档案室安全管理篇1
摘要：档案信息安全是办公室档案信息化建设中的一项重要保障工作。本文从制度管理及信息化下的数据管理讨论了档案信息安全管理的7个保障措施：电子文档归档及管理制度；安全保密制度、数字档案查询利用制度；档案数据管理维护制度；数字档案鉴定销毁制度；档案数据网络和信息设备维护使用制度；档案库房管理制度。
关键词：档案信息化电子文档安全保密制度网络安全
1电子文件归档管理制度的安全策略
①电子文件是指单位在内部管理和履行行政职能的过程中所产生并存储在光盘、硬盘等载体中的，可进行网络传输，并且可作为参考资料通过计算机系统调阅和使用的文件。②只有文本、图像、视频、音频等文件以及超媒体链接文件才可作为电子文件进行归档处理。③从归档方式来看，电子文件支持逻辑归档方式，同时也可进行物理归档。基于计算机网络的逻辑归档可将原电子文件直接移交档案室归档，不必调整其存储方式或存储位置。而物理归档则需要借助可脱机存储的载体，先将源电子档案网络传输到该载体中，经由其转换加工再移交档案室。按照存储载体的类型，笔者首推光盘，另外还可以用磁带、硬磁盘等。软磁盘也不适合长期存储数据。由专用软件生成的电子文件必须按照通用格式转换，然后存储在指定磁盘。④电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。⑤电子档案管理系统采用“计算机集中处理+电子档案存储数据资料+数据有效管理”的方式，实现对档案资料“一次采集、反复利用、信息共享”。⑥归档方式由“纸质”变“电子”。一改以往每年发一份表格，要求每人填完后装入牛皮档案盒就了事的方式，创新建立专门档案管理系统，由专人负责录入管理，一人一档，定期校验和转存，实行档随人走“终身制”。⑦时间由“短期”变“长效”。新建立的电子档案管理系统更具有连续性和长效性，可做到随时可添加，随时可变更，随时可查阅，有利于长期保存。摈弃了以前填一年管一年，资料填报不持续完备的缺点。⑧需销毁的电子文件必须编制销毁清册，经上级批示后统一销毁。销毁保密等级较高的电子文件时，若其所在载体上的痕迹不可擦除，应该一并销毁其载体，确保不留任何痕迹。销毁一般性文件则可逻辑删除。行政管理人员负责监管电子文件的接收、保管和鉴定销毁工作。
2安全保密制度
①办公室行政人员必须对数字档案系统的登录帐号、密码保密。另外，为了保证系统安全，应该用数字+字母的形式设置登录密码，且不得少于八位数，每隔一段时间修改一次。非单位内部计算机未经上级批示无权登录档案管理系统。②除业务档案以外的电子档案只允许单位内部查询。③使用者本人可查阅电子档案资料，未经上级批示不得外传。涉密档案禁止网络共享。
3数字档案室提供各类非涉密室藏档案查询
①非单位内部人员，未经本单位领导批示不得调阅本单位档案资料。若须查阅档案资料，经批示后由本单位后台管理部门授予访问权限方可进入系统进行调阅。单位内部人员可通过提前申请的帐号登录兰台档案管理系统，根据需要调阅电子文件。②根据档案的保密等级，系统按照登录权限将单位内部人员分为三类，即普通用户、中级用户和高级用户。③可以对外开放的文件有的设置了限制条件。比如调阅数字档案时，要求调阅人提前通过网络递交调阅申请，经档案管理人员审查后自由调阅，调阅人不得擅自转载文件资料。而纸质文件则要通过上级批复再进行调阅。
4档案数据管理维护制度
①认真做好文件的收、发工作，档案的收集整理工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；做好档案的统计、利用工作，对各类档案库存、接收、销毁、利用等进行准确统计，积极做好档案信息资源的开发利用，以确保能为各局室的工作提供便捷的服务。②数字档案由档案管理人员和计算机管理人员分别负责管理和维护，确保档案数据安全；③各部门数字档案经主管部门领导签字同意后由行政秘书交档案室统一管理；④非档案管理者不得修删数字档案；数字档案至少制作三套备份（一套硬盘，两套光盘），其中一套异地保存，另外两套分开保管；行政秘书应请示领导配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件和数字档案。
5数字档案鉴定销毁制
①坚定数字档案时，首先由领导批示，从各部门挑选专业人员成立工作组，按照档案保管期限定期审查逾期的数字档案，就档案存毁给出专业意见。然后，工作组统计出不再具有利用价值和存储价值的档案清单，编写销毁清册。②档案鉴定工作组以报告的形式向上级如实反映档案逾期情况，并递交销毁清册。经批示后按规定流程将逾期档案一并销毁。但是销毁清册必须永久保存。禁止任何部门或个人未经批示擅自销毁档案资料。
6档案数据网络和信息设备维护使用制度
①数字档案的使用和维护一律参照计算机操作规程操作。假设调阅时计算机突发故障，须尽快通知技术部进行排障，切忌个人盲目处理。②指派专人保管硬盘、光盘等存储载体，切忌将介质外接，也不允许在本单位计算机载体上使用外来存储载体。档案室的计算机未经许可不得上网操作或供个人娱乐。③做好防光、防潮、防虫霉、防火、防盗、防尘、防鼠、防高温等档案保护工作。
参考文献：
[1]章素文.浅析信息化档案管理安全防范之策略[J].科技信息，2011.9.
[2]王艳.如何确保信息化档案管理的安全[J].中国科技信息，2010(09).
[3]马菲.网络环境下档案信息管理安全体系初探[J].湖北档案，2009(08).
