”，提高档案信息安全系数。
（1）加强网络安全。网络的开放性对档案信息的安全性构成严重威胁，为避免病毒、黑客行为造成的安全问题，市档案局将局域网与互联网进行了物理隔离，政务网与互联网进行了逻辑隔离。
（2）加强数据安全。为打造安全的数字存储环境，建立独立机房，安装监控系统，加强对信息系统、计算机和载体的安全保密管理，严防文件、档案在传输过程中失泄密。
（3）加强登记利用安全。实行电子登记，从查阅登记到归还进行全程跟踪记录，严格审核查阅手续，确保档案利用的绝对安全。对档案进行开放鉴定、扫描加工、抢救保护等工作，引进新技术，探索建立了安全高效的区域档案信息共享模式，在提供快捷方便地查阅利用的同时，确保档案安全。
2安全监管“三维覆盖”
2.1馆内安全与馆外安全并轨
馆内安全注重建章立制，建立健全档案安全各项规章制度，包括档案收集制度、n案开放鉴定制度、档案利用查阅制度、档案库房管理制度、病变档案的分析控制及抢救方案、档案保密制度等，严格执行各项安全制度，做好安全防范措施及日常安全管理。馆外安全注重安全监管，全市各级档案部门将档案安全体系建设纳入本地综合考核体系之中，签订档案安全工作责任状。通过电子文件中心等馆室一体化平台对全市进馆单位进行在线全面监管，实时掌握各进馆单位的档案数据情况。加强对社会中介机构的监管，多次组织开展全市档案数字化外包工作检查。
2.2实体安全与信息安全并重
（1）严把人员关。制定档案数字化的安全保管和保密工作制度，严格做到档案进出及各个工作流程的登记确认，做好每份档案流向的书面台账。设置档案数字化项目的管理员、保密员、监理员，对数字化加工人员要求核实身份信息，参加专业技术和安全保密培训，并签订保密协议书。
（2）严把监管关。在数字化加工场所配置监控系统，健全安全措施，便于实时监管。确保工作环境的网络是独立封闭、具备安全等级的网络。在档案出库领用、预处理、数字化处理、质量检查、装卷归还、数字档案信息备份移交等环节加强监管，发现问题及时解决，防止各类档案安全事故的发生。
（3）严把数据关。近年来，馆藏档案数字化成果达到三个100%要求，即：条目查询利用100%正确；原件挂接率100%准确；扫描件质量100%满足利用要求。工作现场全部存储设备进行妥善处理，严禁档案原件及档案信息私自复印复制、传阅与外借。
2.3线上安全与线下安全并行
（1）把平台建设在市政府政务网上，并在政务网上又专门建设了共享平台Vpn虚拟专网，通过加密、认证、封装等技术使专网变成了一条安全通道；
（2）对所有文件在传输前和通讯过程中均进行加密处理，即使平台系统设备被盗，也无法提取文件信息；
（3）所有文件的打印和出证均需与专用密钥相结合，形成登录人员“行为”跟踪记录，确保掌握文件信息流向；
工程档案安全管理制度篇6
关键词：数字化；档案质量；安全保密
档案数字化的实质是将不断更新的信息技术运用于档案管理的过程中。不断完善的管理系统支撑着档案数字化的正常运作，与传统的档案管理工作不同，底只档案的管理联系着许多因素，需要各部门之间的相互配合。目前，我国的档案数字化进程已经由最初的起步阶段逐渐过渡为发展阶段，各地的档案管理所正逐步开启信息资源共享。当然，档案数字化的飞速建立也为档案管理过程带来了一定的问题，其中作为数字化档案核心部分的质量及安全保密工作都有待进一步的加强。在档案管理过程中，相关负责人员正通过实践不断地摸索寻求有效措施，帮助完善数字化档案的管理系统，建立良好的氛围，切实解决数字化档案管理过程出现的问题，全面推动档案管理工作的深入发展。