档案室安全管理篇2
【摘要】随着社会形势不断深入变化和档案部门、档案室功能定位的转变，档案安全管理面临诸多新的挑战。档案保管机构作为档案安全体系建设的载体，必然要寻求安全管理模式的转型与突破。
关键词安全管理；实施路径；发展趋势
笔者拟通过对安全管理的应用与方式进行研究，结合档案室安全管理特性，分析档案机构的安全管理模式，探索新兴技术、管理手段在档案机构安全体系建设运用中的必要性、可行性及具体实施路径，达到保护档案安全、维护社会稳定的目的。
一、现代安全管理的内涵
现代安全管理是一门技术科学，它是介于基础科学与工程技术之间的综合性科学。它强调理论与实践的结合，更重视科学与技术的全面发展。现代安全管理的特点是把人、物、环境三者进行有机联系，试图控制人的不安全行为、物的不安全状态和环境的不安全条件，解决人、物、环境之间不协调的矛盾，排除影响工作效益的人和物质的阻碍事件。从科学性和技术性这两方面，给现代安全管理下定义：现代安全管理是研究人、物、环境三者之间的协调性，对安全工作进行决策、计划、组织、控制和协调；在法律制度、组织管理、技术和教育等方面采取综合措施，控制人、物、环境的不安全因素，以实现安全生产为目的的一门综合性学科。安全管理在解决系统中的安全问题上从两个方面考虑：一是借助于法律制度、组织管理和教育控制人的不安全行为。二是借助于技术措施和管理控制物的不安全因素，改善作业环境。安全管理实质上就是对人、物、环境的系统管理。
二、现代安全管理在档案机构管理中的应用
档案室的安全管理作为档案安全的组成部分之一，既遵循管理的普遍规律、服从管理的基本原理，又有其特殊的原理。档案室的安全管理逐步由原来的事故管理发展到现在的隐患管理，凸出强化超前和预防管理，从建立在事故致因理论基础上的管理发展到现代科学管理，从传统的行政手段、经济手段以及常规的监督检查发展到现代的法治手段、科学手段和文化手段，从基本的标准化、规范化管理发展到以人为本、科学管理的技巧与方法，使档案室在安全管理上有质的飞跃。同时，档案室还需通过制定一系列安全管理法规及标准和较为严谨的安全管理体系，如：安全管理组织体系、安全责任体系、安全管理信息体系、安全管理制度体系等，确立了“安全第一、预防为主”的安全方针，通过建立健全档案部门、档案室安全管理组织架构，对促进档案安全管理起重要作用。下面以企业单位档案部门、室为例来谈谈档案安全管理。
现今，各大企业单位档案室也是我国档案管理体系和网络中不可忽视的分支，它既丰富了档案资源、又便于收集、保管和利用，是公共档案馆外的补充与延伸。它不但是企业档案的重要组成部分，也直接关系企业的传承与创新。目前企业档案部门、档案室的安全管理防火、防盗、防灾害事故工作均由企业安全职能部门负责指导。由于多数企业档案库房由办公室改建而成，往往因资金问题修建不达标，造成线路老化、消防设施缺损等安全隐患。虽制定了各类安全管理制度，但有章不循、有法不依，使制度多流于形式，沦为表面文章。此外，档案交接时手续不严格，易造成档案损坏和散失。档案部门、档案室工作人员安全意识淡漠，责任心不强，也是企业档案的安全问题之一。目前，企业档案部门已意识到了自身的不足，基本加强了防盗设施建设，安装了防盗门窗，有些档案室在重点部位加设红外线防盗报警系统及防盗视频监控系统。企业安全职能部门也加大了夜间值班巡逻，对库房管理严格实行双人制，对电气设备和电线电路进行统一管理，加大了检查力度，强化了安全管理。如：我公司在档案安全管理上做得比较好，在档案室进出的门上设有专职人员的门禁卡及红外线报警装置系统，并在主要通道上装有探测点，8小时以外有公司保安人员每隔1小时定点刷卡，做好巡视检查记录。档案室的安全要素不仅仅限于传统意义上的选址安全、室库建筑、门禁系统、消防系统、防盗监控系统、温湿度监测调控系统、给排水设施、电源电器、档案装具、信息化管理系统、数据安全、机构人员、规章制度、管理措施等，还应增添突发应急防范预案、安防技术革新运用等关键要素。在结合现代安全管理理念的基础上，打造行之有效的安全管理体系，从而确保档案安全与社会稳定。构建与完善安全管理体系。档案部门、室的安全建设原则是“以防为主，防治结合”。保障安全、防范风险是实践之所需的各项工作之前提。
一是提高技术防范手段，加强安全管理。门禁系统、消防系统、防盗监控系统为档案室筑起了三道安全防护屏障，构成了档案室技防的坚实基础。然而档案室由于室藏数量大、类目繁多、齐全，进出人员频繁等特点，对三大系统的安全指数又提出了更为严苛的要求。现行的门禁按识别方式可分为感应iD/iC卡门禁；生物识别门禁如：指纹识别门禁、人脸（面相）识别门禁、掌纹（掌形）识别门禁和虹膜识别门禁等；磁卡识别门禁和密码识别门禁。门禁按数据的处理方式可分为独立式门禁（无门禁数据存储和智能控制管理功能）和联网式门禁（具有门禁数据存储功能，配备管理软件，可进行智能控制管理），联网式门禁主机又分为门禁一体机和门禁分体控制器。由于计算机处理指纹时，只是涉及了指纹的一些有限信息，而且比对算法并不是精确匹配，其结果也不能保证100%准确。但其安全性比相同可靠性级别的“用户iD+密码”方案的安全性高得多。在现实工作中，我们较多采用一个有效的办法是比对两个或更多的指纹，从而在不损失易用性的同时，极大地提高了系统安全性。目前档案室内较多采用双指纹门禁系统和独立式门禁。如：人脸识别是门禁管理系统信息技术、电子通讯技术和生物识别技术发展的产物，是实现安全防范管理的有效措施，它具有获取信息直接、隐蔽、安全性高等特点，是一种易被人们接受的非侵犯人权识别方法，将其使用于门禁系统，能进一步加强安全管理，消除安全隐患。人脸识别的引入，能规范外来人员出入，做好员工进出办公楼及库房记录、甚至可以完善考勤功能。门禁系统的技术革新，不仅能有效预防外来人员随意进出现象，更能使安全级别上升，提高员工遵章守纪意识，大大提升工作效能。目前档案馆的防盗监控系统多以视频安防监控系统为主，采用硬盘录像机为核心的第二代准数字化视频监控系统，利用视频探测技术、监视设防区域并实时显示、记录现场图像，它主要包含前端设备、传输设备、处理/控制设备和记录/显示设备四部分。与传统的模拟监控模式相比，基于数字硬盘录像机的准数字化视频监控系统不亚于一次飞跃，摆脱了传统模拟监控必须敷设光缆的局限性，使系统结构大为简化。但是，由于其本身技术架构的局限性，数字硬盘录像机始终无法解决基于网络的远程集中监控应用中的图像传输延时过长、无法实现多路同时监控、集成性差等问题。
二是在消防系统方面，严格按标准要求办事。按照档案室建筑性质、面积和高度，设置室内外消防栓系统、水喷淋系统及重要部位的气体灭火系统，按设置要求配备消防水箱、消防泵、消火栓、报警阀组、喷头、水流指示器、压力开关及烟雾报警系统等。在2014年2月，美国数据安全企业铁山公司(ironmountain)位于阿根廷首都布宜诺斯艾利斯市的档案资料仓库于当地时间5日上午起火坍塌，致9人遇难、6人重伤。2014年，藏有大量英国官方历史文献的英国国家档案馆附近发生火灾，该档案馆随后宣布暂时停止对公众开放，以进一步处理善后工作。所以档案部门、档案室消防设置时，应充分结合科技强消，通过物联网、云计算，强化防范和监督管理措施的技术含量，确保档案室消防标准有一定的前瞻性；并结合消防安全“四个能力”的建设，在强化档案部门、档案工作人员自身消防安全能力上下功夫，从人防、技防，硬件、软件等方面制定管用的措施，切实增强标准的有效性。
三是构建各类规章制度，落实责任。档案工作的收集准确性与完整性也和企业的生存有着密切的关系，它为企业生产的盈利稳定做出了积极贡献。也许很多人会不甚理解，档案工作不就是保管一下文件资料吗？显然，这个观点已不合时宜。随着时代的发展、社会的进步，无论是企业单位还是广大民众，他们对档案工作提出了更多的服务要求。也越来越依赖查阅档案的真实记录。因此，档案工作的职能不仅仅局限于保管，更重要的是将档案资源进行开发和利用，将“死档案”变成“活档案”，让有限的档案资源充分发挥作用。所以，我作为一名企业基层档案工作人员，不仅是保管档案资料，更重要的是如何准确地、完整地提供档案的信息，为广大利用者服务。也是鉴定我平时档案工作中收集质量的重要依据，其重要性是不言而喻的。提供正确的信息，直接影响档案的内在利用效果，档案资料收集后必须安全保管，制订详细的计划，做到有章可循，有法可依。明确责任主体，来强化档案工作人员的责任性，不断地提高自身素质，充分发挥档案的利用价值。
不断加强档案工作软件和硬件建设。面对办公条件有限、经费有限等状况，因地制宜，想方设法，把档案部门、室建设得小而精、功能全，小中见大，小中透雅，服务于广大利用者。同时必须提前规划重要档案重要区域的安全防护体系，做到“人防、物防、技防”三合一。在资源可控、经费允许的前提下，适时引用新技术，超前布防，消除隐患、降低灾祸，达到守护档案万无一失的最终目的。
参考文献：
档案室安全管理篇3
关键词：高职院校；档案保管；安全
档案保护工作是高职院校档案管理工作中最为重要的日常工作之一，其对保护档案、延长档案的自然寿命有着重要意义。档案安全是档案工作的重中之重，它直接关系到档案的保存。保证档案的安全，严防各种事故的发生，在保证档案服务的基础上，最大限度地延长档案寿命，是高职院校档案安全管理的重要意义。本文通过对高职院校档案室档案安全保护工作中普遍存在的问题及形成原因进行分析，提出了档案室档案安全保护工作的对策及建议。
一、档案安全保护工作所存在的问题
1.档案安全保护意识淡薄
随着高职院校综合性档案馆馆藏档案数量的增加，档案管理任务加重，其对存放环境条件及存放方法也有较高的要求，保护工作的技术含量较高。但是由于人员配备不足，工作繁忙，档案管理人员往往只顾及档案的收集、整理，对做好档案安全保管工作的重要性认识不足。部分高职院校热衷于档案的数字化、信息化，建设数字档案室，认为只要库房内不潮湿、没有明火，档案文件没有发霉、生虫，库房问题没有引发火灾，档案的安全就不成问题。
2.档案安全管理制度不健全，执行不到位
高职院校档案保护意识较弱，虽然制订了档案安全管理制度，但制度不健全。如对档案室的温湿度的控制调节，档案用纸要求、虫害防治技术、装裱修复工艺、晾晒防潮方法、分库保护体系、库房构建技术等安全管理工作没有提到议事日程上。有些制度没有严格执行，缺乏必要的监督机制，导致档案安全保护工作不到位。
3.档案管理人员重视度不够
高职院校档案室普遍被认为就是一个仓库，档案工作人员的工作类似于仓库管理员，档案工作不受重视，档案管理人员往往身兼数职，承担的任务较重，没有精力将工作全部放在档案管理与档案保护上。安全保管工作中必需的资金、设备、库房没有得到解决，档案管理人员心有余而力不足，这给档案安全保管工作造成了很大困难。
二、高职院校档案室档案安全保护的对策及建议
1.增强档案安全保护工作的意识
在高职院校的档案管理工作中，工作人员要努力学习档案保护知识和技能，保持一线工作的清醒头脑，克服麻痹思想，消除各种隐患，提高档案安全保护意识，落实安全第一、预防为主的方针。在提高安全保护意识的同时，要加强借阅和利用档案方面的保护，要及时了解所需，多做调查研究，对于特殊档案，可先进行复印然后再提供复印件，这样就避免了档案重复翻阅和复印情况的发生，有助于对档案的保护。档案管理人员要留心档案的破损情况，力争对档案进行及时检查、修复。在提供档案利用工作时必须注意保密，既要积极利用，提高利用效率，又要做好利用过程中的保密工作。
2.建立完善的档案安全保护制度
随着高职院校档案载体的多样化，要建立健全档案安全管理的工作制度，并在日常管理工作中严格按制度执行，落实档案的保管、保密和利用制度。档案库房温湿度的控制与调节，是保证档案安全、延长档案寿命的有效保证。在制度中应规范对档案室温湿度的控制调节，坚持天天观察、记录、调节温湿度，在调节档案库房温湿度时，不能使库房内的温湿度急剧变化；在进行自然通风时，判断能否进行通风，按时投放杀虫去霉药物；同时，档案库房内不能存放其他物品，应保持清洁卫生。
3.加大资金投入，改善档案库房的设置与配备
做好高院校档案室档案保护工作，最重要的是档案室库房的建设，库房质量的好坏将直接影响到档案的保护条件和库房管理措施的效果，其对防热、防潮、防光、防尘等均有比较具体的要求。因此，档案管理人员必须加强重视，充分意识到档案安全保管的重要性和紧迫性。
档案室安全管理篇4
一、创建优秀档案室工作情况
近年来，区局领导高度重视档案管理工作，将档案管理工作纳入日常工作日程。特别是今年下半年以来，区局领导将创建优秀档案室试点工作作为下半年的重要工作之一，紧紧围绕改革发展中心任务，以服务大局为主题，以规范管理为核心，以职能建设为基础，促进XX档案工作迈上新台阶，重点做了以下几项工作：
（一）加强组织领导，档案管理体制更加健全。近年来，在市局办公室的关心和帮助下，区局进一步完善了档案管理工作机制，先后建立健全了由区局主要领导任组长、各科室负责人为成员的档案管理工作领导小组，责成办公室的专职档案员负责档案的管理工作，各科室充实并确定了兼职档案管理员，实现了档案目标管理工作的统一领导、统一规划、统一管理。形成了以一把手挂帅、办公室主任分管、档案管理员具体负责、各科室兼职档案员协助管理的四级档案管理网络，使档案管理网络更为完整、体制更为健全、渠道更加畅通。
（二）深化业务培训，充实档案管理队伍。随着档案门类、载体数量增多，档案利用的频率逐渐增大，尤其是2001年6月迁入新办公楼以来，区局配备了专（兼）职档案员，并以提升业务素质为突破点，多次选送档案人员参加档案部门及市局的业务培训，为机关档案管理工作的规范化、标准化打下了坚实的基础。同时，区局通过组织各科室负责人、兼职档案管理员综合素质培训，进一步加大了档案管理监督指导力度。通过培训，各部门相互交流沟通，进一步提升了档案工作业务水平，有力地促进了档案业务建设的和谐发展。
（三）强化制度管理，档案工作更加规范。按照《中华人民共和国档案法》、《天津市档案管理实施条例》等有关规定，结合工作实际，区局制定完善了文书、会计、基建、专卖、声像、实物等管理办法，进一步强化了档案工作领导、档案专（兼）职人员工作职责以及档案资料的收集、整理、立卷、归档、保密、保管、借阅等制度管理，做到了“规章制度上墙、工作意识进脑、管理理念入心”，全区局上下呈现出依法治档、规范管档、人人重档的良好局面。
（六）注重开发利用，档案资源服务功能更加广泛。一是逐步健全了档案借阅制度。要求档案人员按规章制度进行借阅，切实保证了档案资源使用的有效性和准确性，充分保障了各项工作发展需要。二是切实完善了档案检索体系。按要求编制了《文书档案目录》、《基建档案目录》、《专卖档案目录》、《会计档案目录》、《实物档案目录》，编制了两种《归档文件目录索引》。同时，结合信息化管理目标要求，在微机中录入20**年以前的文书档案的案卷目录。区局共编有文书档案目录9本、基建档案目录1本、会计档案目录1本、专卖档案目录10本、声像档案目录1本、《文书档案索引》16本等各种检索工具和各种编研资料共35本。三是认真开展了档案史料汇编工作。为进一步丰富档案内容，开发档案信息资源，提升档案服务功能，区局通过调阅大量档案资料撰写了《全宗卷》、《组织机构沿革》、《管理规范》等材料。通过编研史料，充分展示了的发展历史，为利用档案资料提供了方便、优质、高效的服务渠道。
三、档案管理工作存在的不足
档案管理工作虽然取得了一定的成绩，但与上级领导的要求还有差距，主要表现在两个方面：一是在开发利用方面有待深入探讨，跟踪利用效果反馈不够，编写不到位；二是由于机构和人员等客观因素限制，档案方面的专题培训还有待加强。在今后的工作中，我们将再添措施、再加力度，把我局档案管理工作推向更高的台阶。
对照《系统考核标准（试行）》，经我区局认真自查认为达到了优秀档案室标准，特此上报。
档案自查报告（二）
为认真做好档案工作，镇党委、政府领导班子高度重视，坚持贯彻执行《档案法》，进一步落实了工作制度，强化了工作管理，并积极组织镇专兼职档案员参加县级培训，从而使我镇档案管理工作的水平进一步提高，使我镇档案管理工作日趋走向规范化、标准化、科学化。按照县档案局下发文件精神要求，我们对本镇机关档案工作进行了认真全面的自查，现将自查情况报告如下：
一、领导重视，档案法律、法规学习宣传到位。
在档案工作中我们认真学习、贯彻执行了《中国人民共和国档案法》和《四川省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》，在镇干部、职工中宣传有关档案工作的法律法规，并收到较好的效果，例如镇干部职工都能自觉配合档案室工作，各办公室都能及时将部门的存档资料归档上交档案室。在档案工作中做好法律法规的宣传是做好档案工作的关键。
二、档案管理体制建立健全
结合我镇实际情况，我们建立健全了八项档案管理制度，即：档案保管制度，档案查、调阅利用制度，档案收集制度，档案整理制度，档案工作安全管理制度，档案统计制度，档案保密制度，档案员岗位职责。这些工作制度在档案管理中发挥了较好的作用。
三、档案基础设施完备
为规范档案存取和调阅，镇设有12的档案库房一间，配置档案柜3组，档案装具式样、规格及质量符合国家标准。档案室条件完备，配备了防盗门、铝合金窗户，重新粉刷了墙壁，铺了防潮地砖，基本符合档案室防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防蛀的要求，保证了档案的安全存放。