1加强档案数字化质量控制
步入新世纪以来，国家的信息化制度得到了进一步的完善，相应的带动了数字化档案的蓬勃发展，大力创新的计算机技术帮助工作人员快速准确的进行档案查询及调整工作，在促进档案信息共享的同时极大的改善了档案的管理操作效率，帮助提升数字化档案管理的工作效率。
（一）档案数字化质量控制内容
数字化档案的质量控制主要通过控制措施确立不同部门工作人员的具体工作内容，从而达到数字化档案的质量要求。运用信息化管理设备整理档案数据，建立符合数字化档案管理工作的数字化管理模式。在管理过程中，细致详尽的工作分散路线可以帮助管理人员综合全面的把握住档案管理的主要进程，帮助员工提高行业责任意识。
强化满足当前发展趋势的档案数字化质量控制主要从制定规划、选取行业软件、创新技术路线等方面着手。在实践过程中，全面合理的制定方案，参与部门遵照规划方案中的具体内容进行分工合作，遵循档案数字化的工作原则，依据不同的工作流程确定相应技术路线，对工作参与人员进行科学分配，提升工作效率。
使用相关的技术软件是数字化档案管理工作中必不可少的，每一行软件都具有自身的技术特点，软件选取不恰当会影响到后续档案管理工作的顺利进行。因此，不同工作部门应当根据实际需求正确选择工作软件，这也是保障数字化档案质量过程中的重要组成部分。
工作人员是实际工作开展进行的基础，相关参与部门需要加强对档案管理工作人员的招收和培训工作，关于工作软件的使用有关部门可以组织技术人员对员工进行亲身示范，锻炼员工的实际动手能力，确保工作人员能够熟练使用新型的信息技术设备。信息技术的不断更替使得档案数字化标准及相关参数的确定愈发重要。当前出台的数字化档案建设的标准和规定符合我国目前的信息技术发展形势，相关行业可据此为出发点制定符合自身发展特征的相应制度。
（二）档案数字化质量控制措施
档案质量的保障是档案数字化过程的核心工作。信息是一种社会基础性资源，信息质量合格化是建立在选取优良的数字化档案管理方案、合理使用数字化软件、严格制定员工招收标准、谨慎把控参数选取过程等良好措施实施的基础上的。局部过程的细节对整个过程顺利与否起着关键作用，加强对于具体实施过程的监控是保证数字化档案质量的重要举措。
提升数字化档案质量首先应建立与之相适应的数字化管理体系，进而制定具体的管理方案，选择行之有效的软件作为工作的主要技术支持，帮助质量控制工作的顺利操作和实施。在数字化管理模式的运行下，对信息技术处理软件的要求也相应增加，在处理各类繁琐复杂档案信息的同时还要求建立高效的数字化档案系统，软件相关参数的设定必须符合数字化档案质量的要求，满足相关标准，应对数字化档案管理过程中产生的相关技术问题，方便工作人员在管理过程中有据可循，确保数字化档案质量控制。
完善的规章是建立档案资源共享的前提。档案工作过程的顺利进行需要健全的制度作为基础保障，确保每一名工作人员在质量控制阶段分工明确，责任落实。档案数字化工作具有很强的实践性和可操作性，由于传统的档案管理经验无法借鉴，因此要求工作人员在档案管理工作中不断积极摸索，阶段性讲评正是一种高效切实的工作方法，通过对每一工作阶段的优势与不足进行及时的了解与分析，对工作方法的使用和选取进行检验和创新，帮助工作人员全面认识了解自身工作中存在的问题，从而及时改进，提高工作效率。数字化档案的工作性质决定了不能单单依靠阶段性讲评，将奖惩性制度与阶段性讲评相结合可以弥补档案工作过程中缺乏监督力度的这一劣势。另一方面，档案工作的检查和后续部分的验收也是工作进行中需要重点关注的部分。
2完善档案数字化安全保密控制
档案的文件原始记录性决定了其作为凭证价值的重要属性，因此，档案数字化管理工作的开展需要首先确保档案的安全保密得到良好的解决。每一名档案管理人员肩上都担负着保护档案安全的责任。档案安全保密包括档案实体安全和档案内容保密两方面。两者必须同时把控，不能产生偏颇。
档案安全保密工作首先来源于健全的规章制度，在档案管理工作的进行中难免会遇上秘密文件的处理，在此基础上完善档案安全保密制度，并要求工作人员了解遵守相关制度，明确保密安全的重要性，在工作进程中形成环环相扣的档案保密安全系统，避免出现重要信息泄露的现象。
在管理模式方面，建立符合数字化档案管理的高安全性信息管理系统，在信息技术飞速发展的今天，工作人员通过计算机对档案管理数据进行调用归类的同时需要保证网络环境的安全隔外，预先制定相关措施应对可能产生的网络攻击、系统瘫痪等问题，保障在特殊情况下档案信息的安全保密工作顺利进行。
人是一切工作的主体，加强对档案数字化管理工作人员的管理以及提高员工自身综合素质是档案保密工作落实的重要基础。例如对于直接参与建立档案管理系统的工作人员必须建立完善的身份识别制度，防止与其他工作人员发生混淆。对于其他档案管理工作人员，需要按照各自工作内容进行小组划分，不同小组具有不同的工作性质，并分别对每一组工作人员设定独有的档案资源接触权限，并以单个文件为单位记录工作人员的查阅历史，保证档案资源的安全保密。相关部门在档案数字化工作开展初始过程中便已设立相关安全保密制度，但是在实际执行过程中往往由于员工的粗心大意而造成档案工作效率降低。据此，可在工作进行阶段不定期组织工作内容纠察活动，帮助员工认识到自身的工作问题并及时处理，加强对犯错员工的培训工作，对于数字化档案管理过程中出现的安全保密问题，一经发现马上严肃处理。
3结语
完善的档案信息管理系统是帮助档案工作人员良好开展数字化管理工作的先决条件。档案管理部门在在档案数字化质量控制过程中占据着主导地位。因此档案管理工作人员在工作中必须严格遵守相关制度。档案安全保密工作来源于健全的规章制度，阶段性讲评和相关奖惩调理的设立实行是帮助完善档案管理制度，保证数字化档案质量和安全保密工作顺利进行的有效措施。我国目前的数字化档案开展工作已经取得了一定的成果，随着科技水平和信息技术的不断飞跃，档案数字化的进展速率也相应加快，基于当前发展形势，数字化档案质量和安全保密工作的高效开展才是我国档案事业健康成长的重要因素。
参考文献
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[2]徐佳.档案数字化的质量和安全保密控制[J].赤子：上中旬，2015（9）：175-175.
[3]邱宸.档案数字化的质量和安全保密研究[J].才智，2016（11）.
[4]洪楠.档案数字化的质量和安全保密控制[J].办公室业务，2012（11S）：106-106.