四、档案业务建设
根据国家有关规定，我镇制定了符合本镇实际的各门类档案《分类方案》，《保管期限表》等业务规范，并坚持实施。档案办公室按规定及时接收各门类的档案，进行统一管理。我镇文件材料的书写格式、质量基本符合有关规范要求。XX年至XX年的档案已全部整理上柜。档案的分类、排列符合要求。同时，档案员还定期对库房进行抽查，档案无霉变、虫蛀等不良现象，无泄密事件发生。
五、强化职责，认真归档
六、存在的问题
㈠档案意识淡薄，思想不到位。尽管现在把档案纳入我镇责任制考核中，但是部分人员对档案工作意识仍不强，一定程度上影响了档案工作的开展。
㈡基础设施差，经费紧缺，无独立档案室。由于灾后重建的影响，我镇无独立档案室，部分基础设施达不到上级部门对档案管理的要求，使档案保管利用受到影响。
㈢档案收集不齐全，部分文书档案遗失。镇上许多召集会议，布置工作往往只是口头形式，各个办公室行成的文件材料，各自存放，特别是一些专业档案和照片档案容易散落在各个办公室，收集、整理它们也就特别难，造成档案收集不完整，归档率低；且由于二零零八年地震灾害的缘故造成了我镇部分文书档案遗失，对我镇档案信息的保管利用造成严重影响。
总之，我镇在档案工作规范化管理工作中，做了大量富有成效的工作，取得了明显的成绩。但我们也看到了自身存在的问题，需进一步提高全镇人员的档案意识，加强对档案人员的业务培训，不断提高档案人员的理论水平和实际操作技能，还要认真开发档案信息资源，为本镇各项工作提供更好的服务。
档案自查报告（三）
我局历来对档案管理工作非常重视，建局伊始，就成立了专用档案室，几年来，我局档案工作在局党委领导下，在区档案局的指导下，档案管理工作一步一个台阶，逐步走向科学化、规范化管理，现将有关情况汇报如下。
一、高度重视，落实责任，确定责任制
我局档案管理工作的发展与业务建设，既有上级业务主管部门的支持，又有局领导的关心和重视，更有全局职工的努力。首先是成立了档案工作领导小组，确定了领导责任制，明确了专门管理工作人员，划定阶段性任务、目标，实现了档案管理制度化、规范化。同时，局党委和局长办公会把学习贯彻《档案法》，提高机关的档案管理水平，列入了机关工作的重要议事日程，对档案工作进行了专题研究，重点查找了档案管理工作中存在的薄弱环节，制定整改措施，研究探讨进一步做好档案管理和服务的办法措施，对相关工作进行认真的部署安排，促进工作的落实。同时从经济投入、人员配备、设备装具购置等方面给予大力支持，确保档案室的正常运转和安全。
二、严格管理，全面完成档案整理、安全和宣传工作
在继续巩固和完善档案管理标准的基础上，我局进一步提高档案管理工作标准，增大在档案管理方面的投入，解决档案管理工作中的实际困难，严格依法治档，加快档案信息化进程。
一是重视档案管理队伍建设。我局先后有多人积极参加档案管理部门的培训，并取得培训合格证，做到持证上岗，现有专门从事档案管理工作人员1名。同时注意对档案管理人员的教育，平时注重开展形势多样的业务学习，打造了一支强干的档案管理队伍，档案管理同志文化素质高，业务能力强，工作认真负责，对来查找档案的科室和群众都能热情接待，按照《档案法》提供优质服务。
二是及时完成文件归档入库和分类整理工作。对于各类档案，我们都严格按照国家有关档案工作的法律法规，对应归档的文件材料，做好文件的收集、归档工作，对档案文件严格按照程序做好鉴定、销毁、归档工作。每年年底我们专门抽调人员对年度档案进行分类整理，完成了年度立卷装盒工作。同时，将人事档案与业务档案分离，由人事科负责，加强人事档案的保密性。随着电子文件档案管理系统开展，在单位领导的重视下，我局将计算机运用于档案整理工作，为单位档案管理专门配备了计算机一台，落实专人负责。做到规范操作，有序利用，设立了信息系统的防火墙、密码访问控制，不断完善档案信息系统安全管理制度，确保档案信息系统安全。在管理上建立了电子归档制度和文件管理的记录系统，严格执行保管制度，从技术要求和管理措施两方面有效地保证了档案信息的安全管理。经过多年的建设，我局基本实现了机关档案管理工作现代化、整理规范化、排列标准化、检索科学化。
三是加大投入，严肃纪律，确保档案安全。档案安全是档案工作的重中之重，我们要求档案工作者要从对党、对国家、对人民负责的高度，深刻认识档案安全的重要性，自觉从思想上、行动上确保把档案安全放在首位，要求时刻牢记“档案安全，责任重于泰山”，牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，坚决防止和克服松懈、侥幸心理，确保档案安全万无一失。把安全工作重点从事后处理转到事前防范上来。在自查的基础上，对重点部位和可能存在安全事故隐患的地方进行重点检查。对检查中发现的问题和隐患，采取了有力措施，及时整改，坚决堵塞危及档案安全的漏洞，防止各种危害档案安全事故的发生。建立健全档案安全规章制度。把建立健全档案保管、编目、利用、编研、保护、保密等方面的规章制度，真正做到责任到人，措施到位。尽管现用办公地点为租用，但我局还是克服困难，设立了专门档案室，采取切实有效措施，安排专款进行彻底杀虫，目前未发现霉变、虫蛀现象，确保了档案的安全。正确处理好档案安全保管和方便利用的关系，既保证档案不丢失、不损坏，又保证了档案信息不失密、不泄密。
四是加强档案宣传工作。档案工作是一项基础性工作，许多人对档案工作比较陌生，不够了解，不够重视，为此，我们在全局干部职工大会上多次强调对档案的管理、使用和爱护，并组织全局干部职工学习了《档案法》，取得了较好的效果，全局档案管理法律意识明显加强。
三、加强各级工作人员的岗位职责的建设，完善档案管理措施，认真抓好落实，严防泄密。
依照相关法规，我局切实加强对文件材料收集和鉴定销毁工作的监督、检查和管理，使我局的档案管理更趋合理化、规范化、科学化。我们制定并实施了较为有效的措施：一方面，加强对归档文件材料的保管以及保密力度，由档案人员统一集中管理，任何个人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件资料，认真做好传阅和保存工作，及时整理成册上交区委保密局统一销毁；另一方面，做到以人为本，努力提高档案管理人员的业务素质。档案工作人员认真做好文件的收、发工作，做好档案的收集整理工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；做好档案的统计、利用工作，对各类档案库存、接收、销毁、利用等进行准确统计，有计划、有步骤地进行档案目录汇编，积极做好档案信息资源的开发利用；严格按照保密法和档案法管理档案，保证档案的安全和利用。严格执行《借阅规则》，做好保密工作。主动接受主管部门的业务指导和督促检查，积极完成与档案相关的其它工作。
六、今后档案工作设想
通过自查，我办对档案管理工作进行了进一步的明确，同时，也发现了一些存在的薄弱环节，比如：未及时向区档案局报送情况，搬家后档案柜中未及时更新防虫剂，保密观念还有待进一步强化等等。针对以上问题，今后档案工作的目标是，以“三个代表”重要思想为指导，贯彻执行党和国家有关档案工作的法律、法规，坚持依法治档，依法监督；立足现实，着眼未来，强化服务意识，创新服务机制；积极开发档案信息资源，充分利用现代化手段，为教育工作提供更方便、快捷的服务。重点做好以下几项工作：
1、继续学习宣传、贯彻执行《档案法》，坚持依法管理档案。
2、做好档案日常管理工作。采用科学先进的管理手段管理档案，逐步实现档案管理、检索微机化。
3、加大声像实物档案的收集力度。
4、做好档案的利用工作，为前来查询者提供优质的服务。
档案室安全管理篇5
档案室管理实施细则一一、档案管理人员必须贯彻以防为主，防治结合的原则，做好档案室的管理工作，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防虫、防鼠等措施。
二、档案管理人员必须坚持值日值班制度，坚持每天下班前检查门窗是否关好，电源开关是否关闭。对所保管的案卷，半年进行一次抽查，年终进行一次全面检查。严禁在档案室抽烟、吐痰。外来人员未经许可不得进入档案室。
三、新接收的档案资料，必须经过严格核查和消毒处理后才能进库上架
四、值班人员必须做好档案室内外温湿度记录，做好温湿度的调节工作(标准温度为摄氏1424℃，相对湿度为45%60%)。
五、档案室设施要经常进行检查，坏了要及时报告或维修，保证各项设施完整正常。
六、保持档案室的清洁卫生，坚持做到每周一小扫，每月一大扫。
档案室管理实施细则二一、档案室是单位存放各类档案的保密重地，实行专人管理，非档案室人员，未经允许不得进入。