工程档案安全管理制度篇7
一、建设档案安全保障体系的重要性和紧迫性
建设档案安全保障体系，消除档案管理活动中的安全隐患，确保档案实体的绝对安全是现阶段档案工作的重要任务，具有重要的意义和作用。其重要性和紧迫性突出表现在以下几个方面：
1.档案信息是我国重要行政资源，具有很强的时效性、保密性，我国核心档案信息已成为国内外敌对势力关注的重要资源，防止国内外敌对势力的窃取，是保障档案安全的前提和重要目标[1]。
2.我国现阶段，各地区自然灾害频发，地震、洪水、雨雪冰冻灾害，以及水管爆裂、电路老化引发的火灾等对档案造成极大的损失[2]。预防和减轻自然灾害人为灾害对档案造成的损失是档案安全保护的重要条件。
3.档案部门中还存在各种安全隐患，技术保护的不合理，管理措施的不到位，设备设施的不完善，以及建筑结构上的缺陷和环境条件的不适宜，都会不同程度地造成档案的破坏和损害。安全保护档案，就必须消除档案部门管理上、档案工作运行中存在的各种安全隐患。
4.信息时代的新技术推动了档案工作效率，改进了档案服务方式，但数字条件下档案信息的原真性、完整性已成为当前档案工作的一大挑战，新技术条件下档案的信息安全是当前档案安全保障的重要内容[3]。
5.在注重档案安全保护技术的应用同时，更应该注重档案安全保障的管理机制的构建。众所周知，在信息安全领域有“三分技术，七分管理”的说法[4]，充分说明管理工作的重要性。尽管在档案安全保护领域，许多专家更倾向于技术与管理并重的提法[5]，但同样表明，解决档案安全的问题不能只局限于技术手段，还应该注重管理工作。而且目前档案安全保障的管理工作还是弱项，因此，必须加强档案安全管理机制的构建研究，有效地确保档案安全。
二、档案安全保障体系存在的问题
多年来，各级档案部门充分认识档案安全管理的重要性，不断解放思想，务实创新，积极转变工作理念和方式，健全安全管理制度，完善档案安全工作机制，改善档案安全保管条件，不断总结经验，积极探索档案安全管理的有效途径和方式。一个制度保障健全、工作机制完善、管理措施规范有效、保管设施齐全完好、技术手段日益先进、能够确保档案安全保密的档案安全体系建设也已取得良好开端。但是，档案安全保障体系仍存在很多问题，例如：档案安全管理设施设备缺乏、档案安全防范控制措施不到位、档案安全管理制度有待完善、缺乏必要的安全知识等。
三、加强档案安全保障体系建设的工作建议
针对如何加强档案安全保障体系，提出如下几点工作建议：
1.加强涉及档案安全的基础设施建设，为档案安全提供必要的物质保障。档案馆库是保障档案安全的重要屏障。加强档案安全相关基础设施建设，必须要坚持不懈地抓好档案馆库建设，改善档案馆设施和档案保管条件。在档案馆库建设过程中，应当高度重视抗震烈度、防火等级等方面的刚性要求。
2.加强档案安全工作规章制度的建立和完善，为档案安全提供必要的制度保障。坚持一手抓建章立制，一手抓贯彻落实。着力在制度的制定和执行两个方面下工夫，不断完善各项涉及档案安全工作的规章制度，并认真付诸实施，把安全至上的理念物化到档案管理各个环节中去。完善突发事件应对制度，建立危机预防与危机管理机制，加强突发事件应急管理，提高应对自然灾害损毁和群体性事件影响的能力。
3.完善档案利用安全保密制度，处理好档案公开与信息安全的关系。提高档案利用过程中本体安全和信息安全保障能力。在更多关注信息公开、改善公共信息服务的同时，要加强对利用档案的审查监管工作，不该提供利用的档案坚决不提供，能利用副本的尽量利用副本，保障档案本体的安全和档案信息的安全。
4.完善数字档案信息安全制度，认真做好档案信息化建设过程中的信息安全保障工作。数字档案信息的安全保障工作，应当从设备、网络、系统、数据等各个方面、各个环节加强安全管理，以完备的防范体系来保证数字档案信息万无一失。同时，建立完善的管理制度和规程，解决好电子文件的保真、保密、保存、保读取等难题。
5.加强档案安全科技研究与应用，为档案安全提供必要的理论支撑和技术保障。加强档案安全相关标准规范的研究制定，不断提高档案安全保障工作的科学化、规范化水平。采取有效措施推进档案安全保障相关新技术、新设备、新方法的推广应用，促进档案安全保障能力快速提升。
工程档案安全管理制度篇8
关键词:奥运工程档案前端管理
工程档案的前端管理是指在档案形成之前,从源头开始对可能成为档案的文件资料进行质量控制,避免有价值的档案或相关背景信息的流失。奥运工程档案真实记录了奥运工程建设的全过程,是确保赛时、赛后使用的重要凭证,是奥运文化遗产的重要组成部分。新奥集团在奥运工程建设过程中,对工程档案采取的有效措施,切实实现了工程档案的前端管理,把工程档案幕后工作转移到前台管理工作中,使档案管理与工程管理工作同步进行,协同作战。
一、健全档案网络,完善制度建设,确保档案管理的前端控制
1、组织机构、明确责任、落实到人
强大的组织体系、健全的规章制度是档案管理工作开展的有利保障和依据。针对奥运工程规模庞大、复杂的档案管理情况,我们首先与北京市档案局、北京市“2008”工程建设指挥部办公室档案主管部门、市城建档案馆建立起行政管理和专业指导联系,保证档案的合法与专业。其次在集团内部建立以法人代表为主要领导,部室经理、部室档案员负责的档案管理网络,落实了各总包、监理单位以项目经理、总监为负责人,总工、技术负责人、现场档案管理员管理的档案管理网络,实行层层管理,落实责任。领导负责制的档案管理网络,为档案工作的顺利开展提供了坚实有力的组织保障。
2、完善奥运工程档案新制度
为保证奥运工程档案高质量、高标准,必须实现与施工进度同步进行的要求,我们向各参建单位转发了《奥运工程档案管理指南》、《奥运工程档案管理实施细则》及《奥运工程档案检查标准》等管理办法,使参建单位档案管理人员明确奥运工程档案的特殊要求,做到了有据可依、有据可循。同时编制了《新奥公司奥运工程档案归档范围和保管期限》、《新奥公司声像档案管理办法》等新制度,并监督、帮助奥运中心区新奥集团各参建单位建立、健全各自的奥运工程档案管理制度,并要求把这些制度悬挂于墙上,时刻提醒现场施工人员、档案管理人员保证照章办事,为高质量完成奥运档案管理工作提供制度保障。
二、实行动态监管,强化档案管理与施工管理同步
1、档案工作计划与工程施工计划紧密结合
档案工作计划是实现奥运中心区工程档案整理进度与施工进度同步实施的前提。在实际工作中,要求参建各总包单位根据工程施工进度表,制定各自档案收集、整理计划;集团档案部门与工程部、安全质量部紧密配合,根据中心区总体施工进度、竣工工作安排制订《竣工工程档案工作时间安排》,这样把档案管理工作与工程管理工作紧紧地结合在一起,把工程后期档案工作提前到工程管理前台来做,为档案及时收集、整理,为保证档案的齐全、准确,为工程竣工发挥了保障作用。
2、工程分部分项划分措施,从源头解决档案收集问题
奥运中心区工程规模大、工期紧、任务重,交叉施工现象非常严重,因此给工程档案的收集工作带来困难。但我们发现,工程项目分部分项划分标准是档案收集的基础。如果不清楚工程项目分部分项的划分,档案收集就会出现杂乱无序的情况,与施工同步进行便无从谈起,因此,要求各总包单位提供工程的分部分项划分标准,根据分部分项划分标准,确定档案的形成时间和收集内容,从源头上解决档案收集内容、依据规程、完成时间等问题,使档案技术人员很快进入收集状态,有效解决了档案收集入手难的问题。
3、动态监管保证档案同步收集
(1)有效的监督检查是保障同步收集的有力手段