二、档案室应落实三铁一器措施，确保铁门、铁窗、铁柜的安全牢固，监视器的正常运行。
三、要有足够的合乎要求的档案装具，档案不得随意堆放。柜架摆放位置应与墙壁保持10厘米以上的距离，每行柜架间距不小于60厘米(密集架除外)。
四、档案室应配备防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防强光、防高温、防霉等设备，并相应地做好八防工作。
五、档案室内严禁吸烟和使用明火，严禁堆放易燃物品或与档案无关的物品，对电源、线路、开关插头等要定期检查，发现有火灾隐情应立即报告处理。
六、档案室内要做到现场整洁，档案柜排列科学，通道顺畅。
七、档案室要进行定期或不定期地安全检查，做到及时发现问题，及时报告，及时处理。
八、档案室接收档案要双方当面清点核对，及时登记、编目。日常管理应做到档案、帐薄、检索工具相符。借阅档案要严格办理借阅和注销手续。因利用、整理、复印等原因拆卷的档案，使用后应及时装订。
九、档案室应定期对各类档案进行清点，做好清点记录。档案人员工作变动或出现重大事故应随时清点，并办理交接手续或写出书面报告。
十、档案室在日常工作或检查中发现档案破损、褪色，应及时修复或复印，库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要写明原因，保存依据。
十一、对档案室要把好档案出入关，出门要关掉电源、关好窗户，放下窗帘，锁好铁柜、铁门，决不能掉以轻心。
十二、要做好档案室的安全保密预防工作，学习新知识、新技术，加强安全防范意识，强化安全管理。
档案室管理实施细则三一、档案保管制度
1、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。
2、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。
3、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。
4、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。
5、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。
6、做好库房温湿度的监控与登记工作。
7、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。
档案保密制度
一、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。
二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。
三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆;档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。
四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。
五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。
六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。
七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。
档案利用制度
一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证(或工作证、学历证书)等有效证件，同时填写查阅登记表;受他人委托者，还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及委托查阅申请书。
二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理;查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准;查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。
三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续(限5天内归还);若续借，需办续借手续。
四、提供利用档案时，按学校有关规定收费。
五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。
六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。
七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。
档案室人员岗位职责
一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。
二、遵守各项档案业务规章制度。
三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守国家机密。
四、积极开展咨询服务;热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。
五、深入基层，开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。
档案鉴定制度
一、在主管校领导主持下，由校办、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组，按照分工，个人初鉴、集体审查，具体工作由档案室组织。
二、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值，准确把握归档范围和保管权限，有异议时由鉴定组裁定。
三、档案达到开放期，由鉴定组作出是否向社会开放的决定。
四、档案保密期满，由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。
五、档案存留期满，由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见，经主管领导批准后，方可存、毁。
六、销毁档案前登记造册(注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员);销毁时由3人执行;事后在清册上注明销毁日期并签字;清册归档。
安全与消防制度
一、库房重地，非本室工作人员不得擅入。
二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。
三、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。
档案室安全管理篇6
一、档案工作存在的问题
档案工作存在许多困难和问题，需要我们认真对待，正视问题，解决问题，才能有个更好的发展。
1、档案馆室保管条件差，严重威胁档案安全。受条件限制，县档案保管场所在设计功能上只能采取库房加办公用房的模式，除设办公室和库房和查阅室外，没有陈列室、展览室，更谈不上设置一些必须配套的档案业务和技术用房，如档案整理室、裱糊室、消毒室、计算机房等等。在保管功能上，由于设计、施工、材料等方面存在缺陷，防火、防水、防震、防高温高湿、防光、防尘、防虫、防雷、防鼠、防有害气体等方面能力较差。又没有安装温湿度自动控制设备，温湿度严重超标，致使馆室藏档案资料老化、变黄发脆、字迹褪变等现象突出，大大缩短了档案寿命。
2、档案馆室功能单一，不符合国家档案保管要求。保管档案条件恶劣，导致档案严重损毁或不安全，档案行政管理部门可采取代为保管等确保档案完整和安全的措施，可以收购或者征购。档案馆五位一体是指爱国主义教育基地，档案安全保管基地，档案利用服务中心，政府信息公开中心，电子文件管理中心。
3、档案工作发展不平衡，个别单位领导重视程度不够。档案人员调动过于频繁或兼职过多，造成档案人员业务生疏或没有足够的时间从事档案工作，档案管理水平难以提高，主要表现在制度不落实，档案材料收集不齐全，划分归档文件保管期限不准确，个别单位没有按要求来确定文件材料归档范围和保管期限，从而影响了归档文件的质量，基础设施落后，不适应社会发展需要。