按照施工计划坚持每周到施工现场一线检查档案的收集整理情况,如施工单位何时进场,何时土方开挖,何时物资进场,何时进行相关试验,哪项工程进行隐蔽,哪天进行分项验收,哪天进行分部工程验收等。针对施工进度,集团档案部门要求施工单位提供相应的设计交底、施工物资进场检验记录、主要材料的试验记录、有关测量、钎探记录、隐蔽工作检查记录、工程验收记录等档案文件,真正达到同步管理的目的。
(2)有效监督设计变更通知单整改
工程前期,大量的设计变更通知单不符合《建筑工程资料整理规程》(以下简称《规程》)要求,设计单位按照各自单位贯标要求打印的设计变更通知单,只有设计单位自己内部各管理层的签字,即在这张设计变更通知单上没有建设单位和施工单位的签字确认,这样的设计变更通知单在现场将被视为无效文件,给工程责任各方和结算都将会带来很大麻烦,档案部门积极与设计院进行协调,提出按《规程》整改的建议,并在工程实施过程中有效监督其整改。从档案工作中提出文件形成的不足,实现档案的前端控制,保证了工程质量与责任。
档案工作计划的制定,分部分项的划分,动态的监督检查,把施工单位档案工作量化,增加了可操作性,使档案管理工作更具针对性,从真正意义上达到同步整理的目的,实现工程档案的前端控制。
三、建立风险管理机制
1、成立档案检查小组,实行全过程把关
在集团网络制度下,成立档案检查小组,由公司副总经理担任组长,由主管档案的经理办公室及与工程前期规划设计相关的规划设计部、与工程施工管理关系密切的工程管理部、与工程竣工相关的安全质量部等部室成员组成,有效实行从规划到竣工的全过程把关。
2、成立档案验收小组,保证高质量竣工档案的移交
为保证工程竣工档案接收移交工作的顺利进行,集团成立档案验收小组,编制了《新奥公司建设工程档案验收申请表》,在这张表里创新加入监理、业主代表、安全质量部等主要负责工程验收部门的意见,使档案业务保持和主要业务人员、业务部室的紧密联系。在档案竣工领导小组的共同审核过程中,把与工程实际竣工情况有出入、档案资料缺少的情况一一记录在案,填写《新奥集团有限公司奥运工程档案验收情况书面告知单》,让总包单位按检查要求进一步整改,合格后填写《档案移交书》、《移交目录》等,办理移交手续,使档案验收、移交工作做到程序化,进一步保证了竣工档案的准确性与完整性,体现了奥运工程档案的历史价值。
3、建立档案防汛应急预案机制,保证施工现场档案安全
档案防汛预案管理开创了档案安全管理先河。奥运工程档案首先形成、保存于施工现场,由于条件的限制,每年汛期的到来都会对档案实体安全产生严重威胁,为保证现场施工技术文件的完好与安全,集团坚持对施工单位现场档案室进行档案安全渡汛检查。一方面制订《档案防汛工作应急预案》,从制度上保证公司档案和施工现场档案安全渡汛。另一方面根据北京市气象局提供的气象预报资料,提前对现场档案保管情况进行监督检查,检查档案设施、设备、装具,检查各单位档案防汛预案等。2007年夏季,施工现场雨水倒灌的现象时有发生,然而由于我们提前采取了架高档案柜,柜上加盖防雨布等措施,没有出现一例档案损毁的现象。此举提高了档案人员安全风险意识,实现了档案安全工作的前端管理。
四、加强档案培训,提高档案管理人员业务水平
1、强化档案意识
强化档案意识对档案工作有巨大的推动作用。只有头脑中有很强的档案意识,才能在工作中注意收集、整理文件材料,填制施工资料时注意符合归档要求、方便存档立卷、便于今后的利用。也就是说,档案意识越强,越有利于档案材料的有效收集,从而越能使形成的档案材料具备及时、准确、完整的特点,最大限度地满足利用者的需求。为此,我们利用工程档案例会,第一时间把各级档案管理办法、制度及时进行宣贯,强化各级管理人员的档案意识。
2、加强档案业务人员专业培训
工程档案安全管理制度篇9
对于档案安全管理，还没有发现完整的定义或者描述。借助危机管理的定义，笔者认为理解档案安全管理是企业或者企业档案管理机构为避免或者减轻安全威胁给企业档案带来损害、损坏甚至毁灭，而有计划、有组织地学习、制定和实施一系列安全管理措施和策略。认识到企业档案安全管理在企业档案管理工作中的重要性是进一步开展企业档案安全管理工作的先决条件，作为企业档案工作者必须认识到这一点，其他管理人员对此也必须要有相当的理解和认识。
二、企业如何开展档案安全管理工作
（一）树立档案安全管理意识
档案安全意识是做好档案安全管理、确保档案安全的前提。不论是档案管理人员，还是企业领导、员工，都必须具有档案安全意识，才能确保档案安全。档案安全意识淡泊是个普遍存在的问题。为保证企业利益和企业档案安全，企业需要树立档案安全管理理念和安全管理意识。当前树立档案管理安全意识显得非常紧迫和重要，通过安全管理教育和培训可以提高档案管理工作人员和相关人员的档案安全管理意识。企业可以充分利用企业电视、内部报刊、门户网站、企业通告通知、企业会议等多种途径，开展档案安全管理敦育，树立和增强档案安全管理意识。在开展安全管理意识教育和培训的同时，还可以通过积极开展规范化、制度化的实战演练，提高安全管理技能和安全管理效率。
（二）加强档案安全日常管理
首先必须建立一套完整的档案安全日常管理制度，包括档案安全管理责任制、库房保管制度、库房温湿度管理制度、档案出入库制度、档案利用制度、档案保密制度、值班制度等，并严格按制度执行。其次，建立完善的档案安全管理工作台帐，包括保管情况检查记录、环境安全检查记录、防火安全检查记录、库内外温湿度记录、档案移交登记、档案出入库登记、档案借阅登记、值班记录等原始台帐，并对各种原始台帐进行统计分析，总结规律，再用于指导档案安全管理工作，提高档案安全管理工作水平。第三，进行档案安全的全过程管理，将档案安全管理从保管环节，延伸到形成、积累、收集、整理、鉴定、利用等环节，将档案安全管理落实到档案管理工作的全过程。第四，加强档案库房日常管理，定时开关设备、电源、门窗，定期检查电源线路、设备、消防器材、防虫药品，做好各项检查记录，保持库内外环境清洁，及时消除档案安全隐患。
（三）建立健全安全管理制度
安全管理制度的建立和完善是企业档案安全管理的制度保证。为保证企业档案安全管理工作的顺利进行，制定相应的企业档案安全管理制定非常必要。企业工作人员尤其是档案管理工作人员应该熟知安全管理制度，并在安全管理制度的指导下有序开展安全管理工作。
（四）建立和健全安全管理预案
建立和完善企业档案安全管理制度后，还应该建立企业安全管理预案。安全管理预案是安全管理制度的延伸、细化和具体化。企业档案工作应该根据可能出现的不同类型的安全威胁制订相应的安全管理计划和应对预案，从而形成档案工作安全管理计划和应对预案，并和企业其他的安全管理预案共同形成企业安全管理预案。档案安全管理预案首先应该明确怎样防止安全威胁爆发；其次应该明确安全威胁爆发后，如何立即做出针对性的反应等等。在安全管理计划和安全应对预案中需要重点体现安全信息的传播途径并确保它正常运行，同时要重点体现安全的解决办法。
工程档案安全管理制度篇10
一、应急预案制定工作应当遵循的原则
（一）预防灾情原则
制定合理的档案管理应急预案的目的之一在于降低不良因素对档案安全的威胁，最大程度地确保档案的完整性与安全性。为此，工作人员在制定应急预案的过程中，必须严格遵循预防为主的原则，确保应急预案各类体条款具有前瞻性、应急性，能够有效地降低事故发生几率。
（二）档案优先原则
档案优先指的是在档案室发生诸如火灾等灾害时，优先转移各类档案，将档案的安全放在第一位。在过去，国内发生了多起档案室失火事件，由于工作人员未充分遵循档案优先原则，首先转移档案室其它物质资产，从而导致大量档案受损，付出了巨大的代价。所以，档案管理人员要吸取教训，时时刻刻以档案为重，在档案室发生消防事故时第一时间转移档案[1]。