4、档案事业经费不足，束缚了档案事业的发展。乡镇存在档案装备老化、机构不全的问题，档案工作经费投入少，档案事业未能实现与国民经济和社会事业同步发展，档案事业经费短缺和基础设施建设投入不足的问题没有根本解决。档案馆室基础设施陈旧落后，功能不健全，不能满足需要，社会服务功能较弱。
5、档案干部队伍人员老化、基层档案人员不稳定，档案工作者的整体素质有待提高。人是搞好工作的重要因素，随着事业的发展，档案数量的剧增，档案管理不能停留在一般水平上，目前档案管理干部普遍存在着技能单一、知识老化、专业知识缺乏的现象，大部分档案管理人员专业理论水平和业务工作能力较弱，许多人只干三五年，有的甚至是一年或几个月，七八年以上的档案人员所占比例越来越少。由此可见，档案干部流动非常频繁。不能完全满足工作的需要。
二、增强档案服务功能的措施
档案在服务经济、服务社会发展中发挥作用，服务功能不断完善，服务水平不断提高，服务效益显现，强化业务培训与指导，做到档案工作与经济建设同部署、同检查、同考核、同奖惩。
1、不断丰富档案资源。对档案形成单位加强指导，明确建档规范和进馆标准，档案接收工作富有成效，丰富馆藏，增加门类，改善馆藏结构。采取电话咨询，来馆查阅、信函查阅、送档上门等多种，为机关工作参考、领导决策、编史修志、解决纠纷、查找工龄等民生需求提供了无可替代的原始凭证，取得良好社会效益。
2、强化档案数据库建设。开展精品档案、婚姻登记档案全文录入，为查档人员提供便捷服务，减少档案的磨损，保护了档案原件。为确保档案库房安全，改善保管保护条件，安装密集架，为档案室配备了现代化管理设备。利用电台、电视台等新闻媒体进行档案征集通告和重要档案征集通告，征集有价值的档案资料。
3、强化档案的安全和防护措施。高度重视档案安全及其保管保护工作，坚持实行档案安全“一把手”负责制，实行档案安全工作“网格化”管理，落实档案安全机构和人员，强化工作职责和责任追究。加强档案库安全措施，要不断改善档案库房保管条件，有效控制档案库房温、湿度，认真按照“八防”的要求，安装防盗门和防盗窗，平时做好安全演练和预案，同时做好库房温湿度记录和调控工作，对档案进行安全防护，健全并严格实行安全制度，加强对重点档案保护工作，确保馆库整体安全。
4、开展主题实践活动。创先创优，建一流班子，以崭新的面貌和饱满的工作热情开展各项工作，开展创先争优建一流班子活动，达到预期的目标，形成团结、廉洁、高效、开拓的班子集体。采取各种形式，深入学习邓小平理论和“三个代表”重要思想，全面落实科学发展观，广大党员干部的理论水平业务技能得到提高，达到学以致用的效果。
三、强化依法管档用档的方法
进一步加强档案规范化、标准化、法制化建设，依法促进档案事业快速健康发展，以档案工作服务于经济建设为中心，以依法治档为手段，优化服务为重点，紧紧围绕全年的工作任务和目标，不断拓宽档案接收渠道，全面加强基础业务工作。
1、强化学习，管理水平得到提升。档案员承担着单位日常档案的收集、整理、移交、归档工作，不断提高档案员的业务水平是加强档案管理的关键因素。规范档案工作，安排了专人负责档案管理工作，积极安排档案员参加省、市、县档案局举办的业务学习培训班，通过学习培训，档案员的工作能力和业务素质得到了提高。
档案室安全管理篇7
【摘要】本文阐述了信息化建设发展现状，从信息资源、人力资源管理、内部管理以及安全信息管理等方面分析了基层档案室信息化建设中存在的问题，初步探讨了加快基层档案室信息化建设的对策与建议，供各级推进基层档案室信息化建设时参考。
关键词基层档案室；信息化建设；初探
信息时代背景下，数字新技术深刻影响了世界政治、经济、科教、文化等社会生活的各个领域，给我国档案事业带来了蓬勃发展的机遇和前所未有的巨大挑战。加强档案信息化建设工作已成为加快我国档案事业发展的必然要求，基层档案室作为档案事业发展的基础单位。笔者认为，必须顺应时代潮流，抓住基层档案室信息化建设这一关键环节，从而推动我国档案事业信息化建设进程。
一、基层档案室信息化建设现状
（一）信息化建设的定义与主要任务。档案是信息资源的一种，也是社会信息的一部分。从档案的属性看来，档案具有信息属性。基层档案机构在国家信息化建设中也担当着重要角色。在知识经济时代下，数字信息技术日新月异，传统的信息记录方式、传播途径逐渐被弱化，在档案的社会意识被加快步调“拾起”的过程中，基层档案室过去“重管轻用”的理念越发被驱逐，因此，在此时代背景下我国基层档案室的功能也应有所拓展。笔者认为，基层档案室在发挥其传统功能的同时，其功能也应该与时俱进，有所拓展和延伸。为满足社会对档案信息的广泛需求，基层档案室信息化建设的主要任务是通过完善基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、人才队伍建设这五个方面工作，采用电子计算机技术、现代通信与网络技术等方法来实现档案信息转化、开发和利用的现代化。
（二）基层档案室的信息化建设现状。目前我国基层档案室信息化建设处于自发、自主状态，单位的档案信息化系统基本依靠各自开发或购买建成的；档案信息化建设缺乏宏观层面的有效的协调和指导。随着社会信息化的发展，大多数基层档案室已从本世纪初仅简单利用档案管理软件开展档案目录录入、编辑、查询、利用等的阶段，开始向对库藏档案进行全部内容的数字化转化阶段发展。在档案数据库建设方面更是由以往的档案单机版数据库应用逐步向网络化、多媒体技术支持的局面发展。在公文办理和档案归档管理领域，越来越多的单位也已实现协同办公系统与档案管理系统的无缝衔接。基层档案室的信息化建设正通过观念、理论、方法、制度、体制的创新，朝着全面推进科学发展的方向快速发展。此外，一些企业、事业单位的档案室通过开展信息化建设，逐步打造数字基层档案室，构建了档案室网站，介绍档案管理工作流程、基层档案室新闻动态等；用户足不出户就可以利用计算机网络系统，查找基层档案室的库藏目录等；引进了档案的专业管理软件，逐步实现“双轨制”管理。
二、基层档案室信息化建设存在的问题
（一）档案信息化建设的规划、管理和指导工作有待改进。
我国档案行政管理部门对档案信息化建设工作十分重视，在管理制度、管理程序、技术标准层面为基层档案信息化建设提供可遵循的技术环境支持，国家档案局先后了《档案管理软件功能要求暂行规定》《电子公文归档管理暂行办法》等一系列规章制度，各省也相继出台了一系列地方配套管理文件，如上海市档案局印发《上海市电子档案和数字化档案备份办法》。但是由于缺乏指导基层档案室信息化建设的整体规划、相关标准等顶层设计，各单位在档案信息化开发工作上，主要靠单位领导对档案信息化工作的重视程度，信息化建设存在随意性、任意性，各地发展水平不平衡，总体覆盖率低，使用的信息技术水平不高，影响了我国档案信息化工作总体上的有效性。此外，各地区、各单位在档案信息化建设工作中的自我摸索、闭门造车不仅人为提高了工作成本，而且大都处于较低水平阶段。档案管理系统研发的不统一、不规范、档案资源数字化转化过程的费时费力，信息化技术力量的薄弱，使得基层档案室信息化工作开展往往力不从心，进程缓慢。电子档案作为社会性极强的信息载体与交流工具，连结着复杂的社会关系，协调和解决与之相关的问题，要做好此项工作仅依靠社会组织、机构的低层努力，实在勉为其难，难以奏效。
（二）基层档案室的基础设备陈旧，经费不足。优质、高效、经济的档案信息网络化服务是建立在先进的电子计算机技术、现代通信技术、海量信息多媒体存储技术、档案信息数据库组织技术之上的，纸质档案信息必须转化为可机读语言才能通过现代通信网络传播并向用户提供服务，但是事实上基层档案室的基础设备相对陈旧，信息资源的整合不到位，导致“信息孤岛”现象出现。基层单位每年投入档案工作的经费极其有限，用于信息化建设的更是杯水车薪。没有足够的现代化管理系统，就谈不上档案管理的现代化。所以，经费问题一直都是档案管理工作的大问题。
（三）人才结构失衡，缺乏档案信息化专业人才。基层档案室信息化建设急需复合型专业人才，但长期以来，由于档案学属于冷门专业，社会认同度不高，导致基层档案室的人员队伍中专业人才甚少，学识普遍偏低，缺乏先进的信息化知识技能，档案电子化管理水平不高。特别是严重欠缺档案信息化专业人才，例如档案软件开发、运行、维护都需要计算机人才，档案信息化建设的规划、计划设计等工作也需要计算机专业人才积极参与。
（四）安全隐患有待解决。常言道：道高一尺，魔高一丈。
在信息技术、互联网传输给基层档案室带来方便快捷的同时也埋下了导致档案信息损失的安全隐患。尽管基层档案室在此方面采用了设置防火墙、安装防病毒软件、用户权限进行设置等等一系列措施，但是目前基层档案室的安全问题形势严峻。设备老化、系统升级、自然灾害、员工信息化水平低、日常管理操作失误等等因素给基层档案室的档案信息安全性增加了风险。
三、加强基层档案室信息化建设的对策与建议