（三）应急联动原则
档案管理工作强度较高、工作难度较大，档案应急工作需要多部门合作、共同维护档案安全。应急联动原则是工作人员在档案应急预案制订工作中必须要严格遵循的一类原则，应急联动的意义在于充分调动各部门的力量，以制度的形式来落实档案管理中的多部门协作。事实表明，在应用具有应急联动内容的档案应预案后，档案的安全性获得了显著的提升，同时也深化了其他部门人员对档案管理工作的了解，为档案管理工作的进步奠定了良好的基础。
二、档案管理应急预案的制定与实施
（一）做好应急人员配备工作
消防、公安人员是保障档案安全的专业力量，在档案室发生安全事故后，档案管理人员要及时报警，在后续工作中充分配合公安、消防人员的各项工作。火灾是对档案安全危害最大的一类灾害，因此档案管理人员要积极提高自身的防火意识，从而降低档案室失火的几率。
无论是何种工作，在其中发挥最关键作用的因素是“人才”，档案管理工作也不例外。通过调查走访，发现部分档案管理人员综合素质较低，预防风险的意识与能力较差，难以有效地制定与执行档案应急管理预案。鉴于以上情况，认为档案管理部门应当采取有效措施以强化档案管理人员的综合素质，可以通过定期举办行业专家讲座以及组织专业技能培训活动等形式来扩充管理人员的理论知识储备、提升其专业能力，使其更加适应新时期档案日常管理与应急处置工作的要求[2]。
（二）做好物资储备工作
档案管理人员要时刻绷紧神经，注意防范各类事故的发生。为了最大程度地降低火灾的危害性，档案管理人员必须要做好应急物资储备工作，准备数量充足、质量合格的灭火器，工作人员要明晰灭火器的操作流程，以求在最短时间内控制火情。档案室中要配设火警装置，档案管理部门要定期组织专业人员检测报警装置与消防设施是否处于正常的工作状态中。
档案室应设有直通安全地带的安全通道，应急预案中应强调安全通道的重要性，严禁在安全通道上堆放杂物、充分确保安全通道的畅通。安全通道上要配有质量合格的消防指示灯并在墙上张贴安全标志。得益于科技的高速发展，现阶段人们已经可以借助计算机与互联网技术来开展档案日常管理与安全保障工作。预案中应当指出，档案室要建立电子数据备份系统，将重要数据备份至硬盘之中，采用实时数据备份的工作方式以保障重要数据的安全。
（三）做好资金准备工作
毋庸置疑的是，档案日常管理与应急处置工作需要大量的资金，这就需要档案管理部门做好资金预算工作，确保用于购进消防设施、计算机设备等物资的资金充足。需要特别指出的是，近年来档案管理资金贪腐现象较为猖獗，因此档案管理部门应当做好资金流向监督管理工作，制定一系列制度来约束资金经手人员的行为，确保每一笔资金都能落到实处。
（四）明确档案应急预案启动条件
档案管理人员必须要在合理的时机启动档案应急预案，如此方能最大程度地削弱灾害对档案安全的威胁性、保障应急预案的应用效果。通常情况下，在档案室发生险情后，档案管理部门首先要组织人员进行自救，随后应在最短时间内分析灾情等级、预估灾情可能造成的危害。在判断出灾情严重程度后迅速制定相关的灾情报告，详尽地描述灾情出现的时间与预测灾情的影响并在2小时内将报告递交给上级领导部门。
在确定灾情极有可能影响人员与档案安全、容易造成较大经济损失后，要迅速启动档案管理应急预案，各有关人员要迅速回归岗位、分析现场灾情进展状况并严格依照应急预案相关规定开展救灾工作[3]。
（五）应急预案中的奖罚内容
为了最大程度地发挥榜样的带头作用、遏止档案应急管理工作中不良现象的发生，档案应急预案中应当含有合理严谨的奖罚制度。奖罚制度能够实现及时表彰在档案应急管理工作中作出突出贡献的人员，处分瞒报档案险情、在档案应急处理工作中态度散漫的人员的目的。严厉处罚阻碍档案应急管理工作开展的人员，应当将犯事情节特别严重的人员移交司法机关处理。