（一）加强基层档案室信息化建设的整体规划设计。国家各级档案行政管理部门以及各行业档案主管部门应着手开展基层档案室信息化建设的整体规划的顶层设计工作，比如出台建设标准、技术方案、操作指南，促进综合性通用档案管理系统的开发、推广运用及更新升级。组织相关技能的培训、学习为基层档案室开展信息化建设工作提供技术指导、技术支撑，在不增加基层负担的前提下，可适当开展基层档案室信息化建设的考核评估工作。
（二）优化档案室信息化建设的内部环境。基层档案室信息化建设离不开基层单位领导的大力支持，应积极开发单位领导档案意识，提高对档案信息化建设工作的重视程度，只有在人员、设备、经费上给予相关保障，才能营造良好的内部环境，做好档案信息化建设工作。基层档案室要将档案信息化建设纳入本单位的综合管理建设规划中，通过与单位局域网、oa办公系统的无缝衔接，实现各类数据的接收、整合、利用，为电子文件管理、数字化档案室的建立提供有效平台。档案管理人员在加强档案意识的同时，更要增强信息意识，增强使命感和责任感，这是新时期新形势对档案信息开发利用工作提出的新要求。
（三）加强人力资源培训。毫无疑问，首先应该加强档案工作人员的培养，尤其是档案工作人员的业务技能和服务理念。更重要的是，伴随着图档一体化和图书馆、基层档案室、博物馆等机构之间融合的进程推进，档案信息工作人员的培养不能仅限制于传统的档案学专业领域，更多的需要向跨学科、多背景、国际接轨方向努力，因此，作为培养档案工作人才的高等院校等教育机构，在开设档案学体系课程时，不仅加强档案学的专业知识理论培训，更应该重视多学科知识概念传授、操作技术提升等，做到专业知识、能力和素质并重，努力塑造“博古通今”“专家化”“全能型”的档案精英人才。单位可以通过公开招聘的形式吸纳基层档案室需要的领导管理岗、专业技术岗和工勤操作岗位的人才。
同时，根据供求关系，在档案信息的开发与利用时呈对应关系。从档案信息供方讲打造档案信息人才至关重要，但是档案信息的需求方——档案信息用户的培训也不容忽视，要注重强化用户的档案信息理念和档案信息能力。
（四）加强档案信息安全内控建设。基层档案室的档案信息安全不仅仅是被动的杀毒软件防护、权限设置，或者it技术人员紧急的事后补救，基层档案室是一个整体，需要基层档案室的管理层、业务层、技术层等人员上下一致，增强安全意识，主动严格把关涉密的档案信息，养成良好的网络操作习惯。同时，应该定期对电子档案的保存介质进行升级更新，并在数据的备份上面积极推进实施异地异质备份。此外，面对网络领域内流动的参差不齐的海量信息，基层档案室应该不断更新鉴定标准，努力保证档案信息在真实完整的基础上的积极向上效应。
四、总结
信息时代下的基层档案室应借助信息高速媒体，以信息技术为支撑，努力实现档案信息的无纸化办公，开展档案的收集、整理、统计、鉴定、保管和提供利用环节的全程网络化、共享化，让基层档案室信息的触角触及社会的各个角落，才能使得基层档案室顺应“文化大发展大繁荣”的社会大环境，适应知识信息时代的大浪潮。同时，鉴于信息时代的信息移动化特征，以及如今手机越来越成为人们获取信息的最普及工具，如果让“三网”和“三机”(手机、电视、电脑)强强联手，让数字化档案信息在“三网”中无障碍地传输，在“三机”上精彩地展示，就能较好地解决档案信息传播的瓶颈，满足人们不断增长的物质和精神需求，并激发起广大民众的档案文化需求，对档案事业发展产生不可估量的影响。
参考文献：
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[4]潘鑫.档案信息化安全体系构建之我见[J].黑龙江档案,2011(5).
档案室安全管理篇8
区委办：
我局在收到中共平凉市崆峒区委办公室《关于对全区档案规范化管理工作进行督查的通知》文件后，高度重视，精心准备，认真开展了自查工作，使档案工作进一步得到了完善和加强。现将自查情况汇报如下：
一、勤于检查，落实责任。
档案安全是档案工作的重中之重，我局加强对档案工作的领导，实行档案安全一把手负责制。牢固树立“安全第一、预防为主”的思想，坚决防止和克服松懈、侥幸心里，认真贯彻执行档案各项规章制度，加强档案风险防范管理，确保档案安全万无一失。一是把安全工作重点从事后处理转移到事前防范上来。对档案库房、内部设施、库存档案等重点部位进行全面检查，重点部位和可能存在安全事故隐患的地方重点检查。二是领导高度重视档案安全工作，实行了一把手总负责、分管领导负直接责任的管理体制，建立健全了安全保密制度和工作机构。三是加强教育，在干部职工中牢固树立了“安全第一，预防为主”的思想。对防止松懈、侥幸心理，确保档案安全万无一失起到了很好的促进作用。
二、完善制度，加强管理。
为了做好档案安全管理工作，我局建立了完善的规章制度，并按照各项制度的要求认真抓好落实。一是制定档案资料保管制度、档案保密制度、档案资料利用制度、档案室消防安全管理制度等各项工作制度。二是为建立健全应对突发性重大灾害紧急处置机制，提高档案室的安全保障和救灾能力，最大限度的减少灾害损失。
三、强化措施，消除隐患。
在日常管理中，坚持实行档案库房专人保管，专人查阅，非本局工作人员，不准进入库房。经过这次大检查，我局档案室墙体坚固、无开裂及渗漏水现象，档案室符合档案管理要求的保管条件。档案库房、档案柜、电源线、消防栓等相关设施设备完好。档案资料借阅实行专人负责，认真执行档案资料借阅制度，定期清点催还归位，做到账、表、档、数据相符。认真做好检查工作记录，对检查中发现的问题和隐患，采取有力措施，抓好整改，真正做到责任到人，措施到位，防止各种危害档案安全事件及其他重特大事故的发生。
四、做好宣传，加强培训。
档案室安全管理篇9
一、加强档案安全意识，落实档案安全责任
我局作为省级档案管理先进单位，一直以来都高度重视档案安全管理工作，成立了局长任组长，分管领导任副组长，各责任股室负责人为成员的档案安全管理领导小组，并及时组织全局干部职工认真学习关于加强档案工作的有文件精神，使每一位同志从思想上增强安全防患意识。
二、认真开展自查自纠，排除安全隐患
我局严格按照“十防”要求进行自查自纠，从排查情况来看，我局档案安全管理工作大势稳定：一是建立完善并严格执行档案保管、保密、检查、立卷归档、管理人员岗位责任制等各项档案管理制度；二是在档案基础设施上，我局现有档案室1间、机要保密室1间，标准档案柜6个，机要保密档案柜1个，档案室和机要保密室内有温湿度计、除湿机、消防设施、防潮杀虫药等基本的设备设施，防火灭火装置无安全隐患；三是通过经常性对档案材料进行检查，按期放置驱虫药物，档案材料没有生虫霉变；四是已按照档案安全管理要求，及时做好档案信息化的备份工作，并对涉密计算机、移动存储介质进行全面的清查。
三、存在的问题和不足
一是机要保密档案没有安装防盗门，存在防盗安全隐患；二是对档案管理的消防安全培训开展的少，在安全意识方面还要进一步提高。
四、下步工作打算
一是对档案安防设施进行进一步完善；二是健全档案安全管理制度，确保档案安全工作顺利开展；三是加大档案安全管理培训力度；四是依照档案法律法规，切实加强对文件材料收集、检查和管理，保证归档文件材料完整、准确，确保档案的安全和利用，使我局的档案管理更趋合理化、规范化、科学化。
档案室安全管理篇10
关键词：档案管理；安全管理
abstract:thebasiccontentofarchivesmanagementincludingfilecollect,collateandidentification,cataloguingandretrieval,editingandresearch,statisticsanduseofservice,isoneoftheofficework.ononehand,archivesinformationconstruction,providesthemeansandmethodsofefficientandconvenientforutilizationandfilemanagement,ontheotherhandalsotothefileinformationsecurityhasbroughtnewproblems,archivesinformationsecurityissueshavebecomeincreasinglyprominent,howtoensuretheinformationsecurityhasbecomeanimportantissueinthemanagementofthearchivesintheinformationera.Butalsotoensurethataprojectfilesecuritymustbesolved.
Keywords:filemanagement;safetymanagement
中图分类号：G271文献标识码：a文章编号：2095-2104（2013）
档案作为人类社会活动的真实纪录，是人类文明进步的接替，也是世界文化遗产的重要组成部分。当前档案管理工作中存在收集不完整、管理不规范、整理不科学、信息资源开发不及时等问题，积极利用领导重视，提高人员素质、改进管理手段，才能使档案信息资源得到充分利用。
一、档案管理工作的重要性
档案管理的职责，就是要维护档案的完整与安全。在做到不坏、不丢、不散、不乱的同时，注重门类的划分，确保信息的准确。档案管理人员具有知密的身份，档案保密工作的好与坏，档案管理人员的素质是至关重要的。档案管理人员必须要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，必须做到经手的事情件件有头有尾，手续清楚，防人为的泄密。
二、正确认识档案管理工作中可能存在的不安全因素
1.档案实体存放的不安全因素
档案室是单位资料管理的中心，易燃的纸质档案在保存档案资料中占有比例较大，所以，档案室是单位消防工作的重点。也是，档案管理人员工作的重点。此外，在技术防范上如档案室内温度、湿度的控制，防火、防虫、防霉、防盗等工作，如何把这些不安全因素全部控制在安全范围之内，需要做出大量的工作。
2.档案信息的不安全因素
当前，办公室里电脑的应用已经普及，网络的优势已经成为办公首选，信息系统经常发生潜在的病毒和黑客的入侵危机，给信息安全带来严重的威胁。我们在日常工作当中，必须注重防范这些电脑病毒侵蚀和黑客的破坏，采取必要的安全防范措施，保障网络系统的信息安全畅通和正常运行。除去网络信息外，传统意义上的档案信息内容外泄也随时存在。
3.档案设施的不安全因素
现如今，一般单位的档案室配备有计算机、打印机、复印件、扫描仪等设备，并且在档案库房安装了相应的防火、防盗系统、温、湿度控制系统等技术防护设施。这些设施在日常的工作当中，不确定会发生这样和那样的故障，为了保障档案室工作的正常稳定的运行，必须对这些设施做到认真的维护和必要的保养。
4.借阅过程中的不安全因素
个别档案利用者利用档案借阅环节的监管不严、档案管理人员的疏忽大意，擅自在档案资料中勾划、撕毁、丢失、不按期归还，甚至盗取档案中的相关内容。
三、单位档案管理人员应该具备的安全意识
档案管理员在档案管理过程中，既有保证档案实体、档案信息和档案设备安全的责任，又要有保护自己的人身安全和档案利用者人身安全的责任。因此，档案管理员应该具备以下素质和安全意识。
1.档案管理人员要增强档案信息安全意识，树立全面的、科学的、发展的档案信息安全观，是档案信息安全的思想基础，要通过专业知识的培训、宣传教育等学习手段，提高档案管理人员的相关知识，逐步培养和强化档案信息安全意识。
2.牢固树立“安全第一，预防为主”的安全保护意识，在日常工作当中，重视安全。经常观察安全保护设备的运行状况，能够及早发现隐患，并且及时消除隐患，以预防为主，把专门针对档案工作制定的规章制度，落实到位。把档案室营造成一个档案管理员和档案利用者正常活动的安全场所。
3.保持高度的责任感，严格执行档案材料的借阅归还制度，做到人人履行借阅登记程序。杜绝因人为因素造成档案材料的丢失和损坏。
4.从档案库房安全制度执行情况看档案实体的安全。加强对档案保管、利用、保护、保密等制度的贯彻落实，建立档案库房相应的管理制度。这样，可以有效的防止档案信息不安全问题的发生。
四、采取正确的预防措施确保库存档案的安全
1.落实责任制提高防范知识确保档案实体的安全
在日常的档案管理过程中，防虫、防尘、防盗、防光等“八防”工作外，重点是防火。除配备完善的消防设备外，还应该根据本部门的情况，制定火灾事故、水灾事故的应急预案，划定相关区域的责任人，签订安全管理责任状，实行层层责任负责制。选择适当的时机，进行必要的防灾演习。通过防灾基础知识教育，让每个档案管理员明确自己的安全职责。例如：对消防基础知识做到以下的应知应会，知道档案室火灾的危险性及其后果，知道防火措施，知道火灾时怎样报警，会使用灭火器材及时扑灭初起火灾，会自救逃生。面对突发火情，能保持镇静，组织疏散利用者逃生等。
2、树立信息安全意识保证档案信息安全
档案管理员应加强信息安全教育，工作中具体做到以下几点：一是自觉学习了解计算机病毒常识和危害，知道造成信息安全事故当事人应承担的行政法律责任等等，养成良好的计算机操作习惯，定期检查和消除病毒；严守用户口令和密码，防止他人盗用、非法进入本岗位的管理系统；二是档案管理员换岗或离职后，系统管理员必须及时更换口令和密码；三是档案室的计算机专人专用，要求每位使用者对自己所用的计算机负责，严禁私自安装计算机软件和游戏；四是保证计算机使用的合理合法性，不要擅自更改ip地址和其他设置；不浏览非法网站，不随意点击陌生链接，不随意下载和运行不明真相的程序；每天做好数据备份。
3、重视落实设施检查制度确保档案设施的安全
档案室内电源线、网络通讯线、防盗系统等管线密布，各类电器设备多，使用时间集中，用电负荷重。因此，应定期检查电源线路、火警自动喷淋系统、电子防盗报警系统等。防止线路老化、短路引起的火灾。严格执行安全管理制度，严禁违章用电。设专人维护、检修电线电路、规范布线，各种设备应按章操作，由专业人员进行维护和修理。尽早发现并及时消除暖气、消防水管道渗漏浸湿档案等意外伤害与损失。经常检查档案室内高处的附属配件及悬挂物，以免松动脱落，造成档案的损坏。
另外，要定期为档案库、阅览室消毒，合理使用馆内采暖通风设备，保证空气质量，确保档案管理员和档案利用者的身心健康。
4.加强对电子档案的保存提供复制件代替原件
电子文件的异质备份。电子档案是一种不能直接识读而必须依赖于特定的设备和软件才能被读取的信息，对电子文件的管理不同于其它载体文件的管理。鉴于此，应将电子文件转换成其它载体文件保存。实行异质备份，以防止若干年后电子文件因阅读设备不配套而无法读取。目前异质备份的做法有：将网上收到的文件下载转换成纸质文件；将原来保存的纸质档案数字化，转换成电子档案；将照片、录像带通过翻拍、翻录方式制作成光盘存档等等。
为保护电子档案原件，在实际档案管理工作过程中，通过对电子档案的原件进行复制，以复制件替代原件，对其进行封存妥善保管。可以减少原件的日常磨损，延长其保存时间。
五、结束语
总而言之，科学技术的飞速发展，社会生产力的迅猛提高，信息化的容量越来越大，资料作为一种信息资源也显得愈来愈为重要。因此，档案管理工作者要树立责任重于泰山的思想意识，把档案安全放在管理工作的首位。档案管理者的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案管理过程中的基本任务，也是目的。在日常工作中做到档案资料不损坏、不丢失，不出现任何问题，是我们每个档案管理者的责任。通过采取有效防范措施，在构筑档案实体安全与档案信息安全防范体系的同时，做好档案在利用过程中的安全工作，确保档案安全工作有条不紊的安全运行，使档案资料在实际工作中，发挥其不可替代的重要作用。